Die Dynamik der Wirtschaft wirkt sich immer gravierender auch auf die Prozesse und Aufgaben der Rechtsabteilungen aus. Deshalb stehen viele Legal-Departments mit dem Rücken zur Wand und müssen ihre Workflows optimieren, um die Vielzahl anstehender Aufgaben zu bewältigen. Denn die Organisation von E-Mails, Dokumenten sowie die Kommunikation mit den Mandanten und die Strukturierung der Informationen verursacht sowohl operativ wie auch aus juristischer Sicht eine Menge Arbeit. Das ist nicht nur unschön, sondern kann, nicht zuletzt aufgrund des Mangels an Fachkräften, zum kritischen Erfolgsfaktor werden.
Europäische Benchmarkstudie: Rechtsabteilungen ringen um mehr Digitalisierung
Eine unabhängige Studie im vergangenen Jahr hat gezeigt, dass nach wie vor eine von zehn Rechtsabteilungen ausschließlich auf eine papierbasierte Archivierung setzt und 43% der befragten Legal-Departments ihre Dokumente immer noch auf einem gemeinsam genutzten Laufwerk speichern. Zwar erklärten gleichzeitig 73%, eine Strategie für die technische Umsetzung der Digitalisierung des Legal-Departments zu haben, aber sie gaben auch zu, dass zahlreiche Hemmnisse den Digitalisierungsfortschritt behindern: 57% nannten die Bereitstellung von Budgets für entsprechende Softwaretools als größtes Hindernis und 40% die Einbindung der Stakeholder in die Einführung einer modernen Technologie.
Doch unabhängig von diesen Schwierigkeiten ist die Digitalisierung der Rechtsabteilungen längst überfällig. Denn eines ist klar: Wer rechtzeitig den Digitalisierungsweg einschlägt, wird schneller profitieren, als er denkt. Fest steht aber auch: Wer den Anschluss verpasst, wird schon bald um die eigene Daseinsberechtigung kämpfen müssen.
Entlastung durch Workflow-Automatisierung
Um die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in den Rechtsabteilungen von so lästigen Aufgaben wie etwa der Klassifizierung von Dokumenten und der Suche nach Informationen zu entlasten, gibt es inzwischen innovative Softwarelösungen. Eine davon ist Knowliah, die KI-gestützte Lösung für Rechtsabteilungen von stp.one. Sie unterstützt die Rechtsabteilungen, indem sie wie eine Art Vereinfachungsknopf Informationen an einer zentralen Stelle zusammenführt, so dass sich die verschiedenen Aufgaben nicht nur standardisierter und intelligenter erledigen lassen, sondern auch effizienter. Durch diese digitale Form der Workflow-Automatisierung werden die juristischen Fachkräfte spürbar entlastet und zugleich wieder mehr Zeit und Kapazitäten frei, um das Business anhand solcher digitalen Services zu unterstützen.
Hilfreich sind zudem die zahlreichen Möglichkeiten der künstlichen Intelligenz (KI). So unterstützt diese im Aufschwung befindliche Technologie unter anderem beim Wissens- und Informationsmanagement, das einen großen Teil der Arbeit der Rechtsabteilungen ausmacht. Innovative Plattformen erhöhen ferner die Transparenz bei Dokumenten, Verträgen, Daten und anderen juristischen Angelegenheiten. Wie ein digitaler Assistent übernehmen sie repetitive Aufgaben und erhöhen damit indirekt den Spaßfaktor an der Arbeit im Legal-Department – ein Aspekt, der vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels und der Arbeitsplatzanforderungen der Generation Z nicht unterschätzt werden sollte. Diese KI-unterstützten Tools sind außerdem ein logischer Schritt auf dem Weg zu einer modernen Rechtsabteilung bzw. zum „Legal Workspace as a Service“. Doch bevor sich diese zukunftsweisende Form etablieren wird, gilt es, den Reifegrad der Digitalisierung zu erhöhen.
In 9 Schritten zur digitalen Rechtsabteilung
Jeden Tag verlieren Mitarbeiter in den Rechtsabteilungen viel Zeit, weil sie Informationen suchen, Schriftstücke doppelt erstellt werden oder es an Transparenz fehlt. Umso wichtiger ist die Digitalisierung der Legal-Departments.
Wer dabei die richtigen Prioritäten setzen will, dem helfen folgende Best-Practice-Tipps:
1. Der richtige Umgang mit der Papierflut
Es gilt der Grundsatz: mehr scannen, weniger drucken. Wer Informationen digital zur Verfügung stellt, verringert nicht nur Lager-, Druck- und Papierkosten, sondern minimiert auch den CO2-Abdruck des Unternehmens.
2. Strukturiertes Dokumenten- und E-Mail-Management
Feste Speicherregeln verhindern das Entstehen von „Schattenarchiven“. Konkrete Strukturen sorgen dafür, dass die Rechtsabteilung immer Zugriff auf relevante Informationen hat, was die Zusammenarbeit und Ergebnisse gleichermaßen verbessert.
3. Analyse vorhandener Altlasten
Um unnötige Arbeit zu vermeiden, muss entschieden werden, welche Daten überhaupt mit in ein neues, digitales System übernommen werden. Ein gewissenhaftes Ausmisten hilft sowohl beim Strukturieren als auch in Bezug auf den Speicherplatz und wirkt positiv auf die Nachhaltigkeitsbilanz ein.
4. Wer suchet, der findet
Wird bei der Digitalisierung eine intelligente Suchmaschine implementiert und mit den richtigen Parametern ausgestattet, tut sich die Rechtsabteilung leichter. Das reduziert den Aufwand, motiviert Mitarbeiter und sorgt für einen smarteren Ablauf bei der Abwicklung von Rechtsangelegenheiten.
5. Erhöhung der Transparenz
Wer sich frühzeitig den Metadaten widmet, verbessert die grundlegende Übersichtlichkeit. Persönliche virtuelle Ordner lassen sich dann in einem zweiten Schritt hinzufügen, was durch die frühzeitige Strukturierung bereichernd wirkt.
6. Agile Zusammenarbeit
Um flexibel agieren zu können, sollten relevante E-Mails und Dokumente innerhalb der Rechtsabteilung unkompliziert geteilt werden können. Es empfiehlt sich, ein kontextbezogenes Sicherheitsprofil zu definieren, mit dem sich die Rechtsabteilung, aber auch andere Unternehmensbereiche verwalten lassen.
7. Schnelle Prozesse durch smartes Contract-Management
Mit einer Bibliothek aus formal-alternativen Klauseln und intelligenten Vertragsvorlagen lässt sich das komplizierte Aufsetzen von Verträgen vereinfachen. Das reduziert den Aufwand und sorgt dafür, dass die Überprüfung durch Dritte zügiger erfolgt.
8. Keine Termine verpassen
Wer ein Benachrichtigungssystem implementiert, muss sich keine Sorgen machen, eine Frist zu verpassen. Digitale Alertsysteme lassen sich so konfigurieren, dass sie persönliche Infos und Reminder zu verschiedenen Aufgaben oder Terminsachen verschicken.
9. Business und Legal-Anforderungen in Einklang bringen
Ein Reporting und Tracking kann den Austausch von wichtigen Informationen zwischen dem Legal-Department und anderen Geschäftsfeldern verbessern. Wer weiß, was ansteht, kann schneller und effektiver agieren und Reibungsverluste minimieren.
Unternehmen, die sich an diesem Leitfaden orientieren, umschiffen bereits im Vorfeld der Digitalisierung des Legal-Departments die wesentlichen Stolpersteine. Gleichzeitig stellen sie die nötigen Weichen für den Start eines erfolgreichen Transformationsprojekts.
