Was in der Praxis häufig als unkomplizierte Geschäftsreise erscheint, wirft aus migrationsrechtlicher Sicht jedoch eine Vielzahl von Fragen auf. Insbesondere die Abgrenzung zwischen einer zulässigen geschäftlichen Tätigkeit im Rahmen eines kurzfristigen Aufenthalts und einer erlaubnispflichtigen Erwerbstätigkeit ist rechtlich anspruchsvoll und von erheblicher Bedeutung. Falsche Einordnungen können nicht nur für die entsendenden Unternehmen oder den Mitarbeiter, sondern auch für die Auftraggeber in Deutschland erhebliche rechtliche und wirtschaftliche Risiken nach sich ziehen.
Dieser Artikel beleuchtet die immigrationsrechtlichen Rahmenbedingungen für Kundenbesuche von drittstaatsangehörigen Mitarbeitern in Deutschland. Ein besonderer Fokus liegt hier auch auf der Frage: Wer ist verantwortlich für die immigrationsrechtliche Compliance? Auftraggeber, Auftragnehmer oder der Mitarbeiter selbst?
Vor diesem Hintergrund soll der Beitrag praxisnah Orientierung geben und dazu beitragen, rechtliche Risiken bei internationalen Mitarbeitereinsätzen in Deutschland frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden.
Bedarf an Arbeits- und Fachkräften
Unternehmen in Deutschland decken ihren Bedarf an Arbeitskräften und spezialisierter Expertise zunehmend nicht mehr ausschließlich über den inländischen Arbeitsmarkt. Gründe hierfür sind insbesondere der anhaltende Fachkräftemangel, die steigende Spezialisierung vieler Tätigkeiten sowie die zunehmende Internationalisierung von Geschäftsmodellen und Lieferketten. Gerade bei komplexen Projekten oder hochspezialisierten Dienstleistungen beauftragen Unternehmen daher auch regelmäßig internationale Geschäftspartner und Subunternehmer, um notwendiges Know-how, personelle Kapazitäten und Flexibilität sicherzustellen.
Grundlegendes
Drittstaatsangehörige können für den kurzfristigen Aufenthalt grundsätzlich bis zu 90 Tage innerhalb von 180 Tagen in den Schengen-Raum und somit auch nach Deutschland einreisen. So benötigen die in Anhang I der EU-VisumVO 2018/1806 genannten Staatsangehörigen ein Schengen-Visum, um nach Deutschland (oder andere Schengen-Länder) einreisen zu können. Dazu gehören unter anderem Chinesen, Inder, Marokkaner oder auch Vietnamesen. Staatsangehörige aus Anhang II der EU-VisumVO 2018/1806 können den Schengen-Raum ohne Schengen-Visum betreten – so zum Beispiel US-Amerikaner, Australier, Kanadier oder auch Briten.
Unabhängig von der Frage, ob ein Visum zur Einreise notwendig ist oder nicht, ist für die Aufnahme einer Erwerbstätigkeit, die Ausübung einer selbständigen oder unselbständigen Arbeitstätigkeit in Deutschland, ein Aufenthaltstitel erforderlich, gemäß § 17 Abs. 1 Aufenthaltsverordnung (AufenthV). Dies gilt unabhängig davon, ob die Arbeitstätigkeit für zwei Stunden, zwei Tage, zwei Wochen, zwei Monate oder länger in Deutschland ausgeübt wird.
Ausnahmen gibt es nur für Tätigkeiten, die das Aufenthaltsgesetz für einen jeweils festgelegten Zeitraum nicht als Beschäftigung definiert und deshalb keines Aufenthaltstitels beziehungsweise keiner Arbeitserlaubnis bedürfen.
Die klassische Geschäftsreise
Die klassische Geschäftsreise nach § 16 Verordnung über die Beschäftigung von Ausländerinnen und Ausländern (BeschV) privilegiert bestimmte geschäftliche Tätigkeiten, so etwa die Teilnahme an Besprechungen, Vertragsanbahnungen und -verhandlungen oder die Unternehmensgründung. Über § 30 Nr. 1 BeschV gilt für diese Tätigkeiten, solange sie nicht länger als 90 Tage innerhalb von 180 Tagen ausgeübt werden, die sogenannte Nichtbeschäftigungsfiktion. Sie gelten nicht als Arbeit und benötigen keine Arbeitserlaubnis. Abhängig von der Staatsangehörigkeit des Reisenden ist dann gegebenenfalls nur die Beantragung eines Schengen-Visums notwendig.
Wer jetzt denkt, dass die Klassifizierung der in Deutschland ausgeübten Tätigkeiten als „Besprechung“ oder „Meeting“ in jedem Fall aufenthaltsrechtliche Compliance herstellt, irrt. Dass „produktive Arbeitsleistungen“, die „Hands-on work“, nicht als Geschäftsreise durchgehen, ist noch ersichtlich. Schwierig wird es jedoch bei Positionen oder Arbeitstätigkeiten, deren Ausübung hauptsächlich das Abhalten von oder die Teilnahme an Besprechungen beinhaltet. Hier müssen im Gesamtkontext die Gegebenheiten des Einzelfalls betrachtet werden, um rechtlich zu prüfen, ob erlaubnispflichtige Arbeit oder eine Geschäftsreise nach § 16 BeschV vorliegt.
Über die klassische Geschäftsreise können somit Kurzreisen abgedeckt werden, die unter anderem Vertragsverhandlungen, Unternehmensgründungen oder auch die Projektplanung nach Vertragsschluss beinhalten. Alle weiteren von drittstaatsangehörigen Mitarbeitern ausgeübten Tätigkeiten in Deutschland bedürfen grundsätzlich wiederum eines Aufenthaltstitels. Je nach Vertragskonstellation, erbrachtem Service oder Dienstleistung bietet das Aufenthaltsgesetz weitere unterschiedliche Privilegierungen an, die im Folgenden dargestellt werden sollen.
Erbringung von Dienstleistungen
Auftragnehmer mit Sitz in Drittstaaten
Werden Dienstleistungen in Deutschland erbracht, so hängen die aufenthaltsrechtlichen Möglichkeiten von der Aufenthaltsdauer in Deutschland, der Staatsangehörigkeit des Mitarbeiters und anderen Faktoren ab.
Nach § 29 Abs. 5 BeschV in Verbindung mit § 30 Nr. 1 BeschV sehen die Regelungen des Allgemeinen Abkommens über den Handel mit Dienstleistungen (General Agreement on Trade in Services, GATS) die Erbringung vertraglicher Dienstleistungen im Inland vor. So können entsandte Mitarbeiter eines Unternehmens aus dem Ausland Dienstleistungstätigkeiten in Deutschland ausüben, ohne dass es eines Aufenthaltstitels bedarf.
Voraussetzung ist indes, dass der Arbeitgeber, Auftragnehmer beziehungsweise das dienstleistungserbringende Unternehmen keine Niederlassung in Deutschland haben darf. Ist das der Fall, darf der Mitarbeiter als sogenannter Contractual Service Supplier für bis zu maximal 90 Tage innerhalb eines Zeitraums von zwölf Monaten Dienstleistungstätigkeiten ausüben, sofern ein Vertrag über die Erbringung der Dienstleistung besteht und der Aufenthalt in Deutschland der Erfüllung ebendieses Vertrags dient. Inhaltlich eingeschränkt ist die Regelung insofern, als die Dienstleistungserbringung nur in den Sektoren der Rechtsberatung, Rechnungsprüfung, Steuerberatung, Werbung, Unternehmensberatung für Manager und Führungskräfte, technische Analysen, Baugrunduntersuchungen, Reiseunternehmer und Reiseleiter erbracht werden kann.
Sofern diese Voraussetzungen gegeben sind, fällt die Ausübung der Dienstleistung unter die Nichtbeschäftigungsfiktion; ein Aufenthaltstitel ist nicht erforderlich. Abhängig von der Staatsangehörigkeit des Mitarbeiters kann vor Einreise die Einholung eines Schengen-Visums notwendig sein.
Exkurs: Schengen-Visum-Shopping
Explizit erwähnt – und davon abgeraten – werden sollte hier das Schengen-Visum-Shopping. Es ist immer das Schengen-Visum des Landes zu beantragen, in dem sich der Mitarbeiter am meisten aufhalten wird. Reist er zehn Tage nach Deutschland, sieben Tage nach Frankreich und zwölf Tage nach Spanien, so ist ein spanisches Schengen-Visum zu beantragen, da der Mitarbeiter dort den längsten Aufenthalt hat. Von dieser Regel sollte auch nicht abgewichen werden, wenn die Wartezeiten am spanischen Konsulat länger sind oder die Bearbeitung des Visums mehrere Wochen dauert. Prüfen die Grenzbeamten bei Einreise die Reiseroute und Aufenthaltszeiten, kann es schlimmstenfalls zu einer Zurückweisung an der Grenze kommen, weil der Mitarbeiter versucht, mit einem Schengen-Visum eines anderen Schengen-Landes einzureisen. Sind die Aufenthalte in den einzelnen Schengen-Ländern gleich lang, so ist das Schengen-Visum des Landes zu beantragen, in das zuerst eingereist wird.
Auftragnehmer mit Sitz in der EU
Schicken EU-Unternehmen einen drittstaatsangehörigen Mitarbeiter für eine vorübergehende Dienstleistung aus einem anderen EU-Mitgliedstaat nach Deutschland, ist grundsätzlich das sogenannte Vander-Elst-Visum einzuholen, § 21 BeschV. Auch hier sieht § 30 Nr. 3 BeschV im Rahmen der „Nichtbeschäftigungsfiktion“ eine Privilegierung bei der Erbringung einer Dienstleistung vor, wenn der drittstaatsangehörige Mitarbeiter in dem anderen EU-Mitgliedstaat die Rechtsstellung eines langfristigen Aufenthaltsberechtigten innehat. Dies ist der Fall bei einem EU-Daueraufenthalt.
Sind diese Voraussetzungen gegeben, kann der drittstaatsangehörige Mitarbeiter aus dem anderen EU-Mitgliedstaat für 90 Tage innerhalb eines Zeitraums von zwölf Monaten in Deutschland Dienstleistungen auf Grundlage eines bestehenden Dienstleistungsvertrags ausüben, wenn die Tätigkeiten unmittelbar auf dem Dienstleistungsvertrag zwischen dem Auftraggeber in Deutschland und dem Auftragnehmer im anderen EU-Mitgliedstaat beruhen.
Liegen die Voraussetzungen nicht vor, so hat der Mitarbeiter ein Vander-Elst-Visum an der für ihn zuständigen deutschen Auslandsvertretung zu beantragen. Die Verfahren sollen üblicherweise zügiger und mit einfacherer Dokumentation bearbeitet werden als die Standard-Visumverfahren. Gleichwohl ist dafür die Vorlage des Dienstleistungsvertrags und gegebenenfalls weiterer Dokumente erforderlich, um das Vorliegen der Voraussetzungen für das Vander-Elst-Visum nachzuweisen. Ein Vander-Elst-Visum kann von der zuständigen deutschen Auslandsvertretung im Aufenthaltsland des Antragstellers beantragt und mit einer Gültigkeit von maximal zwölf Monaten ausgestellt werden, abhängig vom Aufenthaltszeitraum in Deutschland.
Aktuelles zum Vander-Elst-Visum
Am 30.01.2026 leitete die Europäische Kommission ein Vertragsverletzungsverfahren gegen Deutschland [INFR(2025)4025] ein und stellte fest, dass die deutsche Praxis zum Vander-Elst-Visum gegen EU Recht verstößt, da sie die Dienstleistungsfreiheit beeinträchtigt. Deutschland hat nun zwei Monate Gelegenheit zur Stellungnahme; mögliche Änderungen der bisherigen Praxis sind derzeit offen.
Sind keine der obengenannten Ausnahmen für den Kundenbesuch und die Dienstleistungserbringung einschlägig, so müssen weitere Möglichkeiten geprüft werden. Gegebenenfalls qualifiziert sich der Mitarbeiter als Führungskraft und kann in dieser Eigenschaft für 90 Tage innerhalb von 180 Tagen ohne Aufenthaltstitel nach Deutschland reisen. Ist dies nicht der Fall, so gelten die normalen aufenthaltsrechtlichen Regelungen und Möglichkeiten des deutschen AufenthG – zum Beispiel eine klassische Entsendung nach Deutschland.
Werklieferungsvertrag
Eine weitere wichtige Vertragskonstellation ist der sogenannte Werklieferungsvertrag nach § 19 BeschV. Ausländische Unternehmen senden ihre Mitarbeiter im Zusammenhang mit der Lieferung und zur Montage, Inbetriebnahme oder Reparatur von Maschinen, Anlagen oder Programmen der elektronischen Datenverarbeitung vorübergehend zum Auftraggeber in Deutschland.
Diese Regelung kann unterschiedlichste Vertragskonstellationen beinhalten – gemeinsam haben sie, dass der Auftragnehmer im Ausland ein Produkt wie eine Maschine, Anlage oder ein Programm hergestellt, an den deutschen Kunden verkauft und anschließend geliefert hat. Der Vertrag zur Herstellung und Lieferung des Produkts beinhaltet dann den Aufbau beziehungsweise die Montage, so dass die Mitarbeiter auf Grundlage des Vertragsgegenstands nach Deutschland reisen, um das Vereinbarte auszuführen. Auch die Abnahme oder Demontage eines Produkts ist von dieser Regelung umfasst, § 19 Abs. 1 Nr. 2 und 3 BeschV.
Sofern die Mitarbeiter für einen Zeitraum von 90 Tagen innerhalb von zwölf Monaten nach Deutschland kommen, greift auch hier die Nichtbeschäftigungsfiktion nach § 30 Nr. 2 BeschV in Verbindung mit § 19 Abs. 1 BeschV. Das bedeutet, dass die in § 19 Abs. 1 BeschV aufgelisteten Tätigkeiten keines Aufenthaltstitels bedürfen, solange sie einen Zeitraum von 90 Tagen innerhalb von zwölf Monaten nicht überschreiten. Abhängig von der Staatsangehörigkeit des Mitarbeiters ist dann gegebenenfalls nur ein Schengen-Visum erforderlich.
Zu beachten ist, dass das BeschV eine Rückausnahme für die Regelung des Werklieferungsvertrags bereithält. So ist nach § 19 Abs. 1 Satz 2 BeschV für die Aktivitäten aus § 19 Abs. 1 Nr. 1 und 3 BeschV erforderlich, dass „der Arbeitgeber der Bundesagentur für Arbeit die Beschäftigungen vor ihrer Aufnahme angezeigt hat“. Dabei handelt es sich jedoch nicht um eine rein einseitige Notifizierung der Bundesagentur für Arbeit von Seiten des Arbeitgebers, sondern bedarf eines Verfahrens über das Portal der Bundesagentur für Arbeit unter Einreichung aller erforderlichen Dokumente, inklusive eines Formulars der Bundesagentur für Arbeit. Es müssen die Vertragsunterlagen sowie Informationen zu den reisenden Mitarbeitern eingereicht werden, damit Sachbearbeiter das Vorliegen eines Werklieferungsvertrags prüfen können. Bei Vorliegen der Voraussetzungen bestätigt dies die Bundesagentur für Arbeit mittels Stempel und Unterschrift unter das Formular. Erst nach Erhalt der Rückmeldung der Bundesagentur für Arbeit können die Mitarbeiter – ohne Aufenthaltstitel – nach Deutschland reisen und ihre Arbeitstätigkeit im Rahmen des Werklieferungsvertrags aufnehmen.
Im Übrigen ist diese Konstellation auch auf Subunternehmer anwendbar, die im Rahmen eines weiteren Vertragsverhältnisses vom Hauptauftragnehmer unterbeauftragt werden, um Teilleistungen zu erbringen. Ist zum Beispiel Unternehmen A aus England mit der Herstellung, Lieferung und Aufbau einer Anlage für Unternehmen B aus Deutschland beauftragt, unterbeauftragt jedoch die Herstellung, Lieferung und den Einbau einzelner Teilelemente bei Unternehmen C aus den USA, so kann die Tätigkeit der Mitarbeiter von Unternehmen C in Deutschland im Rahmen der gesamten Vertragsverhältnisse gegebenenfalls auch unter die Konstellation des Werklieferungsvertrags fallen.
Werden die Aktivitäten im Rahmen eines Werklieferungsvertrags für mehr als 90 Tage innerhalb eines Zeitraums von 180 Tagen ausgeführt, so bedarf es nach § 19 Abs. 2 BeschV der Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit und anschließend eines Aufenthaltstitels in Form eines Visums. Die Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit kann dabei für maximal drei Jahre ausgestellt werden; ein längerer Aufenthalt auf Grundlage dieser Vertragskonstellation ist nicht möglich. Für Staatsangehörige der sogenannten Best-Friends-Länder wie zum Beispiel England, Japan, Kanada, USA kann es bei Projekten, die für einen Zeitraum von mehr als drei Jahren ausgelegt sind, deshalb sinnvoll sein, von Beginn an einen Aufenthaltstitel auf Grundlage von § 26 BeschV einzuholen, der die Entsendung nach Deutschland zeitlich uneingeschränkt zulässt, unabhängig davon, ob der Arbeitgeber in Deutschland eine eigene Niederlassung hat oder nicht.
Exkurs: 90 Tage innerhalb von 180 Tagen versus 90 Tage innerhalb von zwölf Monaten
Das AufenthG kennt neben den klassischen 90 Tagen innerhalb von 180 Tagen, die man als Tourist oder Geschäftsreisender in dem Schengen-Raum inklusive Deutschland nutzen darf, auch die 90 Tage innerhalb von zwölf Monaten für die Nichtbeschäftigungsfiktion bei Vorliegen von Dienstleistungen nach Vander-Elst oder Werklieferungsverträgen. Doch oftmals ist nur schwer nachvollziehbar, wo der Unterschied liegt. Dies soll hier in Kürze ausgeführt werden.
Die 90 Tage innerhalb der zwölf Monate sind ein von Deutschland gewährter Zeitraum, der zunächst nichts mit den 90 Tagen innerhalb von 180 Tagen gemein hat. Sie stehen nebeneinander, aber sind nicht vollkommen unabhängig voneinander. Wenn ein Brite für 90 Tage nach Deutschland reist auf Grundlage seiner Schengen-Tage, dann darf er innerhalb dieser 90 Schengen-Tage auch 90 Tage seines Werklieferungsvertragskontingents nutzen. Reist der Brite jedoch nach Deutschland und hat lediglich noch 30 von 90 Schengen-Tagen übrig, darf er diese 30 Schengen-Tage auch für 30 Werklieferungsvertragstage nutzen. Sind die 30 Schengen-Tage aufgebraucht und dann insgesamt 90 Schengen-Tage verbraucht, ist das Schengen-Kontingent erschöpft, nicht jedoch das Werklieferungsvertragskontingent. Würde der Brite nach Ablauf der 90 Schengen-Tage in Deutschland bleiben und weiterhin seine Werklieferungsvertragstätigkeiten ausüben, hätte er einen sogenannten Overstay, würde allerdings nicht illegal arbeiten, da sein Werklieferungsvertragskontingent von 90 Tagen innerhalb von zwölf Monaten nicht aufgebraucht ist.
In Deutschland zu verweilen ist dennoch nicht ratsam, die Ausreise an Tag 90 des Schengen-Kontingents erforderlich. Reist der Brite dann im Rahmen seines neuen 90 Schengen-Tage Kontingents nach Deutschland, hat er wieder volle 90 Schengen-Tage, jedoch nur noch 60 Werklieferungsvertragstage, die er in zwölf Monaten nutzen kann.
Wichtig ist auch, dass Tage in anderen Schengen-Ländern ebenfalls den 90 Tagen innerhalb von 180 Tagen zugerechnet werden, jedoch nicht den 90 Tagen innerhalb von zwölf Monaten des Werklieferungsvertrags.
Es ist daher sehr wichtig, Reisedaten genau zu prüfen und sich aufzuschreiben, an welchen Tagen in Deutschland Tätigkeiten auf Grundlage des – von der Bundesagentur für Arbeit bestätigten Zeitraumes – Werklieferungsvertrags ausgeführt werden, damit beide Kontingente separat voneinander geprüft werden können.
Wenn keine Ausnahme greift
Greift keine Konstellation der Nichtbeschäftigungsfiktion, so ist für die ausgeführte Tätigkeit in Deutschland eine Arbeitserlaubnis beziehungsweise ein Aufenthaltstitel erforderlich. Wird dieser nicht vor Arbeitsbeginn eingeholt, liegt illegale Beschäftigung vor – mit Auswirkungen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
Wer ist für Compliance zuständig?
Gerade in Vertragskonstellationen mit mehreren beteiligten Unternehmen oder Subunternehmen stellt sich oft die Frage, wer zuständig dafür ist, dass aufenthaltsrechtliche Regelungen eingehalten werden. Hier gibt das Gesetz grundsätzlich eine klare Antwort: Ein Verstoß gegen das präventive Beauftragungs- und Beschäftigungsverbot, nämlich die vorsätzliche oder fahrlässige Beschäftigung von Ausländern ohne entsprechenden Aufenthaltstitel, gilt als Ordnungswidrigkeit. Der Arbeitgeber beziehungsweise Auftraggeber kann mit einer Geldbuße von bis zu 500.000 Euro belegt werden. Weitere Folgen können für den Arbeitgeber der Ausschluss von öffentlichen Ausschreibungen oder staatlichen Fördermitteln, die Haftung für Abschiebungskosten oder bei wiederholter illegaler Beschäftigung sogar Freiheitsstrafe sein.
Auch für den Arbeitnehmer gilt die Ausübung einer Beschäftigung ohne entsprechenden Aufenthaltstitel als Ordnungswidrigkeit, die mit einer Geldstrafe von bis zu 5.000 Euro geahndet werden kann. Dies gilt nach § 98 Abs. 3 AufenthG auch für Selbständige.
Nun stellt sich die Frage, ob und wie diese Regelungen im Rahmen von Vertragskonstellationen mit Subunternehmen anzuwenden sind. Grundsätzlich kann man hier jedenfalls davon ausgehen, dass die Pflicht den jeweiligen Arbeitgeber – also den Auftragnehmer, der seine Mitarbeiter nach Deutschland schickt – und die Arbeitnehmer selbst trifft. Im Allgemeinen kann der Auftraggeber in Deutschland nicht unmittelbar als Arbeitgeber angesehen werden; doch so ganz aus der Verantwortung kann er sich auch nicht nehmen. Wer drittstaatsangehörige Mitarbeiter des Auftragnehmers an dem Ort arbeiten lässt, für den er die Verantwortung trägt, oder diese sogar auf dem eigenen Firmengelände tätig werden lässt, muss dafür Sorge tragen, dass an diesem Ort die aufenthaltsrechtlichen Regelungen eingehalten werden. Auch und gerade ein Generalunternehmen kann sich nicht aus der Verantwortung nehmen für Arbeiten, die von einem Subunternehmen ausgeführt werden. Vielmehr hat es dafür zu sorgen, dass jeder Teil der Liefer- bzw. Dienstleistungskette rechtskonform arbeitet – auch in aufenthaltsrechtlicher Hinsicht.
Fazit und Handlungsempfehlung
Kurzfristige Kundenbesuche und Mitarbeitereinsätze drittstaatsangehöriger Beschäftigter sind rechtlich deutlich komplexer, als sie in der Praxis oft behandelt werden. Die richtige Einordnung der tatsächlich ausgeübten Tätigkeiten ist entscheidend, da Fehlbewertungen schnell zu illegaler Beschäftigung mit erheblichen finanziellen und rechtlichen Folgen führen können. Verantwortung tragen dabei nicht nur entsendende Arbeitgeber und Mitarbeiter, sondern – je nach Konstellation – auch deutsche Auftraggeber und Generalunternehmer. Eine frühzeitige aufenthaltsrechtliche Prüfung, klare Zuständigkeiten und saubere Dokumentation sind daher unerlässlich, um internationale Einsätze rechtssicher zu gestalten und Risiken effektiv zu vermeiden.
