Im Blickpunkt: Der BGH-Beschluss vom 23.06.2020 – VI ZB 63/19

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Anwälte haben bei der elektronischen Fristenkontrolle die gleichen Überprüfungsschritte vorzunehmen, die bei einer analogen Fristenkontrolle anfallen. Dies entschied der BGH und bestätigte damit seine Rechtsprechung der vergangenen Jahre. Die Kläger des Verfahrens sehen hierin einen Rückschritt und fürchten um den Entlastungseffekt der elektronischen Fristenkontrolle. Doch treffen diese Bedenken wirklich zu? Und ist die Entscheidung in Zeiten von Legal-Tech noch zeitgemäß?

Der Sachverhalt
Der zugrundeliegende Sachverhalt betraf eine Klage auf Schadensersatz im Rahmen der Dieselthematik. In dem Verfahren legte der Kläger zunächst fristgerecht Berufung ein, versäumte dann aber die Frist für die Berufungsbegründung. Daraufhin beantragte der Kläger Wiedereinsetzung in den vorigen Stand mit der Begründung, das Fristversäumnis beruhe auf einer von der Büroangestellten seiner Anwältin falsch eingetragenen Frist. Die Frist sei sowohl in der elektronischen Akte als auch im elektronischen Fristenkalender mit einem anderen Datum (einen Monat später) vermerkt. Dies sei weder durch einen Kontrollausdruck der Eintragung noch durch den der Anwältin vorgelegten Wochenplan aufgedeckt worden. Zwar sei die Fristeintragung durch Einzelanweisung an die Mitarbeiterin erfolgt, eine Kontrolle aller weiteren Fristen durch die Anwältin selbst sei aber aufgrund der auf Massenverfahren spezialisierten Sozietät und der darauf ausgerichteten elektronischen Aktenführung nicht möglich.

Die Entscheidung
Der BGH wies die Beschwerde zurück. Zwar dürften die Notierung, Überwachung und Einhaltung von Fristen im Einzelfall sorgfältig ausgewählten, ausreichend geschulten und zuverlässigen Mitarbeitern übertragen werden. Wann immer Akten im Rahmen von fristgebundenen Prozesshandlungen vorgelegt würden, hätten Anwälte aber diese Fristen eigenverantwortlich zu überprüfen. Hier hätte also spätestens bei Fertigung der Berufungseinlegung eine Überprüfung der eingetragenen Rechtsmittelbegründungsfrist erfolgen müssen.
Diese Überprüfung hat laut BGH unabhängig davon zu erfolgen, ob es sich um eine analoge oder eine elektronische Akte handelt. So darf die Überprüfungssicherheit einer elektronischen Akte nicht unter der einer Papierakte liegen. Ein Wochenausdruck zur Überprüfung der Fristen genüge gerade nicht, stattdessen müsse jede Frist im Einzelfall überprüft werden. Bei dem Sorgfaltspflichtverstoß der Anwältin handele es sich um Organisationsverschulden.
Außerdem: „(…) gerade in Massenverfahren trifft den Rechtsanwalt – wegen der gefahrgeneigten routineartigen Tätigkeit gerade für seine Beschäftigten – eine besondere Organisationspflicht, die das Auffinden von Fehlern ermöglicht“.
Die Überprüfung selbst kann jedoch auch lediglich anhand der (elektronischen) Handakte und des dortigen Erledigungsvermerks erfolgen, also eines in der Handakte einzutragenden Vermerks, der die zuvor erfolgte Eintragung im Fristenkalender bestätigt. Eine Überprüfung des (elektronischen) Fristenkalenders selbst oder eines Ausdrucks in Form einer Papierakte hat grundsätzlich nicht zu erfolgen, außer es ergeben sich Zweifel an der Richtigkeit des Vermerks oder ein technischer Fehler liegt vor.
Die Entscheidung steht damit in einer Reihe von Beschlüssen zum Thema Einsatz von Legal-Tech, in denen der BGH zwar die grundsätzliche Möglichkeit einer Führung von elektronischen Fristenkalendern sowie elektronischen Handakten im Einklang mit § 50 IV BRAO als zulässig erachtet. Ein solches Vorgehen dürfe aber, wie der BGH stets betont, keine geringere Sicherheit als das analoge Pendant bieten.
Mit der Entscheidung setzt der BGH mithin seine bisherige Rechtsprechung fort, in der analoge und elektronische Aktenführung stets parallel betrachtet werden. Altbekannte Sorgfaltsmaßstäbe für die Fristenkontrolle werden quasi deckungsgleich auf die digitale Welt übertragen.

Kritik der Klägerkanzlei: Ende des Entlastungseffekts?
Im vorliegenden Fall argumentierten die Klägeranwälte, eine Überprüfung der weiteren Fristen sei ihnen aufgrund ihrer auf Massenverfahren spezialisierten Sozietät und der darauf ausgerichteten elektronischen Aktenführung (Legal-Tech) nicht möglich gewesen. Der Prozessbevollmächtigten sei vor Fertigung der Berufungsbegründung zu keinem Zeitpunkt eine Handakte mit den entsprechenden Fristeintragungen vorgelegt worden. Die Fristbearbeitung und -kontrolle sei den Mitarbeitern übertragen, eine eigenständige Überprüfung durch den Anwalt weder erforderlich noch möglich. Der durch die Übertragung der Fristberechnung auf die Kanzleimitarbeiter und die elektronische Aktenbearbeitung erzielte Entlastungseffekt entfiele, wenn der Rechtsanwalt gehalten wäre, entweder die elektronische Handakte selbst aufzurufen oder sich Ausdrucke daraus vorlegen zu lassen. Auch mit der Übernahme einer Sache in zweiter Instanz gehe nicht immer eine eigene Verpflichtung des Rechtsanwalts zur Überprüfung der eingetragenen Fristen einher.
Durch die Entscheidung würden im Ergebnis Innovationsprozesse in Kanzleien verlangsamt und die Vorteile von Legal-Tech nicht hinreichend nutzbar gemacht.

Eigene Einschätzung
Wer meint, dass die aktuelle Entscheidung des BGH die Vorteile von Legal-Tech entfallen ließe, hat die Möglichkeiten von Legal-Tech noch nicht erkannt.
Auch die Überprüfung von Fristen in elektronischen Akten kann, gerade in Massenverfahren, weitestgehend automatisch gewährleistet werden und bedeutet kaum Aufwand – dies unter Einhaltung der altbekannten Rechtsprechung des BGH. Dies kann dabei etwa wie folgt funktionieren:
Mit dem Eingang eines Dokuments per Post oder im besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA) können eine Frist durch gut ausgebildetes und sorgfältig überwachtes Büropersonal – auch in einem rein elektronischen Fristenkalender – eingetragen und das jeweilige Dokument (als Scan) in einer elektronischen Akte hierzu verlinkt abgelegt werden. Die Übertragung des hierbei erforderlichen Erledigungsvermerks in die elektronische Akte kann ebenfalls automatisch (unterstützt) erfolgen.
Bereits im Rahmen dieses ersten Schritts kann die Berechnung der Frist mit Hilfe von Legal-Tech abgesichert und verifiziert werden – und insoweit jenseits der Rechtsprechung des BGH sogar ein Mehr an Sicherheit bieten und menschliche Fehler ausgleichen. So können nicht plausible Daten (falsches Jahr, Monat oder etwa in der Vergangenheit liegende Frist) erkannt und Warnmeldungen zur Überprüfung ausgelöst werden.
Zur Kontrolle durch den Anwalt kann die Software – entsprechend der obigen BGH-Rechtsprechung – sodann automatisch einen Link zu dem betreffenden Auszug aus der elektronischen Akte mit Erledigungsvermerk sowie – zusätzlich ebenfalls möglich – zu der eingetragenen Frist im elektronischen Fristenkalender versenden. Bei Verlinkung des Ausgangsdokuments nebst Erledigungsvermerk und gegebenenfalls möglichen, angepassten Warnhinweisen oder sonstigen Erleichterungen kann dann die Frist direkt und ohne großen Aufwand in der elektronischen Akte überprüft werden.
Dies könnte bereits unmittelbar mit Eintragung geschehen, so dass dem Anwalt die Akte oder ihr relevanter Auszug stets rechtzeitig vorgelegt werden würde. Alternativ können solche automatischen Vorlagen auch stets bei Fertigung der nächsten Schriftsatzfrist als herkömmlicher Zeitpunkt der Aktenvorlage (hier also bei Fertigung der Berufungsschrift die Vorlage der eingetragenen Begründungsfrist) ausgelöst werden. Dies birgt jedoch gegenüber der sofortigen Kontrolle den Nachteil einer möglichen Kontrolllücke bei mehrfach falsch eingetragenen Fristen (beispielsweise Berufung und Berufungsbegründung versehentlich jeweils ein Monat zu spät).
Insoweit lässt sich durch Legal-Tech-Lösungen – auch ohne Vorlage von Wochen- oder Monatsausdrucken, sondern aufgrund automatischer Verlinkung – eine zu späte Vorlage bei fehlerhafter Fristeintragung vermeiden. Die Verlinkung mit einer elektronisch geführten Handakte dürfte den hier aufgestellten Anforderungen des BGH entsprechen, ist gegenüber der Kontrolle von Ausdrucken effizienter und – wie das vorliegende Praxisbeispiel zeigt – weitaus rechtssicherer. Eine Entlastung im Vergleich zur Fristenkontrolle anhand einer Papierakte liegt dabei gleich an mehreren Schnittstellen vor.
Sicher ist dies immer noch aufwendiger als gar keine Kon-trolle durch den Anwalt, was der Klägerkanzlei im vorliegenden Fall vorschwebte. Dem BGH ist jedoch zuzustimmen, dass eine Überprüfungssicherheit durch den Einsatz von Legal-Tech nicht geringer sein darf als bei Führung einer herkömmlichen Papierakte. Immerhin gehört es zum eigenen Pflichtenkreis des Anwalts selbst, den Prozess zu führen und Fristen zu wahren.
Allerdings ist der grundsätzlichen Kritik zuzustimmen, dass Sorgfaltsmaßstäbe von analogen Akten nicht 1:1 auf die digitale Welt übertragen, sondern – wo nötig – neue Maßstäbe entwickelt werden sollten. So mag zwar die in der vorliegenden Entscheidung beibehaltene Überprüfungspflicht noch einfach und automatisch zu gewährleisten und einer Prüfpflicht von Anwälten zuzustimmen sein. Allerdings gilt beispielsweise nach wie vor auch die Pflicht, bei Eingabe von Fristen im elektronischen Fristenkalender Eingabefehler durch einen Kontrollausdruck oder Ausdruck eines Fehlerprotokolls zu überprüfen, was doch sehr an ein Festhalten an der Papieraktenführung erinnert.
Jedoch kann gerade Legal-Tech – wie das Beispiel zeigt –, richtig eingesetzt, noch viel höhere Überprüfungssicherheit bieten, als dies eine Papierakte oder ein Ausdruck je schaffen könnte. Auch im vorliegenden Fall wurde der Fehler durch einen Kontrollausdruck nicht aufgefunden, wäre bei automatischer Plausibilitätsprüfung bei Eintragung jedoch aufgefallen. Durch Legal-Tech können menschliche Fehler ausgeglichen, die Überprüfung durch Menschen nicht nur effizienter gestaltet, sondern auch unterstützt und Lücken abgesichert werden. Die Vorteile einer automatischen Absicherung beim Einsatz von Legal-Tech sollte daher in die Überlegungen zu Sorgfaltsmaßstäben miteinbezogen werden. Anscheinende Befürchtungen der Rechtsprechung, dass die elektronische Aktenführung weniger sicher sei als die analoge, ist durch die vielen Vorteile einer automatischen Absicherung unbegründet. Gerade im „Massenbetrieb“ wäre bei einer rein menschlichen Kontrolle mit einer erhöhten Fehleranfälligkeit zu rechnen. Legal-Tech – richtig eingesetzt – steigert eben nicht nur Effizienz, sondern zugleich auch die Sicherheit gegenüber dem analogen Pendant.

Stephan.bausch@luther-lawfirm.com

Katharina.klenk@luther-lawfirm.com

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