Die erst vor wenigen Jahren errungenen Beweiserleichterungen für Arbeitgeber zum Nachweis empfangsbedürftiger Willenserklärungen, die durch die höchstrichterliche Anerkennung des Einwurf-Einschreibens als Anscheinsbeweis galten, sind nun schon wieder Geschichte. Grund ist die Digitalisierung bei der Deutschen Post AG: Das frühere „Peel-off“-Verfahren wurde inzwischen flächendeckend durch das neue Scanverfahren ersetzt – und dieses genügt nach aktueller Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 07.05.2026 (Az. 2 AZR 184/25) den Anforderungen an einen Anscheinsbeweis nicht mehr. Für die Praxis heißt das: Wer Kündigungen, Einladungen zu einem betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) oder andere beweisrelevante Dokumente rechtssicher zustellen will, muss zurück zu den Wurzeln und auf persönliche Zustellung durch Boten oder Gerichtsvollzieher setzen.
Anforderungen an den Anscheinsbeweis nach bisheriger Rechtsprechung
Bestreitet ein Arbeitnehmer, eine Kündigung überhaupt oder fristgerecht erhalten zu haben, trägt der Arbeitgeber die volle Darlegungs- und Beweislast für deren Zugang. Ebenso ist es mit sämtlichen anderen empfangsbedürftigen Willenserklärungen, die erst mit Zugang beim Empfänger wirksam werden und deren Zugang der Absender im Streitfall beweisen muss, um eine für ihn günstige Rechtslage herbeizuführen. Im kürzlich vom BAG entschiedenen Fall stritten die Parteien über den Zugang einer Einladung zum BEM im Kontext einer krankheitsbedingten Kündigung. Die Wirksamkeit der Kündigung hing im Ergebnis davon ab. Die Einladung verschickte der Arbeitgeber per Einwurf-Einschreiben an den Beschäftigten – der Zugang blieb jedoch streitig.
Nach der bisherigen höchstrichterlichen Rechtsprechung konnte ein Anscheinsbeweis für den Zugang eines Einwurf-Einschreibens angenommen werden, wenn der Arbeitgeber den Einlieferungsbeleg in Verbindung mit der Sendungsverfolgung und der Reproduktion des Auslieferungsbelegs bei Gericht vorlegte. Die Kombination dieser Nachweise wurde als ein typischer Geschehensablauf angesehen, der nach der Lebenserfahrung den Zugang beim Empfänger indizierte, sofern keine konkreten Zweifel am Ablauf bestanden.
Die bisherigen Entscheidungen dazu von BAG und Bundesgerichtshof (BGH) beruhten allerdings noch auf dem früheren „Peel-off“-Zustellverfahren der Deutschen Post AG. Bei diesem wurde unmittelbar vor dem Einwurf in den Briefkasten des Empfängers das „Peel-off-Label“ (Abziehetikett), das zur Identifizierung der Sendung dient, von dem zustellenden Postangestellten abgezogen und auf einen vorbereiteten, auf die eingeworfene Sendung bezogenen Auslieferungsbeleg aufgeklebt. Auf diesem Beleg bestätigte der Postangestellte nach dem Einwurf mit seiner Unterschrift und der Datumsangabe die Zustellung. Bei Einhaltung dieses Verfahrens war nach Auffassung von BAG und BGH der Schluss gerechtfertigt, dass die eingelieferte Sendung tatsächlich in den Briefkasten des Empfängers gelangt war (vgl. BAG-Urteil vom 20.06.2024 – 2 AZR 213/23; BGH-Urteil vom 11.05.2023 – V ZR 203/22).
Das neue Scanverfahren der Deutschen Post AG und seine Folgen
Mit der Digitalisierung hat sich das Zustellverfahren allerdings verändert. Im neuen Scanverfahren wird die Einlieferungsnummer des Einschreibens mit einem Handscanner gescannt, der Zusteller leistet eine digitale Unterschrift auf dem Scanner – und zwar bereits vor dem Einwurf des Briefes. Das System dokumentiert automatisch das Zustelldatum und den Zustellbezirk, nicht aber die genaue Adresse oder den Zeitpunkt des Einwurfs. Erst nach Abschluss dieses digitalen Vorgangs wird der Brief in den Briefkasten des Empfängers eingeworfen. Die Daten werden unmittelbar an das Trackingsystem der Post übermittelt.
Das BAG hebt in seiner Entscheidung vom 07.05.2026 hervor, dass der elektronische Auslieferungsbeleg im Scanverfahren zu einem Zeitpunkt generiert wird, zu dem der Zugang noch gar nicht erfolgt ist. Die Unterschrift des Zustellers bestätigt lediglich, dass der Einwurf unmittelbar bevorsteht, nicht aber, dass er tatsächlich erfolgt ist. Damit fehlt es an dem für den Anscheinsbeweis erforderlichen typischen Geschehensablauf. Es bestehe, so das BAG, die Gefahr von Fehleinwürfen, da nach der digitalen Bestätigung noch Fehler – etwa Ablenkung oder Einwurf in den falschen Briefkasten – möglich seien. Das BAG lehnt daher einen Anscheinsbeweis des Einwurf-Einschreibens ab und stellt klar, dass es sich nicht um eine Aufgabe der bisherigen Rechtsprechung handelt, sondern um eine Anpassung an die veränderten technischen Rahmenbedingungen.
Risiko unergiebiger Zeugenaussage des Postzustellers
Auch wenn kein Anscheinsbeweis gilt, lässt sich bei einem Einwurf-Einschreiben zwar der Scan der Sendung regelmäßig einem konkreten Zusteller zuordnen, der potentiell als Zeuge für den Zugang dienen kann. Darauf sollten sich Arbeitgeber in der Praxis allerdings ebenfalls nicht verlassen, wie der streitgegenständliche Fall zeigt. Das Berufungsgericht [Landesarbeitsgericht (LAG) Hamburg] hat den vom Arbeitgeber benannten Postzusteller als Zeugen vernommen, dessen Aussage jedoch als nicht ergiebig bewertet. Der Zeuge konnte sich nicht mehr an die konkrete Zustellung erinnern. Er konnte weder bestätigen, dass es sich bei der Unterschrift auf der Reproduktion des Auslieferungsbelegs um seine Unterschrift handelt, noch dass er üblicherweise in dieser Weise unterschreibt. Der Zeuge konnte zudem keinen festen Ablauf bei der Zustellung von Einwurf-Einschreiben beschreiben, womit er sichergestellt hätte, den richtigen Briefkasten zu wählen. Damit scheiterte der Arbeitgeber vor Gericht mit dem Nachweis des Zugangs des BEM-Einladungsschreibens, und die krankheitsbedingte Kündigung wurde nach etwas über zweieinhalb Jahren Verfahrensverlauf für unverhältnismäßig und somit für rechtsunwirksam erachtet.
Praktische Konsequenzen und Empfehlungen
Für die Praxis bedeutet dies: Das Einwurf-Einschreiben ist als Nachweis für den Zugang empfangsbedürftiger und damit beweisrelevanter Erklärungen nicht mehr geeignet. Die sicherste Methode bleibt die Zustellung durch einen Gerichtsvollzieher oder alternativ einen Boten, der das zuzustellende Schreiben vor dem Kuvertieren sieht, beim Kuvertieren anwesend ist und das Schreiben persönlich in den Hausbriefkasten des Empfängers oder durch Übergabe an diesen persönlich zustellt. Unmittelbar danach sollte der Bote ein Übergabeprotokoll mit Adresse, Uhrzeit und konkreter Durchführung der Zustellung (Einwurf oder Übergabe samt Empfängernamen) anfertigen. Im Streitfall dient der Bote als Zeuge, der sich anhand des angefertigten Protokolls auch noch längere Zeit nach der Zustellung an den Vorgang erinnern dürfte.
Unternehmen sollten ihre internen Prozesse zur Zustellung beweisrelevanter Erklärungen umgehend überprüfen und anpassen. Zwar mag nicht jede Erklärung im Arbeitsverhältnis den Aufwand einer solchen Botenzustellung rechtfertigen. Die persönliche Zustellung durch einen Boten ist aber insbesondere bei solchen Erklärungen ratsam, bei denen ein fehlender Zugangsnachweis erhebliche rechtliche oder wirtschaftliche Nachteile nach sich ziehen kann. Typische Beispiele aus der Praxis sind:
- (Änderungs-)Kündigungen
- Einladungen zum betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM)
- Einladungen zur Anhörung vor Ausspruch einer Verdachtskündigung
- Verzichtserklärungen auf ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot
- Rücktritts- und Anfechtungserklärungen
Obwohl die Digitalisierung viele Prozesse vereinfacht, zeigt sich gerade beim arbeitsrechtlichen Beweisverfahren, welch große Sorgfalt hier stets geboten ist. In diesem Fall führt der digitale Fortschritt in der Praxis leider zum Rückschritt und macht Zustellungen durch Boten oder Gerichtsvollzieher nun doch wieder alternativlos.
