Digital in einen neuen Kanzleialltag – ein Praxisbericht

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Das Coronavirus hat die Arbeitswelt in Kanzleien elementar verändert. Wer zum Zeitpunkt des Lockdowns konnte, hat unmittelbar auf Home-Office umgestellt. Auch in vielen Kanzleien war das der Fall. Die Umstellung ist einigen besser gelungen als anderen. Wer eine Kanzleisoftwarelösung hatte, die Mobilität unterstützt, war im Vorteil und hatte einige Probleme weniger. Über Erfahrungen im Lockdown sprach Petra Seeburger, STP AG, mit Thomas H. Fischer, M.B.L. (St. Gallen), von der Waldeck Rechtsanwälte PartmbB. Er ist dort als Partner zuständig für die IT.

Seeburger: Herr Fischer, wie hat sich die Coronakrise auf Ihren Kanzleialltag ausgewirkt?

Fischer: Wir bei Waldeck hatten durch die Coronakrise im IT-Bereich keine Probleme. Wir konnten unsere Kanzleiräume ohne Umstände verlassen und nahtlos im Home-Office weitermachen. Wir hatten Zugriff auf alle Akten und sämtlichen Schriftverkehr. Unsere Mandanten konnten uns genauso zuverlässig erreichen wie immer.

Seeburger: Wie sieht Ihr Alltag im Home-Office aus?

Fischer: Mein Alltag im Home-Office unterscheidet sich eigentlich nur durch den Ort von meiner Arbeit im Büro und dadurch, dass ich nicht, so wie sonst im Büro, auf zwei Bildschirmen arbeite. Wir hatten einen nahtlosen Übergang ins Home-Office, weil uns Agilität schon immer wichtig war. Waldeck Rechtsanwälte ist eine wirtschaftsberatende Einheit. Das heißt, wir müssen schnelle und reibungslose Abläufe sicherstellen und immer und überall Zugriff auf alle Akten haben. Das muss hochprofessionell ablaufen, denn das ist der Anspruch unserer Mandanten und damit die Richtschnur. Dadurch, dass wir keine Schwierigkeiten bei der fortlaufenden Betreuung der Mandanten hatten, konnten wir auch in diesen schwierigen Zeiten Verlässlichkeit demonstrieren, was das Vertrauensverhältnis weiter vertieft. Wir arbeiten in unserem Bereich regelmäßig an komplexen Lösungen, die wir für Unternehmen entwickeln – besonders in den Bereichen M&A/Corporate, Digital & Technology, Infrastructure und Banking. Es geht bei uns um schnelle und technikaffine Branchen, die die Standards und das Tempo vorgeben. Das Home-Office als Argument zu nutzen, unseren eigenen Anspruch an exzellente Arbeit in den Hintergrund zu stellen, wäre ein No-Go gewesen. Wir müssen auch von zu Hause aus unseren Workflow sicherstellen und werden nicht nachlässig. Bei uns hat das seit März hervorragend geklappt.

Seeburger: Was war Ihr Geheimnis? Viele Kollegen berichten von Problemen mit dem Umzug ins Home-Office – von technischen Herausforderungen und einem Überraschungseffekt, der partiell zu Stillstand führte.

Fischer: Im Gegensatz zu anderen Kanzleien mussten wir uns glücklicherweise keine schnellen Lösungen überlegen oder gar mit Provisorien arbeiten. Unsere Lösung war schon in der Kanzlei etabliert, jeder konnte sie perfekt anwenden und lebte berufliche Mobilität schon als Routine. Wir arbeiten seit längerem mit einer Kanzleimanagementsoftware (LEXolution von STP). So war der Umzug nach Hause ganz leicht. All unsere Akten sind digital abgelegt – wir sind seit längerem auf dem Weg in ein papierloses Büro. Es gibt kaum noch Handakten in unserem Alltag. Wir mussten nicht erst überlegen, wie wir eine Papierakte für alle Kolleginnen und Kollegen zugänglich machen, die gemeinsam an einer Sache arbeiten. Wir haben einfach zu Hause unseren Laptop angeschaltet und da weitergearbeitet, wo wir im Büro aufgehört haben – allein oder mit anderen zusammen. Die Möglichkeit zur Kollaboration ist bei uns ebenso einfach wie das Versionsmanagement, das uns auf dem Laufenden hält.

Seeburger: Also konnten Sie von zu Hause aus sogar Teamwork realisieren?

Fischer: Mit dieser Software bin ich quasi nie offline. Auf Akten und Dokumente haben alle Teammitglieder Zugriff, und jeder kann da weiterarbeiten, wo der andere aufgehört hat. Das gilt zu Hause wie im Büro. Alle im Team sind immer auf dem neuesten Stand – der Schriftverkehr ist transparent und für alle Berechtigten einsehbar. Dass wir immer auf den gesamten Aktenbestand unserer Kanzlei zurückgreifen können, macht uns im Endergebnis sehr flexibel. Das funktioniert in unserem Team wirklich gut.

Seeburger: Welche Tools verwenden Sie außerdem zur virtuellen Zusammenarbeit?

Fischer: Wie gesagt, wir haben eine Kanzleimanagementsoftware, die alle Möglichkeiten und Mittel bietet, die wir benötigen. So kann ich alle Kollegen und Mitarbeiter ohne große Umstände auf dem aktuellen Stand halten. Das ein oder andere Telefonat mit Teammitgliedern und Mandanten ist sicher trotzdem nötig, und natürlich sind auch wir mittlerweile versiert im Bereich Videokonferenz. Auch setzen wir verschiedene Legal-Tech-Lösungen bei einzelnen Projekten ein. Den Hauptanteil allerdings machen unsere Korrespondenz über unsere ins Mailprogramm integrierte Software und das dazugehörige Dokumentenmanagementsystem aus.

Seeburger: Sie gehen also nur mit einem einzigen Programm um?

Fischer: Mehr oder weniger. Unser Dokumentenmanage-mentsystem ist an Microsoft Office und Outlook angebunden. Wir sprechen hier von einer vollintegrierten Lösung. Man kann sich also auf die Anwendung in diesen Programmen beschränken. In Outlook lässt sich ein Dashboard aufrufen, in dem man arbeiten kann. Es gibt also so gut wie keine Anwendungsbrüche, die das Arbeiten erschweren oder einen optimalen Workflow unterbrechen würden. Das macht es für alle einfacher. Auch die Kollegen, die weniger technikaffin sind, haben keine Schwierigkeiten, denn mit Outlook kann und muss schließlich jeder umgehen. Es gab auch deshalb von Anfang an keine Blockaden, das Dokumentenmanagementsystem zu nutzen, da es in den Programmen funktioniert, die man als Anwalt ohnehin täglich nutzt.

Seeburger: Und dabei gibt es keine Probleme?

Fischer: Die Anwendungen sind intuitiv bedienbar. Das heißt, auch für die Kollegen, die sich sonst schwertaten, sich an das digitale Arbeiten zu gewöhnen, war die Einführung der Software gefühlt nur ein „kleiner Schritt“. Denn mit Outlook und Word arbeiten ja alle – ob technik-affin oder nicht.

Seeburger: Wie funktioniert das Teamwork im Home-Office konkret?

Fischer: Beim gemeinsamen Arbeiten spürt man die professionelle Unterstützung durch unsere Kanzleimanagementsoftware besonders. Für mich ist das automatische Versionsmanagement zum Beispiel eine Schlüsselfunktion. Früher konnte es passieren, dass man an Dokumenten gearbeitet hat, die nicht mehr aktuell waren. Dann verlor man ganz schnell mal den Überblick darüber, wer zuletzt woran Veränderungen vorgenommen hat. Alte Dateien lagen neben aktuellen in einem Ordner oder wurden per E-Mail intern versandt, da war das Chaos programmiert. Das passiert jetzt nicht mehr. Unser Versionsmanagement verringert die Komplexität. Man bekommt einen Link, der den Zugriff auf das aktuellste Dokument gewährt. Das Risiko, dass man mit einem Dokument arbeitet, das längst nicht mehr up to date ist, gibt es nicht mehr. Das Dokumentenmanagementsystem erspart uns also auf allen Ebenen enorm viel Zeit. Das spüren alle und finden es natürlich angenehm. Die Akzeptanz unter Anwälten und auch bei den Mitarbeitern ist dementsprechend gleich hoch.

Seeburger: Welche Features bringt die Software sonst noch mit sich?

Fischer: Mein persönlicher Favorit ist die Dokumentenvorschau. Auch sie erspart mir unglaublich viel Zeit. Sie ist ebenfalls ins Programm integriert und erlaubt es, einen Überblick über den Fall zu bekommen, ohne jedes Dokument einzeln aufrufen zu müssen. Ich kann genau wie in der alten Handakte einfach herumblättern und mich über die Sachlage informieren. Das ist extrem praktisch und ein elementarer Bestandteil dafür, dass unser Büro tatsächlich papierlos funktioniert. Auch bei Gericht ist das einfach super. Auf den Überblick, den eine Handakte liefert, könnte ich im Alltag nur schwer verzichten. Deshalb bin ich sehr froh, dass unsere Software auch dafür eine Lösung bietet.

Seeburger: Vielen Dank, Herr Fischer, für das aufschlussreiche Gespräch.

thomas.fischer@waldeck.eu

petra.seeburger@stp-online.de

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