Die Herausforderung durch Massenklagen und ihre erfolgreiche Abwehr

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Die Ausgangslage

In den letzten Jahren nimmt die Anzahl von Massenverfahren einer Vielzahl von Klägern zu. Zahlreiche Kanzleien erkennen auf Klägerseite das Potential, durch Standardisierung gleichgelagerter Fälle, neue beziehungsweise zusätzliche Umsatzpotentiale zu erschließen. Diese stellen auf Beklagtenseite immer mehr Unternehmen sowie die öffentliche Verwaltung vor wachsende Herausforderungen, um sie effizient und erfolgreich abzuwehren. Bekannteste Beispiele sind vor allem die Dieselverfahren gegen die großen deutschen Automobilhersteller. Allein im Jahre 2020 waren bei den bundesweit 24 Oberlandesgerichten 30.000 Verfahren anhängig; im vorangegangenen Jahr betrug die Zahl sogar 40.000 (FAZ vom 13.07.2021, siehe hier). Nicht zu unterschätzen sind auch die Klagen gegen verschiedene private Krankenversicherer wegen der Rückforderung von Beitragserhöhungen, Klagen wegen Verstößen gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), Klagen im Zusammenhang mit der Maskenbeschaffung oder wegen der Rückforderung von Coronahilfen beziehungsweise der Ablehnung von Anträgen auf Coronahilfen durch die Verwaltung.

Die Herausforderung

Auf Seiten der Beklagten geht es jeweils um tausende von mehr oder weniger gleichgelagerten, individuellen Verfahren, die entsprechend bearbeitet werden müssen. Eine solche Masse an Verfahren effizient und qualitativ hochwertig zu bearbeiten, stellt hohe Anforderungen an das Prozessmanagement. Bereits die Vielzahl an unterschiedlichen Kommunikationsprozessen zwischen den Beteiligten muss bewältigt werden. Dabei geht es nicht allein um die externe Kommunikation zwischen Mandanten, Anwalt, Gegengenseite und Gericht, sondern auch um die internen Kommunikationsprozesse innerhalb der Kanzlei bei der Bearbeitung dieser Verfahren. Hinzu kommen oft große Mengen an heterogenen Daten, die verarbeitet werden müssen, da auf Seiten der Kläger eine Vielzahl an unterschiedlichen Kanzleien beteiligt sind. Diese Mengen an Daten müssen erfasst, strukturiert und analysiert werden. Mittlerweile sind die Mandanten nicht bereit, eine Vielzahl an mehr oder weniger gleichgelagerten Verfahren auf Basis von Stundensätzen zu bezahlen, sondern bestehen auf Pauschalen oder einer Abrechnung nach RVG. Hierdurch rückt die Frage der Transparenz und Effizienz der juristischen Arbeit verstärkt in den Fokus.

Die Lösung

IT-gestützte Plattformen wie JUNE unterstützen Kanzleien wie die Classreaction mithilfe von Software, um solche Massenverfahren effizient und qualitativ hochwertig zu bearbeiten. Die Technologie unterstützt das Team von Rechtsanwälten, die mit der Abwehr von Massenverfahren vertraut sind. Meist arbeiten in solchen Teams Anwälte mit unterschiedlichen fachlichen Spezialsierungen zusammen. Durch automatisierte Prozesse und Workflows werden die Teams bei ihrer Arbeit von administrativem Aufwand entlastet und bei der internen Kommunikation und Kollaboration unterstützt. Ihnen werden Aufgaben automatisch zugewiesen und sie haben stets einen Überblick über die bevorstehenden Termine und Aufgaben, die zu erledigen sind. So können sie sich auf die inhaltlichen Aufgaben fokussieren und effizient arbeiten. Durch die Zusammenarbeit auf einer Plattform mit Zugriff auf einen konsistenten Datenbestand wird die Kollaboration unterstützt und ein kommunikativer Mehraufwand durch E-Mail-Kommunikation vermieden. Hierdurch sind alle Prozesse transparent und nachvollziehbar.

Die IT-gestützte Plattform automatisiert vor allem die externen Kommunikationsprozesse. Die Software ruft die eingehenden Nachrichten über entsprechende Schnittstellen (insbesondere zum elektronischen Anwaltspostfach – beA) automatisch ab. So entfällt der manuelle, meist dezentral organisierte Up- und Download. Dabei werden bereits die Informationen zu den erhaltenen Dokumenten erfasst und automatisch der jeweiligen Akte zugeordnet. Mithilfe künstlicher Intelligenz (regelbasierte Verfahren, Machine-Learning bis hin zu Natural Language Processing) kann das Tool die Daten aus typischen Dokumenten (Klage, Ladung, Fristverlängerung etc.) erkennen, erfassen und den jeweiligen Bearbeitern zuweisen. Insbesondere Aktendaten wie Namen oder Adressen der Prozessparteien und ihrer Vertreter sowie Fristen und Termine können so erkannt und erfasst werden. Es ist möglich, auch individuelle Daten zu erkennen. Durch eine Kombination verschiedener Ansätze wird eine hohe Extraktionsqualität und geringer Nachbearbeitungsbedarf erzielt.

Neben Standarddokumenten (Verteidigungsanzeige etc.) können mittels eines integrierten Dokumentenerstellungssystems auch umfangreiche inhaltliche Stellungnahmen wie Klageerwiderungen oder Repliken automatisch erstellt werden. Dieses beruht auf den strukturiert erfassten Falldaten sowie den Fundstellen in der strukturiert gespeicherten Korrespondenz, sodass entsprechend Textbausteine gesteuert werden können.

Allerdings stoßen die technischen Möglichkeiten der Automatisierung, Standardisierung und Skalierung auf Grenzen. So liegt es derzeit noch fern, komplexe Prozesse wie Litigation-Verfahren vollständig zu automatisieren. Zu unwägbar sind das Verhalten der verschiedenen Beteiligten sowie die Inhalte, die den Fortgang eines Verfahrens beeinflussen. Wie einige Gerichtsentscheidungen deutlich machen (BGH Beschluss vom 27.05.2008 – XI ZB 41/06; OLG Naumburg vom 12.09.2019 – 1 U 168/18), setzen die Anforderungen der ZPO Massenverfahren auch rechtliche Grenzen. So müssen die Schriftsätze dem Bestimmtheitserfordernis nach § 253 II Nr. 2 ZPO entsprechen. Typisch für Massenklagen ist, dass die Sachverhalte im Wesentlichen gleich gelagert sind, sich aber naturgemäß im jeweiligen Einzelfall unterscheiden. Wird aufgrund unzureichender Ausführungen gegen das Bestimmtheitserfordernis verstoßen, ist die Klage unzulässig. Entsprechendes gilt für Bestimmtheitsanforderungen der Berufungsbegründung nach § 520 III ZPO. Dieses ist beispielsweise der Fall, wenn eine Berufungsbegründungsschrift sich weitgehend aus anderen Rechtsstreitigkeiten betreffenden Textbausteinen und Schriftsätzen zusammensetzt und auf das angegriffene erstinstanzliche Urteil nur sporadisch eingeht.

Außerdem ermöglicht JUNE, die Effizienz der Prozesse transparent darzustellen. Mithilfe der erfassten Daten über die Arbeitsprozesse, können entsprechende Reports automatisiert und in Echtzeit erstellt werden. So erhält die bearbeitende Kanzlei wichtige Informationen über die Art und Weise der Fallbearbeitung und die notwendigen Informationen zur Kostenkontrolle. Aufgrund operativer Kennzahlen (zum Beispiel zur Auslastung einzelner Teams) können eine übermäßige Belastung gesteuert und mögliche Engpässe vermieden werden. Darüber hinaus liefern die Reports auch ein aktuelles Bild über strategische Themen und bieten eine entsprechend belastbare Entscheidungsgrundlage. So zum Beispiel zu Fragen, welche Kanzleien oder Gerichte die meisten Fälle bearbeiten und wie diese von den unterschiedlichen Gerichten und in den verschiedenen Instanzen entschieden werden. Gegebenenfalls kann der Ausgang von Verfahren prognostiziert werden. Vor allem können bestimmte Fallgruppen effektiv nach einheitlichen Standards bearbeitet und auch die Qualität der Bearbeitung stets verbessert werden.

Erfolgsfaktor Mensch

Trotz aller Vorteile der Automatisierung bleibt am Ende der Mensch der entscheidende Faktor für den Erfolg. Die Prozesse müssen vom Team akzeptiert und unterstützt werden. Solange die Technologie auf Skepsis oder gar Ablehnung stößt, insbesondere wenn die Juristen Einzelkämpfer bleiben und sich der Kollaboration verschließen, sind der Automation Grenzen gesetzt. Deshalb müssen insbesondere die Juristen bereit sein, an ihrem Selbstverständnis und der Selbstverwirklichung im Einzelfall zu rütteln. Dann, und nur dann, können sie Hand in Hand mit qualifiziertem technischem Personal wie Legal Engineers, Projektmanagern, Softwareentwicklern sowie auf Basis geeigneter Software das Potential von Automation voll ausschöpfen und nicht nur effizienter, sondern auch qualitativ besser arbeiten. Deshalb sollten bereits bei der Einführung der entsprechenden technologischen Lösung die Beteiligten in den Konzeptions- und Einführungsprozess einbezogen und die Prozesse auf die Bedürfnisse der Nutzer bestmöglich abgestimmt werden. Aus diesem Grund ist die Einführung einer neuen Technologie niemals eine Out-of-the-Box-Lösung, die einfach installiert werden kann und damit fertig ist, sondern vor allem für die Kanzlei ein Prozess, der durchlaufen und entsprechend begleitet und gesteuert werden muss.

 

pekarmann@deloitte.de

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