Ausgangslage: Die Schlussbilanz als Stolperfalle bei der Verschmelzung
Bei der Anmeldung einer Verschmelzung zum Handelsregister nach dem Umwandlungsgesetz (UmwG) sind diverse Anlagen beizufügen – gemäß § 17 Abs. 2 Satz 1 UmwG zusätzlich zur Anmeldung zum Register des Sitzes des übertragenden Rechtsträgers die sogenannte Schlussbilanz dieses Rechtsträgers. Diese Bilanz dokumentiert den Vermögensstand des übertragenden Rechtsträgers zum Verschmelzungsstichtag und darf gemäß § 17 Abs. 2 Satz 4 UmwG nicht auf einen Zeitpunkt datieren, der länger als acht Monate vor dem Tag der Anmeldung liegt.
Doch was passiert, wenn diese Bilanz bei der Anmeldung fehlt oder erst nachträglich aufgestellt wird? Kann sie nachgereicht werden? Wenn ja, bis wann?
Mit seinem Beschluss vom 18.03.2025 (Az. II ZB 1/24) hat der Bundesgerichtshof (BGH) hierzu Stellung bezogen. Er lässt die Nachreichung einer zunächst fehlenden Schlussbilanz grundsätzlich zu – allerdings nur, wenn sie „zeitnah“ erfolgt.
Sachverhalt: Anmeldung der Verschmelzung mit veralteter Bilanz
Im entschiedenen Fall beantragte eine GmbH im August 2023 die Eintragung ihrer Verschmelzung zum Stichtag 31.12.2022. Die mit der Anmeldung eingereichte Bilanz bezog sich allerdings auf den 31.08.2022 – und lag damit außerhalb der achtmonatigen Frist nach § 17 Abs. 2 Satz 4 UmwG. Das Registergericht wies die Anmeldung mit Zwischenverfügung vom 01.09.2023 zurück und gab der GmbH Gelegenheit zur Nachbesserung innerhalb eines Monats. Erst mit Einlegung der Beschwerde – mehr als zwei Monate später – ist eine stichtagsgerechte Bilanz eingereicht worden, die auf den 31.12.2022 datierte und am 27.10.2023 aufgestellt worden war.
Sowohl das Registergericht als auch das OLG Düsseldorf verneinten die Eintragungsfähigkeit mit der Begründung, dass die Bilanz nicht bei der Anmeldung vorgelegen habe. Der BGH wies die Rechtsbeschwerde im Ergebnis zurück, widersprach jedoch der Argumentation der Vorinstanzen.
Kernaussage des BGH: Nachreichung zulässig – aber nicht unbegrenzt
Der BGH betont, dass die Schlussbilanz nicht zwingend bei Anmeldung vorliegen muss. Ihre Nachreichung sei zulässig, sofern sie „zeitnah“ nach der Anmeldung erfolge. Dabei sei es unerheblich, ob die Bilanz zum Zeitpunkt der Anmeldung bereits erstellt gewesen sei oder nicht. Damit schafft der BGH eine wichtige Klarstellung: Eine verspätete Erstellung ist heilbar, eine zu späte Nachreichung hingegen nicht.
Gesetzliche Grundlage und Auslegung durch den BGH
§ 17 Abs. 2 Satz 1 UmwG verlangt, dass der Anmeldung eine Schlussbilanz beigefügt wird. § 17 Abs. 2 Satz 4 UmwG legt fest, dass der Bilanzstichtag nicht länger als acht Monate zurückliegen darf. Bislang war umstritten, ob dies auch eine Ausschlussfrist für die Einreichung beziehungsweise Erstellung der Bilanz bedeutet.
Der BGH widerspricht der streng formalistischen Auslegung. Weder aus dem Wortlaut noch aus den Gesetzesmaterialien lasse sich ableiten, dass die Bilanz bei Anmeldung zwingend vorliegen müsse. Auch die Ziele der Norm – wie Gläubigerschutz, Ergebnisabgrenzung oder Bilanzkontinuität – würden nicht erfordern, dass die Bilanz bereits bei Anmeldung vollständig erstellt sei. Entscheidend sei lediglich, dass sie inhaltlich den Anforderungen entspreche und mit zeitlicher Nähe nachgereicht werde. Insbesondere der Gläubigerschutz werde – so der BGH – bereits durch die Achtmonatsfrist des § 17 Abs. 2 Satz 4 UmwG gewährleistet. Eine weitergehende Anforderung an den Zeitpunkt der Bilanzerstellung lasse sich daraus nicht ableiten.
Fristmaßstab: Was bedeutet „zeitnah“?
Der Begriff „zeitnah“ bleibt auch im Beschluss unbestimmt. Der BGH liefert jedoch Orientierung: Eine Nachreichung innerhalb einer durch Zwischenverfügung gesetzten angemessenen Frist sei zulässig. Im Streitfall setzte das Registergericht eine Monatsfrist. Diese ließ die GmbH verstreichen. Die Bilanz wurde erst nach Ablauf dieser Frist eingereicht – nach Ansicht des BGH zu spät.
In der Praxis bedeutet das:
- In jedem Fall dürfte eine Nachreichung der Schlussbilanz nach Ansicht der Autoren innerhalb von wenigen (zwei bis vier) Wochen regelmäßig noch als „zeitnah“ gelten, auch wenn sich der BGH hierzu nicht ausdrücklich positioniert hat. Dies entspricht auch der in dem Beschluss zitierten Entscheidung (unter anderem OLG Jena, NZG 2003, 43, 45), wonach die Unterlagen „alsbald“ nachgereicht werden können.
- Wird vom Registergericht eine Zwischenverfügung gemäß § 382 Abs. 4 Satz 1 FamFG in Verbindung mit § 25 Absatz 1 Handelsregisterverordnung (HRV) erlassen, ist die darin gesetzte Frist bei Angemessenheit verbindlich einzuhalten.
Einordnung in die Systematik des Umwandlungsrechts
Mit seinem Beschluss stellt der BGH klar, dass die Schlussbilanz kein konstitutives Wirksamkeitserfordernis der Verschmelzung ist. Sie gehört damit nicht zu den „zwingend mit der Anmeldung einzureichenden essentialia“ wie etwa der Verschmelzungsvertrag oder die Gesellschafterbeschlüsse. Die Schlussbilanz ist vielmehr ein verfahrensrechtliches Prüfungselement im Rahmen der Eintragung – vergleichbar mit anderen Urkunden, die ebenfalls nachgereicht werden können. Diese Differenzierung ist für die Praxis von erheblicher Bedeutung: Während zum Beispiel beim Fehlen eines Verschmelzungsvertrags die Anmeldung nicht geheilt werden kann, kann die Schlussbilanz noch im Nachgang eingereicht werden.
Grenzen der Nachreichung
Der Beschluss erlaubt die Nachreichung, stellt aber auch klar, dass diese Möglichkeit nicht unbegrenzt besteht. Der BGH verweist auf den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit: Eine kurzfristige Verzögerung sei hinnehmbar, weil sie weder den Schutz der Gläubiger noch die Funktion des Handelsregisters wesentlich beeinträchtige. Eine monatelange Nachreichung hingegen könne das Verfahren unangemessen verzögern und sei deshalb nicht zulässig.
Auswirkungen für die Praxis
Der Beschluss ist für die Beratungspraxis hochrelevant.
Die wichtigsten Folgen:
- Der Beschluss ermöglicht es, eine Anmeldung auch dann rechtzeitig einzureichen, wenn die Bilanz noch nicht vorliegt – allerdings nur unter der Maßgabe, dass sie „zeitnah“ nachgereicht wird.
- Fristenkontrolle wird zur zentralen Aufgabe: Wer eine Zwischenverfügung erhält, sollte schnell reagieren und auf die Einhaltung der gesetzten Frist achten.
Fazit: Nachreichung möglich, aber nicht unbegrenzt
Mit seinem Beschluss hat der BGH eine wichtige Klarstellung vorgenommen: Die zeitnahe Nachreichung einer Schlussbilanz ist zulässig, auch wenn sie zum Zeitpunkt der Anmeldung noch nicht erstellt war. Das bringt Erleichterung in der praktischen Umsetzung von Verschmelzungen. Mit seinem Beschluss vereint der BGH Rechtssicherheit mit Praxistauglichkeit – ein Signal, das auch die Registergerichte künftig stärker berücksichtigen werden.
