Nicht ohne meine E-Akte

Wer an einen Gerichts- oder Insolvenzprozess denkt, hat schnell das Bild von einem Richter vor Augen, der sich durch Massen an Papierakten kämpft. Auch wenn dieses Klischee heute noch besteht, so ist es zumindest auf Seiten der Anwaltschaft längst überholt. Die Insolvenzverwalterkanzlei SRI Schwartz Rechtsanwälte & Insolvenzverwalter (SRI) setzt zum Beispiel seit Jahren auf die E-Akte und das zentrale Datenmanagement von stp.one. Auf diese Art und Weise hat die Kanzlei jederzeit den Überblick über die rund 16 Millionen Schuldnerdateien, 4 Millionen Dokumente und 3 Millionen E-Mails und zudem anhand der Volltextsuche überaus praktische Möglichkeiten des Zugriffs auf die Unterlagen. Ein Anwenderbericht soll diese Möglichkeiten näher beleuchten.

Finanzkrise veranlasste SRI zur Digitalisierung

Als die internationale Bankenkrise die Insolvenzzahlen in die Höhe schnellen ließ, suchten wir bei SRI nach Möglichkeiten eines effektiven, standortübergreifenden Arbeitens. Bei der Recherche stießen wir auf Documents, das Dokumenten-Management-System (DMS) des bekannten Karlsruher Softwareherstellers. Hierin sahen wir für uns die besten Voraussetzungen, den bis dato papiergetriebenen Prozess zu digitalisieren und Insolvenzverfahren mit einem Team, dessen Mitglieder an unterschiedlichen Standorten sitzen, zu bearbeiten. Schnell zeigte sich nach der Einführung im Jahr 2011, dass Documents zusammen mit Winsolvenz den Prozess der Insolvenzverwaltung auf ein neues, zukunftsorientiertes Niveau hob. Es gab bei SRI den Wunsch, dass alle Daten und Dokumente zentral abgelegt werden und dass man auf diese unkompliziert sowie von jedem Standort aus zugreifen kann. Da es zwischen Winsolvenz und Documents eine Schnittstelle gab, war diese Software unsere erste Wahl.

Im Jahr 2023 komplettierte die Kanzlei das Angebot und ersetzte das bis dahin genutzte Anwaltsprogramm durch Winmacs. Wir haben bei SRI auch hier die verschiedenen Lösungen getestet und mussten feststellen, dass ­jedes der geprüften Programme (mindestens) ­einen kleinen Haken hatte. An Winmacs schätzen wir vor ­allem die digitale Mandatsbearbeitung, das elektronische Forderungs­management, aber auch die unkomplizierte Leistungserfassung und -abrechnung – pauschal, nach RVG oder Stunden. Dank der zahlreichen Textvorlagen kann SRI ebenso Anschreiben schneller und einfacher erstellen und für die verschiedenen Standorte und Ressorts hinterlegen. Durch diesen Integrationscharakter – sowohl von Winmacs als auch der anderen Lösungen – läuft die standortübergreifende Zusammenarbeit reibungslos, und das sogar unabhängig davon, ob es sich um Fälle aus der Rechtsberatung oder aus der Insolvenzverwaltung handelt. Und selbstverständlich arbeitet Winmacs auch mit der elektronischen Akte – Documents – zusammen.

Das Aha-Erlebnis

Besonders gern erinnere ich mich an die erste Praxis­begegnung mit dem Documents-Modul. Ein Schlüsselerlebnis war der Besuch einer Kanzlei in Krefeld. Den Kontakt erhielten wir von stp.one, und dort haben wir das erste Mal gesehen, welche konkreten Vorteile das ­Dokumentenmanagement bietet. Wir durften uns die ­Arbeit mit der elektronischen Akte ansehen, und zwar ohne dass uns jemand von Anbieterseite begleitet hat. Das war in unseren Augen ein Vertrauensbeweis und zeigte, wie gut das Verhältnis zu dem Kunden ist. Als uns der EDV-Verantwortliche mit wenigen Mausklicks eine komplette Übersicht sämtlicher Dokumente der Kanzlei zeigen konnte und als bei der Volltextsuche über den gesamten Datenbestand innerhalb von Sekunden eine Liste der entsprechenden Dateien erschien, war dies beeindruckend und mit einem Papieraktenbestand undenkbar. Spätestens ab diesem Zeitpunkt war klar, dass dieses Tool auch bei SRI zum Einsatz kommen würde.

DMS mit Documents – die DNS der Zukunft

Durch die Einführung des zentralen Dokumentenmanagements vor über zehn Jahren haben wir uns bei SRI von der Welt der Papierakte gelöst und sind in die Kanzleiwelt der Zukunft eingetaucht. Wir konnten uns damals überhaupt nicht vorstellen, wie Documents unsere ­Arbeit revolutionieren würde. Was früher kompliziert und langwierig war, funktioniert jetzt schnell und reibungslos – auch die Ermittlungsmöglichkeiten sind ganz andere, wenn die Daten digital vorliegen. Die Volltextsuche beispielsweise: Hiermit können wir innerhalb von Sekunden Dokumente finden, Übersichten erzeugen und Sortierungen vornehmen. Als wir noch mit Papier gearbeitet haben, war das unmöglich.

So hat sich Documents zum zentralen Arbeits- und Wissensinstrument für SRI entwickelt. Hier sind alle Dokumente abgelegt, von den Insolvenz- und Prozessakten bis zu den allgemeinen Kanzleiunterlagen. Dass diese Lösung so wertvoll für die Kanzlei ist, liegt nicht zuletzt daran, dass sie über Schnittstellen optimal an andere Systeme ­angebunden ist. Mit Documents, Winsolvenz und Winmacs haben wir alles aus einer Hand. Es gibt keine Medienbrüche bei der Arbeit, und falls einmal Fragen aufkommen, können wir auf einen exzellenten Anwendersupport zurückgreifen. Das ist insbesondere bei Insolvenzverfahren wichtig, denn in diesem Bereich sind ständig unterschiedliche Fristen zu wahren.

Immer auf der Höhe der Zeit

Bei SRI haben wir den Anspruch, stets auf der Höhe der Zeit zu sein. Wir möchten alle Möglichkeiten nutzen, das Arbeiten effizient und angenehm zu gestalten, beispielsweise mit dem in Documents integrierten Inputmanagement, mit dem eingehende Dokumente automatisch ­digitalisiert, verschlagwortet und abgelegt werden. Deshalb spielt eine moderne IT-Ausstattung, die das kollaborative Arbeiten an verschiedenen Standorten und aus dem Homeoffice unterstützt, eine wichtige Rolle. Wir folgen zwar nicht jedem Hype, verfolgen jedoch den Anspruch, neue Lösungen einzusetzen, wenn sie unseren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen in der täglichen Arbeit etwas bringen. Der Digitalisierungsgrad von SRI ist allerdings sehr gut und beim aktuellen Fachkräftemangel von ­großem Vorteil.