KI in der Kanzlei und Rechts­abteilung

Die Rechtsbranche steht in den kommenden Jahren vor einem Transformationsprozess. Durch die rasante Entwicklung technologiegetriebener ­Lösungen, insbesondere der künstlichen Intelligenz (KI), stehen Kanzleien und Rechtsabteilungen vor der Möglichkeit – aber auch vor der Herausforderung –, ihre Leistungsangebote gegenüber Mandanten oder internen Kunden neu zu gestalten, um wettbewerbsfähig zu bleiben beziehungsweise die steigenden Anforderungen aus der Organisation zu erfüllen.

Fest steht, dass Technologie die tägliche Arbeit im ­Anwaltsberuf grundlegend verändern wird. Roy C. ­Amara, ein renommierter Zukunftsforscher, formulierte sehr treffend einen Satz, der heute als Amar’s Law zitiert wird: „We tend to overestimate the effect of a technology in the short run and underestimate the effect in the long run.“ Experteneinschätzungen gehen aktuell von folgenden Auswirkungen aus: Bei mehr als 50% der Commodity-Leistungen (repetitive Leistungen) im Bereich juristischer Tätigkeiten sehen Experten hohes Potential für Effizienzsteigerung durch Legal-Tech und KI. Im Bereich der Operational-Leistungen – das ist die Anwendung von bewährtem juristischen Wissen auf neue Sachverhalte – sind es immer noch zwischen 20% und 50%. Vor allem die Nutzung von generativen KI-Modellen (Large Language Models, abgekürzt: LLM) wird in den kommenden Jahren eine Vielzahl neuer Möglichkeiten zu Effizienz- und Qualitätssteigerung, Risikominimierung oder Gestaltung neuer Geschäftsmodelle eröffnen.

Transformationsprozess schrittweise gestalten

Kanzleien und Rechtsabteilung stehen aktuell vor der ­Herausforderung, wie dieser Transformationsprozess der jeweiligen Organisation erfolgreich gestaltet werden kann. Wie lassen sich relevante Anwendungsfälle (Use-Cases) finden, strukturieren, bewerten und umsetzen? Ein ganzheitliches Vorgehensmodell (siehe Abbildung 1) kann ­dabei den Weg von der Vision über die Implementierung bis hin zum erfolgreichen Einsatz von KI-Modellen in der Organisation strukturieren und leiten.

Vision zum Einsatz von generativer KI

Es ist entscheidend, ein erstes Bild davon zu haben, wie KI die Arbeit in einer Kanzlei oder Rechtsabteilung ergänzen und verändern kann. Eine solche Vision steht vor einer erfolgreichen Implementierung. Sie sollte nicht nur die Verbesserung bestehender Prozesse umfassen, sondern auch das Potential für neue Dienstleistungen und Geschäftsmodelle aufzeigen. Diese Vision dient als Nordstern für die spätere Bewertung der Anwendungsfälle und für die Entwicklung einer abgestimmten Unternehmensrichtlinie. Diese Richtlinie stellt sicher, dass Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen eine einheitliche Sichtweise auf das jeweilige innovative Thema pflegen. Diese Vision in die Organisation klar zu kommunizieren schafft Transparenz und fördert die Akzeptanz bei Mitarbeitern sowie Stakeholdern.

Etablierung eines zentralen, funktionsübergreifenden Teams

Die Benennung eines interdisziplinären Teams mit klaren Verantwortlichkeiten ist ein Schlüssel für die erfolgreiche KI-Implementierung im Unternehmen. Dieses Team benötigt nicht nur technisches Know-how, sondern auch ein tiefes Verständnis für juristische Prozesse. Der Aufbau eines solchen Teams erfordert eine gezielte Strategie, die sowohl die Anwerbung externer Talente als auch die Weiterbildung interner Mitarbeiter umfasst. Die Schulung des Teams sollte neben technischen Themenfeldern auch Kreativitätsmethoden enthalten, so könnte zum Beispiel das Thema „Legal Design Thinking“ eine ideale Ergänzung für die Teammitglieder darstellen. Die Entwicklung eines solchen Teams ist ein dynamischer Prozess, der Flexibilität und Offenheit für neue, alternative Karrierepfade im Unternehmen erfordert. Ein erfolgreiches Team könnte zum Beispiel aus folgenden Bereichen zusammengestellt werden: Anwalt (für den spezifischen, juristischen Kontext), Legal Consultant (Design Thinking, Prozessgestaltung, Workflows) und Legal Engineer (LLM-Architektur, Front- und Backend-Entwicklung).

Weiterbildungsprogramm nach Funktionen und Qualifikationsniveau

Die Implementierung von KI-Technologien erfordert ein tiefes Verständnis der zugrundeliegenden Mechanismen und ihrer Anwendungsmöglichkeiten. Ein maßgeschneidertes Weiterbildungsprogramm, das auf die spezifischen Bedürfnisse und Fähigkeiten der Beschäftigten zugeschnitten wird, ist ein weiterer Baustein für den Erfolg. Besonders bewährt hat sich das Konzept, mehrstufige Schulungsblöcke für verschiedene Nutzergruppen anzubieten (zum Beispiel für Anwälte, Business-Services, wissenschaftliche Mitarbeiter, Referendare). Dies fördert den Dialog in den Schulungen und bringt schnellere Erfolgserlebnisse für die Teilnehmer. Die Schulungen sollten praktische Anwendungsfälle von künstlicher Intelligenz in der juristischen Praxis umfassen, um die Mitarbeiter nicht nur zu befähigen, sondern auch zu inspirieren, KI als Werkzeug zur Steigerung ihrer Produktivität zu nutzen. Ein paralleler oder nachgelagerter Austausch der Nutzergruppen kann durch das ergänzende Angebot von eigens eingerichteten Austauschplattformen und Diskussionsforen unterstützt werden.

Identifikation und Bewertung von Use-Cases

Die Identifikation der Use-Cases (Anwendungsfälle) ist einer der wichtigsten Schritte, da er die praktische Anwendung der künstlichen Intelligenz in den Fokus rückt. Beginnen Sie mit einem kleinen Set von Anwendungsfällen, um Erfahrungen zu sammeln und sukzessive ein tieferes Verständnis für das Potential und die Grenzen der Technologie zu entwickeln. Diese frühen Erfahrungen sind wertvoll für die schrittweise Erweiterung des Einsatzbereichs von KI und für die Anpassung der Strategie an realweltliche Herausforderungen. Schaffen Sie eine einfache Möglichkeit für die Organisation, ihre Ideen und Anwendungsfälle an das Team zu übermitteln. Die Strukturierung und die Bewertung der Anwendungsfälle sollten gut durchdacht und vom KI-Team mit einem klaren Prozess unterstützt werden, um Feedback an die Mitarbeiter und Transparenz mit Blick auf das Management zu übermitteln. Geben Sie der Entwicklung und Abstimmung der Bewertungsmatrix den notwendigen Raum und nutzen Sie die entwickelte Vision als Leitlinie für einen Teil der Bewertungskriterien. Die Darstellung in „Heatmaps“ für unterschiedliche Unternehmensbereiche hat sich – nicht nur für KI-Implementierungen – bewährt.

Integration der KI-Lösung in die Unternehmensarchitektur

Die technische Integration von KI-Modellen in die bestehende IT-Landschaft ist eine Herausforderung, die technische Expertise und Fingerspitzengefühl erfordert. Eine große Bedeutung kommt der Unternehmensentscheidung in Bezug auf die grundsätzlichen Lösungsformen zu: On-Premise-Lösung und/oder cloudbasierte Dienste. Neben Kosten und Nutzen spielen berufsrechtliche Themen, Datenschutz und Compliance dabei eine zentrale Rolle in der Bewertung. Eine flexible und zukunftssichere Architektur ist entscheidend, um die Langlebigkeit und Effektivität der KI-Integration zu gewährleisten. Die Entscheidung für die eine Lösungsform bedeutet nicht zwingend die Entscheidung gegen die andere – auch eine Parallelstrategie kann einen Lösungsweg darstellen. Aktuell befindet sich die technische Entwicklung in einem ständigen Wandel, monatlich kommen sowohl neue Sprachmodelle als auch Updates zu bereits bewährten Modellen auf den Markt. Schaffen Sie eine flexible Architektur, die bei Bedarf eine schnelle Ergänzung oder den Austausch von KI-Modellen erlaubt.

Datenarchitektur für kuratierten Content entwickeln

Der Erfolg von KI-Anwendungen sowie deren Lösungen hängt maßgeblich von der Qualität und Verfügbarkeit relevanter Dokumente und Daten ab, gerade wenn die Use-Cases über die reine Erstellung von Blogbeiträgen oder Artikel hinausgehen. Die Entwicklung einer robusten Datenarchitektur, die den Zugang zu qualitativ hochwertigem, kuratiertem Content gewährleistet, ist daher von entscheidender Bedeutung. Das KI-Team spielt in diesem Zusammenhang eine große Rolle, denn der Aufbau von diesen Data-Lakes ist keine rein technische Herausforderung, sondern vielmehr ein Prozess des Knowledgemanagements mit integrierter Technologielösung. Eine solche Architektur ermöglicht es der künstlichen Intelligenz, kontinuierlich auf kuratiertes Wissen zuzugreifen, zu lernen und Ergebnisse zu erarbeiten, die auf unternehmensinternem, werthaltigem Wissen basieren.

Fazit

Die Implementierung von KI in Kanzleien und Rechtsabteilungen ist ein komplexes, sich aber im Ergebnis lohnendes Projekt. Durch den in diesem Beitrag beschriebenen strukturierten Ansatz, geleitet durch ein professionelles Projekt- und Transformationsmanagement, können Kanzleien oder Rechtsabteilungen neue Leistungsangebote für Mandanten oder interne Stakeholder entwickeln und die Vorteile von künstlicher Intelligenz ausschöpfen, während Risiken im Einsatz minimiert und die Compliance sichergestellt werden. Die Zukunft der Rechtspraxis liegt in der intelligenten Nutzung technologischer Hebel – und KI wird hierbei in der Zukunft eine Schlüsselrolle einnehmen.

Hinweis der Redaktion:
In der nächsten Ausgabe des Deutschen AnwaltSpiegels stellt Ihnen Milena Mühlenkamp, Consultant bei Luther Solutions in Köln, „10 Tipps für eine gelungene Prozessoptimierung in der Rechtsabteilung“ vor. (tw)