Rechtsabteilungen haben in vielen Unternehmen ein Imageproblem: Sie gelten als langsam, teuer und kaum wertschöpfend. Mit dem Einsatz von generativer KI wendet sich das Blatt, wie eine aktuelle Studie bekräftigt. Darin hat der Branchenanalyst Ari Kaplan im Auftrag von Legora untersucht, wie sich die Arbeitsabläufe von Rechtsabteilungen durch KI verändern und wie Inhouse-Teams den dadurch entstehenden Mehrwert messbar machen können. Kaplan hat zu diesem Zweck 30 Mitarbeitende aus Rechtsabteilungen großer Unternehmen interviewt, die Legora bereits nutzen: Juristinnen und Juristen sowie Verantwortliche aus Legal Operations und Legal Innovation.
Die Studie bietet einen Einblick in umsatzstarke Unternehmen aus neun Ländern, darunter Deutschland, die Schweiz, Schweden und die USA. Alle weisen einen Jahresumsatz von mindestens 1 Milliarde US-Dollar auf; 60% der Befragten arbeiten in Unternehmen mit mehr als 10 Milliarden US-Dollar Umsatz.
Aus den Antworten der Befragten lässt sich eine eindeutige Entwicklung ableiten: Der Einsatz von KI verändert die Aufgaben und den Arbeitsalltag in Rechtsabteilungen – und damit auch deren Wert und Wahrnehmung innerhalb des Unternehmens.
Aus der Praxis: Zuverlässige Ergebnisse in weniger Zeit
Die deutlichsten Veränderungen sind in puncto Geschwindigkeit spürbar. 97% der Befragten geben an, mit KI-Unterstützung schneller auf Anfragen aus dem Unternehmen reagieren zu können. Das führt zu neuen Kapazitäten: 80% sagen, dass sie in derselben Zeit mehr erreichen. Infolgedessen berichten 87% von mehr Freiraum für wertschöpfende Aufgaben, und rund die Hälfte (53%) unterstützt inzwischen zusätzliche Geschäftsbereiche.
Die Befragten berichten von Aufgaben, die früher Stunden dauerten und heute in wenigen Minuten erledigt sind. Ein Beispiel aus dem Patentbereich: Bei der Prüfung von Patentlizenzen sind typischerweise 30 bis 50 einzelne Lizenzverträge durchzusehen. Früher dauerte die Prüfung rund 20 Minuten pro Vertrag, heute zwei Minuten.
Über die Interviews hinaus berichten Rechtsabteilungen von einer spürbaren Zeitersparnis. Bei STRABAG, einem der größten Baukonzerne Europas, arbeiten rund 400 Personen in der Abteilung Contract-Management and Legal-Services. Bei relevanten Aufgaben erreichen die Effizienzgewinne dort bis zu 75%. Für Gerald Feilecker, Group Manager AI Law und Co-Head of CML Digitalisation, ist entscheidend, dass ein Tool Reibung abbaut. Ein Word-Plug-in unterstützt die Juristinnen und Juristen direkt in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung.
Auch in der Rechtsabteilung von Accor zeigt sich die Effizienz deutlich. James Donald, General Counsel MEA APAC und Deputy General Counsel Premium Midscale & Economy Division, berichtet von einer Zeitersparnis von über 90% bei einzelnen Aufgaben. Bei umfangreichen Portfolioanalysen entfällt das stundenlange Einlesen. Entscheidend sei für ihn aber nicht allein die Zeitersparnis: KI nehme der Abteilung Routineaufgaben ab und schaffe damit Raum für strategische Arbeit.
KI in Rechtsabteilungen als zweite Prüfinstanz
Auch wenn Schnelligkeit ein entscheidender Faktor ist, darf diese insbesondere im Rechtsbereich nicht zu Lasten der Qualität gehen. Die KI-Antworten müssen exakt auf die juristische Praxis zugeschnitten sein und dazu dienen, die Entscheidungen von Rechtsabteilungen zu verbessern. Sieben von zehn Befragten (71%) geben an, mit KI-Unterstützung mehr Vertrauen in die Qualität ihrer eigenen Arbeit zu haben. Mehrere Befragte heben außerdem hervor, dass die Plattform ihnen hilft, über den Tellerrand hinauszuschauen und ihre eigenen analytischen Fähigkeiten zu verbessern.
Einige Befragte beschreiben KI zudem als eine Art zweite Prüfinstanz: eine Plattform, die auf zuvor übersehene Aspekte hinweist, Widersprüche in Vertragsklauseln aufdeckt oder Bestandteile aus früheren Vereinbarungen sichtbar macht, die neu bewertet werden müssten. 57% der Befragten berichten, dass sie mit Unterstützung von Legora ein Problem in einem Lieferantenvertrag erkennen konnten, das sie sonst übersehen hätten.
Bei fast jeder zweiten befragten Person (47%) beeinflusst der Einsatz von KI auch die Zusammenarbeit mit externen Kanzleien. Weil sie intern mehr leisten können, nehmen sie externe, fachspezifische Beratung vor allem bei besonders komplexen und wichtigen Angelegenheiten in Anspruch. Darüber hinaus kann die Unterstützung durch KI helfen, die Empfehlungen externer Anwälte fundierter einzuordnen und präzisere Fragen zu stellen.
Diese Entwicklungen stärken nicht nur die Performance und die Selbstwahrnehmung der Rechtsabteilungen, sondern auch ihre Wahrnehmung im Unternehmen: 77% der Befragten sagen, dass die Geschäftsleitung die Rechtsabteilung insgesamt positiver bewertet, seit sie ein juristisches KI-Tool einsetzt.
Sie nimmt die Juristinnen und Juristen als proaktive Partner wahr, die bessere Ergebnisse erzielen, zu schnelleren Geschäftsabschlüssen beitragen und zugleich juristische Risiken mindern.
Mehrwert messen und sichtbar machen
Rechtsabteilungen können sich jedoch nicht darauf verlassen, dass sich ihre Wahrnehmung im Unternehmen von allein verändert. Vielmehr sollten sie darauf hinwirken, ihren Wert zu messen und aktiv sichtbar zu machen. Ein Großteil der Befragten (70%) kann bereits ein konkretes Beispiel für einen klaren Return on Investment (ROI) nennen, in den meisten Fällen Zeitersparnis. Doch das allein ist als Argument gegenüber der Geschäftsleitung oft zu abstrakt. Sinnvoll ist es, sie in geschäftsrelevante Kennzahlen wie Reaktionsfähigkeit, Handlungsgeschwindigkeit der Fachbereiche oder Unternehmenswachstum zu übersetzen.
Die Studie empfiehlt deshalb, nicht einzelne eingesparte Minuten zu benennen, sondern die Bearbeitungszeit zu messen. Wie lange braucht das Team, um eine eingehende Anfrage zu klären? Die gesamte Bearbeitungszeit ist das, was die anderen Teams und die Geschäftsleitung am meisten interessiert. Ergänzend dazu lohnt es sich, die anderen Teams regelmäßig nach Feedback zu fragen: Wie wirken sich die Reaktionsfähigkeit und die Qualität der Beratung auf andere Geschäftsbereiche aus? Weiterhin ist es empfehlenswert, Erfolge systematisch festzuhalten: Welche Aufgaben waren früher nicht im Portfolio? Welche Probleme wurden durch KI entdeckt, die sonst durchgerutscht wären? Wo KI wiederholt weiterhilft, können Teams einfache Vorher-nachher-Vergleiche dokumentieren.
Ergänzend zu diesen Kennzahlen kann die Rechtsabteilung ihre Aufgaben mit Hilfe einer Wertematrix nach strategischem Gewicht, Risikopotential und Stundensätzen ordnen: Die meisten Aufgaben bleiben im Team, während externe Kanzleien vor allem bei komplexen, risikoreichen Mandaten mit hohem strategischem Wert aushelfen. Außerdem sollte die Rechtsabteilung Aufgaben und Projekte identifizieren, die ohne KI nicht zu bewältigen gewesen wären. Diesen sollte sie einen finanziellen Wert zuweisen, der sich nach den vorherigen Outsourcing-Kosten oder den vermiedenen Opportunitätskosten richtet.
