Die Rolle von Digital-Legal-Homes, Automatisierung und KI

In der modernen Rechtswelt wird die effiziente Ver­arbeitung juristischer Daten zunehmend anspruchs­voller. Die Herausforderung liegt nicht nur im schieren Umfang der Informationen, sondern auch in der Vielfalt der Quellen, Formate und der manuellen Verarbeitung, die oft zu Verzögerungen und Fehlern führt. Dieses Problem wird speziell in Deutschland durch den Einsatz unterschiedlicher, oft nicht integrierter Technologien und die häufige Verwendung von physischer Post weiter verschärft. Unternehmen stehen vor der Aufgabe, ihre Prozesse für die Gegenwart zu optimieren und sich auf eine nahtlose digitale Zukunft vorzubereiten.

Aktuelle Situation

Die Verarbeitung juristischer Daten und Informationen ist derzeit nicht digital standardisiert. Manuelle Verarbeitungsschritte dominieren noch immer den Rechtsmarkt, während automatisierte Datenverarbeitung eher selten ist. Der Hauptgrund dafür ist, dass die für die Verarbeitung erforderlichen Daten in der Regel in mehreren Systemen und Datenbanken gespeichert sind und oft noch ­manuell zusammengestellt werden müssen. Darüber hinaus werden viele juristische Informationen noch immer in physischer Papierform per Post oder über das geliebte Faxgerät versandt, was die Unannehmlichkeiten bei der Bearbeitung zusätzlich erhöht.

Eine vielversprechende Zukunft für das beA?

Für eine digitale Zukunft der Rechtsdatenverarbeitung in Deutschland wird die Berücksichtigung des beson­deren elektronischen Anwaltspostfachs (beA) eine wichtige Rolle spielen. Unabhängig davon, ob Juristen von dieser Nachricht begeistert sind oder nicht, wird die nahtlose Inte­gration des beA in digitale Prozesse entscheidend sein, um eine durchgängige Verarbeitung von juristischen Daten in Deutschland zu erreichen. Das beA muss sich erst noch bei Juristen und Anwalts­softwareherstellern durchsetzen, damit diese das besondere elektronische ­Anwaltspostfach in ihre digitalen Rechtslösungen inte­grieren können, um es deren Anwendern zu ermöglichen, zum einen auf beA-Daten und -Nachrichten zuzugreifen und diese für die eigenen juristischen Arbeitsabläufe zu nutzen und zum anderen das beA bei Bedarf als offiziellen Kommunikationskanal zu verwenden.
Generell gilt es, juristische Daten während ihres gesamten Lebenszyklus – von der Erstellung über die Bearbeitung, gemeinsame Nutzung, Unterzeichnung und Analyse bis hin zur Überwachung und Archivierung – stets digital zu halten, ohne beispielsweise beA-Nachrichten zwischendurch auszudrucken. Für einige mag dies absurd oder veraltet klingen, aber die Realität in Deutschland zeigt, dass immer noch viele juristische Daten nicht jederzeit digital standardisiert sind, was zu Ineffizienz, unnötigen Kosten und Verzögerungen führt.

Ein Anfang mit Digital-Legal-Homes

In einer idealen digitalen Welt sollten juristische ­Daten, ins­besondere in Bezug auf Rechtsabteilungen, in ­einem ­sogenannten Digital-Legal-Home als einem ganzheit­lichen System für die Verwaltung von Mandaten, Doku­menten und Verträgen gespeichert und organisiert werden, um eine umfassende digitale Lebensdauer von juristischen Daten zu gewährleisten.

Juristische Dokumente sollten nicht nur aus Gründen der Aufbewahrung gespeichert werden, sondern in ein digi­tales System eingebettet sein. Dieses soll ermög­lichen, kontextbezogene Daten und Informationen mit den Doku­menten zu speichern – seien es Metadaten zu den Dokumenten, wichtige Informationen wie Fristen oder rechtliche Bedingungen innerhalb der Dokumente, die nach automatisierter Extraktion in strukturierten und vor allem auswertbaren Datenfeldern gespeichert werden können, oder Daten zu Fällen, Rechtsgebieten oder Projekten.

Darüber hinaus ist entscheidend, dass diese digitalen ­Legal-Homes verschiedene Sets juristischer Datensätze in Beziehung zueinander oder zu den beteiligten Akteuren setzen, gruppieren und auf vielfältige Weise analysieren können. Schließlich ist es wichtig, dass die Zugänglichkeit von Rechtsdatensätzen detailliert verwaltet werden kann, so dass einerseits vertrauliche Dokumente oder Rechtsdatensätze nur mit bestimmten Akteuren geteilt werden können oder andererseits jeder Rechtsdatensatz einwandfrei mit einer Vielzahl verschiedener interner oder externer Akteure geteilt werden kann.

Digitaler Lebenszyklus

Um zum beA zurückzukehren: Wir können uns ein ­ideales digitales Leben der juristischen Daten in einer Welt digitaler Rechtsdomizile vorstellen. In dieser idealen Welt werden juristische Daten bereits digital, per ­E-Mail oder beA, übermittelt. Diese Aufnahme der juristischen Daten in den digitalen juristischen Haushalt sollte so nahtlos wie möglich und mit wenigen bis gar keinen manuellen Schritten durch den Nutzer erfolgen. Hierfür ist eine Reihe von Automatisierungen und Integrationen zwischen den verschiedenen Systemen erforderlich, wo immer möglich und sinnvoll auch mit Hilfe von künst­licher Intelligenz (KI). Praktisch könnte man das Ergebnis als digitalen juristischen Eingangsassistenten bezeichnen, der auch im Hintergrund eine OCR-Analyse (OCR: ­Optical Character Recognition) durchführen könnte, wenn Dokumente noch nicht maschinenlesbar sind (zum Beispiel, wenn sie ausnahmsweise noch ein letztes Mal, das wirklich letzte Mal, gescannt werden müssen), um eine optimale Datenverarbeitung sicherzustellen.

Kurzer technischer Exkurs

Für diejenigen, die solche Automatisierungen nur nutzen, anstatt sie zu erstellen, könnte es interessant sein zu ­wissen, dass die nahtlose Verbindung verschiedener Systeme untereinander manchmal eine Herausforderung sein kann, da die Integrationen immer nur so gut sein können wie die jeweiligen Technologien, die von den zu integrierenden Systemen verwendet werden. Standardisierte Protokolle, APIs (Application Programming Interfaces) sowie RPA (Robotic Process Automation) spielen hier eine entscheidende Rolle. Zudem sollte nach der Integration ­sichergestellt werden, dass die Daten aus unterschied­lichen Quellen konsistent und aktuell sind und sorgfältig verknüpft und harmonisiert werden, um eine effiziente Verarbeitung und Interpretation der Daten zu ermög­lichen.

Bereit für ein digitales Leben

Um auf unser ideales digitales Leben zurückzukommen: Die juristischen Daten, die durch Automatisierungen in unser digitales juristisches Zuhause gelangen, sind bereits so verarbeitet worden, dass sie im richtigen Zusammenhang gespeichert sind; darüber hinaus wurden potentielle Metadaten gespeichert, wichtige Informationen ex­trahiert und in entsprechenden Datenfeldern gespeichert, mögliche Mahnungen und Fristen wurden registriert. Wenn man so will, könnte man diese automatisierte Verarbeitung der juristischen Daten einer Qualitätskontrolle ­unterziehen, um wirklich sicherzugehen.

Die automatische Verarbeitung juristischer Daten kann unter Umständen viel schneller und präziser als die ­manuelle Verarbeitung erfolgen und damit das Fehler­risiko minimieren. Denn seien wir ehrlich, die wenigsten von uns haben Freude an den repetitiven und administrativen Tätigkeiten der manuellen Dokumentenablage und Dateneingabe, von denen in manuellen Prozessen einige falsch sein oder fehlen könnten. Errare humanum est.
In unserem automatisch aktualisierten digitalen Legal-Home können wir unsere juristischen Daten nun nach ­Belieben verwenden: Wir können sie – auch mit Hilfe ­generativer KI auf datenschutzkonforme Weise – bearbeiten oder verbessern, sie – natürlich – elektronisch signieren, sie analysieren (um hier zukünftige Möglichkeiten zu erforschen, bräuchten wir einen eigenen Artikel), und wir können sie überwachen oder archivieren. Am interessantesten ist jedoch, wenn es um den idealen digitalen Lebenszyklus juristischer Daten geht und um das, was am häufigsten mit ihnen geschieht, ihre gemeinsame Nutzung.

Nachdem wir juristische Daten erfolgreich aufgenommen und automatisiert verarbeitet haben, wäre es da nicht wunderbar, wenn unsere aktuelle Version der uns zur Verfügung stehenden juristischen Daten genauso nahtlos mit anderen Beteiligten geteilt werden könnte? Nach Auswahl des Umfangs der zu teilenden juristischen ­Daten, der Personen, mit denen wir sie teilen möchten, und möglicherweise der gewünschten Nachricht (KI könnte großartige Vorschläge für diese äußerst spannenden E-Mails liefern) würden die ursprüngliche Integration unserer Kommunikationskanäle wie E-Mail oder das geliebte beA automatisch abgerufen und unser Freigabeworkflow fließend ausgeführt. In unserer idealen digitalen Welt würden die empfangenden Interessengruppen das gleiche Maß an ­automatisierter juristischer Datenverarbeitung ­nutzen und ihre juristischen Daten in ebenso ausgefeilten ­digi­talen Legal-Homes pflegen.

Kein Traum: die durchgängige digitale Lebenszeit von Rechtsdaten

Die von uns beschriebene ideale digitale Lebenszeit und die intelligente und automatisierte Verarbeitung juristischer Daten sind keine Science-Fiction. Alle erforderlichen Technologien sind bereits heute vorhanden, und die bestehenden Rechtslösungen werden kontinuierlich angepasst und vor allem miteinander integriert, um ­genau ­diese Arbeitsabläufe des lückenlosen Austauschs von Rechts­daten zu ermöglichen. Dies kann nicht nur zu höherer Effizienz, optimierten Prozessen und Arbeits­abläufen sowie zu einer präziseren und schnelleren Verarbeitung von juristischen Daten führen. Es könnte auch eine grundlegende Veränderung dessen darstellen, wie juristische Daten in Deutschland bearbeitet werden: endlich rein digital (bye-bye Papier). Damit würde eine Grundlage für die Rechtsbranche geschaffen, die nicht nur den heutigen Anforderungen gerecht wird, sondern auch flexibel genug ist, um auf künftige technologische, regulatorische, gesetzliche und verhaltensbezogene Entwicklungen zu reagieren.

Fürsorge für juristische Daten

Wir kümmern uns seit fast 40 Jahren um die Entwicklung von Digital-Legal-Homes für die Rechtsbranche und streben danach, dies auch in den kommenden 40 Jahren fortzusetzen. Wir haben uns immer darum bemüht, den Status quo zu hinterfragen, neue Technologien zu wagen, wenn alle anderen dachten, dass sie nicht durchhalten würden dabei, offizielle, manchmal noch nicht so ­moderne, aber für Juristen notwendige Technologien zu integrieren – immer mit dem Ziel, die besten und sichersten digitalen Rechtsdomizile für deutsche Juristen zu bieten.

Wir glauben, dass Automatisierung, generative KI und ­andere Formen der künstlichen Intelligenz den Wert digitaler juristischer Rechtsdomizile wie Mandats-, ­Dokumenten- und Vertragsmanagementsysteme steigern und sie von bloßen juristischen Datenplattformen zu ­intelligenten juristischen Steuerungszentren umwandeln werden, die juristische Abläufe, juristische Datenverarbeitung, Analysen und Einblicke ermöglichen, die Unter­nehmen unterstützen.

Darüber hinaus sind wir überzeugt, dass Juristen die Chance und die Zeit haben sollten, ihre Expertise zu entfalten, um an maßgeschneiderten juristischen Herausforderungen zu arbeiten, ihre Unternehmen durch pro­aktives Risikomanagement als Business-Enabler zu schützen und, was noch wichtiger ist, zu steuern und eine menschen­zentrierte Führung in den Mittelpunkt des Ganzen zu stellen. Wir kümmern uns um den Rest, damit sie sich auf das konzentrieren können, was sie am besten können: nämlich Rechtsexperten zu sein.