Interne Untersuchungen sind ein unverzichtbares Instrument zur Aufklärung von Complianceverstößen in einem Unternehmen. Im Zentrum steht dabei die Befragung von Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen.
Spezialgesetzliche Rahmenbedingungen sind bislang nicht geschaffen worden – die letzten Kodifizierungsbestrebungen durch das Verbandssanktionengesetz sind im Gesetzgebungsprozess gescheitert. Umso schwieriger ist es für Arbeitgeber, arbeitsrechtliche „Fallstricke“ zu vermeiden.
Hinzu kommt, dass die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats bei internen Untersuchungen gewahrt werden müssen. Wird der Betriebsrat erst aus Anlass einer konkreten Untersuchung eingebunden, sind Streitigkeiten und Verzögerungen zu befürchten. Die klare Empfehlung für größere Unternehmen daher: der Abschluss einer Rahmenbetriebsvereinbarung (RBV) zu internen Untersuchungen.
Dieser Beitrag soll Arbeitgebern einen Überblick über interne Untersuchungen ermöglichen und aufzeigen, wie eine etwaige RBV ausgestaltet werden kann.
Pflicht zur Teilnahme und Auskunft
Arbeitnehmer trifft grundsätzlich eine arbeitsvertragliche Pflicht zur Teilnahme an einer internen Untersuchung und zur wahrheitsgemäßen Beantwortung der in diesem Rahmen gestellten Fragen. Die Auskunftspflicht folgt dabei aus §§ 675, 666 BGB sowie aus arbeitsrechtlichen Nebenpflichten nach § 241 Abs. 2 BGB und dem Weisungsrecht des Arbeitgebers nach § 106 Gewerbeordnung (GewO).
Eine Verweigerung der Teilnahme oder eine Falschauskunft können arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen und im Einzelfall sogar eine Kündigung rechtfertigen.
Es ist jedoch zu beachten, dass Arbeitnehmer bei wahrheitsgemäßer Aussage Gefahr laufen können, sich selbst zu belasten. Ob Arbeitnehmern in diesen Fällen ein Aussageverweigerungsrecht zusteht, ist höchstrichterlich ungeklärt, in der Literatur und in der instanzgerichtlichen Rechtsprechung jedoch anerkannt. Eine Grenze ist der Auskunftspflicht wohl zu setzen, wenn Arbeitnehmer sich bei wahrheitsgemäßen Angaben strafrechtlich belasten könnten. Ob ein Auskunftsrecht auch unterhalb der Strafbarkeitsschwelle besteht, ist offen und wird von den Umständen des Einzelfalls – insbesondere der Frage, ob die wahrheitsgemäße Beantwortung der Fragen eine übermäßige Belastung für den Arbeitnehmer darstellt – abhängen.
Arbeitgebern ist daher zu raten, von einem Auskunftsverweigerungsrecht jedenfalls beim Verdacht von Straftaten und Ordnungswidrigkeiten auszugehen und die Arbeitnehmer hierüber auch zu belehren. Erfolgt keine entsprechende Belehrung, besteht ein hohes Risiko, dass die durch Arbeitnehmer gemachten Angaben – etwa in einem sich anschließenden Kündigungsschutzprozess – nicht verwertet werden können. In einer Belehrung sollten Arbeitnehmer vor ihrer Befragung neben dem Auskunftsverweigerungsrecht darauf hingewiesen werden, dass ihre Auskünfte in einem Straf- oder arbeitsgerichtlichen Verfahren gegen sie verwendet werden können.
Zu Dokumentationszwecken empfiehlt es sich zudem, Befragungen jeweils durch zwei Personen durchzuführen, dabei ein Protokoll zu erstellen und dieses durch den Arbeitnehmer gegenzeichnen zu lassen.
Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats
Mitbestimmungstatbestände
Sofern ein Betriebsrat besteht, sind bei internen Untersuchungen auch dessen etwaige Mitbestimmungsrechte zu beachten. Zwar besteht kein allgemeines Beteiligungsrecht des Betriebsrats bei internen Untersuchungen, allerdings kommen im Einzelfall verschiedene Mitbestimmungsrechte in Betracht:
§ 87 Abs. 1 Nr. 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) eröffnet ein Mitbestimmungsrecht bei der „Festlegung von Ordnung und Verhalten im Betrieb“. Hierzu zählt in der Regel auch die Befragung von Arbeitnehmern im Zusammenhang mit Fehlverhalten. Etwas anderes gilt lediglich dann, wenn der aufzuklärende Sachverhalt allein das Arbeitsverhalten der Arbeitnehmer betrifft und keinen kollektiven Bezug aufweist.
Sofern bei der Erfassung oder Auswertung von arbeitnehmerseitigen Informationen technische Einrichtungen verwendet werden, ist an ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG zu denken. In diesem Fall muss der Arbeitgeber den Betriebsrat rechtzeitig und umfassend über den Einsatz der Software informieren und mit ihm die Modalitäten der Datenerfassung und -verarbeitung festlegen. Zudem muss der Datenschutz der betroffenen Arbeitnehmer gewahrt bleiben, und die erfassten Daten dürfen nicht in unzulässiger Weise verwendet werden. Im Ergebnis wird bei digitalisierten Betriebsabläufen bei nahezu jeder personenbezogenen Datenverarbeitung der Mitbestimmungstatbestand von § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG eröffnet sein.
Wenn die Befragung einer Vielzahl von Arbeitnehmern im Rahmen der internen Untersuchung mittels des Einsatzes standardisierter Fragebögen durchgeführt werden soll, kommt außerdem ein Mitbestimmungsrecht nach § 94 Abs. 1 BetrVG in Betracht. Dieses Mitbestimmungsrecht entsteht, wenn in den Fragebögen auch Informationen über persönliche Verhältnisse, Kenntnisse und Fertigkeiten der Arbeitnehmer erhoben werden.
Kommt es zu keiner Einigung mit dem Betriebsrat, entscheidet die Einigungsstelle.
Rahmenbetriebsvereinbarung
Besteht der Verdacht eines Fehlverhaltens, ist Eile geboten: Zum einen muss weiterer Schaden vom Unternehmen abgewendet werden, zum anderen kann bereits eine nur verzögerte Aufklärung dazu führen, dass außerordentliche Kündigungen wegen des Ablaufs der Zweiwochenfrist nicht mehr möglich sind. Es ist daher regelmäßig von entscheidender Bedeutung, dass eine interne Untersuchung so schnell wie möglich durchgeführt werden kann.
Liegt mit dem Betriebsrat keine diesbezügliche Vereinbarung vor, können dessen Mitbestimmungsrechte zu einer erheblichen Verzögerung der Untersuchung führen. In der Praxis empfiehlt es sich daher jedenfalls in größeren Unternehmen, eine RBV für interne Untersuchungen abzuschließen.
Folgende Regelungsaspekte sind hierbei empfehlenswert:
- Zustimmung des Betriebsrats zu internen Untersuchungen bei entsprechendem Anlass: Der Anlass sollte hier weit und lediglich beispielhaft gefasst werden (etwa: Verdacht von Straftaten; Verdacht von Complianceverstößen)
- Kriterien für die Entscheidung des Arbeitgebers über das „Ob“ der Einleitung einer internen Untersuchung (etwa Inhalt und Plausibilität des Verdachts; Bedeutung insbesondere für die Rechtsgüter Dritter sowie für die Außenwirkung; Glaubwürdigkeit des Hinweises und Prävention)
- Festlegung von Untersuchungsgrundsätzen, wie insbesondere Verhältnismäßigkeit nach Maßgabe des vermuteten Complianceverstoßes und Verschwiegenheit
- Zustimmung des Betriebsrats zu verschiedenen Modalitäten der Untersuchung bzw. zum „Wie“ der Untersuchung, beispielsweise: Interview (in persona/virtuell; Begleitpersonen des Arbeitnehmers; Einladungsfristen; Teilnehmer auf Seiten des Arbeitgebers) und/oder E-Mail-Kontrollen bei rein betrieblich genutzten E-Mail-Systemen
- Unterrichtungspflichten gegenüber dem Betriebsrat vor Einleitung einer konkreten Maßnahme mit Ausnahmeregelungen für Fälle besonderer Dringlichkeit (etwa wegen Verdunkelungsgefahr)
- Festlegung, wie die Untersuchung im konkreten Einzelfall durchgeführt wird:
Arbeitgebern wird daran gelegen sein, sich einen möglichst weiten Entscheidungsspielraum einräumen zu lassen. In der Rechtsprechung ist jedoch anerkannt, dass ein solcher Entscheidungsspielraum des Arbeitgebers nicht so weit reichen darf, dass dem Arbeitgeber eine Alleinentscheidung über einen Mitbestimmungstatbestand generell übertragen wird; die Substanz des Mitbestimmungsrechts darf nicht beeinträchtigt werden. Um dieses Spannungsverhältnis aufzulösen, sind denkbare Rahmenbedingungen abzustecken, innerhalb derer ein Arbeitgeber allein Entscheidungen zu den Modalitäten der konkreten Untersuchung treffen darf. So kann in der RBV etwa festgelegt werden, anhand welcher Kriterien der Arbeitgeber seine Entscheidung zu treffen hat. Alternativ kann ein sogenanntes Entscheidungsgremium implementiert werden, das derartige Entscheidungen im Fall einer konkreten Untersuchung kurzfristig trifft. - Regelungen zur Wahrung datenschutzrechtlicher Vorgaben:
Wird etwa Art. 88 Abs. 2 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) oder § 75 Abs. 2 Satz 1 BetrVG verletzt, ist die RBV unwirksam. Arbeitgeber und Betriebsrat sollten daher davon absehen, besonders umfassende Datenerhebungsvorgänge pauschal vorzusehen (etwa umfassende Auswertung von E-Mail-Postfächern oder Videoaufzeichnungen). Vielmehr sollte festgelegt werden, dass eine Entscheidung über die Datenerhebung – unter Einbindung des Datenschutzbeauftragten – durch den Arbeitgeber oder durch ein entsprechendes Gremium anhand der Einzelfallumstände getroffen wird.
Sorgfältig geprüft werden sollte zudem, mit welchem Gremium der Arbeitgeber die RBV abschließt. Grundsätzlich besteht insoweit eine Primärzuständigkeit des örtlichen Betriebsrats, Gesamt- und Konzernbetriebsrat sind nur unter den gesetzlichen Voraussetzungen der §§ 50 Abs. 1, 58 Abs. 2 BetrVG zuständig. Zu beachten ist aber, dass zu untersuchende Vorgänge sich oftmals gerade nicht auf den einzelnen Betrieb beschränken und dementsprechend auch nur betriebsübergreifend aufgeklärt werden können. Um hier Risiken zu vermeiden, kann es sich anbieten, eine RBV mit dem Gesamtbetriebsrat zu vereinbaren, die sodann von den örtlichen Betriebsräten mittels lokaler Betriebsvereinbarung übernommen wird. Alternativ kommt auch eine (vorsorgliche) Delegation der örtlichen Betriebsräte auf den Gesamtbetriebsrat in Betracht, vgl. § 50 Abs. 2 BetrVG.
Fazit
Das Fehlen spezialgesetzlicher Rahmenbedingungen für Arbeitnehmerbefragungen im Rahmen von internen Untersuchungen stellt Arbeitgeber vor Herausforderungen.
Die arbeitsrechtlichen Fragestellungen, die bei solchen Untersuchungen aufgeworfen werden, sind vielfältiger Natur und sollten bei der Planung und Durchführung zwingend beachtet werden. Insbesondere müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass die Aussagen der Arbeitnehmer später gerichtsfest verwertbar sind.
Zu bedenken sind auch etwaige Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats. Eine im Vorfeld abgeschlossene RBV kann helfen, innerbetriebliche Verzögerungen und Spannungen zu vermeiden, den Datenschutz zu wahren und die Zusammenarbeit mit den betroffenen Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen zu fördern.