Es ist kein Geheimnis, dass wir in wirtschaftlich schwierigen Zeiten leben. Unabhängig von Branche und Standort lautet das Motto überall „Doing more with less“.
Deutschland bildet dabei keine Ausnahme. „Wir sind gegenwärtig in einer großen Zeit des Umbruchs“, verkündete Bundeskanzler Olaf Scholz im Frühjahr nach einer Kabinettsversammlung auf Schloss Meseberg. Die Invasion in die Ukraine hat die Abhängigkeit Deutschlands von russischer Energie stark beeinflusst und Investitionen sowie Ausgaben eingeschränkt, da die Stromkosten in die Höhe schnellen und die Inflation auf den höchsten Stand seit 73 Jahren gestiegen ist. Deutschland steht vor großen Herausforderungen, wie der Stabilisierung der inländischen Energieversorgung, der Gestaltung einer zukunftsorientierten Außenpolitik und der Förderung des gesellschaftlichen Zusammenhalts in Kriegszeiten. Diese Turbulenzen sind, so Scholz, „das neue Deutschland-Tempo“ und machen sich in allen Bereichen des Geschäftslebens bemerkbar – einschließlich der Rechtsabteilungen der Unternehmen.
Der „2023 Enterprise Legal Reputation Report“ (ELR, siehe hier) – eine länderübergreifende Studie im Auftrag von Onit, die im Jahresvergleich Veränderungen in der Wahrnehmung von 4.000 Unternehmensmitarbeitern und 500 Unternehmensjuristen aus Deutschland, Frankreich, Großbritannien und den USA hinsichtlich ihrer Interaktionen untereinander untersucht – berichtet von einer steigenden Nachfrage nach mehr Schnelligkeit, Flexibilität und Effizienz aufgrund des verstärkten Drucks, dem Unternehmen in dieser unsicheren makroökonomischen Zeit ausgesetzt sind.
Obwohl ein Großteil der befragten deutschen Angestellten (77%) die Rechtsabteilung als vertrauenswürdige Schutzinstanz des Unternehmens wahrnimmt, sind weniger als ein Viertel (24%) der Meinung, dass die Rechtsabteilung ein guter Geschäftspartner ist. Außerdem betrachtet nur jeder dritte Mitarbeiter (35%) in Deutschland die Rechtsabteilung als effizient, was im Vergleich zum Vorjahresbericht (siehe hier) einen Rückgang um 15% bedeutet. Dies wird häufig darauf zurückgeführt, dass die Rechtsabteilung als bürokratisch wahrgenommen wird (von 36% der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen so angegeben), sowie auf den Eindruck, dass sie die Mitarbeiter ausbremse (32%) und dass es ihr an Transparenz und Reaktionsfähigkeit mangele (30%). Aus den gleichen Gründen räumen fast alle Juristen – erstaunliche 94% – ein, dass sie sich dessen bewusst sind, dass ihre Abteilung zumindest gelegentlich von internen Mandanten umgangen wird.
Der ELR-Report zeigt deutlich, dass sich die Rechtsabteilung an einem wichtigen Scheidepunkt befindet. Ihre Rolle beschränkt sich nicht nur auf die der beratenden juristischen Instanz, sondern sie kann sich auch positiv und proaktiv in das Unternehmen einbringen. Das kann in Form einer Erhöhung der Wertschöpfung, einer Steigerung der operativen Effizienz sowie durch die Förderung einer positiven Unternehmenskultur – selbst in wirtschaftlich herausfordernden Zeiten – geschehen.
Das PPT-Modell im Rechtswesen: Die Wechselwirkung von Menschen, Prozessen und Technologie
In den vergangenen Jahren haben Unternehmen vermehrt ein lang etabliertes Geschäftsmodell übernommen, das die Verbindung von Menschen, Prozessen und Technologie (bekannt als „People, Process und Technology“- bzw. PPT-Framework) zum Ziel hat. Das PPT-Framework ist entwickelt worden, um die Wechselwirkung zwischen diesen drei Elementen und ihre gemeinsame Rolle bei der Optimierung von Geschäftsabläufen zu verstehen, und hat zahlreiche Disziplinen revolutioniert. Menschen spielen eine wichtige Rolle, indem sie Fachwissen bereitstellen, während Prozesse dafür sorgen, dass die Arbeit zielgerichtet und skalierbar durchgeführt wird. Technologie unterstützt wiederum Menschen dabei, Prozesse zu optimieren und voranzutreiben.
Während alle drei Faktoren für das Wachstum und den Erfolg eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung sind, zeigt der ELR-Bericht auf, dass die Qualität der Interaktionen zwischen internen Mandanten und der Rechtsabteilung in jeder Funktion seit dem vergangenen Jahr erheblich gesunken ist. Insbesondere die umsatzwirksamen Abteilungen wie Vertrieb und Marketing sind davon betroffen: In Deutschland sind deutliche Rückgänge von 29% und 35% in der Qualität der Zusammenarbeit zwischen der Rechtsabteilung und dem Vertrieb beziehungsweise Marketing festgestellt worden. Zusätzlich berichten acht von zehn (82%) Inhouse-Juristen von einer Verschlechterung der Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens. Fast die Hälfte (46%) der Befragten ist der Meinung, dass ihre internen Mandanten die Prozesse der Rechtsabteilung als übermäßig kompliziert empfinden.
Die Rechtsabteilung hat das Potential, in vielerlei Hinsicht zum Wachstum des Unternehmens beizutragen. Durch die Implementierung des PPT-Frameworks bieten sich den Inhouse-Rechtsabteilungen Möglichkeiten, ihre Kollaboration zu verbessern, ihre Wertschätzung zu steigern und ihr Image von einer reinen Backoffice-Funktion zu einem sichtbaren und effizienten Treiber des Geschäftserfolgs umzugestalten. Die Antwort auf die Frage, wie dies erreicht werden kann, liegt im dritten Element des PPT-Frameworks: der Technologie.
Die Synergie zwischen Menschen und Prozessen – ein Case für die Legal-Tech-Transformation
Technologie ist mehr als nur eine Sammlung komplexer und spannender Werkzeuge. Sie fungiert als Katalysator für Fortschritt, indem sie die Zusammenarbeit und Modernisierung fördert.
Unternehmen, die in moderne und auf Automatisierung, künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen gestützte Technologien investieren und diese auch optimal nutzen, haben sich als überlegen erwiesen, insbesondere in wirtschaftlich turbulenten Zeiten. Tatsächlich ist die Automatisierung von Arbeitsabläufen laut dem ELR-Bericht die oberste Priorität deutscher Rechtsabteilungen für das Jahr 2023.
Die neuesten Innovationen im Bereich Enterprise-Legal-Management (ELM) bieten umfassende, konfigurierbare und bewährte End-to-End-Lösungen für das professionelle Legal-Management. Diese Innovationen gehen über isolierte Anwendungen für das Legal-Matter-Management oder Legal-Spend-Management hinaus. Mit einer ELM-Plattform haben Unternehmen eine zentrale Datenquelle, eine „Single Source of Truth“, heruntergebrochen bis auf Matter- und Dokumentenebene. Dadurch ergeben sich zahlreiche Vorteile, wie etwa Zeitersparnis, Fehler- und Risikoreduzierung und optimierte, flexible interne Arbeitsabläufe. Die Plattform beseitigt die Notwendigkeit, Daten aus verschiedenen Systemen zusammenzuführen, ermöglicht eine nahtlose Integration mit vorhandener Unternehmenssoftware und unterstützt die grenzübergreifende Zusammenarbeit in verschiedenen Sprachen. Zudem bietet sie spezifische Währungs-, Regulierungs- und Steuerfunktionen, die den Anforderungen des europäischen Marktes gerecht werden.
Die Legal-Spend-Management-Funktionalitäten einer ELM-Plattform bieten der Rechtsabteilung außerdem einen zentralisierten und sicheren Zugriff auf alle Kanzleirechnungsdaten. Durch die Verwendung juristischer Kodierungsstandards können detaillierte Informationen über Timekeeper und abgerechnete Tätigkeiten erfasst werden. Dadurch lassen sich nicht nur sofortige Kosteneinsparungen identifizieren, es werden auch datengestützte Erkenntnisse gewonnen und leistungsstarke Analysen für Kennzahlen erstellt, die die Entscheidungsfindung für künftige Strategien verbessern. Angesichts der Tatsache, dass nur 39% der befragten deutschen Unternehmensjuristen angeben, den Wert oder den Return on Investment (ROI) externer Rechtsberatung effektiv messen zu können, ist es an der Zeit, solche Technologien einzusetzen und Prozesse zu optimieren.
Doch während Deutschland im vergangenen Jahr den größten Anstieg und Zuwachs im Technologiebudget erwartete, gab es in diesem Jahr einen drastischen Rückgang: Nur zwei von fünf (44%) der juristischen Befragten glauben, dass die Budgets steigen werden – ein Rückgang um 40 Prozentpunkte seit dem ELR-Bericht von 2022. Die Ergebnisse zeigen, dass drei von zehn (30%) Rechtsabteilungen den Eindruck haben, einen aussichtslosen Kampf zu führen, die einen Mangel an Unterstützung durch die Führungsebene belegen.
Angesichts der gegenwärtigen Wirtschaftslage, in der der Fokus auf Gewinnmaximierung liegt, ist es nachvollziehbar, dass die Budgets für Technologien, die möglicherweise nur als „nice to have“ erscheinen, gesunken sind. Aber in einem globalen Umfeld, das von schwankenden Zinssätzen, inflatorischen Risiken und geopolitischen Konflikten geprägt ist, kann die digitale Transformation Türen zu einer steigenden Effizienz öffnen, die für eine schnellere Umsatzerzielung erforderlich ist – sowohl für Rechtsabteilungen als auch für das gesamte Unternehmen.
Die Rechtsabteilung als Businessdriver
In einer Welt, in der digitale Innovationen rapide zunehmen, gewinnt paradoxerweise die zwischenmenschliche Beziehung immer mehr an Bedeutung, insbesondere als Möglichkeit zur Anpassung an Krisen und zur Entwicklung von Resilienz. Und es ist das PPT-Framework – optimale Interaktion zwischen Menschen, Effizienzsteigerung in Prozessen und Integration moderner Technologie –, das erfolgreiche Rechtsabteilungen von übergangenen „Backoffice-Abteilungen“ unterscheiden wird.
Einige Unternehmensrechtsabteilungen haben sich diese ganzheitliche Vision bereits zu eigen gemacht und behaupten sich erfolgreich in dieser wirtschaftlich herausfordernden Lage. Viele andere hingegen tun dies nicht. Dies könnte auf Widerstand gegenüber Veränderungen, auf mangelndes Bewusstsein für die Notwendigkeit oder auf Behinderungen durch bürokratische Strukturen, Führungsteams oder durch die Unternehmenskultur zurückzuführen sein.
Jedoch ist es eigentlich ganz einfach: Die Rechtsabteilung hat die Möglichkeit, die Initiative zu übernehmen und sich über ihre beratende Funktion hinaus zu einem treibenden Faktor für die Wertschöpfung und zu einem strategischen Partner für das Unternehmen zu entwickeln. Die Zukunft der Rechtsabteilungen hängt von ihrer Bereitschaft ab, sichtbarer, interaktiver und effizienter zu werden und sich zu einem Businesspartner für die Zukunft zu entwickeln.
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