Compliance & Internal Investigation

Zur Task Force und ihren ersten Vorhaben

Es kommt nicht von ungefähr, dass sich in dieser Task Force bereits jetzt nicht weniger als 15 Kanzleien aktiv engagieren. Die unter diesem Motto zu behandelnden Einzelthemen wären in ihrer Gesamtheit zu vielfältig und zahlreich. Deshalb hat sich die Task Force des BWD kurz nach ihrer Gründung Anfang 2024 dazu entschieden, sich einem besonders brisanten und aktuellen Thema zu widmen: den nach wie vor weitestgehend im rechtsfreien Raum stattfindenden Internal Investigations! Nach einer ersten Kennenlern- und Auftaktveranstaltung im Februar 2024 wurde jetzt sowohl in thematischer als auch in zeitlicher Hinsicht ein klarer und strukturierter Fahrplan entwickelt. Was wollen wir erreichen? Nicht mehr, aber auch nicht weniger, als mit der in dieser Task Force gebündelten Fachkompetenz Standards für Internal Investigations und darüber hinaus in diesem bislang gesetzlich weitestgehend ungeregelten Bereich Vorschläge und Anregungen für den Gesetzgeber zu entwickeln. Man kann dieses Vorgehen wohl bereits jetzt schon als generellen „BWD-Style“ bezeichnen.

Rolle der Unternehmen, ihrer Organe und involvierten Fachabteilungen

Gerade in diesem, Unternehmen oftmals in ihren Grundfesten erschütternden Bereich geht es auch darum, diese in die entsprechenden Arbeiten frühzeitig einzubeziehen. Denn das Thema „Internal Investigations“ stellt die Unternehmen, dort namentlich deren Organe sowie die betroffenen Fachabteilungen, vor besondere Herausforderungen sowie verschiedenste denkbare Interessenkonflikte, die es zu bewältigen gilt. Nur unter Berücksichtigung auch dieser unternehmensseitigen, spezifischen Positionierung im Zusammenhang mit der Durchführung von Internal Investigations ist es aus unserer Sicht möglich, adäquate Standards zu entwickeln. Umso erfreulicher ist es, dass bereits der ­erste Chief Compliance Officer eines großen Unternehmens Interesse an der Mitarbeit in der Task Force bekundet hat. Für die gesamte Task Force kann ich nur betonen, dass wir zur Verwirklichung der Zielsetzung, möglichst ­optimale Standards zu entwickeln, an der Zusammenarbeit mit weiteren Unternehmensrepräsentanten interessiert sind.

• Erster Themenaufriss betreffend Internal ­Investigations
• Um in thematischer Hinsicht ein wenig den Spannungs­bogen aufzuzeigen, den wir bearbeiten und bewältigen wollen, führen wir an dieser Stelle nur einige exemplarische Schlagwörter auf:
• Rolle(n) des Anwalts im Zuge der Durchführung von ­Internal Investigations und daraus resultierende berufsrechtliche Aspekte und Risiken
• haftungs- und strafrechtliche Risiken im Zusammenhang mit der Durchführung von Internal Investigations
• Ablauf und Gestaltung interner Ermittlungen – ins­besondere auch mit Blickrichtung auf Befragungen, ­namentlich von Mitarbeitenden
• generelle Frage der Beschlagnahmefreiheit von Unter­lagen und Ermittlungsberichten von in diesem Zusammenhang eingeschalteten Anwälten
• Präsentation oder sogar Veröffentlichung einschlägiger Ermittlungsberichte versus Äußerungs-, Datenschutz- und Archivrecht
• Whistleblowingsysteme und interne Ermittlungen
• Öffentliches Recht und Internal Investigations – beide Bereiche können voneinander lernen!
• Klärung der diversen Rollen, die Anwälte im Verhältnis zum betroffenen Unternehmen, seinen Organen und den dort involvierten Fachabteilungen einnehmen
• Klärung der Rollen von Anwälten und Wirtschaftsprüfern im Zusammenhang mit Internal Investigations
• Beschreibung von Schnittstellen und Aufgabenabgrenzungen aller denkbaren Beteiligten
• Definition der verschiedenen Formen der Zusammen­arbeit von Anwälten mit Fachabteilungen betroffener Unternehmen (insbesondere Compliance/Recht)
• Erarbeitung erster Best-practice-Standards für verschiedene denkbare Fallkonstellationen
• Auswirkungen des verfassungsrechtlich verankerten Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit auf Compliancemaßnahmen, und in diesem Kontext insbesondere mit Blick auf die Gestaltung von Internal Investigations
• etc. etc.

Heterogene Zusammensetzung der Task Force – ein Erfolgsgarant

Die Task Force setzt sich erfreulicherweise aus Anwältinnen und Anwälten zusammen, die einerseits Internal Investigations primär aus Sicht betroffener Organmitglieder und/oder Mitarbeitender und andererseits strikt aus der Sicht der für das Unternehmen unabhängig ermittelnden Anwälte betrachten. Daneben gibt es auch Mitglieder der Task Force, die auf beiden insoweit in Betracht kommenden und mit unterschiedlichen Interessen agierenden Seiten tätig waren und sind. Durch die Einbindung der Unternehmen und ihrer spezifischen Interessen wird schließlich gewährleistet, dass sämtliche Interessengruppen ihre jeweilige besondere Sicht mit Blick auf Forderungen an den ­Gesetzgeber, aber auch in Hinblick auf die Formulierung von Standards für Internal Investigations zu Wort kommen und damit ein möglichst umfassender Gedankenaustausch und Diskurs erfolgen kann. Es wird daher die besonders spannende Aufgabe dieser Task Force sein, im Wege des ­offenen Austauschs die jeweiligen Interessen nicht nur zu berücksichtigen, sondern am Ende in der Form einer für alle tragbaren Lösung zu vereinen. Ein wahrlich sportliches Ziel, aber bereits aufgrund der bisher erlebten Offenheit des Gedankenaustauschs der Mitglieder dieser Task Force wird dies gelingen. Um es mit den Worten eines Task-Force-Mitglieds noch etwas prägnanter zu sagen: „Das wird was!“

Nur die Harten kommen in den Garten! – der sportliche Zeitplan

Bereits anlässlich der zweiten Sitzung der Task Force im April konnten die Mitglieder übereinstimmend einen ­ambitionierten Zeitplan festlegen. Dieser sieht ­insbesondere vor, dass die Task Force bereits Ende Oktober/Anfang ­November in der Lage sein wird, erste Vorschläge und ­Anregungen für den Gesetzgeber und Eckpunkte für einen Standard zu Internal Investigations zu präsentieren. Auch dies entspricht dem BWD-Spirit, ist aber auch der höchst professionellen und ambitionierten Herangehensweise der Mitglieder der Task Force an die vorstehend beschriebenen ersten Aufgaben zu verdanken. Das Motto auch dieser Task Force ist und bleibt: „Packen wir es gemeinsam an!“

Bisherige Mitglieder der Task Force

Es freut mich sehr, dass bis jetzt schon folgende Anwältinnen/Anwälte sich bereit erklärt haben, an dieser spannenden Aufgabe mit Enthusiasmus mitzuwirken und das auch bereits eindrucksvoll unter Beweis gestellt haben: Tobias Abersfelder, Hamburg; Elisabeth Baier, Berlin; Björn ­Bastian Boerger, Berlin; Axel Boysen, Frankfurt; Susana Campos Nave, Berlin; Philipp Engelhoven, Hamburg; ­Theresa Friedrich, Frankfurt; Nata Gladstein, München; Klaus Herrmann, Potsdam; Christian Kokew, München; Charlotte Kulenkampff, Hamburg; Dr. Philippe Litzka, München; Michael Ott, Frankfurt; Hanja Rebell-Houben, Mannheim; Charlotte Salathé, Frankfurt; Konrad Schmidt, Mannheim; Susanne Stauder, Düsseldorf; Michael Tsambikakis, Köln; Frank Wegmann, München.

Ein letzter persönlicher Schlussgedanke

Es würde meine Kollegen von WSW und mich sehr freuen, wenn wir mit dieser kurzen Beschreibung der Tätigkeit der Task Force „Compliance & Internal Investigations“ nicht nur einige weitere Unternehmensrepräsentanten, sondern auch noch die ein oder andere BWD-Mitgliedskanzlei für dieses Projekt begeistern könnten. Denn die hier beschriebene Thematik und die Suche nach einer vernünftigen ­Lösung aller insoweit bestehenden Rechtsfragen und Pro­blemstellungen sowie die offene Diskussion hierüber sind spätestens seit 2006 eine weit über meine anwaltliche Tätigkeit hinausgehende Herzensangelegenheit. Es ist und bleibt sicher auch eine tolle Erfahrung für mich, wie es den ­Machern des BWD gelungen ist, einen derartig offenen Austausch zwischen vermeintlich konkurrierenden Kanzleien sowie der Unternehmens-, und damit auch Mandantenseite, zu ermöglichen. Auch dafür herzlichen Dank!