Am 06.06.2023 ist die neue EU-Entgelttransparenzrichtlinie 2023/970 (RL) in Kraft getreten (siehe hier). Sie hat zum Ziel, den Gender Pay Gap zu schließen. Die RL sieht hierzu strengere, teils völlig neue Regularien vor, die deutlich über das 2017 in Kraft getretene Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG) hinausgehen. Der deutsche Gesetzgeber muss diese bis zum 07.06.2026 in deutsches Recht umsetzen.
Der Beitrag gibt einen Ausblick auf zukünftige Vergütungsanforderungen und zeigt, was Unternehmen – aus Complianceperspektive – zeitnah ändern müssen.
Objektives, geschlechtsneutrales Entgeltsystem
Jegliche Entgeltdiskriminierung aufgrund des Geschlechts soll ausgeschlossen werden. Daher müssen alle Unternehmen zukünftig über eine Vergütungsstruktur verfügen, die ein gleiches Entgelt bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit gewährleistet. Es muss anhand objektiver, geschlechtsneutraler und mit gegebenenfalls vorhandenen Arbeitnehmervertretungen vereinbarter Kriterien beurteilt werden können, ob sich Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen hinsichtlich des Wertes ihrer Arbeit in einer vergleichbaren Situation befinden. Die Kriterien dürfen weder unmittelbar noch mittelbar im Zusammenhang mit dem Geschlecht stehen.
Die Richtlinie nennt vier Kriterien, die größenunabhängig für alle Unternehmen gelten: Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen. Die Challenge für Unternehmen liegt darin, dass die für eine Stelle geltenden Kriterien nicht bloß zu benennen, sondern auch im Verhältnis zueinander zu gewichten sind.
Wichtig ist, dass Arbeitsgerichte die RL-Vorgaben schon heute berücksichtigen. So entschied das Bundesarbeitsgericht (BAG), dass das „Verhandlungsgeschick“ eines männlichen Bewerbers kein objektives, geschlechtsneutrales Kriterium darstellt, das eine im Geschlechtervergleich höhere Vergütung rechtfertige (BAG, Urteil vom 16.02.2023 – 8 AZR 450/21). Jüngst sprach das Landesarbeitsgericht (LAG) Baden-Württemberg einer Arbeitnehmerin eine höhere Vergütung zu, da das Unternehmen die konkrete Gewichtung der Vergütungskriterien zueinander im Prozess nicht darlegen konnte (LAG, Urteil vom 19.06.2024 – 4 Sa 26/23).
Entgelttransparenz schon vor Beginn der Beschäftigung
Das EntgTranspG greift für Beschäftige erst ab Beschäftigungsbeginn. Die RL fordert indes, dass bereits Bewerber in die Lage versetzt werden, „fundierte und transparente“ Gehaltsverhandlungen führen zu können. Unternehmen sind daher unabhängig von ihrer Größe verpflichtet, Bewerbern „rechtzeitig“ Informationen über das Einstiegsgehalt für die betreffende Stelle oder dessen Spanne sowie gegebenenfalls über die einschlägigen Bestimmungen eines anwendbaren Tarifvertrags bereitzustellen – und damit vor Unterschrift des Arbeitsvertrags (z.B. in der Stellenausschreibung). Auch wenn viele Detailfragen derzeit noch offen sind, werden Recruitingprozesse anzupassen sein. Zudem ist es zukünftig unzulässig, Bewerber und Bewerberinnen nach ihrer Entgeltentwicklung im laufenden oder in früheren Beschäftigungsverhältnissen zu befragen.
Entgelttransparenz im laufenden Arbeitsverhältnis
Künftig müssen Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten ihre Mitarbeitenden erstmals von sich aus „in leicht zugänglicher Weise“ darüber informieren, welche Kriterien für die Festlegung ihres Entgelts, ihrer Entgelthöhen und ihrer Entgeltentwicklung verwendet werden. Die Kriterien müssen objektiv und geschlechtsneutral sein.
Zudem werden die Auskunftsrechte von Mitarbeitenden deutlich ausgeprägt. Bisher sind lediglich Unternehmen mit mindestens 200 Arbeitnehmern verpflichtet, Auskünfte über die Entgeltkriterien bloß auf proaktive Anfrage eines Mitarbeitenden zu erteilen. Vor Ablauf von zwei Jahren darf grundsätzlich nicht erneut Auskunft verlangt werden.
Der Auskunftsinhalt wird ferner nicht mehr auf das individuelle Entgelt beschränkt. Er umfasst die – nach der RL „schriftliche“ – Information über die Kriterien zur Festlegung des Entgelts für alle Mitarbeitenden. Dies bedeutet konkret derjenigen Vergleichsgruppe, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichtet, jeweils aufgeschlüsselt nach Geschlecht. Während das EntgTranspG auf den Median abstellt, sind zukünftig aussagekräftigere Durchschnittswerte anzugeben. Unternehmen müssen die Auskünfte fristgerecht binnen zwei Monaten ab Antragstellung zur Verfügung stellen. Ferner müssen sie ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen einmal jährlich auf den Auskunftsanspruch und die einzulegenden Schritte hinweisen.
Berichtspflichten
Die scharfe Regulatorik der RL wird bei den Berichtspflichten augenscheinlich. So wird die Schwelle der berichtspflichtigen Unternehmen – zwar mit Übergangsfristen – auf eine Mindestgröße von lediglich 100 Mitarbeitenden deutlich abgesenkt. Das EntgTranspG sieht bislang eine Berichtspflicht für private Unternehmen erst mit in der Regel mehr als 500 Mitarbeitenden vor, wenn sie handelsrechtlich verpflichtet sind, einen Lagebericht zu erstellen.
Die Berichtspflichten werden auch inhaltlich signifikant erweitert. Derzeit ist lediglich über Maßnahmen zur Förderung der Gleichstellung und zur Herstellung von Entgeltgleichheit zu informieren. Zukünftig sind detaillierte geschlechterspezifische Erhebungen obligatorisch, z.B. im Hinblick auf das Entgeltgefälle bei ergänzenden oder variablen Vergütungsbestandteilen. Im Übrigen dürften sich jedenfalls Überschneidungen mit den Berichtspflichten nach der neuen CSRD-Richtlinie ergeben – Stichwort: Nachhaltigkeitsberichterstattung.
Gemeinsame Entgeltbewertung
Ein Novum der RL liegt in der – aus dem Berichtswesen resultierenden – Pflicht, dass Unternehmen und Arbeitnehmervertretung eine gemeinsame Entgeltbewertung nach einem vorgegebenen Verfahren vornehmen müssen, wenn
- in den Berichten ein Lohngefälle zwischen den Geschlechtern von über 5% festgestellt wurde,
- das Unternehmen dieses Gefälle nicht durch objektive, geschlechtsneutrale Kriterien rechtfertigen kann und
- es dieses nicht binnen sechs Monaten korrigiert.
Es darf durchaus mit Spannung erwartet werden, wie der deutsche Gesetzgeber diese Vorgabe umsetzen wird. Diskutiert wird bereits, ob die zwingenden Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats über § 87 Abs. 1 Nr. 10, 11 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) hinaus auszuweiten sind.
Anspruch auf Schadensersatz und Entschädigung, Beweislast
Die RL verpflichtet den deutschen Gesetzgeber sicherzustellen, dass Mitarbeitende, die durch die Verletzung von Rechten oder Pflichten im Zusammenhang mit dem Grundsatz des gleichen Entgelts einen Schaden erlitten haben, Schadensersatz oder Entschädigung erhalten. Dies bedeutet im Einzelnen, dass entgangene Entgelte – einschließlich Boni, Prämien oder Sachleistungen – vollständig nachzuzahlen sind. Zudem müssen Unternehmen Schadensersatz für entgangene Chancen, z.B. den Zugang zu bestimmten Leistungen, und für immaterielle Schäden leisten. Der zukünftige Schadensersatz- bzw. Entschädigungsanspruch darf, im Unterschied zu Verstößen gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG), nicht durch eine vorab fest definierte Obergrenze beschränkt werden.
Die aus dem AGG bekannte Regelung zur abgestuften Darlegungs- und Beweislast wird indes beibehalten. Soweit Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen Tatsachen („Indizien“) glaubhaft machen, die das Vorliegen einer unmittelbaren oder mittelbaren Entgeltdiskriminierung vermuten lassen, obliegt es weiterhin dem Unternehmen nachzuweisen, dass keine Diskriminierung vorliegt.
Sanktionen
Die mit Compliance befassten Mitarbeitenden im Unternehmen horchen dahingehend auf, dass die RL verpflichtet, „wirksame, verhältnismäßige und abschreckende“ Sanktionen festzulegen, soweit Rechte und Pflichten im Kontext des Grundsatzes gleichen Entgelts verletzt werden. Denkbar sind Geldbußen, die sich am Bruttojahresumsatz des Unternehmens bzw. dessen Gesamtentgeltsumme orientieren. Das EntgTranspG kennt keine vergleichbaren Sanktionen.
Die RL beinhaltet außerdem behördliche Eingriffsrechte und damit eine staatliche Kontrolle der Vergütungssysteme von privatwirtschaftlichen Unternehmen – ein weiteres Novum. So können die zukünftig zuständigen (Arbeitsschutz-)Behörden mit Hilfe von Zwangsgeldern die Unterlassung einer Verletzung anordnen oder Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass die Rechte und Pflichten im Zusammenhang mit dem Grundsatz des gleichen Entgelts erfüllt werden.
Fazit: Analyse und Anpassung der Entgeltstrukturen
Die auf den ersten Blick lange Umsetzungsfrist wird durch erhebliche Anpassungsbedarfe relativiert. Unternehmen sollten in einem ersten Schritt ihre bestehenden Entgeltstrukturen evaluieren und Beschäftigtengruppen strukturieren, die gleiche oder gleichwertige Arbeit leisten. Werden Entgeltunterschiede festgestellt, ist zu analysieren, ob diese durch objektive, geschlechtsneutrale Kriterien gerechtfertigt oder anderenfalls präventiv-sukzessive – über mehrere Gehaltsrunden – bis 2026 angeglichen werden können. Dies gilt insbesondere bei Entgeltunterschieden oberhalb von 5%.
Erfolgt die Vergütung auf Grundlage von Tarifverträgen bzw. Betriebsvereinbarungen, so ist gleichwohl zu prüfen, ob die Systematik der Eingruppierung diskriminierungsfrei ist. Vor dem Hintergrund der von der RL genannten Kriterien – Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen – sind die konkreten Arbeitsplätze diesbezüglich zu analysieren und gegebenenfalls neu zu bewerten. Die bis dato geltende „Richtigkeitsvermutung“ für tarifliche Vergütungssysteme entfällt zukünftig.
In weiteren Schritten sind Recruiting-und Auskunftsprozesse anzupassen. Während Ersteres den Inhalt der Stellenbeschreibung betrifft, gilt es bei Auskunftsersuchen AGG-Diskriminierungsklagen zu verhindern, indem z.B. Auskünfte fristgerecht erteilt werden. Zudem sind Arbeitsverträge bezüglich unzulässiger Geheimhaltungsklauseln zu überprüfen.
Sind Entgeltsysteme neu zu entwickeln, erfordert dies erfahrungsgemäß einen Vorlauf von circa 12 bis 15 Monaten, zuzüglich der Verhandlungen mit Gewerkschaften bzw. Betriebsräten. Der Countdown für Unternehmen läuft.
Autor
Jörn Kuhn
Oppenhoff, Köln
Rechtsanwalt, Fachanwalt für Arbeitsrecht, Partner
Autor
Isabel Hexel
Oppenhoff, Köln
Rechtsanwältin, Fachanwältin für Arbeitsrecht, Partnerin
Autor
Dr. Johannes Kaesbach
Oppenhoff, Köln
Rechtsanwalt, Fachanwalt für Arbeitsrecht, Junior Partner