Internal Investigations sind vom Unternehmen selbst durchgeführte Ermittlungen im Verdachtsfall, die unabhängig von staatsanwaltschaftlichen Ermittlungen laufen, zu diesen aber durchaus in einem Spannungsverhältnis stehen können. Sie sind in der Praxis von erheblicher Bedeutung im Hinblick auf den Stellenwert einer glaubwürdigen, konsequenten und damit intern und extern akzeptanzbegründenden Compliancekultur im Unternehmen. Am 27.11.2013 findet zu diesem Thema ein hochkarätig besetzter Roundtable statt, den der Deutsche AnwaltSpiegel mit seinen Partnern Heuking Kühn, BDCO und Deloitte durchführt. Referenten der Veranstaltung sind Dr. André Szesny, Partner bei Heuking, Eric S. Soong, Chief Compliance Officer der UBS AG und Vorstandsmitglied im Bund Deutscher Compliance Officer (BDCO), Gabriel Andras, Partner bei Deloitte, und Ralf Möllmann, Oberstaatsanwalt in Düsseldorf.
AnwaltSpiegel: Herr Soong, Sie sind als Chief Compliance Officer der UBS in einem hochregulierten Umfeld tätig. Welche Bestimmungen und Abläufe gibt es in Ihrem Unternehmen bei Internal Investigations, und was sind Anlässe für solche Ermittlungen?
Soong: Gerade bei Themen, bei denen interne investigative Prozesse erforderlich werden, ist es wichtig, dass diese strukturiert ablaufen und gut dokumentiert werden. Daher sind formale Abläufe zur Regelung von Internal Investigations bei „sonstigen strafbaren Handlungen und Operational Risk Incidents“ erforderlich, die genau vorgeben, wer wann und wie involviert wird. Zu involvierende Abteilungen sind in erster Linie Compliance- und Risk-Management. Je nach Anlass wird im ersten Schritt bestimmt, ob Compliance- (Financial-Crime-bezogene Themen) oder Risk-Management (Operational Incidents) die Führung der Internal Investigations übernimmt. In weiteren Prozessschritten werden die interne Revision, die Rechtsabteilung und die Personalabteilung hinzugezogen.
Wie, Herr Andras, geht man um mit der Unmenge von Daten, die bei einer Untersuchung sichergestellt und ausgewertet werden müssen?
Andras: Der Erfolg der Durchführung von Datensicherungen und -auswertungen entscheidet sich nicht erst im Rahmen der eigentlichen Ausführung der Arbeiten, sondern schon bei der Planung solcher Maßnahmen. Drei wesentliche Erfolgsfaktoren stellen hierbei (1) die effiziente Identifizierung und Sicherung der „richtigen“, sachverhaltsbezogenen Daten, (2) die Festlegung der passenden Suchstrategie sowie (3) die Auseinandersetzung mit allen relevanten rechtlichen Rahmenbedingungen dar. Da in sogenannten Investigations regelmäßig Daten mehrerer zurückliegender Jahre berücksichtigt werden müssen, kann im Hinblick auf den erstgenannten Erfolgsfaktor beispielsweise die Identifizierung und Sicherung von Daten aus Archivsystemen sehr zeitaufwendig werden und einen fokussierten Einsatz aller Ressourcen erfordern. Bezüglich des zweiten Punkts – Festlegung der Suchstrategie – bieten moderne, intelligente Tools und Methoden vielfältige Möglichkeiten, relevante von nicht relevanten Daten zu trennen und somit den Sichtungsaufwand zu minimieren und effektiv zu gestalten. Das Thema Datenschutz ist bei Investigations sehr wichtig, kann jedoch je nach Art und Quelle der Daten in unterschiedlichen Ausprägungen einschlägig sein. Die gründliche Auseinandersetzung mit diesen drei Punkten in der Planungsphase einer Untersuchung kann enorm viel Zeit und Ressourcen sparen und stellt eine zweckorientierte und rechtlich verwertbare Erreichung der Untersuchungsziele sicher.
In den USA können Unternehmen zur Durchführung von Internal Investigations behördlich angehalten werden, und auch hierzulande gibt es Staatsanwaltschaften, die Straftaten durch die Unternehmen selbst aufklären lassen wollen. Gibt der Staat damit das Heft des Handelns aus der Hand?
Möllmann: Der Staatsanwaltschaft ist das Anklagemonopol übertragen worden. Mithin hat sie auch die Ermittlungen zu leiten und zu verantworten. Staatsanwälte, die die Ermittlungen in die Hände von Unternehmen legen, nehmen ihren gesetzlichen Auftrag nicht mehr wahr. Die internen Ermittlungen durch Compliancemitarbeiter, Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer und sogenannte Forensic-Services-Abteilungen haben ein Ausmaß und eine Intensität angenommen, die die Durchsetzung des staatlichen Strafverfolgungsanspruchs gefährden. Es drohen Verwertungsverbote und Beweismittelverluste. Den Strafverteidigern mag dies recht sein, dem engagierten Strafverfolger nicht. Zu modernen wirtschaftsstrafrechtlichen Ermittlungen gehört die Kommunikation mit den Unternehmen, nicht aber die faktische Übertragung des gesetzlichen Auftrags. Die aktuelle Entwicklung beobachte ich mit großer Sorge. Als Folge drohen das Ende von Kooperationen und die Zunahme von staatlichem Zwang. Darüber dürften sich dann wohl nur die Medien erfreut zeigen.
Internal Investigations zeichnen sich durch die Hinzuziehung externer Berater aus – bei Licht betrachtet, handelt es sich also nicht um „interne“, sondern um „nichtstaatliche“ Ermittlungen. Herr Dr. Szesny, Sie gehören zu diesen Beratern. Können Sie unseren Lesern erklären, wie Sie Ihre Rolle bei unternehmensinternen Ermittlungen sehen?
Szesny: Unternehmensleiter müssen wissen, welche rechtlichen Folgen und Risiken ihre Entscheidungen haben. Das gilt auch für Internal Investigations und fängt schon bei der Frage an, ob eine interne Untersuchung etwa im Fall eines vagen Korruptionsverdachts überhaupt durchgeführt werden soll. Manche Unternehmen mit eigener Compliancestruktur entscheiden in dieser ersten Stufe ohne externen Berater. In anderen Fällen werden Berater schon früh angefragt, nämlich wenn der Verdacht gerade aufgetaucht ist. Der Berater sorgt zum einen für eine effektive Umsetzung der gemeinsam mit dem Unternehmen beschlossenen Schritte. Wir klären den Status quo, definieren gemeinsam mit dem Unternehmen das Ziel und lotsen unseren Mandanten durch die Untiefen von Arbeits-, Datenschutz- und Strafprozessrecht. Bei der Durchführung der internen Ermittlungen muss insbesondere auf die Verwertbarkeit der gesammelten Informationen in einem etwaigen späteren Verfahren geachtet werden. Zum anderen hat der Berater immer darauf hinzuwirken, dass das Interesse des Unternehmens im Blick behalten wird. Internal Investigations sind kein Selbstzweck. Durch sie muss die Unternehmensleitung über unklare, potentiell rechtswidrige Sachverhalte ins Bild gesetzt werden, damit weitere Entscheidungen getroffen werden können (etwa Verdachtskündigung, Strafanzeige oder auch Passivbleiben). Internal Investigations sollen ein staatsanwaltschaftliches Ermittlungsverfahren nicht ersetzen, können es aber begleiten. Kommt es zu einem Verfahren (etwa Strafverfahren oder Arbeitsgerichtsprozess), ist die Vertretung des Unternehmens die Aufgabe des anwaltlichen Beraters – durch Akteneinsicht und stetige Kommunikation mit den Behörden auf Augenhöhe. Praxiserfahrung im Strafprozess ist hier sicherlich kein Nachteil
Meine Herren, danke für Ihre offenen Antworten. Ich freue mich darauf, alle genannten Themen bei unserem anstehenden Roundtable am 27.11.2013 in Düsseldorf vertiefen zu können.
Hinweis der Redaktion: Wenn Sie nach der Lektüre des Interviews meinen, dass Sie sich für die Einzelheiten in Bezug auf Internal Investigations interessieren (müssen), können Sie sich gleich HIER für den Roundtable anmelden. (tw)