Einleitung
Nach langem Hin und Her konnte das – auf der „EU-Whistleblower-Richtlinie“ beruhende – Hinweisgeberschutzgesetz endlich verabschiedet werden. Es ist seit dem 02.07.2023 in Kraft und verpflichtet Unternehmen mit in der Regel 250 Beschäftigten (ab dem 17.12.2023 liegt die Grenze in der Privatwirtschaft bei 50 Beschäftigten), ein internes Hinweisgebersystem zu implementieren.
Während der Grundgedanke der Vorschriften sicherlich zu begrüßen ist, stellt die praktische Anwendung insbesondere viele Unternehmen im Mittelstand vor erhebliche Herausforderungen. Einmal mehr hätte man in Berlin ein Gesetz deutlich praxisorientierter umsetzen können.
So ist es dem Gesetzgeber bereits nicht gelungen, hinreichend klar festzulegen, wie sich die Anzahl der Beschäftigten bestimmt. Es wird etwa nicht explizit geregelt, ob hier eine „Pro-Kopf-Zählung“ zu erfolgen hat oder beispielsweise Teilzeitbeschäftigte nur anteilig zu berücksichtigen sind. Noch mehr Rechtsunsicherheit wird dadurch hervorgerufen, dass eine Beschäftigtenzahl von „in der Regel“ 50 erforderlich ist. Ausweislich der Gesetzesbegründung soll die Anzahl anhand eines Rückblicks auf die bisherige personelle Stärke und einer Einschätzung der zukünftigen Entwicklung erfolgen. Damit besteht keine „Stichtagsregelung“, und für die Bestimmung der Beschäftigtenanzahl bleibt zwangsläufig ein gewisser Ermessensspielraum, der insbesondere mit Blick auf mögliche Bußgeldrisiken eigentlich schwerlich hinnehmbar ist.
Führt man sich vor Augen, dass die Grenze bei 50 Mitarbeitenden verläuft, wird deutlich, dass sich nunmehr bereits größere Brauhäuser oder Restaurants intensiv mit dem Hinweisgeberschutzgesetz beschäftigen müssen. Ob dies eine sinnvolle Zielgruppe für ein solches Gesetz ist, kann sicherlich durchaus kontrovers diskutiert werden, zumal sich gerade kleinere Betriebe bei der Umsetzung einem nicht unerheblichen Organisations- und Kostenaufwand stellen müssen.
Ausgewählte Praxisprobleme
Vielen Betroffenen bereitet schon die Ausgestaltung des Zugangs zum Hinweisgebersystem Umsetzungsprobleme. Nach § 16 Abs. 1 HinSchG soll der interne Meldekanal allen Beschäftigten sowie Leiharbeitnehmern offenstehen. Der Gesetzgeber ist allem Anschein nach davon ausgegangen, dass in Unternehmen ausschließlich Personen mit Computerzugang tätig sind und dementsprechend beispielsweise eine digitale Lösung im Intranet angeboten werden kann. Mutmaßlich vor diesem Hintergrund fehlen jegliche weitere Hinweise, in welcher Form der Zugang ermöglicht werden soll. Die Lebenswirklichkeit vieler Unternehmen ist jedoch eine andere. Beispielsweise Fleischereien oder Produktionsunternehmen mit einer Vielzahl von ausschließlich in Werkshallen tätigen Mitarbeitern haben zwar theoretisch die Möglichkeit, an jedem Standort einen Briefkasten zu Meldezwecken aufzustellen; die weiteren gesetzlichen Vorgaben machen aber sehr schnell deutlich, dass eine Umsetzung der Vorschriften auf eine rein „analoge“ Weise nahezu ausgeschlossen ist. Bedenkt man daneben die zahlreichen unterschiedlichen Sprachen, die in vielen Betrieben gesprochen werden, so ist schon erstaunlich, wie der Gesetzgeber die Frage der Ausgestaltung eines effektiven Meldekanals, der tatsächlich der gesamten Zielgruppe zugänglich sein soll, nahezu gänzlich auf die Betroffenen verlagert.
Sobald die Unternehmen die Frage der Anwendbarkeit geklärt und – teils sehr aufwendig – die Thematik der Zugänglichkeit gesetzeskonform gelöst haben (beispielsweise über mehrsprachige Aushänge mit QR-Codes), steht die größte Hürde an: die Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Bearbeitung möglicher Hinweise.
Ausweislich des Gesetzes muss die mit der internen Meldestelle beauftragte Person über die „notwendige Fachkunde“ verfügen. Während größere Unternehmen mit eigenen Rechtsabteilungen, umfangreichen Compliance-Teams oder Revisionsexperten hier problemlos auf eigene Ressourcen zurückgreifen können, stehen Mittelständler vor erheblichen Problemen. Die Bearbeitung eingehender Meldungen erfordert insbesondere weitreichende strafrechtliche (aber auch in Einzelfällen steuerliche, arbeitsrechtliche und gegebenenfalls datenschutzrechtliche) Expertise, die insbesondere kleinere Betriebe schwerlich in den eigenen Reihen zur Verfügung haben.
Sogar erfahrene Strafrechtler haben mitunter Schwierigkeiten, von rechtlichen Laien geschilderte Kurzsachverhalte auf ihre Relevanz zu prüfen – wie diese Aufgabe fachfremde Personen erfüllen sollen, die hierbei zwangsläufig Kenntnisse über steuerliche Korrekturverpflichtungen, mögliche Anzeigepflichten oder sonstige sich aus der Meldung ergebende Maßnahmen haben müssten, weiß mutmaßlich nur der Gesetzgeber.
Auch die Möglichkeit, je nach Ausgestaltung des Systems Rückfragen an den Hinweisgeber stellen zu können, wird an dieser Problematik wenig ändern, zumal auch die Befragung von Zeugen/Opfern (mindestens eine dieser Rollen wird der Verfasser der Meldung in der Regel haben) erhebliche Erfahrung voraussetzt.
Vor diesem Hintergrund sind insbesondere die kleineren Unternehmen faktisch gezwungen, die interne Meldestelle mit externen Rechtsanwälten zu besetzen.
Als vermeintliches „Allheilmittel“ wird an dieser Stelle häufig der Umstand herangezogen, dass Beschäftigungsgebern zwischen 50 und 249 Beschäftigten die Möglichkeit eröffnet wird, sich einen internen Meldekanal zu teilen.
Diese Option ist sicherlich eine kleine Hilfestellung, entlastet die betroffenen Unternehmen jedoch nicht hinreichend.
So verbleibt auch bei dieser Variante die Pflicht, Maßnahmen zu ergreifen, um den Verstoß abzustellen, zunächst bei dem jeweiligen Beschäftigungsgeber.
Daneben kann der externe Rechtsanwalt dann zwar eigenständig die Meldung in Empfang nehmen und die notwendige Bewertung vornehmen, aber auch diese Personen müssen die nach dem Gesetz vorgesehenen Folgemaßnahmen ergreifen. Hierzu zählen insbesondere interne Untersuchungen.
An dieser Stelle lässt der Gesetzgeber die Unternehmen ganz im Regen stehen. So verlockend und vermeintlich einfach die Vorstellung sein mag, die interne Meldestelle vollständig auszulagern und auch noch mit anderen Unternehmen zu teilen – zumindest jedem Praktiker ist hinlänglich bekannt, dass auch die objektivste interne Untersuchung denknotwendig nie ohne erhebliche Mitwirkung des betroffenen Unternehmens möglich ist. Vielmehr setzt eine solche Maßnahme zwangsläufig eine umfassende Kooperation zwischen dem beauftragten Dritten und dem Beschäftigungsgeber voraus.
Dies hat der Gesetzgeber ausweislich der Gesetzesbegründung immerhin auch erkannt, da dort zumindest das Wort „Kooperation“ fällt – eine Ausgestaltung dieser Zusammenarbeit sucht man im Gesetz jedoch vergebens. Offenbar stellt sich der Gesetzgeber vor, dass externe Rechtsanwälte unangemeldet in Unternehmen erscheinen und dort Maßnahmen wie Mitarbeiterbefragungen, Dokumentensichtungen und gegebenenfalls sogar E-Mail-Screenings durchführen können, von deren vollständigen Inhalten die Unternehmensverantwortlichen (der Mittelstand ist häufig inhabergeführt) Monate später nach deren Abschluss erfahren. Hier werden insbesondere die kleineren Unternehmen schnell an ihre Grenzen kommen, da sie weder Strukturen noch Kapazitäten haben, eine interne Untersuchung im gebotenen Maße zu unterstützen oder gegebenenfalls sogar selbst durchzuführen. Behördliche Befugnisse wie etwa Durchsuchungsmaßnahmen stehen der Meldestelle selbstverständlich nicht zu; ein Ansprechpartner auf Seiten des Unternehmens ist daher unvermeidlich.
Vertraulichkeitsgebot
Eine große Hürde stellt bei der notwendigen Kooperation insbesondere das Vertraulichkeitsgebot dar. Hier gilt es, die mitunter sehr vage formulierten gesetzlichen Ausnahmetatbestände streng einzuhalten, da Verstöße mit empfindlichen Bußgeldern sanktioniert werden.
Bei diesen hat der Gesetzgeber eine wahre Meisterleistung vollbracht. Das Gesetz sieht für einen Verstoß gegen das Vertraulichkeitsgebot eine Geldbuße von bis zu 50.000 Euro vor, die sich im Wege einer gesetzlichen Verweisung gar verzehnfachen kann. Die Nichteinrichtung eines internen Meldesystems wird hingegen „nur“ mit einer Geldbuße von bis zu 20.000 Euro sanktioniert.
Unternehmen könnten daher bei ihrer Risikoabwägung auf die Idee kommen, die Einrichtung eines Meldesystems gänzlich zu unterlassen – eine Entscheidung, die zahlenmäßig auf den ersten Blick zwar nachvollziehbar erscheint, aber vor dem Hintergrund genereller Compliancepflichten durchaus weitreichende Folgen haben kann.
Fazit
Die vorstehenden Ausführungen machen deutlich, dass das Hinweisgeberschutzgesetz bei den Beschäftigungsgebern großen Aufwand auslöst. Sofern Unternehmen nach der Einführung eines Meldesystems das „Glück“ haben, dass keinerlei Hinweise eingehen, sind hierfür unterschiedliche Gründe denkbar. Beispielsweise könnte dies an fehlenden meldefähigen Sachverhalten liegen oder auf eine hervorragende Compliancekultur zurückzuführen sein, in der etwaige Vorkommnisse unmittelbar mit den Vorgesetzen vertrauensvoll besprochen und sodann sinnvoll gelöst werden; zugleich kann es aber etwa auch ein Alarmsignal sein und das genaue Gegenteil bedeuten. Diese Einzelfallfrage zu beurteilen, wird Aufgabe der jeweiligen Verantwortlichen im Unternehmen sein.
Unabhängig davon ist sämtlichen betroffenen Unternehmen zu wünschen, dass bei der Prüfung möglicher Bußgelder zu Verstößen gegen das Hinweisgeberschutzgesetz seitens der Behörden die gesetzlichen Unschärfen hinreichend Berücksichtigung finden werden. Aus Berlin kamen sicherlich schon praktikablere Vorgaben.