Von Dr. Franz Brandstetter, Jurist und Unternehmensberater, Wien
Die Arbeit in den Rechtsabteilungen nimmt ständig zu, die Ressourcen bleiben aber im besten Fall gleich. Wie kann man mit gleichbleibenden Ressourcen die Produktivität steigern? Vier Bereiche stehen dabei im Fokus:
Regeln und Standards: Regeln erstellen und im Vertragstext standardisieren. Noch nie gab es so viele brauchbare Vertragsmuster, Standardvorlagen und Checklisten, die mit relativ wenig Aufwand für die eigene Arbeit adaptiert werden können.
EDV: Der Einsatz von Software für Unternehmensjuristen beschleunigt die Tagesarbeit erheblich. Mit Vertragserrichtungssoftware können Nichtjuristen professionelle Verträge erstellen, Contract-Management verwaltet Fristen, macht Vertragsrisiken transparent und erleichtert die Durchsetzung von Ansprüchen.
Training: Ist in allen relevanten Rechtsbereichen notwendiger denn je.
Fokussierung: Die Fokussierung auf Kernkompetenzen und die Wertschöpfung in den Mittelpunkt der Arbeit stellen. Die Unternehmensstrategie unterstützen und Werte benennen und kommunizieren.
Regeln und Standards
Regeln erstellen: Von einheitlichen Kündigungsfristen und -terminen über Kommunikationsregeln (Schriftlichkeitsgebot) bis hin zu Rechtswahl, Gerichtsstand oder Change-of-Ownership-Klauseln. Wenn im Unternehmen Regeln festgelegt sind (und Ausnahmen dazu definiert sind), sind Vertragserrichtung und Vertragsmanagement, die Beauskunftung von Fragen und die Durchsetzung von Ansprüchen wesentlich erleichtert.
Regeln in den Vertragsmustern und AGB abbilden: Fehlende Verträge können mit Hilfe von Mustervertragssammlungen ergänzt werden. In Frage kommen Allgemeine Geschäftsbedingungen und alle Arten von Standardverträgen, Unternehmensrichtlinien etwa zu Vertretungsregeln oder Datenschutz sowie wiederkehrende Kundenanfragen – Frequently Asked Questions.
Wertschöpfungspotential: Produktivitätssteigerung durch Standardisierung, Rechtssicherheit und Qualität der Vertragserrichtung. Kostenreduktion durch Übersicht über die Verträge, weniger Anfragen und einfachere Beauskunftung.
EDV
Automatisierte Vertragserrichtung – Verträge mit „wenn und aber“: Mit professioneller Vertragserrichtungssoftware kann die Rechtsabteilung anstelle von Dokumentvorlagen, Textbausteinen oder kopierten alten Vertragstexten, mit welchen dann neue Verträge immer wieder „zusammengebastelt“ werden, Standardverträge samt definierten Abweichungen der Organisation zur Verfügung stellen. Ein Mitarbeiter in Vertrieb, Einkauf oder an sonstiger Stelle in der Organisation kann damit selbst einen professionellen Vertrag erstellen. Damit wird der Service Vertragserrichtung systematisiert, rechtliches Wissen und rechtliche Lösungen werden in einem System verankert und in die Geschäftsabläufe integriert und verkürzt. Die Rechtsabteilung kann sich für „handgemachte Vertragserrichtung“ oder andere wichtige Themen freispielen.
Für einfache Fälle reicht nach wie vor die Textverarbeitung. Für komplexere Anwendungen ist eine spezialisierte Software hilfreich, die Verträge datenbankbasiert erstellt. Die Arbeit erfolgt dabei zweigeteilt: Zunächst erstellt die Rechtsabteilung die Vertragsvorlagen, definiert mögliche Abweichungen sowie Plausibilitätsregeln und stellt diese der Organisation zur Verfügung. Der Anwender in der Organisation kann sodann seinen individuellen Vertrag im Rahmen der vorgegebenen Abweichungen selbst erstellen.
Die Vorteile von Vertragserrichtungssoftware liegen auf der Hand. Auch Nichtjuristen können Verträge auf Basis der unternehmenseigenen Templates rasch erstellen. Unter dem Aspekt der Qualität und Flexibilität können Verträge auf Basis einer (zentral erstellten und) freigegebenen Vertragsvorlage von den Fachabteilungen selbst verfasst werden. Die Anwender können sich innerhalb der vorgegebenen Optionen frei bewegen, laufen nicht Gefahr, wichtige Testbausteine zu vergessen und können selbst qualitativ hochwertige Verträge erstellen. Für den Vertragspartner sind entsprechende Eingabefelder vorgesehen, so dass Firmenbuch-, Register- oder Sozialversicherungsnummer zwingend eingegeben werden müssen oder aus einer vorhandenen Datenbank importiert werden. Weiterhin kann das gesamte Vertragswissen zu einem Vertrag eingearbeitet und gesichert werden (Aspekt der Wissenssicherung). Dies kann von Kommentaren zu einer Gewährleistungsklausel bis hin zur Frage reichen, in welchen Ländern ein Schiedsspruch durchgesetzt werden kann. Vertragserrichtungssoftware ist schließlich auch im Hinblick auf die Plausibilität vorteilhaft: Ihr Vertragspartner sitzt außerhalb der EU, es stellt sich die Frage, ob in seinem Heimatland ein Gerichtsurteil vollstreckbar ist. Dies kann einfach automatisiert überprüft werden.
Contract-Management: Heißt, einerseits dokumentiertes Wissen für das Unternehmen zu sichern und zur Verfügung zu halten, andererseits aber auch die Basis dafür zu schaffen, dass Verträge gelebt und Ansprüche aus Verträgen allenfalls auch durchgesetzt werden können. Am Markt gibt es zahlreiche Anbieter von Software, die ein professionelles Contract-Management unterstützen. Mit diesen Systemen können befristete und unbefristete Verträge, interne und externe Vertragspflichten verwaltet und dokumentiert werden. Verträge und Verpflichtungen aus Verträgen können mit verantwortlichen Mitarbeitern oder Organisationseinheiten im Unternehmen verknüpft werden. Terminverwaltung ist zumeist ebenfalls gewährleistet. Um mehrfaches (und damit falsches) Eingeben von Daten zu unterbinden, kann das System über Schnittstellen an andere im Unternehmen verwendete Systeme angebunden werden.
Wertschöpfungspotential: Geeignete Software macht unsere Arbeit effizienter, besser und schneller.
Training
Aus- und Weiterbildung in den für das Unternehmen relevanten Rechtsbereichen. Rechtliche Ausbildung gehört immer noch nicht zur Allgemeinbildung an Schulen und Universitäten. Deshalb ist Rechtstraining im Bereich Vertragsrecht, Arbeitsrecht etc. unverzichtbar, um Basiswissen in den Fachabteilungen zu etablieren und regelmäßig weiterzuentwickeln.
Das Wertschöpfungspotential ist sehr hoch. Aus- und Weiterbildung in den für das Unternehmen relevanten Rechtsbereichen verbessern die Zusammenarbeit zwischen Recht und dem Unternehmen, erhöhen die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter für wirtschaftliche und rechtliche Belange.
Fokussierung
Zehn Punkte bilden den Kern einer strategischen Positionierung im Unternehmen:
1. die Ausrichtung der eigenen Strategie an der Unternehmensstrategie
2. die Ausrichtung der eigenen Ziele und Tätigkeiten an den Unternehmenszielen in Übereinstimmung mit den allgemeinen Management- und Führungsprinzipien des Unternehmens
3. ein klares Bekenntnis zur Wertschöpfung; die Festlegung eigener Kernkompetenzen sowie deren Abstimmung innerhalb des Unternehmens
4. die aktive Mitgestaltung der Unternehmenswerte und die Schaffung einer Kultur der Gesetzestreue (Compliance)
5. die Übernahme einer aktiven Rolle in der Risikopolitik des Unternehmens
6. die Verankerung in den Prozessen des Unternehmens (im Sinne von Abläufen, nicht im Sinne von gerichtlicher Prozessführung), die die prozesskonforme, rechtzeitige und verpflichtende Einbeziehung der Rechtsabteilung bei definierten Geschäftsfällen sicherstellt
7. die Festlegung von Qualitätskriterien für die juristische Arbeit
8. aktives Wissensmanagement als Basis eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses
9. Kundenorientierung
10. die aktive und passive Einbindung in die bestehenden Managementstrukturen und Informationsflüsse des Unternehmens
Kontakt: franz.brandstetter@recht-beraten.at