Aus der Praxis für die Praxis

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Als globaler Player im Bereich der technologiebasierten Rechtsdienstleistungen, insbesondere eDiscovery & Forensik, Information Governance & Compliance und Legal Operations, sehen wir zahlreiche, für den deutschen Rechtsbereich immer noch oder zunehmend relevante Trends:

Trend 1: Legal Operations als Funktion konsolidiert sich

Eine weiterhin wachsende Zahl von Rechtsabteilungen in Deutschland, hier fortgeschrittener als in anderen europäischen Ländern, verfügt heute über Legal-Operations-Mitarbeiter mit dem Fokus, den Einsatz von Ressourcen, Prozessen und Technologie zu optimieren, um die Effizienz der Rechtsdienstleistungen zu verbessern und Kosten zu sparen. In diesem Zuge werden Prozesse etabliert oder zunehmend automatisiert, um die Arbeit in die richtigen Hände zu geben.

Trend 2: Wachsende Nachfrage nach Tools zur Unterstützung datengesteuerter Entscheidungsfindung in der Rechtsbranche

Wir sehen in allen Unternehmen und in Kanzleien weiterhin einen wachsenden Bedarf an Tools zur Unterstützung von datengesteuerten Entscheidungsprozessen. Dazu gehören Business-Intelligence-Tools und Analytics für das Reporting und zur Unterstützung von Entscheidungen zur Verbesserung von Effizienz und Servicequalität sowie zur Reduzierung der internen und externen Kosten. Auch Tools zur Talentakquisition/-bindung, die zum Beispiel in den USA bereits breitflächig eingesetzt werden, gehören dazu.

Trend 3: Anhaltende Tendenz zur Migration in die Cloud und Zunahme von relevanten Datenmengen

Der Trend, Daten in die Cloud zu verlagern, hat Unternehmen im deutschsprachigen Raum ebenso erreicht wie die wachsende betriebliche Nutzung von Social-Media-Plattformen und die Einführung von Tools wie z.B. Teams. Das stellt oft eine große Herausforderung für die DSGVO-konforme Verwaltung, Verarbeitung und das Auffinden von Daten im Bedarfsfall dar, etwa bei internen und behördlichen Untersuchungen.

Trend 4: Interesse an benutzerfreundlichen Softwareanwendungen in der Rechtsabteilung

Die zunehmende Implementierung von webbasierten und benutzerfreundlichen Softwarelösungen zeigt ein weiterhin wachsendes Interesse an der internen Nutzung der Digitalisierung durch Juristen. Das erstreckt sich auf ein breites Spektrum von Prozessen einschließlich von Low-Code-/No-Code-Lösungen zur Automatisierung, insbesondere für die Verarbeitung von Anfragen, Bots für Frequently Asked Questions und Robotic Process Automation (RPA) für sich wiederholende Aufgaben.

Trend 5: Die wachsende Bedeutung von KI und Advanced Analytics in der Rechtsbranche

Getrieben durch die Notwendigkeit der Verarbeitung großer Datenmengen bei internen Untersuchungen und Rechtsstreitigkeiten, insbesondere im Antitrustbereich, steigt weiterhin der Bedarf an fortschrittlichen Lösungen wie künstliche Intelligenz und Advanced Analytics, um die Datenmenge zu reduzieren und relevante Daten besser zu finden. Auch im Contract Management – sowohl vor als auch nach der Vertragsunterzeichnung – liegt der Fokus darauf, auch unstrukturierte Daten zielführend zu verarbeiten und sinnvolle Entscheidungen zu treffen – etwa in Bezug auf Kündigungsmöglichkeiten, die jeweiligen Anforderungen und Auswirkungen neuer Vorschriften oder die Anwendbarkeit von Klauseln zu höherer Gewalt.

nicolas.pezzarossa@epicglobal.com

Der Beitrag In a Nutshell: Trends im Bereich der technologiebasierten Rechtsdienstleistungen erschien zuerst auf Deutscher AnwaltSpiegel.

Die EU-Frauenquote kommt – aber auch für Deutschland?

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Nach mehr als zehn Jahren war es am 07.06.2022 so weit: Der europäische Gesetzgeber konnte eine politische Einigung über einen Kommissionsvorschlag aus dem Jahr 2012 erzielen. Gemeint ist die „Richtlinie zur Gewährleistung einer ausgewogeneren Vertretung von Frauen und Männern unter den nicht geschäftsführenden Direktoren oder Aufsichtsratsmitgliedern börsennotierter Gesellschaften“ in der Europäischen Union oder kurz: die „EU Women on Boards“-Richtlinie. Die Zielrichtung der Richtlinie ist grundsätzlich geschlechterneutral: Sofern in einem betroffenen Gremium mehr Frauen als Männer säßen, würden auch Männer von der Regelung profitieren. Ob in Deutschland Umsetzungsbedarf besteht, ist noch nicht ganz klar – Grund genug, sich die Neuerungen aus Brüssel und mögliche Implikationen für deutsche Unternehmen im Detail anzuschauen.

Nachdem der ursprüngliche Richtlinienvorschlag aus dem Jahr 2012 [COM/2012/0614 final – 2012/299 (COD)] durch mehrere Mitgliedstaaten, auch Deutschland, ein Jahrzehnt lang blockiert worden war, setzte die EU-Kommission unter Ursula von der Leyen die Umsetzung Anfang 2022 erneut auf die Agenda. Politisches Ziel war zunächst, den bereits 2012 in dem Richtlinienvorschlag vorgesehenen Anteil von mindestens 40% des unterrepräsentierten Geschlechts unter den nicht geschäftsführenden Direktoren (oder Aufsichtsratsmitgliedern) börsennotierter Gesellschaften als Mindestziel festzulegen. Nach etlichen Diskussionsrunden im Rahmen des Trilogs zwischen der Kommission, dem Parlament und dem Ministerrat zeichnete sich ab, dass sich keine breite Mehrheit für die Zielvorgabe von 40% bilden würde. Der Kompromisstext, der als vorläufige Vereinbarung (Provisional Agreement; siehe hier, zuletzt abgerufen am 27.07.2022) am 16.06.2022 vom Europäischen Parlament veröffentlicht worden ist. sieht daher einen Kompromiss vor. Der finale Richtlinientext wird voraussichtlich im Oktober bzw. November dieses Jahres vorliegen.

Die vorläufige Vereinbarung bestimmt, dass in börsennotierten Unternehmen mit Sitz in der Europäischen Union entweder künftig 40% der Aufsichtsratsmitglieder oder 33% aller Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder dem unterrepräsentierten Geschlecht angehören. Das zweite Kriterium kam auf Drängen einzelner Mitgliedstaaten zustande, die gegenwärtig noch gar keine gesetzlichen Regelungen mit Blick auf die Zusammensetzung der Führungsgremien erlassen haben und den Widerstand heimischer Unternehmen fürchteten. Wie der Anteil der Organmitglieder von 33% konkret berechnet werden soll, ist noch unklar: Man könnte Vorstand und Aufsichtsrat zusammen betrachten und die Zahl der Mitglieder des unterrepräsentierten Geschlechts durch die Zahl aller Mitglieder teilen. Alternativ könnte man die Quoten für die beiden Gremien getrennt ermitteln und dann den Durchschnitt bilden. Es bleibt abzuwarten, ob die politische Absichtserklärung Handreichungen für die Anwender bereithält.

Trotz hart geführter Verhandlungen gibt es eine Reihe von Schlupflöchern in der vorläufigen Vereinbarung. Im Fokus steht hier insbesondere der vorläufige Artikel 8a, der eine Ausnahme von der Umsetzungspflicht normiert. So soll es den Mitgliedstaaten ermöglicht werden, von den Zielvorgaben der Richtlinie abzuweichen, sofern in dem jeweiligen Mitgliedstaat 20 Tage nach Veröffentlichung der Richtlinie im Amtsblatt vergleichbare nationale Regelungen gelten. Hierzu müssten zum einen Mindestzielvorgaben erfüllt werden und im Fall ihrer Nichteinhaltung wirksame, verhältnismäßige und abschreckende Rechtsfolgen eintreten. Zu den Mindestzielvorgaben gehört die Anforderung, dass all jene börsennotierten Unternehmen, die unter den nationalen Rechtsvorschriften keiner Geschlechterquote unterworfen sind, jedenfalls eine individuelle quantitative Zielvorgabe für alle Vorstands- und Aufsichtsratsposten festgelegt haben. Ob die einschlägigen deutschen Vorschriften diese Anforderungen erfüllen, lässt sich aufgrund der Formulierung der vorläufigen Vereinbarung nicht eindeutig beantworten; hier könnten der finale Richtlinientext beziehungsweise die im Zusammenhang mit seiner Verabschiedung gegebenenfalls veröffentlichten Auslegungshilfen Klarheit bringen.

Das Bundesfamilienministerium geht davon aus, dass in Deutschland aufgrund der bereits bestehenden Maßnahmen – zuletzt durch das Zweite Führungspositionen-Gesetz (FüPoG II; siehe hier, zuletzt abgerufen am 27.07.2022) – kein weiterer Umsetzungsbedarf entsteht. Ob diese Annahme zutrifft, wird sich zeigen, wenn die politischen Absichtserklärungen und gegebenenfalls veröffentlichten Auslegungshilfen des europäischen Gesetzgebers vorliegen. Wenn die „EU Women on Boards“-Richtlinie auch in Deutschland umgesetzt werden müsste, könnten die neuen Zielvorgaben die deutsche Wirtschaft empfindlich treffen. Laut dem aktuellen Women-on-Board-Index, der die 160 im DAX, MDAX und SDAX sowie die außerhalb dieser Indizes im Regulierten Markt notierten, paritätisch mitbestimmten Unternehmen umfasst, lag der Anteil von Frauen in den Aufsichtsräten aller der 183 untersuchten Unternehmen im Durchschnitt bei 33,48% und der Anteil von Frauen im Aufsichtsrat und Vorstand (wobei der prozentuale Anteil der Frauen im Verhältnis zur Gesamtzahl der Aufsichtsrats- und Vorstandsmitglieder gebildet wird) bei 14,72% (FidAR, „Women-on-Board-Index“; siehe hier, zuletzt abgerufen am 27.07.2022). Die Mehrheit dieser Unternehmen würde daher gegenwärtig die Vorgaben der „EU Women on Boards“-Richtlinie nicht erfüllen.

Auch die Tatsache, dass die „EU Women on Boards“-Richtlinie aufgrund des zweiten Modells der 33%-Quote für beide Gremien eine Möglichkeit bietet, von der ursprünglich avisierten Quote von 40% für Aufsichtsratsmitglieder abzuweichen, stieß auf Kritik. Tatsächlich sah der ursprüngliche Richtlinienentwurf von 2012 keine Abweichungsoption vor. Insofern bleibt die „EU Women on Boards“-Richtlinie sogar hinter den interinstitutionell verhandelten Zielvorgaben zurück, die bereits vor zehn Jahren vorgeschlagen wurden. Hier bestand die Hoffnung auf eine progressivere Zielsetzung. Diese kritischen Stimmen finden Unterstützung in aktuellen Studien, die die Entwicklung und Anteile der Geschlechter bei der Besetzung von Aufsichtsrats- und Vorstandsposten untersuchen. Der Fortschritt ist, gerade in Deutschland, sehr langsam. So würde es bei der aktuellen Zuwachsrate des Frauenanteils bis 2041 dauern, in Aufsichtsräten und Vorständen Parität zwischen Frauen und Männern zu erreichen (Deloitte, „Jenseits der gläsernen Decke: Frauen in Führungsgremien“, 01.02.2022; siehe hier, zuletzt abgerufen am 27.07.2022).

Die Mehrzahl der europäischen Regierungen sowie europäischen Interessenverbände begrüßen daher den Schritt hin zu mehr Diversität in der europäischen Wirtschaft und erhoffen sich von der künftigen Besetzung von Führungspositionen neue Impulse.

Inwiefern deutsche Unternehmen von den neuen europäischen Vorgaben betroffen sein werden, bleibt genau zu beobachten. Hier könnte die finale politische Absichtserklärung Klarheit bringen. In jedem Fall dürfen die neuen Zielvorgaben nicht als Höchstgrenze missverstanden werden.

maria.boerner@allenovery.com

Der Beitrag „EU Women on Boards“ erschien zuerst auf Deutscher AnwaltSpiegel.

Die Corporate Sustainability Reporting Directive („CSRD“) fordert die Immobilienbranche heraus

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Die Europäische Union hat sich das ambitionierte Ziel gesetzt, bis 2050 der erste klimaneutrale Kontinent zu werden. Deutschland möchte dies sogar schon bis 2045 schaffen. Als Zwischenziel des „European Green Deal“ sollen bis 2030 die Treibhausgasemissionen im Vergleich zum Referenzjahr 1990 um 55% reduziert werden.

Dieses Ziel stellt insbesondere die Immobilienbranche vor eine große Herausforderung. Gemäß den Vorgaben des Bundesklimaschutzgesetzes muss der Sektor „Gebäude“ seine Treibhausgasemissionen von aktuell 118 Millionen Tonnen CO2-Äquivalenten bereits bis 2030 auf 67 Millionen Tonnen CO2-Äquivalente nahezu halbieren (vgl. aktuellen Bericht des Umweltbundesamts zur Berechnung der Treibhausgasemissionsdaten für das Jahr 2021 gemäß Bundesklimaschutzgesetz vom 10.03.2022).

Transparenz als Mittel zur Förderung nachhaltiger wirtschaftlicher Aktivitäten

Durch die Einführung von umfassenden Transparenzpflichten sollen, nach den Vorstellungen der Europäischen Union, nachhaltige wirtschaftliche Tätigkeiten gefördert werden. Marktteilnehmer werden hierdurch gezwungen, zukünftig mit offenen Karten zu spielen und transparent zu machen, inwieweit ihre Tätigkeit ökologisch nachhaltig ist. Diese Offenlegungsverpflichtung gilt bereits heute – in eingeschränktem Umfang – für Finanzunternehmen und Finanzberater. Darüber hinaus gilt sie auch schon nach der sogenannten Non-Financial Reporting Directive („NFRD“) für sehr große, kapitalmarktorientierte Unternehmen (also in der Regel große europäische Aktiengesellschaften).

Taxonomieverordnung zur Definition nachhaltiger Wirtschaftstätigkeiten

Mit der Taxonomieverordnung (2020/852, „Taxonomie-VO“) hat der EU-Gesetzgeber ein einheitliches Klassifizierungssystem für den Begriff der Nachhaltigkeit eingeführt. Neben den Bereichen soziale und unternehmensbezogene Nachhaltigkeit wurde auch der Begriff „ökologisch nachhaltig“ definiert. Gemäß der Taxonomie-VO ist eine Wirtschaftstätigkeit dann ökologisch nachhaltig, wenn sie mindestens eines von sechs abschließend definierten Umweltzielen positiv beeinflusst, keines der anderen Umweltziele erheblich beeinträchtigt („Do no significant harm“) und wenn ein Mindestschutz von Menschenrechten und Arbeitsstandards eingehalten wird (vgl. Art. 3 und Art. 9 Taxonomie-VO). Für zwei der sechs Umweltziele gibt es bereits im delegierten Rechtsakt 2021/2139 konkrete technische Bewertungskriterien. Für die restlichen Umweltziele wird ein weiterer delegierter Rechtsakt noch in diesem Jahr erwartet. Überdies sollen die technischen Bewertungskriterien regelmäßig an den Stand der Technik angepasst werden. Hier ist also einiges im Fluss. Dies zeigt nicht zuletzt die aktuelle und sehr kontrovers diskutierte Entscheidung des Europaparlaments vom 06.07.2022, auch Atom- und Gaskraftwerke in die Taxonomie-VO aufzunehmen und damit als nachhaltig zu qualifizieren.

Wen treffen die neuen Offenlegungspflichten?

Für das Verständnis der Offenlegungspflichten ist das Verständnis vom Verhältnis der Taxonomie-VO zur CSRD entscheidend. Zukünftig werden nun wesentlich mehr Unternehmen einen Bericht über nicht-finanzielle Informationen veröffentlichen müssen und dabei nachhaltigkeitsbezogene Angaben publizieren. Gemäß dem Entwurf der CSRD, der noch einmal nach europaweiten politischen Verhandlungen angepasst wurde, trifft die Berichtspflicht in absehbarer Zeit alle Unternehmen, die zwei der drei nachfolgenden Kriterien erfüllen: (i) 20 Millionen Euro Bilanzsumme, (ii) 40 Millionen Euro Umsatzerlöse oder (iii) im Jahresdurchschnitt mehr als 250 Arbeitnehmer. Im Immobiliensektor dürften nicht wenige Unternehmen die zwei finanziellen Kriterien erfüllen und deshalb zeitnah in die Berichtspflicht „rutschen“.

Auch kleinere und mittelgroße Unternehmen (sogenannte „KMU“), die kapitalmarktorientiert sind, müssen über die Nachhaltigkeit ihrer Tätigkeit berichten. Kapitalmarktorientiert sind dabei unabhängig von der Größe alle Unternehmen, die zum Beispiel Aktien, Zertifikate oder Schuldverschreibungen ausgeben. Die kapitalmarktorientierten KMU fallen zukünftig grundsätzlich in den Anwendungsbereich der CSRD, können jedoch unter einen etwas weicheren Offenlegungsmaßstab fallen. Zusätzlich soll ein zeitlich befristeter sogenannter „Opt-out“ gelten, also die Möglichkeit für KMU, bis 2028 auf die Veröffentlichung eines nicht-finanziellen Berichts zu verzichten. Kapitalmarktorientierte Kleinstunternehmen sind von der Berichtspflicht ausgenommen.

Für außereuropäische Unternehmen gilt die Pflicht zur Erstellung eines Nachhaltigkeitsberichts für alle Unternehmen, die in der EU einen Nettoumsatz von 150 Millionen Euro oder mehr erzielen und mindestens eine Tochtergesellschaft oder Niederlassung in der EU haben.

Was ist Inhalt der neuen Offenlegungspflichten?

Die betroffenen Unternehmen, die unter die CSRD fallen, sind danach verpflichtet, jährlich offenzulegen,

• ob und in welchem Umfang die Wirtschaftstätigkeiten des Unternehmens grundsätzlich taxonomiefähig sind, ob also bereits technische Bewertungskriterien für die Tätigkeit existieren und die Tätigkeit grundsätzlich geeignet ist, einen wesentlichen Beitrag zu einem der sechs Umweltziele zu leisten, und
• ob und in welchem Umfang die Wirtschaftstätigkeiten des Unternehmens taxonomiekonform sind, sie also die jeweiligen einschlägigen technischen Bewertungskriterien erfüllen und dadurch einen wesentlichen Beitrag leisten und kein anderes Umweltziel erheblich beeinträchtigen und ob sie die Anforderungen an den Mindestschutz von Menschenrechten und Arbeitsstandards erfüllen.

Nach bisherigem Stand ist weder in Bezug auf das jeweilige Unternehmen noch in Bezug auf den Marktbereich eine bestimmte Quote zu erfüllen. Es handelt sich bei der EU-Taxonomie um ein reines Transparenzinstrument. Aufgrund des Zusammenspiels von Offenlegungspflichten und finanzmarktbezogenen Regulierungsinstrumenten werden taxonomiekonformen Projekten jedoch bessere Finanzierungsmöglichkeiten offenstehen. Konkret bezogen auf die Immobilienbranche bedeutet dies, dass die Taxonomiekonformität eines Projekts und seiner handelnden Akteure die Attraktivität einer Immobilie für Investoren und Finanzierer steigert.

Worüber werden Immobilienunternehmen berichten?

Für den Immobilienbereich sind die Umweltziele „Klimaschutz“ (englisch: „climate change mitigation“) und „Anpassung an den Klimawandel“ (englisch: „climate change adaptation“) gemäß Art. 9 Taxonomie-VO im delegierten Rechtsakt 2021/2139 („delegierter Rechtsakt“) durch zahlreiche relevante technische Bewertungskriterien konkretisiert worden. Grundsätzlich taxonomiefähig sind unter anderem die Neuerrichtung von Gebäuden, (bestimmte) Renovierungsmaßnahmen an Gebäuden, der Erwerb sowie die Vermietung von Gebäuden. Damit diese taxonomiefähigen Tätigkeiten dann auch taxonomiekonform sind, müssen sie die technischen Bewertungskriterien mindestens eines Umweltziels erfüllen und gleichzeitig die Negativvorgaben beachten. Der delegierte Rechtsakt enthält für die beiden geregelten Umweltziele jeweils eine separate Anlage. Die Anlagen gliedern sich wiederum in zahlreiche einzelne Wirtschaftstätigkeiten. Für jede einzelne Wirtschaftstätigkeit wird gesondert geregelt, unter welchen Voraussetzungen das Umweltziel einerseits als gefördert gilt („wesentlicher Beitrag“) und welche technischen Anforderungen andererseits für die Vermeidung erheblicher Beeinträchtigungen („Do no significant harm“) gelten. Für den deutschen Rechtsanwender ist hierbei sehr ungewohnt, dass in dem delegierten Rechtsakt nichts „vor die Klammer gezogen“ oder verallgemeinert wird. Jedes Umweltziel hat eigene technische Anforderungen, und das sowohl auf der Positivseite (wesentlicher Beitrag zur Erreichung des jeweiligen Umweltziels) als auch auf der Negativseite (Vermeidung erheblicher Beeinträchtigungen der übrigen Umweltziele).

Haben die Berichtspflichten Auswirkungen auf Vertragsmuster?

Auf der einen Seite geben die Taxonomie-VO und der hierzu ergangene delegierte Rechtsakt konkret einzuhaltende technische Kriterien vor. Diese sind entweder erfüllt oder aber nicht. Auf die Frage, ob die Parteien sich um die Erfüllung bemüht haben, kommt es nicht an. Auf der anderen Seite können diese technischen Kriterien jedoch selten allein und ohne die Mitwirkung der weiteren Marktteilnehmer dokumentiert und nachgewiesen werden. Beispiel: Soll die Vermietung einer Immobilie durch eine Modernisierungsmaßnahme zukünftig als taxonomiekonform eingestuft werden, bedeutet dies, dass von Anfang an möglichst genau festzulegen ist, durch welche konkrete Tätigkeit für welches der sechs Umweltziele ein wesentlicher Beitrag geleistet werden soll. Dies ist dann entsprechend klar vertraglich festzuhalten. Es genügt also nicht, dass die Parteien lediglich versprechen, sich um eine nachhaltige, ressourcenschonende und ökologische Nutzung zu bemühen.

Die Herausforderung für Rechtsabteilungen und Rechtsberater in diesem Bereich liegt darin, entsprechende Anpassungen mit dem Recht der Allgemeinen Geschäftsbedingungen in Einklang zu bringen und auch den Datenschutz nicht aus den Augen zu verlieren.

Fazit

Nach Inkrafttreten der CSRD werden wesentlich mehr Unternehmen als bisher offenlegen müssen, wie nachhaltig ihre wirtschaftliche Tätigkeit ist. Vermieter und andere Akteure aus der Immobilienbranche, die ihren Stakeholdern zukünftig eine grüne Weste präsentieren wollen, sollten die Taxonomie-VO nicht aus dem Blick verlieren und ihre Mietverträge darauf prüfen, ob sie die Umsetzung der (technischen) Anforderungen der Taxonomie-VO ermöglichen.

j.callet@taylorwessing.com

f.hahn@taylorwessing.com

Der Beitrag Erhebliche Erweiterung der ESG-Berichtspflichten erschien zuerst auf Deutscher AnwaltSpiegel.

Empfehlenswerte Regelungen beim Vertrauensurlaub

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Vertrauensurlaub – das klingt zunächst einmal sehr verlockend: So viel bezahlter Erholungsurlaub, wie und wann man möchte. Lästige Absprachen mit Vorgesetzten und Kollegen, der Kampf um Urlaub zu Schulferienzeiten, all das könnte damit der Vergangenheit angehören. Auch scheint diese Vertragsgestaltung vor dem Hintergrund zunehmender Ermöglichung des Homeoffices, mobilen Arbeitens oder sogar der Arbeit aus dem Urlaub – Stichwort: „Workation“ – nur noch der nächste logische Schritt zu sein. Doch wie passt das mit den strengen Vorgaben des deutschen Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG) und der europäischen Urlaubsrechtsprechung zusammen? Wie können Unternehmen gewährleisten, dass die Arbeit weiterhin erledigt wird? Und wie können auf der anderen Seite Mitarbeiter sichergehen, dass diese Regelung nicht dazu führt, dass nicht sogar etwa zu wenig Urlaub gewährt wird? Der folgende Beitrag gibt Antwort auf diese Fragen.

So viel schon einmal vorweg: Vertrauensurlaub führt zwar zu einer größeren Flexibilität und Freiheit für die Beschäftigten. Grundlage sind jedoch zwingend umfangreiche Regelungen im Arbeitsvertrag oder auf kollektiver Ebene – im Zweifel sogar eher ausführlicher als im Rahmen des klassischen Modells.

Dabei ist stets zu beachten, dass ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats bei der Festlegung allgemeiner Urlaubsgrundsätze im Betrieb besteht. Zudem ist bei bestehenden tarifvertraglichen Regelungen Vorsicht hinsichtlich individualvertraglicher Gestaltungen geboten.

Differenzierung zwischen Mindest- und Mehrurlaub

Die erste und wichtigste Regelung ist, dass vertraglich klar zwischen Mindest- und Mehrurlaub unterschieden wird. Dies ist grundsätzlich zu empfehlen, denn Arbeitgeber sind bei der Gestaltung des Mehrurlaubs sehr frei, während Mindesturlaub strengen Vorgaben unterliegt. Erfolgt keine ausdrückliche und klare Differenzierung, gelten für den Mehrurlaub stets dieselben Vorgaben wie für den Mindesturlaub. Gerade hinsichtlich des Konzepts des Vertrauensurlaubs ist eine Trennung dabei von besonderer Bedeutung. So sollte für den Mehrurlaub unbedingt geregelt werden, dass er am Ende des Urlaubsjahres verfällt, unabhängig von etwaigen vorangegangenen Hinweisen des Arbeitgebers oder Krankheits-, Mutterschutz- oder Elternzeiten des Beschäftigten. In diesem Zusammenhang sollte auch eine Abgeltung des Mehrurlaubs bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausdrücklich ausgeschlossen werden. Sowohl Verfall als auch der Abgeltungsausschluss sind dabei als Vorsichtsmaßnahmen, unabhängig davon, ob der Mehrurlaub konkret quantifiziert wurde oder nicht, unbedingt zu empfehlen.

Auch hinsichtlich des Mindesturlaubs sollten einige Vorgaben gemacht werden: So sollte etwa vereinbart werden, dass stets der Mindesturlaub zuerst genommen wird, bevor Mehrurlaub angetreten werden kann. Zudem sollte zumindest der Mindesturlaub zeitlich nachvollziehbar gewährt werden – etwa in Form eines Urlaubskontos. Schließlich sollte unbedingt vor Jahresende ein Hinweis durch den Arbeitgeber erfolgen, dass der Restmindesturlaub verfällt, wenn er nicht bis Jahresende genommen wurde.

Nur so kann sichergestellt werden, dass ein Ansparen von Mindesturlaubsansprüchen vermieden wird und Arbeitgeber sich nicht etwa unüberschaubaren Urlaubs- oder Urlaubsabgeltungsansprüchen ausgesetzt sehen, die zu hohen Kosten führen können. Dies gilt umso mehr, da zu befürchten ist, dass der EuGH die Verjährung von Urlaubsansprüchen begrenzen könnte und ohnehin bereits strenge Regeln hinsichtlich der Möglichkeiten des Urlaubsverzichts oder -verfalls gelten.

Auf diese Weise können Arbeitnehmer zudem sichergehen, dass Vertrauensurlaub nicht etwa zu weniger Urlaub führt als nach dem klassischen Modell. Auf der anderen Seite kommen Arbeitgeber so ihren Fürsorgepflichten hinreichend nach und können gewährleisten, dass die Arbeitnehmer zumindest ein Mindestmaß an Urlaub auch tatsächlich in Anspruch nehmen. Beachtet man dabei die mindestens notwendigen Vorgaben, sind der Phantasie kaum Grenzen gesetzt. So könnte etwa nur ein Teil oder auch der ganze Mehrurlaub als Vertrauensurlaub gewährt werden.

Reibungsloser Betriebsablauf

Aber nicht nur hinsichtlich der Frage des Ansammelns von Urlaubsansprüchen, sondern auch hinsichtlich der Sicherstellung des reibungslosen Betriebsablaufs lauern Risiken, die es zu erkennen und abzuwenden gilt.

So stellen sich Arbeitgeber beim Vertrauensurlaub oft die Frage, wie sichergestellt werden kann, dass die geschuldete Arbeit geleistet wird.

Hier ist zum einen unbedingt eine klare Kommunikation in Hinblick auf die Erwartungen zu empfehlen. So sollten die Beschäftigten vorab deutlich angewiesen werden, was sie konkret innerhalb welcher Frist fertigstellen oder leisten sollen. Erfolgt dies anschließend nicht frist- oder erwartungsgemäß, ist eine Abmahnung möglich. Gleichzeitig könnte etwa auch eine Verknüpfung der zu erreichenden Ziele mit den im Rahmen von Bonusregelungen vereinbarten Zielen erfolgen.

Zum anderen sollten möglichst klare Vereinbarungen hinsichtlich erwarteter Erreichbarkeit, Arbeitszeiterfassung, Abmeldung und Urlaubsübergabe oder -vertretung getroffen werden.

Auch über einen Ausschluss von Urlaub nach Krankheitstagen sollte nachgedacht werden. Denn es sollte vermieden werden, dass die Arbeitnehmer durch Vertrauensurlaub – quasi durch die Hintertür – unbegrenzte Entgeltfortzahlung bei eigentlich vorliegender krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit erhalten. Ebenso ist ein Ausschluss von Vertrauensurlaub im Anschluss an Beschäftigungsverbote nach Mutterschutzgesetz oder einer Elternzeit sinnvoll.

Wichtig ist auch eine Regelung der Inanspruchnahme von Vertrauensurlaub im Zusammenhang mit Kündigungen. Arbeitgeber können etwa ein großes Interesse an Arbeitsleistungen während der Kündigungsfrist haben, um eine reibungslose Übergabe der Stelle zu gewährleisten.

Notbremse einbauen

So schön die Idee des Vertrauensurlaubs auch sein mag, für manche Arbeitnehmer ist dieses Konzept einfach nicht geeignet, was sich aber häufig erst nach einiger Zeit herausstellt. Sinnvoll ist daher etwa der Ausschluss des Vertrauensurlaubs während der Probezeit, da man sich in dieser Phase erst noch kennenlernen muss. Zudem sollte ein Vorbehalt aufgenommen werden, dass der Arbeitgeber abweichende Vorgaben machen kann, wenn der ordnungsgemäße Betriebsablauf bedroht ist. Alternativ können auch Höchstgrenzen für bestimmte Urlaubszeiträume wie Sommerferien, eine Mindestbesetzung von Beschäftigten oder ein Genehmigungsvorbehalt des Urlaubs durch den Arbeitgeber ab einer bestimmten Anzahl von Urlaubstagen vorgesehen werden. Auch hier ist eine gewisse Phantasie gefragt, um mögliche Interessen des Unternehmens möglichst frühzeitig zu erkennen und entsprechend berücksichtigen zu können.

Schließlich sind eine befristete Einführung von Vertrauensurlaub oder zumindest ein Widerrufsvorbehalt unbedingt zu empfehlen. Ein wirksamer Widerrufsvorbehalt unterliegt dabei strengeren Vorgaben als eine Befristung, die insbesondere nicht den Regeln des Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG) unterfällt.

Fazit

Im aktuellen „War for Talents“ ist der Vertrauensurlaub ein wichtiges Angebot, denn es beinhaltet ein Höchstmaß an Flexibilität bei der Arbeits- und Freizeitgestaltung und gleichzeitig eine große Wertschätzung durch den Arbeitgeber. Um diese Chance jedoch nicht zu einem Alptraum für Arbeitgeber werden zu lassen, ist es erforderlich, dass die dargestellten wichtigen Punkte bei der Vertragsgestaltung beachtet werden. Dann steht selbst vor dem Hintergrund der strengen Vorgaben des deutschen und europäischen Urlaubsrechts der Vereinbarung von Vertrauensurlaub nichts mehr im Weg.

bruck@buse.de

Der Beitrag Vertrauen ist gut – aber nur mit Kontrolle erschien zuerst auf Deutscher AnwaltSpiegel.

Der positive Einfluss von Inhouse-Juristen auf alle Unternehmensbereiche

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Unsere moderne Welt beruht auf einem ständigen Wandel, der sich in großen Schritten vollzog. Die Entdeckung des Feuers. Die Entwicklung der Sprache. Die systematische Anwendung von Recht und Ordnung anhand der Einführung von Rechtsprechungen und Gerichtsverfahren. Oder auch Johannes Gutenbergs Erfindung der Druckerpresse. Ausgehend vom Zeitalter der Aufklärung und der wissenschaftlichen Revolution, ist es vor allem der ständige Fortschritt der Kommunikationstechnologien, der unseren heutigen Alltag so stark prägt.

Die technologischen Entwicklungen verändern auch die Art, wie moderne Unternehmen heute geführt werden. Das reicht von der Verwaltung finanzieller Daten bis hin zu Cyber Security, über Enterprise Resource Planning (ERP) oder Vertriebs- und Marketing-Tools für Kundenbeziehungen (CRM) bis hin zur Revolution von Supply Chain Management (SCM) und Human Resource Information Systems (HRIS). Doch wie sieht der Modernisierungsgrad bei den Rechtsabteilungen aus? Wie stark ist der Digitalisierungsdrang von Inhouse-Juristen ausgeprägt, und welche Trends lassen sich über verschiedene Legal Teams hinweg beobachten?

Der diesjährige ELR-Bericht (Enterprise Legal Reputation, siehe hier), eine internationale Studie, die von Softwareanbieter BusyLamp (siehe hier) und dessen Muttergesellschaft Onit in Auftrag gegeben worden ist, beleuchtet, wie Angestellte von Unternehmen ihre jeweiligen Rechtsabteilungen wahrnehmen, und stellt gegenüber, wie die juristischen Fachkräfte ihre Interaktion mit internen Mandanten betrachten. Dabei eröffnet der Report überraschende Erkenntnisse. So legt er offen, dass nahezu vier von fünf Befragten (78%) weltweit die Rechtsabteilung als „Schützer“ ihres Unternehmens, seiner Mitarbeitenden und seiner Assets wahrnehmen und die Qualität der erhaltenen Beratung schätzen. Weiterhin wird offenkundig, dass unternehmensinterne Rechtsteams in der Lage sind, ihren Wirkungskreis erheblich zu erweitern, und über die Möglichkeit verfügen, zahlreiche Unternehmensbereiche positiv zu beeinflussen – von der Umsatzgenerierung und der operativen Effizienz bis hin zur Gesamtkultur des Unternehmens.

Kurz gesagt: Die Rechtsabteilung hat das Potential, ein leistungsstarker Change Agent für die Zukunft eines Unternehmens zu sein.

Die Rechtsabteilung als Treiber des Wandels

In einem Beruf, der von Richtlinien, Präzedenzfällen und Gesetzen geprägt ist, steht naturgemäß „Transformation“ nicht ganz oben auf der Prioritätenliste. Dennoch ist es alles andere als absurd, zu erwarten, dass die Rechtsabteilung zum Treiber des Wandels wird. Das mag zunächst paradox klingen, doch als Autoritätsfigur des Unternehmens ist der Rechtsabteilung schon in die Wiege gelegt worden, Risiken zu minimieren und die Stabilität eines Unternehmens zu wahren. Damit ist die Rechtsabteilung nicht nur Teil eines Prozesses, sondern sie spielt eine wesentliche Rolle bei der Einführung neuer Maßstäbe und Richtlinien.

Fast zwei Drittel der befragten deutschen Angestellten (64%) berichten von einem positiven Verhältnis zu ihrer Rechtsabteilung. Im Vergleich zu anderen Rechtsabteilungen weltweit schneiden die deutschen Rechtsteams sogar führend in ihrer Reaktionsfähigkeit ab (91% der Befragten bestätigen eine „moderate“ oder „sehr gute“ Reaktionsbereitschaft). Es lässt sich also eine Kooperationsbereitschaft ableiten, auf die sich setzen lässt und die sich positiv auf Beschaffungsentscheidungen, Umsatzmanagement und viele weitere Bereiche auswirken kann. Auch operative Exzellenz, Differenzierung vom Wettbewerb sowie der Aufbau und Schutz der Marke können dadurch gefördert werden. Die Rechtsabteilung verfügt also über die Chance zu zeigen, dass sie nicht nur, wie bislang häufig angenommen, eine Funktion im Hintergrund ausübt, sondern eine starke, zukunftsorientierte Führungsrolle einnehmen kann.

Drei Wege, mit denen Rechtsabteilungen Wachstum fördern und als Change Agent agieren können, im Überblick:

Beschleunigen Sie die Umsatzgenerierung

Die meisten Angestellten vertrauen in die Verhandlungsfähigkeit der Rechtsabteilung. Dies belegt auch der ELR-Report. Die wenigsten deutschen Befragten gaben an, dass der Jahresumsatz unter schlechten Verhandlungen leide. Gleichzeitig skizziert der ELR-Report einen Handlungsbedarf in Sachen „Bürokratie“. Die Hälfte der Befragten gab an, nach wie vor darüber besorgt zu sein, dass überfrachtete Prozesse, eine übertriebene Vorsicht und fehlende Ressourcen die Geschäftszyklen negativ beeinflussen. Fast die Hälfte der deutschen Angestellten (48%) bezeichnen die Rechtsabteilung als zu „bürokratisch“, was laut den Befragten dazu führt, dass mehr als zwei Drittel (68%) die Rechtsabteilung gelegentlich umgehen – selbst wenn das gegen die Unternehmenspolitik verstößt. Hinzu kommt, dass einer von global zehn Befragten befürchtet, dass Rechtsabteilungen den Abschlusszeitpunkt von Geschäften verzögern und somit in Gefahr bringen.

Zehn Prozent mögen hier zwar zunächst nicht hoch erscheinen, doch wenn man dieses Ergebnis auf ein Unternehmen mit 500 Vertrieblern anwendet, entsprechen 10% einer Zahl von 50 Vertrieblern, die verzögerte Geschäftszyklen erleben. Wenn 50 Vertriebler ihre Geschäfte nicht abschließen und ihre Quoten nicht einhalten können, kann sich das für viele Unternehmen negativ auswirken. Die Konsequenzen können im äußersten Fall Quartalsergebnisse, Prognosen, Aktienkurse und -ratings sowie Unternehmensbewertungen beeinflussen.

Und nun zum Lichtblick: Verkürzt man die Zeit zum Abschluss von Geschäften um Wochen oder Monate, kann sich das äußerst positiv auf die finanziellen Erträge auswirken. Die in Deutschland ansässigen Befragten aus dem ELR-Report glauben unter den global Befragten am stärksten, dass das Hauptziel der Rechtsabteilung darin besteht, ihren Mandanten einen guten Service zu bieten. Zudem vertreten die Befragten den Ansatz, dass das Legal Team einen positiven Einfluss auf Absatz und Umsatz hat (58%). Mehr als die Hälfte (51%) glauben auch, dass die Rechtsabteilung die Geschäftszyklen aktiv beschleunigt. Indem Flexibilität und das Meistern von Herausforderungen proaktiv eingeleitet werden, können alte Paradigmen durch optimierte Prozesse ersetzt werden. Dies führt zu einem schnelleren Gewinn von Aufträgen, welche das Geschäftswachstum fördern und die Umsatzgenerierung effektiv maximieren.

Nutzen Sie künstliche Intelligenz für Ihre Betriebseffizienz

Eines ist klar: Ein „Nein“ zu modernen Technologien wie künstlicher Intelligenz (KI) ist auch für Rechtsabteilungen keine Option mehr. Vor allem nicht bei einem Markt mit Inflationsrisiko, steigenden Zinssätzen und geopolitischen Konflikten. Obwohl der Einsatz neuer Technologien abschreckend wirken kann, bietet das KI-betriebene Contract Lifecycle Management (CLM) Rechtsteams eine große Chance, das Geschäft wesentlich zu transformieren.

Nur 54% der befragten Juristen geben allerdings an, automatisiertes CLM zu verwenden. Dabei erstellen und verwalten alle funktionalen Teams eines Unternehmens regelmäßig Verträge. Dem ELR-Report zufolge verbringen zwei von fünf Befragten aus der Rechtsabteilung (40%) täglich vier bis fünf Stunden mit der Überprüfung von Verträgen. In Deutschland ist einer von fünf Befragten bis zu acht Stunden täglich damit beschäftigt – fast die gesamte Zeit eines Geschäftstags, einer Arbeitswoche, eines Quartals und eines Geschäftsjahrs! Sollten hoch qualifizierte Juristen so den Großteil ihrer Zeit verbringen? Und scheint es wirklich operativ oder kosteneffizient zu sein, mindestens die Hälfte vom Gehalt eines Juristen in die Überprüfung von Verträgen zu investieren?

Dabei ist es wichtig in Erinnerung zu behalten: Bis zur Unterzeichnung eines Vertrags kann es nicht zur Generierung von Umsätzen kommen. CLM, künstliche Intelligenz (KI) und Tools für das maschinelle Lernen (ML) sind in der Lage, den gesamten Vertragsprozess zu beschleunigen, von der Dokumentenerstellung über Redlining bis hin zu E-Signatur und Finalisierung. Mittels dieser Beschleunigung kann schneller entschieden werden, wie die Erstellung von Verträgen durch Überprüfungszyklen, Verlängerungen und Verhandlungen vorangetrieben werden kann.

Darüber hinaus haben Studien gezeigt, dass die Automatisierung von Vertragserstellungen sowohl die Betriebs- als auch die Kosteneffizienz um mehr als 50% steigern kann. Im Rahmen eines Unternehmens mit 20 Anwälten, die im Durchschnitt mehr als 9.000 Verträge jährlich überprüfen, entspricht das fast 5.000 zusätzlich vom gleichen Team bearbeiteten Verträgen pro Jahr. Wenn Legal Operations die Kontrolle übernimmt und diese Tech-Tools in ihre Prozesse integriert, dann können sich die Rechtsabteilungen auf geschäftskritische Aufgaben von höherem Wert und größerer Komplexität konzentrieren und so die betriebliche Exzellenz steigern – das erspart Rechtsteams wertvolle Zeit und Geld.

Bühne frei für Innovation und Inklusivität

Innovation ist das Gegenteil von Stillstand und rückwärtsgerichtetem Denken. Inklusivität ermutigt neue Stimmen, zur Innovation eines Unternehmens beizutragen. Für den Erfolg beider Punkte spielt die Rechtsabteilung eine wesentliche Rolle.

Ohne ein wertvolles Produkt oder eine Dienstleistung kann es kein bedeutendes Wachstum geben. Auch der ELR-Report zeigt, dass mehr als drei von fünf Juristen (61%) glauben, dass sie eine vorrangige Rolle dabei spielen, Innovation und Wettbewerbsdifferenzierung durch den Schutz von Unternehmenspatenten und geistigem Eigentum (IP) positiv zu beeinflussen.

Gleichwohl sind es immer noch die Menschen einer Unternehmung, die den entscheidenden Unterschied machen. Als Schützer des Unternehmens wird es immer dringlicher, dass die Rechtsabteilung die Unternehmenskultur und -werte mitgestaltet und zu einem Botschafter für Vielfalt, Gerechtigkeit und Inklusivität wird. Werte, die für die Effizienz von Unternehmen von grundlegender Bedeutung sind. Glücklicherweise sehen vier von fünf Angestellten (80%) die Rechtsabteilung als großartigen Partner für die Beschaffung von Anbietern und Dienstleistungen, und mehr als die Hälfte der Befragten (52%) weltweit – und fast zwei von drei (64%) in Deutschland – sagen, dass ihre Abteilung und ihre Unternehmen der Diversifizierung von Anbietern zwischenzeitlich eine höhere Priorität beimessen.

Als Schützer des Unternehmens muss man sich jedoch nicht nur die Frage nach dem „wie“ stellen, sondern auch hinterfragen, „von wem“ das angestrebte Ziel erreicht werden soll. Durch die Einführung neuer Initiativen, die Respekt, Kommunikation und Zusammenarbeit in der Belegschaft fördern, wird die Rechtsabteilung die Unternehmenskultur maßgeblich formen und wahren Schutz für alle Angestellten gewährleisten.

Ein Blick in die Zukunft: die Rechtsabteilung als „Influencer“

„In einer Welt, die sich wirklich schnell verändert, ist die einzige garantiert zum Scheitern verurteilte Strategie, keine Risiken einzugehen“, so Meta-Chef Mark Zuckerberg.

Wandel und Komfort gehen selten Hand in Hand. Die Rechtsabteilung kann – und sollte – aber als Katalysator des Wandels agieren. Indem die Rechtsabteilung vom Einsatz neuer Technologien profitiert und eine innovative, inklusive Unternehmenskultur fördert, wird sie ihr Unternehmen dabei unterstützen, eine effiziente und nachhaltige Transformation zu vollziehen. Inhouse-Juristen sollten die Chance nutzen, ihre Rolle als wahre Schützer des Unternehmens neu zu definieren und den entsprechenden Grundstein für die zukünftigen Generationen im Rechtswesen zu legen.

l.usinger@busylamp.com

Hinweis der Redaktion:
BusyLamp, ein Onit-Unternehmen, ist seit vielen Jahren Kooperationspartner des Deutschen AnwaltSpiegels. Mit Standorten in Frankfurt am Main, London und New York City ist der Legal-Software-Operations-Anbieter Partner für moderne Rechtsabteilungen. BusyLamp hat es sich zum Ziel gesetzt, die Innovation von Legal Operations zu optimieren und die Effizienz von internen Rechtsteams mit leistungsfähigen Lösungen für Legal Spend und Matter Management international zu verbessern. (tw)

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