Der positive Einfluss von Inhouse-Juristen auf alle Unternehmensbereiche

Artikel als PDF (Download)

Unsere moderne Welt beruht auf einem ständigen Wandel, der sich in großen Schritten vollzog. Die Entdeckung des Feuers. Die Entwicklung der Sprache. Die systematische Anwendung von Recht und Ordnung anhand der Einführung von Rechtsprechungen und Gerichtsverfahren. Oder auch Johannes Gutenbergs Erfindung der Druckerpresse. Ausgehend vom Zeitalter der Aufklärung und der wissenschaftlichen Revolution, ist es vor allem der ständige Fortschritt der Kommunikationstechnologien, der unseren heutigen Alltag so stark prägt.

Die technologischen Entwicklungen verändern auch die Art, wie moderne Unternehmen heute geführt werden. Das reicht von der Verwaltung finanzieller Daten bis hin zu Cyber Security, über Enterprise Resource Planning (ERP) oder Vertriebs- und Marketing-Tools für Kundenbeziehungen (CRM) bis hin zur Revolution von Supply Chain Management (SCM) und Human Resource Information Systems (HRIS). Doch wie sieht der Modernisierungsgrad bei den Rechtsabteilungen aus? Wie stark ist der Digitalisierungsdrang von Inhouse-Juristen ausgeprägt, und welche Trends lassen sich über verschiedene Legal Teams hinweg beobachten?

Der diesjährige ELR-Bericht (Enterprise Legal Reputation, siehe hier), eine internationale Studie, die von Softwareanbieter BusyLamp (siehe hier) und dessen Muttergesellschaft Onit in Auftrag gegeben worden ist, beleuchtet, wie Angestellte von Unternehmen ihre jeweiligen Rechtsabteilungen wahrnehmen, und stellt gegenüber, wie die juristischen Fachkräfte ihre Interaktion mit internen Mandanten betrachten. Dabei eröffnet der Report überraschende Erkenntnisse. So legt er offen, dass nahezu vier von fünf Befragten (78%) weltweit die Rechtsabteilung als „Schützer“ ihres Unternehmens, seiner Mitarbeitenden und seiner Assets wahrnehmen und die Qualität der erhaltenen Beratung schätzen. Weiterhin wird offenkundig, dass unternehmensinterne Rechtsteams in der Lage sind, ihren Wirkungskreis erheblich zu erweitern, und über die Möglichkeit verfügen, zahlreiche Unternehmensbereiche positiv zu beeinflussen – von der Umsatzgenerierung und der operativen Effizienz bis hin zur Gesamtkultur des Unternehmens.

Kurz gesagt: Die Rechtsabteilung hat das Potential, ein leistungsstarker Change Agent für die Zukunft eines Unternehmens zu sein.

Die Rechtsabteilung als Treiber des Wandels

In einem Beruf, der von Richtlinien, Präzedenzfällen und Gesetzen geprägt ist, steht naturgemäß „Transformation“ nicht ganz oben auf der Prioritätenliste. Dennoch ist es alles andere als absurd, zu erwarten, dass die Rechtsabteilung zum Treiber des Wandels wird. Das mag zunächst paradox klingen, doch als Autoritätsfigur des Unternehmens ist der Rechtsabteilung schon in die Wiege gelegt worden, Risiken zu minimieren und die Stabilität eines Unternehmens zu wahren. Damit ist die Rechtsabteilung nicht nur Teil eines Prozesses, sondern sie spielt eine wesentliche Rolle bei der Einführung neuer Maßstäbe und Richtlinien.

Fast zwei Drittel der befragten deutschen Angestellten (64%) berichten von einem positiven Verhältnis zu ihrer Rechtsabteilung. Im Vergleich zu anderen Rechtsabteilungen weltweit schneiden die deutschen Rechtsteams sogar führend in ihrer Reaktionsfähigkeit ab (91% der Befragten bestätigen eine „moderate“ oder „sehr gute“ Reaktionsbereitschaft). Es lässt sich also eine Kooperationsbereitschaft ableiten, auf die sich setzen lässt und die sich positiv auf Beschaffungsentscheidungen, Umsatzmanagement und viele weitere Bereiche auswirken kann. Auch operative Exzellenz, Differenzierung vom Wettbewerb sowie der Aufbau und Schutz der Marke können dadurch gefördert werden. Die Rechtsabteilung verfügt also über die Chance zu zeigen, dass sie nicht nur, wie bislang häufig angenommen, eine Funktion im Hintergrund ausübt, sondern eine starke, zukunftsorientierte Führungsrolle einnehmen kann.

Drei Wege, mit denen Rechtsabteilungen Wachstum fördern und als Change Agent agieren können, im Überblick:

Beschleunigen Sie die Umsatzgenerierung

Die meisten Angestellten vertrauen in die Verhandlungsfähigkeit der Rechtsabteilung. Dies belegt auch der ELR-Report. Die wenigsten deutschen Befragten gaben an, dass der Jahresumsatz unter schlechten Verhandlungen leide. Gleichzeitig skizziert der ELR-Report einen Handlungsbedarf in Sachen „Bürokratie“. Die Hälfte der Befragten gab an, nach wie vor darüber besorgt zu sein, dass überfrachtete Prozesse, eine übertriebene Vorsicht und fehlende Ressourcen die Geschäftszyklen negativ beeinflussen. Fast die Hälfte der deutschen Angestellten (48%) bezeichnen die Rechtsabteilung als zu „bürokratisch“, was laut den Befragten dazu führt, dass mehr als zwei Drittel (68%) die Rechtsabteilung gelegentlich umgehen – selbst wenn das gegen die Unternehmenspolitik verstößt. Hinzu kommt, dass einer von global zehn Befragten befürchtet, dass Rechtsabteilungen den Abschlusszeitpunkt von Geschäften verzögern und somit in Gefahr bringen.

Zehn Prozent mögen hier zwar zunächst nicht hoch erscheinen, doch wenn man dieses Ergebnis auf ein Unternehmen mit 500 Vertrieblern anwendet, entsprechen 10% einer Zahl von 50 Vertrieblern, die verzögerte Geschäftszyklen erleben. Wenn 50 Vertriebler ihre Geschäfte nicht abschließen und ihre Quoten nicht einhalten können, kann sich das für viele Unternehmen negativ auswirken. Die Konsequenzen können im äußersten Fall Quartalsergebnisse, Prognosen, Aktienkurse und -ratings sowie Unternehmensbewertungen beeinflussen.

Und nun zum Lichtblick: Verkürzt man die Zeit zum Abschluss von Geschäften um Wochen oder Monate, kann sich das äußerst positiv auf die finanziellen Erträge auswirken. Die in Deutschland ansässigen Befragten aus dem ELR-Report glauben unter den global Befragten am stärksten, dass das Hauptziel der Rechtsabteilung darin besteht, ihren Mandanten einen guten Service zu bieten. Zudem vertreten die Befragten den Ansatz, dass das Legal Team einen positiven Einfluss auf Absatz und Umsatz hat (58%). Mehr als die Hälfte (51%) glauben auch, dass die Rechtsabteilung die Geschäftszyklen aktiv beschleunigt. Indem Flexibilität und das Meistern von Herausforderungen proaktiv eingeleitet werden, können alte Paradigmen durch optimierte Prozesse ersetzt werden. Dies führt zu einem schnelleren Gewinn von Aufträgen, welche das Geschäftswachstum fördern und die Umsatzgenerierung effektiv maximieren.

Nutzen Sie künstliche Intelligenz für Ihre Betriebseffizienz

Eines ist klar: Ein „Nein“ zu modernen Technologien wie künstlicher Intelligenz (KI) ist auch für Rechtsabteilungen keine Option mehr. Vor allem nicht bei einem Markt mit Inflationsrisiko, steigenden Zinssätzen und geopolitischen Konflikten. Obwohl der Einsatz neuer Technologien abschreckend wirken kann, bietet das KI-betriebene Contract Lifecycle Management (CLM) Rechtsteams eine große Chance, das Geschäft wesentlich zu transformieren.

Nur 54% der befragten Juristen geben allerdings an, automatisiertes CLM zu verwenden. Dabei erstellen und verwalten alle funktionalen Teams eines Unternehmens regelmäßig Verträge. Dem ELR-Report zufolge verbringen zwei von fünf Befragten aus der Rechtsabteilung (40%) täglich vier bis fünf Stunden mit der Überprüfung von Verträgen. In Deutschland ist einer von fünf Befragten bis zu acht Stunden täglich damit beschäftigt – fast die gesamte Zeit eines Geschäftstags, einer Arbeitswoche, eines Quartals und eines Geschäftsjahrs! Sollten hoch qualifizierte Juristen so den Großteil ihrer Zeit verbringen? Und scheint es wirklich operativ oder kosteneffizient zu sein, mindestens die Hälfte vom Gehalt eines Juristen in die Überprüfung von Verträgen zu investieren?

Dabei ist es wichtig in Erinnerung zu behalten: Bis zur Unterzeichnung eines Vertrags kann es nicht zur Generierung von Umsätzen kommen. CLM, künstliche Intelligenz (KI) und Tools für das maschinelle Lernen (ML) sind in der Lage, den gesamten Vertragsprozess zu beschleunigen, von der Dokumentenerstellung über Redlining bis hin zu E-Signatur und Finalisierung. Mittels dieser Beschleunigung kann schneller entschieden werden, wie die Erstellung von Verträgen durch Überprüfungszyklen, Verlängerungen und Verhandlungen vorangetrieben werden kann.

Darüber hinaus haben Studien gezeigt, dass die Automatisierung von Vertragserstellungen sowohl die Betriebs- als auch die Kosteneffizienz um mehr als 50% steigern kann. Im Rahmen eines Unternehmens mit 20 Anwälten, die im Durchschnitt mehr als 9.000 Verträge jährlich überprüfen, entspricht das fast 5.000 zusätzlich vom gleichen Team bearbeiteten Verträgen pro Jahr. Wenn Legal Operations die Kontrolle übernimmt und diese Tech-Tools in ihre Prozesse integriert, dann können sich die Rechtsabteilungen auf geschäftskritische Aufgaben von höherem Wert und größerer Komplexität konzentrieren und so die betriebliche Exzellenz steigern – das erspart Rechtsteams wertvolle Zeit und Geld.

Bühne frei für Innovation und Inklusivität

Innovation ist das Gegenteil von Stillstand und rückwärtsgerichtetem Denken. Inklusivität ermutigt neue Stimmen, zur Innovation eines Unternehmens beizutragen. Für den Erfolg beider Punkte spielt die Rechtsabteilung eine wesentliche Rolle.

Ohne ein wertvolles Produkt oder eine Dienstleistung kann es kein bedeutendes Wachstum geben. Auch der ELR-Report zeigt, dass mehr als drei von fünf Juristen (61%) glauben, dass sie eine vorrangige Rolle dabei spielen, Innovation und Wettbewerbsdifferenzierung durch den Schutz von Unternehmenspatenten und geistigem Eigentum (IP) positiv zu beeinflussen.

Gleichwohl sind es immer noch die Menschen einer Unternehmung, die den entscheidenden Unterschied machen. Als Schützer des Unternehmens wird es immer dringlicher, dass die Rechtsabteilung die Unternehmenskultur und -werte mitgestaltet und zu einem Botschafter für Vielfalt, Gerechtigkeit und Inklusivität wird. Werte, die für die Effizienz von Unternehmen von grundlegender Bedeutung sind. Glücklicherweise sehen vier von fünf Angestellten (80%) die Rechtsabteilung als großartigen Partner für die Beschaffung von Anbietern und Dienstleistungen, und mehr als die Hälfte der Befragten (52%) weltweit – und fast zwei von drei (64%) in Deutschland – sagen, dass ihre Abteilung und ihre Unternehmen der Diversifizierung von Anbietern zwischenzeitlich eine höhere Priorität beimessen.

Als Schützer des Unternehmens muss man sich jedoch nicht nur die Frage nach dem „wie“ stellen, sondern auch hinterfragen, „von wem“ das angestrebte Ziel erreicht werden soll. Durch die Einführung neuer Initiativen, die Respekt, Kommunikation und Zusammenarbeit in der Belegschaft fördern, wird die Rechtsabteilung die Unternehmenskultur maßgeblich formen und wahren Schutz für alle Angestellten gewährleisten.

Ein Blick in die Zukunft: die Rechtsabteilung als „Influencer“

„In einer Welt, die sich wirklich schnell verändert, ist die einzige garantiert zum Scheitern verurteilte Strategie, keine Risiken einzugehen“, so Meta-Chef Mark Zuckerberg.

Wandel und Komfort gehen selten Hand in Hand. Die Rechtsabteilung kann – und sollte – aber als Katalysator des Wandels agieren. Indem die Rechtsabteilung vom Einsatz neuer Technologien profitiert und eine innovative, inklusive Unternehmenskultur fördert, wird sie ihr Unternehmen dabei unterstützen, eine effiziente und nachhaltige Transformation zu vollziehen. Inhouse-Juristen sollten die Chance nutzen, ihre Rolle als wahre Schützer des Unternehmens neu zu definieren und den entsprechenden Grundstein für die zukünftigen Generationen im Rechtswesen zu legen.

 

l.usinger@busylamp.com

 

Hinweis der Redaktion:
BusyLamp, ein Onit-Unternehmen, ist seit vielen Jahren Kooperationspartner des Deutschen AnwaltSpiegels. Mit Standorten in Frankfurt am Main, London und New York City ist der Legal-Software-Operations-Anbieter Partner für moderne Rechtsabteilungen. BusyLamp hat es sich zum Ziel gesetzt, die Innovation von Legal Operations zu optimieren und die Effizienz von internen Rechtsteams mit leistungsfähigen Lösungen für Legal Spend und Matter Management international zu verbessern. (tw)

Aktuelle Beiträge