Zeit und Kosten sparen, effizienter arbeiten

Im Blickpunkt: Technologien vereinfachen den Due-Diligence-Prozess

Von Florian Buschbacher, Daniela Nagler und Dr. Dirk Tassilo Wassen

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Einleitung
Die Digitalisierung hält auch in der Anwaltsbranche Einzug. Immer mehr Legal-Tech-Angebote kommen auf den Markt und versprechen eine effizientere und kostengünstigere Klärung von Rechtsfragen. Dies ist für Unternehmen in Anbetracht der stetig steigenden Rechtsberatungskosten attraktiv. Diese technischen Lösungen können die Legal Due Diligence unterstützen.
Die Legal Due Diligence ist ein wichtiger Teil des Transaktionsprozesses. Der erste Schritt einer rechtlichen Prüfung besteht im aktiven Sammeln der relevanten und zu prüfenden Dokumente. Derzeit gibt es verschiedene Datenraum- und Analyseprogramme, die die Legal Due Diligence unterstützen. Die Unternehmen sind im Hinblick auf ihren Digitalisierungsgrad sehr unterschiedlich aufgestellt. Einige Unternehmen sammeln Dokumente und die dazugehörigen Metadaten zum Beispiel durch zuständige Sachbearbeiter, die Dokumente in Excel-Listen führen und lokal auf der Festplatte speichern. Andere setzen Dokument-Management-Software ein, wobei sich bei diesen die Funktionen im Hinblick auf Metadaten und Suchfunktion stark unterscheiden. Eine Dokument-Management-Software kann am ehesten als ein unternehmensinterner Datenraum mit Zusatzfunk­tion verstanden werden. So können Unternehmen bei großen Dokument- und Datenmengen mit solch einer Software die verfügbaren Dokumente über verschiedene Bereiche hinweg konsolidiert sammeln und überprüfen. Dashboards bieten eine erste Analyse und damit einen Überblick. Sie stellen anschaulich die ausgewerteten Informationen dar: So lassen sich die Dokumente zum Beispiel Jurisdiktionen oder Rechtsgebieten zuordnen. Oder aber Verträge lassen sich nach ihrem Typus wie Vertrieb, vereinbarten AGB oder nach Abweichungen bei einzelnen Klauseln sortieren. Mit Hilfe dieser Programme können Unternehmen Dokumente aber auch nach verschiedenen Kategorien wie Gerichtsstandsklauseln oder Währungen filtern.

Analyse nach unterschiedlichen Aspekten
Die Analyse einzelner Klauseln ist ebenfalls möglich. So lassen sich auch die im Rahmen von M&A-Transaktionen besonders relevanten Kündigungsrechte für den Fall der Übertragung von Geschäftsanteilen (sogenannte „Change-of-Control“-Klauseln) identifizieren. Die Datenraum- und Analyseprogramme sind bereits programmiert, rechtliche Inhalte zu erkennen, lernen jedoch bei entsprechender Kategorisierung von Dokumenten oder Klauseln durch Anwälte dazu. Dadurch verbessert sich ihre Analysefähigkeit in Folgeprojekten.
Einzelnen Jurisdiktionen und Rechtsgebieten zugewiesene Dokumente können sodann an die darauf spezialisierten Anwälte des Legal-Due-Diligence-Teams zugewiesen werden. Der Beginn und der Fortschritt der rechtlichen Prüfung sind jederzeit nachvollziehbar. Die einzelnen Anwälte können standort- und länderübergreifend durch Hinweis- und Kommentarfunktionen innerhalb der Dokumente im Datenraum unkompliziert zusammenarbeiten.

Grenzen der Technologie
Wird die Technologie somit die bisherige rechtliche Prüfung durch Rechtsanwälte im Rahmen der Legal Due Diligence ersetzen? Dies ist derzeitig noch nicht möglich. So kann die Software zwar verschiedene Muster innerhalb rechtlicher Dokumente analysieren – eine rechtssichere und vollständige Prüfung der Dokumente ist damit jedoch noch nicht verbunden. Um rechtliche Risiken zu analysieren und zu bewerten, sind das Know-how und die Erfahrung von Anwälten unverzichtbar.

Vorteile bei großen Datenmengen
Solche Programme bieten einen enormen Vorteil, um Anwälte im Rahmen großer Legal Due Diligences mit hohem Datenvolumen zu unterstützen. Bei der Bewertung und Prüfung großer internationaler Gesellschaftsgruppen sinkt der administrative Koordinationsaufwand durch die technologischen Möglichkeiten der Datenraum- und Analyseprogramme erheblich. Manuelle und repetitive Arbeit sowie eine vollständige Änderungshistorie zu jedem Dokument und dessen Beurteilung kann die Software abbilden. Folge: Das Legal-Due-Diligence-Team wird dadurch entlastet und kann sich auf die rechtliche Prüfung und Beurteilung der Risiken fokussieren.

Fazit
All dies dürfte sowohl zeitlich als auch kostenmäßig zu einem deutlich effizienteren Vorgehen führen. Darüber hinaus erhöht die zentrale Verwaltung des Due-Diligence-Prozesses in Software mit Änderungshistorie zu jedem Dokument die Compliance.

florian.buschbacher@de.ey.com

daniela.nagler@de.ey.com

dirk-tassilo.wassen@de.ey.com