Die Unternehmen sollten sich frühzeitig auf die neuen Erfordernisse einstellen

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Die Bundesregierung treibt den Entwurf des neuen Sorgfaltspflichtengesetzes, besser bekannt als Lieferkettengesetz, weiter voran. Der Bundesrat wird dem neuen Gesetz voraussichtlich noch zum Ende dieser Legislaturperiode am 25.06.2021 zustimmen. Ab dem 01.01.2023 wären zunächst Unternehmen, die ihren Sitz in Deutschland und mehr als 3.000 Beschäftigte haben, verpflichtet, in ihren Lieferketten menschenrechtliche und umweltbezogene Sorgfaltspflichten in angemessener Weise zu beachten. Ab dem 01.01.2024 werden auch Unternehmen mit mehr als 1.000 Arbeitnehmern verpflichtet und vom Anwendungsbereich des Gesetzes erfasst. Indirekt wird das Gesetz jedoch auch spürbare Auswirkungen auf Unternehmen unterhalb dieser Größenordnung innerhalb der Lieferkette haben, da die verpflichteten Unternehmen die Auftragsvergabe zukünftig an die Wahrung entsprechender Compliancestandards knüpfen oder aber vertraglich entsprechende Garantien einfordern werden.

Sorgfaltspflichten entlang der Lieferkette
Der Gesetzentwurf sieht abgestufte Anforderungen an die Sorgfaltspflichten von Unternehmen vor, je nachdem, ob in der Lieferkette der eigene Geschäftsbereich, unmittelbare oder mittelbare Zulieferer betroffen sind. Der gesetzliche Sorgfaltspflichtenkatalog umfasst dabei Risikomanagement, Risikoanalyse, Grundsatzerklärung, Präventivmaßnahmen, Abhilfemaßnahmen, Beschwerdeverfahren sowie Dokumentations- und Berichtspflicht.

Im eigenen Geschäftsbereich und beim unmittelbaren Zulieferer sind künftig Risikoanalysen durchzuführen, um menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken zu ermitteln. Außerdem sind ein Risikomanagement – inklusive der Ernennung von Verantwortlichen – sowie ein Beschwerdemechanismus einzurichten.

• Kommt es zu einem Verstoß im eigenen Geschäftsbereich oder steht ein solcher unmittelbar bevor, muss das Unternehmen unverzüglich angemessene Abhilfemaßnahmen ergreifen, um die Verletzung zu verhindern, zu beenden oder zu minimieren. Ist der eigene Geschäftsbereich betroffen, muss die Abhilfemaßnahme zwingend zu einer Beendigung der Verletzung führen.

• Erfolgt die Verletzung beim unmittelbaren Zulieferer und kann nicht in absehbarer Zeit beendet werden, ist vom Unternehmen ein konkretes Konzept zur Minimierung der Verletzung zu erstellen und umzusetzen. Dem liegt das Prinzip „Befähigung statt Rückzug“ zugrunde, zunächst sind also alle Mittel und Wege auszuschöpfen, um eine Abhilfe gemeinsam mit dem Zulieferer zu erzielen. Der Abbruch der Geschäftsbeziehung ist nur als Ultima Ratio geboten.

• Im Fall einer Verletzung beim mittelbaren Zulieferer gelten dagegen anlassbezogene Sorgfaltspflichten: Das Unternehmen muss zunächst substantiierte Kenntnis von einem möglichen Verstoß erhalten, etwa durch eine Beschwerde. Dann hat es unverzüglich eine Risikoanalyse durchzuführen, angemessene Präventionsmaßnahmen gegenüber dem Verursacher zu verankern sowie ein Konzept zur Minimierung und Vermeidung von Verletzungen umzusetzen.

Scharfe Sanktionen bei Verstößen
Verstöße gegen die sich aus dem Gesetz ergebenden Pflichten stellen eine bußgeldbewehrte Ordnungswidrigkeit dar, wobei ein Bußgeldrahmen von bis zu 2% des weltweiten konsolidierten Jahresumsatzes vorgesehen ist, zumindest für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 400 Millionen Euro. Für Unternehmen mit einem unter diesem Schwellenwert liegenden Umsatz sind Bußgelder bis zu 800.000 Euro möglich – je nach Art und Schwere des Verstoßes. Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle wird als zuständige Behörde die Einhaltung des Gesetzes überwachen.

Ferner kommt ein Ausschluss von der Vergabe öffentlicher Aufträge für bis zu drei Jahre in Betracht, sofern ein Bußgeld von mindestens 175.000 Euro verhängt wurde. Ab dieser Bußgeldhöhe droht ein Eintrag in das neu geschaffene Wettbewerbsregister. Dies ist bereits dann denkbar, wenn ein Unternehmen versäumt, ein Beschwerdeverfahren einzurichten, oder es unterlässt, eine Präventionsmaßnahme rechtzeitig zu ergreifen.

In Bezug auf eine zivilrechtliche Haftung können schließlich NGOs und Gewerkschaften mit Sitz in Deutschland die Rechte Geschädigter aus einer Verletzung gegen das Sorgfaltspflichtengesetz gegen die Unternehmen vor deutschen Gerichten einklagen.

Was ist bereits heute zu tun?
Betroffene Unternehmen werden sich spätestens mit der für Mitte 2021 geplanten Verabschiedung des Gesetzes ernsthaft Gedanken machen müssen, wie sie sich auf das Inkrafttreten des Gesetzes vorbereiten. Der Aufwand wird im Einzelfall davon abhängen, ob das Unternehmen bereits in der Vergangenheit Maßnahmen dieser Art getroffen hat oder sich nunmehr erstmals mit dem Thema befasst. Compliance- und HR-Abteilungen werden sich auf eine gesteigerte interne Inanspruchnahme vorbereiten müssen. Bei der Umsetzung sind gegebenenfalls die Mitbestimmungsrechte des jeweils zuständigen Betriebsrats zu beachten.

• Risikomanagement

Für Unternehmen wird dies bedeuten, dass sie ein wirksames Risikomanagement in allen relevanten Geschäftsabläufen verankern müssen, entweder, indem sie ein neues System einführen, oder existierende Strukturen anpassen. Konkret wird dies für viele Unternehmen bedeuten, dass sie intern personelle Zuständigkeiten festlegen und verantwortliche Personen benennen müssen. Der Gesetzentwurf empfiehlt außerdem die Benennung eines Menschenrechtsbeauftragten, der unmittelbar der Geschäftsleitung unterstellt ist.

• Risikoanalyse und Präventionsmaßnahmen

Die erforderlichen Lieferantenstandards sollten zunächst definiert und überprüft werden. Anschließend sollte analysiert und priorisiert werden, wo in den Lieferketten – einschließlich offensichtlicher Risiken bei mittelbaren Zulieferern – die Risiken eines Gesetzesverstoßes bereits angelegt sind. In einem nächsten Schritt sollten Präventionsmaßnahmen bestimmt werden, die entlang der gesamten Lieferkette zu einer verbesserten Situation führen. Auch sind Vertragsbeziehungen von vornherein auf den Prüfstand zu stellen, die Probleme hinsichtlich sozialer und ökologischer Kriterien erwarten lassen. Dieser Prozess sollte von dem Ziel geleitet werden, einen gesetzeskonformen und praxistauglichen Verhaltenskodex zu schaffen.

Die niedergelegten Grundsätze sollten auch in der Vertragsgestaltung mit den Zulieferern abgebildet werden. Anpassungen bei der Risikoanalyse betreffen ferner Schulungen und Kontrollen, intern sowie bei Vertragspartnern. Darüber hinaus sollte bereits heute insbesondere auf sachgerechte vertragliche Auditierungs- und Kündigungsregeln geachtet werden.

• Abhilfemaßnahmen

Im Hinblick auf Abhilfemaßnahmen sind die Verfahrensabläufe beim Entdecken von Verstößen gegen Menschenrechte im eigenen Geschäftsbetrieb und bei Vertragspartnern auf den Prüfstand zu stellen. Genauso wichtig sind die Fragen, wie zu verfahren ist, wenn es Hinweise auf Verstöße bei mittelbaren Zulieferern gibt, und wie das dann erforderliche Konzept zur Vermeidung derartiger Verstöße oder – falls der Verstoß nicht beendet werden kann – wie ein Konzept zur Minimierung der Auswirkungen aussehen kann. Complianceabteilungen sollten ihre Aufmerksamkeit frühzeitig auf ein „präventives Krisenmanagement“ richten. Sie dürften spätestens mit Inkrafttreten des Gesetzes in zentraler Verantwortung stehen, bei Verstößen das entsprechende Sanktions- und Konsequenzenmanagement zu betreiben und Reputationsschäden für das Unternehmen zu verhindern.

• Beschwerdeverfahren

Die Unternehmen müssen darüber hinaus ein unternehmensinternes Beschwerdeverfahren einrichten oder sich an einem externen Beschwerdeverfahren beteiligen. Dies bedeutet, dass bereits existente Hinweisgebersysteme oder Beschwerdestellen vor dem Hintergrund des neuen Gesetzes zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen sind. Falls ein solches System im Unternehmen noch nicht existiert, werden insbesondere die Compliance- und die HR-Abteilung dazu aufgefordert sein, zu prüfen, ob ein solches Beschwerdeverfahren (etwa in Form einer sogenannten Whistleblowing-Hotline) unternehmensintern eingerichtet oder extern vergeben werden soll.

Ein funktionierendes unternehmensinternes Beschwerdeverfahren erfordert, dass es nachhaltig im Unternehmen und in den Prozessabläufen implementiert wird. Neben dem arbeitsrechtlichen Aspekt der Ausgestaltung und wirksamen Implementierung wird dies auch einen nicht unerheblichen Schulungsaufwand bei den Mitarbeitern erfordern. Bei beiden Themen sind Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats zu beachten.

Hier sind bei der Anordnung von Mitteilungspflichten der Arbeitnehmer unter Zuhilfenahme technischer Einrichtungen regelmäßig §§ 87 Abs. 1 Nr. 1 und 6 BetrVG relevant. Verletzt der Arbeitgeber zwingende Mitbestimmungsrechte, drohen Unterlassungsansprüche des zuständigen Betriebsrats; auch wären etwa auf die Regelung gestützte Sanktionen in diesem Fall unwirksam.

• Grundsatzerklärung sowie Dokumentations- und Berichtspflichten

Das Sorgfaltspflichtengesetz sieht eine Grundsatzerklärung betreffend Verfahren, Risiken und Erwartungen an Beschäftigte und Zulieferer, vor. Diese Erklärung sollte möglichst im Vorfeld erarbeitet und verabschiedet worden sein. Sie muss mindestens die Verfahrensschritte benennen, die zur Einhaltung der Menschenrechtsstandards implementiert wurden, die festgestellten Risiken beschreiben sowie die Erwartungshaltung hinsichtlich der Achtung von Menschenrechten durch Beschäftigte und Zulieferer enthalten. Diese Erklärung ist gegenüber den Beschäftigen, Zulieferern und dem jeweils zuständigen Betriebsrat zu kommunizieren.

Vorbereitungen sollten auch hinsichtlich der im Sorgfaltspflichtengesetz vorgesehenen Berichtspflicht rechtzeitig getroffen werden. Nach dem Inkrafttreten müssen Unternehmen jährlich einen Bericht über die Erfüllung ihrer Sorgfaltspflichten, bezogen auf das zurückliegende Geschäftsjahr, erstellen und diesen auf ihrer Internetseite für einen Zeitraum von sieben Jahren kostenfrei öffentlich zugänglich machen.

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