„More for less“: Wie geht das?

Wie IT Erfolg und Kosten juristischer Projekte verbessern kann
Von Dr. Martin Sundermann

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Stellen Sie sich vor, Sie hätten als Mandant volle Transparenz und Kontrolle über komplexe und heraufordernde juristische Projekte. Sie würden sämtliche Informationen von ihren Beratern, ganz gleich, ob innerhalb oder außerhalb Ihres Unternehmens, in Echtzeit erhalten und müssten nicht auf Reports oder Stellungnahmen warten. Und stellen Sie sich auch noch vor, sämtliche Informationen würden für Sie so aufbereitet, dass Sie diese mühelos überblicken, zielgerichtet auswerten und ohne weitere Bearbeitung präsentieren könnten.

Status quo: Händisch mit hohem Aufwand

Dies ist keine Zukunftsvision, sondern heute schon mit Hilfe moderner IT-Tools machbar. Dennoch sind solche Methoden weder generell noch in der anwaltlichen Beratungspraxis Standard. Stattdessen läuft Projektmanagement auf Basis isolierter Excel-Listen, E-Mails, Word-Dokumente, Power-Point-Präsentationen und daraus händisch produzierter Zwischen-, Status- und Endreports. Transparenz, Geschwindigkeit und Effizienz sind so nicht erreichbar. Dies gilt für komplexe Restrukturierungen, Rechtsstreitigkeiten oder Transaktionsprozesse wie auch für die Due Diligence.

Das Problem: Die Projekte werden immer komplexer, die Anforderungen auch an die Dokumentation immer höher, so dass die beschriebene Arbeitsweise an ihre Grenzen gelangt. Die Dokumenten- und Informationsflut, die über E-Mails und Dokumente erzeugt wird, kann faktisch nicht mehr mit vernünftigem Aufwand bewältigt werden, weder von den Beratern noch von den Mandanten. Und auch bei kleineren Projekten dürfen Mandanten erwarten, dass ihre Berater einen möglichst hohen Zeitanteil wertstiftender inhaltlicher Arbeit widmen und einen möglichst geringen Aufwand für Projektmanagement und Dokumentation benötigen.

Die Lösung: Intelligentes Projektmanagement

Ein zeitgemäßes Projektmanagement nutzt intelligente IT-Tools, die einfach in der Implementierung und Bedienung sind. Hier haben Anwälte massiven Nachholbedarf gegenüber anderen Branchen. Daher kooperiert unsere Kanzlei mit einem Unternehmen, das Innovationsführer für eine an das Leistungsprofil des menschlichen Gehirns angepasste Software ist.

Wir haben das entsprechende webbasierte Projektmanagementprogramm für juristische Projekte weiterentwickelt und angepasst und steuern Due Diligences künftig über dieses Programm. Die Vorteile:

Kein Implementierungsaufwand bei der Software, auch nicht beim Mandanten oder sonstigen Projektbeteiligten; benötigt wird lediglich ein Internetzugang sowie ein browserfähiges Endgerät (PC, Laptop, Tablet etc.)

Umfassendes Rechtemanagement, so dass über Unternehmensgrenzen hinweg Ergebnisse sicher und kontrolliert erstellt und ausgetauscht werden können

Übersichtliche grafische Darstellung der gesamten Projektstruktur, in der sämtliche Projektbeteiligte parallel arbeiten können

Optimierte grafische Darstellung und Aufbereitung der Due-Diligence-Ergebnisse, einschließlich Gesamtübersicht, Detailthemen, konkreten Handlungsempfehlungen („red flags“) und Hinweisen für die spätere Integrationsphase („blue flags“)

Intuitive Bedienung auch für den Erstanwender, daher sind keine aufwendigen Schulungen erforderlich

Vollständige und einfache Dokumentation des gesamten Projektverlaufs von der Anlage der Projektstruktur bis zur Ergebnisdokumentation (wer hat was wann gemacht) einschließlich direkter Zugriffsmöglichkeit auf sämtliche relevanten Dokumente

Automatische Reportgenerierung, etwa von Red Flags, Statusreport, To-do-Report, Ergebnisreport einschließlich des finalen Due-Diligence-Reports. Formatierung automatisch, keine händische Arbeit erforderlich

Die Due Diligence wird damit nicht nur effizienter gesteuert, sondern Ergebnisse werden auch dem Mandanten besser zur Verfügung gestellt. Das erhöht nicht nur die Erfolgswahrscheinlichkeit und beugt damit Haftungsfällen vor, sondern erfüllt auch höchste Compliance-Anforderungen, ohne in Administration und Dokumentation zu ersticken. Weitere Anwendungsfälle für die Nutzung des Programms in der anwaltlichen Praxis sind bereits erprobt oder in der Entwicklung.

martin.sundermann@osborneclarke.com