Mandatieren Sie immer noch ohne den Einkauf?

Im Blickpunkt: Die aktuelle Studie 2019 – Market Intelligence Report

Von Dr. Silvia Hodges Silverstein

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Die Praxis
Glauben Sie es mir: Deutschland hinkt hinterher. In der Schweiz, den Niederlanden, den Vereinigten Staaten und Großbritannien – überall ist die Einkaufsabteilung an der Seite der Rechtsabteilung, wenn es um die Mandatierung geht: helfend, unterstützend, analysierend, verhandelnd.
In den meisten deutschen Unternehmen ist der Einkauf dagegen nicht in den Mandatierungsprozess einbezogen, oft ganz bewusst. Nun muss man ja auch nicht immer jeden Trend mitmachen. Warum soll es denn falsch sein, die Mandatierung in den Händen der Rechtsabteilung zu belassen? Die Argumente sind immer die gleichen: Nur die Juristen kennen die Besonderheiten des Rechtsberatungsmarkts, die Herausforderungen des konkreten Falls. Nur Anwälte können Anwälte mandatieren. Aber die Mandatierung ist in Unternehmen ein aufwendiger Prozess. Richtlinien und Budgetvorgaben sind einzuhalten, das Kanzleiportfolio systematisch zu steuern und Einsparziele zu erfüllen. Das kostet Zeit. Zeit, in der der Justitiar eigentlich sein Unternehmen rechtlich betreuen soll. Stattdessen feilt er an einem Request for Proposal (RfP), feilscht mit Anwälten um das Honorar, sitzt in einem Pitch oder bastelt an seinem Kanzleipanel.
Oder denken Sie an die letzte Honorarverhandlung mit einer Kanzlei. Sind Sie da wirklich die „letzte Meile“ gegangen? Oder hatten Sie nicht vielleicht auch im Hinterkopf, dass Sie mit diesen Anwälten das nächste große Projekt stemmen müssen – mit all dem Vertrauen und der Wertschätzung, die es dafür einfach braucht? Erschien ihnen da eine zu harte Preisverhandlung nicht auch kontraproduktiv?
Machen wir uns nichts vor. Vor der Wirtschaftskrise vor zehn Jahren spielten betriebswirtschaftliche Aspekte und Technologieeinsatz in der Rechtsabteilung keine große Rolle. Doch der Markt hat sich in der vergangenen Dekade gewaltig geändert – von elektronischem Billing zu komplizierten Datenanalysen, von Prozessdenken zu künstlicher Intelligenz. Selbst in der Rechtsabteilung wird man diesen Entwicklungen auf Dauer nicht entgehen können.
Sicher (Wie sagt man so schön?): „Juristen können alles“. Wobei es auch heißt: „Iudex non calculat“. Natürlich können auch Juristen lernen, wie man die Beschaffung externer Rechtsberatung effektiv aufsetzt – kosteneinsparend und qualitätssichernd.
Aber warum nicht gleich mit Spezialisten zusammenarbeiten, die diese Art von Arbeit täglich professionell erledigen? (Frage am Rande: Wenn Sie ein Problem mit dem Herzen haben, gehen Sie zu Ihrem Hausarzt oder zum Kardiologen? Ich für meinen Teil würde den Kardiologen bevorzugen.)
In den meisten Großunternehmen hat der Einkauf Erfahrungen mit der Beschaffung komplexer und hochwertiger Beratungsleistungen. Die Kollegen kaufen Steuerberatung ein. Sie kaufen Finanzberatung. Sie kaufen Managementberatung, Wirtschaftsprüfung und IT-Consulting. Sie wissen, worauf es dabei ankommt, wie sie Wert schöpfen können für ihren Arbeitgeber. Und sie sind richtig gut in Preisverhandlungen.

„Recht ist anders!“ – Das galt gestern
Das Argument „Recht ist anders!“ zieht heute nicht mehr. Was soll das überhaupt heißen? Rechtsdienstleistungen sind komplexer? Unvorhersehbarer? Das mag nur deshalb so aussehen, weil man viele Jahre nichts gemessen hat, man nicht systematisch nach Mustern gesucht hat. Wäre es nicht der bessere Ansatz, die Herausforderung anzunehmen und durch den richtigen Einsatz betriebswirtschaftlicher Instrumente und Analysen „Unvorhersehbares“ vorhersehbarer, planbarer zu machen, Komplexes zu reduzieren, Risiken einzuschätzen?
Es geht hier ja um viel. Um viel Geld: Je nach Branche geben Großunternehmen jährlich Hunderte von Millionen Euro, US-Dollar und Pfund Sterling für Rechtsberatung aus. Große Banken, Versicherungen, Pharma- und Chemieunternehmen sind an der Spitze mit dabei.
Umso wichtiger ist es, die Marktpreise genau zu kennen und zu wissen, welche Berater in welchem Bereich und in welcher Branche die besten Leistungen erbringen können. Benchmarks helfen dabei, den Markt besser abzuschätzen und die richtigen Entscheidungen zu treffen – die klassische Domäne des Einkaufs.
Keine Sorge, Sie behalten das Heft ja weiterhin in der Hand. Die Entscheidungen, welche Kanzleien und welche Anwälte Sie in welcher Sache mandatieren, bleibt weiterhin die originäre Aufgabe und Verantwortung der Rechtsabteilung. Der Einkauf hilft Ihnen, die richtigen Entscheidungen zu treffen, die dann auch vor einem unternehmensinternen Audit verteidigt werden können. Und der Einkauf entlastet Sie von unliebsamem Papierkram, Prozessaufwand und den ungeliebten Preisverhandlungen. Den Einkauf miteinzubeziehen bedeutet nicht, Beziehungen mit wichtigen Kanzleien und Anwälten zu zerstören. Im Gegenteil: Mit dem Einkauf strategisch zusammenzuarbeiten heißt, strategische Partnerschaften mit externen Dienstleistern anzustreben.
Das lässt sich mit Zahlen belegen: Wie in den Jahren zuvor hat der Industrieverband Buying Legal Council auch in diesem Jahr wieder eine Umfrage unter professionellen Einkäufern juristischer Dienstleistungen durchgeführt. Hier unsere Forschungsergebnisse, die auch Teil des „2019 Market Intelligence Report“ sind.

Einsparungen
Unsere Forschungsergebnisse zeigen klar: Durch den Einsatz der Kollegen im Einkauf sparen Unternehmen durchschnittlich 17,1% an Kosten für externe Rechtsberatung ein. Bei einem Unternehmen, das 200 Millionen Euro für externe Rechtsberater ausgibt, wären das 34,2 Millionen Euro an Einsparungen. Die Erfolgreichsten in unserer Studie konnten durch den Einsatz der Einkaufsabteilungen sogar bis 24% einsparen. Im vorhergehenden Beispiel wären das Einsparungen von 48 Millionen Euro. Der Einkauf hat die Kompetenz und die Instrumente an der Hand, die dies möglich machen. Viele Erfahrungen, die die Kollegen mit anderen komplexen Dienstleistungen gemacht haben (etwa mit dem Einkauf von Unternehmensberatung oder Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung) können auch im Bereich Recht von großem Nutzen sein.
Unsere Studie zeigt zudem, dass die Kollegen im Einkauf in der „Kategorie Recht“ umso erfolgreicher sind, je länger sie in diesem Segment arbeiten. Der durchschnittliche Einsparungswert für Einkäufer mit zehn oder mehr Jahren Erfahrung im Bereich Recht liegt bei 23%.
Wichtig ist, dass der Einkauf und die Rechtsabteilung zusammenarbeiten, an einem Strang ziehen, gemeinsame Ziele definieren und diese dann umsetzen. Der Erfolg stellt sich mit der Zeit ein. Das könnten Sie auch leicht erreichen. Es gibt ganz verschiedene Modelle, wie diese Zusammenarbeit ausgestaltet werden kann. Die Skala reicht von „Der Einkauf macht alles“ bis zu „Der Einkauf unterstützt“.
Ein Praxisbeispiel: Bei der Deutsche Bahn AG arbeiten Einkauf und Rechtsabteilung zielgerichtet und kooperativ zusammen, um die Einkaufsexpertise bei der Beschaffung von Rechtsdienstleistungen optimal auszunutzen. Bei der Deutschen Bahn bringt der Einkauf mit einem auf Rechtsdienstleistungen spezialisierten Team, das von einer Juristin geleitet wird, seine Einkaufsexpertise in diese Kooperation ein. Dem Einkauf obliegen dabei in erster Linie das einkaufsseitige Aufsetzen und Durchführen von Wettbewerben und Ausschreibungen, die Vergabe komplexer Einzelmandatierungen sowie die Unterstützung und Beratung des Legal-Spend-Managements in allen Fragen der Beschaffung. Die fachliche Seite wird ausschließlich vom Legal-Spend-Management und den Fachkollegen der Rechtsabteilung betreut.

Ausgaben
Viele Rechtsabteilungen wissen nicht, wie hoch ihre globalen Ausgaben für externe Rechtsdienstleistungen sind, und haben keine exakte Auswertung, welche Kanzleien in welchem Umfang pro Jahr mandatiert werden. Es ist oft einer der ersten Schritte der Einkaufsabteilung, hier Klarheit zu schaffen. Welche Ausgaben werden miteinbezogen? Nur das, was die Rechtsabteilung managt, oder etwa auch Rechtsausgaben, die aus den Budgets von Business-Units selbst kommen? Wie werden RVG -Mandate behandelt?
Wie viel sollten denn Unternehmen für externe Rechtsberatung ausgeben? Was ist der Standard? Das hängt natürlich auch von der Unternehmenskultur und Organisation des Unternehmens ab. Aber mehr als alles andere hängt der Gesamtbetrag außer von der Branche und der internationaler Ausrichtung des Unternehmens vor allem von dessen Größe ab: Die Buying-Legal-Council-Studie zeigt klar, dass, je größer das Unternehmen ist und je stärker international es tätig ist, es umso mehr für juristische Dienstleistungen ausgibt. Hinzu kommt: Je größer die Geschäftsaktivität in den Vereinigten Staaten ist, umso disproportional höher sind die Ausgaben für juristische Dienstleistungen. Die Buying-Legal-Council-Studie hat gezeigt, dass Großunternehmen durchschnittlich zwischen 0,6% und 4,2% ihres Gesamtumsatzes für externe Rechtsberater ausgeben.
Interessanterweise haben Unternehmen nach mehreren Jahren Ausgabenreduzierungen dieses Jahr ihre Ausgaben für externe Rechtsberatung wieder erhöht. Grund dafür dürfte vor allem ein gestiegener Beratungsaufwand sein, neue Regulierungen, Gesetze und Compliance fordern ihren Tribut. Die Ungewissheit wegen des Brexits, der Datenschutz-Grundverordnung sowie EU-Auflagen trugen ebenfalls dazu bei.
Auch interessant ist, dass „alternative“ Rechtsdienstleister ihren Marktanteil steigern konnten. Besonders Großunternehmen mandatieren zunehmend „alternative“ Rechtsberater, auch „Law-Companies“ genannt, die auf Technologie und Prozessmanagement und -optimierung setzen. Daraus entstehende Kosteneinsparungen machen sich vor allem bei wiederkehrenden Fragestellungen und hohen Volumina bemerkbar. Dieser Trend ist auch in Deutschland zu sehen.

Instrumente
Welche betriebswirtschaftlichen Instrumente setzt der Einkauf ein? Laut Buying-Legal-Council-Studie sind Preisnachlässe der Regelfall: 88% der Teilnehmer der Studie verhandeln Rabatte mit ihren Kanzleien. Weitere 3% wollen das in der Zukunft verlangen. „Outside-Counsel-Billing-Guidelines“ setzen derzeit 87% bereits ein, weitere 11% der Studienteilnehmer wollen sie in der Zukunft einsetzen. An dritter Stelle der am häufigsten eingesetzten Instrumente kommen die „Requests for Proposal“: 85% setzen sie bereits ein, weitere 10% wollen sie in der Zukunft für juristische Dienstleistungen einsetzen.
Die Instrumente, bei denen wir laut Studie den größten Zuwachs erwarten können, sind Legal-Project-Management und Data-Analytics. Laut der Studie waren 38% der teilnehmenden Unternehmen bereits im Legal-Project-Management tätig. 49% planen Aktivitäten im Bereich Legal-Project-Management für die Zukunft.
Auf Kanzleien kommen hier neue Herausforderungen zu. 61% der Teilnehmer führen derzeit Datenanalysen durch, weitere 32% planen, dies zu tun. Für Kanzleien bedeutet der Einsatz von professionellen Einkäufern auf Mandantenseite, dass neue Managementansätze erforderlich sind: Neben der juristischen Sicht müssen Anwälte die Problemstellungen ihrer Mandanten unter betriebswirtschaftlichen Aspekten analysieren. Mandanten erwarten generell eine bessere Kontrolle der Kosten und mehr Wertschöpfung. Kanzleien müssen selbst betriebswirtschaftlicher agieren, wenn sie ihre Mandanten behalten wollen. Die Zeit ist reif für Kanzleien, aktiv zu werden, zu verstehen, auf was kostenorientierte Mandanten Wert legen.
Schließlich: Ein weiteres Argument für die Einbeziehung der Einkaufsabteilung ist die „Good Cop/Bad Cop“-Rolle. Vor allem in Preisverhandlungen ist es für die Rechtsabteilung angenehm, hier die Kollegen vom Einkauf für die meist sehr unangenehmen Preisverhandlungen mit im Boot zu haben. Es macht ja nicht wirklich Spaß, mit den eigenen Kanzleien Preise hart zu verhandeln, um dann später ihre juristische Unterstützung zu benötigen und auf ihren guten Willen angewiesen zu sein. Da ist es doch angenehmer, sich einfach auf die Kollegen im Einkauf verlassen zu können.
Was meinen Sie? Haben Sie schon die Durchwahl zum Einkauf? Ein kleines Meeting mit Ihren Kollegen kann doch nicht schaden.F

Hinweis der Redaktion: Der „2019 Market Intelligence Report“ ist für Mitglieder des Buying Legal Council kostenfrei erhältlich. Nichtmitglieder können ihn auf der Website www.buyinglegal.com bestellen.

Dieser Beitrag entstand unter Mitwirkung von Dr. Evelyn Paetsch, Leiterin Beschaffung Dienstleistungen Recht und Digital, Deutsche Bahn AG. (tw)

silvia@buyinglegal.com