Digitale Transformation in der Wirtschaftskanzlei

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Deutschland ist eine der führenden Wirtschaftsnationen der Welt. Beim Stand der Digitalisierung in der Verwaltung, aber auch in Unternehmen hat das Land diese Führungsrolle nicht inne. Dort bewegt sich Deutschland im internationalen Vergleich lediglich im Mittelfeld. Dem entgegenwirkend, hat sich die aktuelle Bundesregierung zum Ziel gesetzt, die Digitalisierung des Staates zu beschleunigen und zu stärken. Dabei wird die Relevanz des Themas nicht nur durch die systematische Stellung innerhalb des Koalitionsvertrags der aktuellen Bundesregierung, als Kapitel „Moderner Staat, digitaler Aufbruch und Innovationen“ gleich nach der Präambel, deutlich. Speziell die am 31.08.2022 vorgestellte Digitalstrategie der Bundesregierung zeigt, dass die Bundesregierung die Bedeutung der digitalen Transformation sowohl für die Gesellschaft als auch für die Wirtschaft und den Staats­apparat erkannt hat.

In diesem Kontext adressiert die Bundesregierung zwar auch die Digitalisierung gerichtlicher Auseinandersetzungen, jedoch mangelt es an speziellen Vorhaben zur Um­setzung in Wirtschaftskanzleien und gegebenenfalls der notwendigen Erneuerung des anwaltlichen Berufsrechts. In Wirtschaftskanzleien sind nicht nur fehlende digitale Kompetenzen, sondern auch zu enge oder unklare Regulierungen – und, damit einhergehend, das Risiko von Gesetzesverstößen – häufig Ursache für eine schleppende digitale Transformation. Dies hat der Bundesverband der Wirtschaftskanzleien in Deutschland (BWD) erkannt und aufgrund der Wichtigkeit für Wirtschaftskanzleien die „Digitale Transformation“ als eines von 17 Schwerpunktgebieten (Task Forces) identifiziert.

Ziele der Task Force „Digitale Transformation“

Als Interessenvertretung führender deutscher Wirtschaftskanzleien sieht die Task Force „Digitale Transformation“ ihren Tätigkeitsschwerpunkt im interdisziplinären Austausch mit Vertretern der freien Wirtschaft sowie darin, auf den Gesetzgeber einzuwirken, um einen wertvollen Beitrag zum Fortschreiten der digitalen Transformation zu leisten. Ein besonderer Fokus wird dabei auf dem anwaltlichen Berufsrecht liegen, um Wirtschaftskanzleien zukünftig eine Möglichkeit zu bieten, vollumfänglich am digitalen Rechtsmarkt zu partizipieren. Denn die bisherigen regulatorischen Ausprägungen sind teils weder zeitgemäß noch zweckmäßig und schaffen beispielsweise ein unbegrün­detes Berechtigungsgefälle zwischen nicht anwaltlichen Rechtsdienstleistern und Anwälten.

Doch was versteht die BWD-Task-Force „Digitale Transformation“ unter digitaler Transformation, und wie lässt sich diese innerhalb einer Wirtschaftskanzlei realisieren? Einen ersten Kick-off-Termin hielt die Task Force am 03.08.2022, ihrem Namen entsprechend, digital ab und setzte sich ein erstes Mal mit der oben aufgeworfenen Frage auseinander. Dabei wurde im Rahmen einer von allen Beteiligten sehr offen geführten Diskussion schnell klar, dass es sich um ein vielschichtiges Thema handelt. Insoweit wird es im ersten Schritt darum gehen, die wichtigsten Frage­stellungen aus Sicht der Wirtschaftskanzleien und der sie mandatierenden Stellen zu identifizieren.

Themenfelder der Task Force „Digitale Transformation“

Einige dieser Themenfelder sind nach derzeitigem Stand die folgenden:

  • Digitale Transformation – Herausforderungen der Aktenführung und des Arbeitens in der Cloud

Mit kaum einem Berufsfeld werden so sehr Papierberge assoziiert wie mit dem des Anwalts. Riesige Akten in vielfacher Ausführung werden gedruckt, korrigiert, erneut gedruckt. Doch selbst wenn wir diese Papierberge künftig durch digitale Formate ersetzen, ist die digitale Transformation noch nicht erfolgreich abgeschlossen. Die Task Force sieht in der digitalen Transformation einen deutlich vielseitigeren, komplexeren und tiefgreifenderen Prozess, der sich an dem jeweils technisch Möglichen zu messen hat. Von der Digitalisierung von Mandatsakten über die digitale Automatisierung wiederkehrender Handlungen und gänzlich neue Geschäftsmodelle der Rechtsberatung bis hin zum Einsatz künstlicher Intelligenz bei der Auswertung von Dokumenten des Mandanten – die Einbindung digitaler Technologien in den Arbeitsprozess von Wirtschaftskanzleien verspricht Effizienzsteigerung, Kostensenkung und Erweiterung der Beratungsfelder. So lässt sich beispielsweise durch Implementierung der Aktenführung in der Cloud viel Zeit in der Mandantenkommunikation sparen. Durch die Cloudanbindung und die Zugriffsberechtigung für den Mandanten ist es diesem jederzeit möglich, den aktuellen Stand einzusehen. Sachstandsanfragen per Mail oder Telefon können auf ein Minimum reduziert werden. Mittlerweile bieten Cloudaktenanbieter auch die Möglichkeit der automatisierten Benachrichtigung des Mandanten zu neuen oder aktualisierten Schriftstücken. So gut das klingt, ist es doch fraglich, ob die dauerhafte Einsehbarkeit überhaupt in jedem Fall wünschenswert ist und wie man sich gegen missbräuchliches Verhalten auf Mandantenseite schützen kann.

  • Einbeziehung von Legal-Tech-Tools, ihre Versicher­barkeit und Haftungsbeschränkung für „Legal-Tech-­Einheiten“

Der Einsatz von Legal-Tech-Tools, die die tägliche Arbeit erleichtern oder gar eigenständige Selfserviceleistungen gegenüber Mandanten erbringen, erfreut sich immer größerer Beliebtheit. Neben positiven Effekten wie Kosten- und Zeiteffizienz bringen Legal-Tech-Tools aber auch Haftungsprobleme mit sich, und auch die Versicherbarkeit ist fraglich. Bei Legal-Tech-Tools bestehen Haftungsrisiken sowohl aus dem Bereich „Legal“ als auch aus dem Bereich „Tech“. Die Kombination aus ­anwaltlicher Berufshaftpflichtversicherung und IT-Haftpflichtversicherung könnte eine Absicherung sein. Zugleich bieten die Auslagerung von „Legal-Tech-Einheiten“ und die Wahl einer passenden Rechtsform die Möglichkeit, die Haftung zu beschränken. Viele Punkte sind aber weiterhin unklar.

  • Schaffung einheitlicher Standards/Schnittstellen, um Interoperabilität sicherzustellen

Die digitale Automatisierung von früher analogen Pro­zessen bietet ein enorm hohes Potential zur Effizienzsteigerung. Da der Alltag neben internen Datenflüssen und Prozessen aber auch maßgeblich von der Zusammen­arbeit mit externen Stellen geprägt ist, funktioniert die Automatisierung von Prozessen nur flüssig, sofern einheitliche Datenstandards und Schnittstellen genutzt werden. Hier setzt sich die Task Force zum Ziel, den Markt auf potentielle Standards hin zu evaluieren und sich für die Einführung solcher einzusetzen, um einen ent­scheidenden Beitrag für die Datenflüsse der Zukunft zu leisten.

Zusammenarbeit mit weiteren Task Forces des BWD

Die digitale Transformation betrifft nahezu alle Lebens- und Geschäftsbereiche, weshalb die Task Force „Digitale Transformation“ auch naturgemäß viele Schnittmengen mit anderen Task Forces des BWD hat. Besonders hoch dürften die Schnittmengen mit den Arbeitsgruppen „Corporate ­Digital Responsibility“, „Cybersecurity“, „New Work“, ­„Gesetzlicher Rahmen für Legal-Tech-Unternehmen“ und „Schnelle und effiziente Justiz“ sein. Hier strebt die Task Force „Digitale Transformation“ einen offenen Austausch und aktive Zusammenarbeit an.

Nächste Schritte

Am 04.10.2022 hat die Task Force im Rahmen einer ­Hybridveranstaltung inhaltliche Schwerpunkte gesetzt und Untergruppen für die Aufarbeitung gebildet. Ergebnisse ­innerhalb dieser Gruppen sollen im Rahmen von regel­mäßigen Treffen eruiert und diskutiert werden.

 

kuuya.chibanguza@luther-lawfirm.com

christian.kuss@luther-lawfirm.com

 

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Hinweis der Redaktion:
Mitglieder der Task Force „Digitale Transformation“ sind: Andreas Maruoschat (Ashurst), Dr. Michael Holzhäuser (Ashurst), Dr. Ralf Heine (Aulinger), Bastian Finkel (BLD Bach Langheid Dallmayr), Manuel Sack (Brinkmann und Partner), Michael Krämer (Buse), Philipp Kühn (Ebner Stolz), Dr. Andreas von Criegern (Esche Schümann Commichau), Stefan Rau (Grant Thornton), Leif-Eric Neufert (GvW Graf von Westphalen), Dr. Hans Markus Wulf (Heuking Kühn Lüer Wojtek), Dr. Johan Schneider (Heuking Kühn Lüer Wojtek), Dr. Philip Kempermann (Heuking Kühn Lüer Wojtek), Mark Münch (Heussen), Jens Hemboldt (Kallan), Dr. Kuuya Chibanguza (Luther), Christian Kuss (Luther), Dr. Carsten Ulbricht (Menold Bezler), Gereon Abendroth (Osborne Clarke), Philipp Reusch (Reuschlaw), Sebastian Schüßler (Rödl & Partner), Stephan Pötters (Seitz), Dr. Johannes Traut (Seitz), Stefan Schricker (SKW Schwarz), Dr. Alexander Steinbrecher (Getir Germany), Dr. Axel Freiherr von dem Bussche (Taylor Wessing), Dr. Philippe Litzka (Westpfahl Spilker Wastl). (tw)

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