Einsichtnahme in die Personalakte – (k)ein höchstpersönliches Recht?

BAG entscheidet über das Recht des Arbeitnehmers zur Einsichtnahme in seine Personalakte
Von Stephanie Simokat

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Einleitung

Das dem Transparenzgebot dienende Recht eines jeden Arbeitnehmers, während seiner Beschäftigungszeit in seine Personalakten Einsicht nehmen zu können, war Bestandteil eines dem Bundesarbeitsgericht (BAG) diesen Sommer zur Entscheidung vorgelegten Falls. Bei diesem in § 83 Abs. 1 BetrVG enthaltenen Recht geht es vornehmlich um die jedem Arbeitnehmer eröffnete Möglichkeit, festzustellen, ob eventuell Unrichtigkeiten in den Personalakten enthalten sind.

Mitte Juli 2016 entschied das BAG (Urteil vom 12.07.2016 – 9 AZR 791/14) über die zur Entscheidung gestellte Frage, ob einem Arbeitnehmer ein Anspruch auf Begleitung durch einen Rechtsanwalt bei der Einsichtnahme der Personalakte zusteht. Diesem Verlangen entsprach das BAG nicht. Zuvor hatten bereits das Arbeitsgericht Würzburg das klägerische Begehren abgelehnt sowie das Landesarbeitsgericht Nürnberg (LAG) die Berufung des Klägers zurückgewiesen. Es vertrat die Auffassung, dass das Einsichtsrecht des Arbeitnehmers in seine Personalakten in § 83 BetrVG ausschließlich und abschließend geregelt sei.

Geklagt hatte ein Arbeitnehmer, der ausschließlich in Begleitung seines anwaltlichen Beistands die Einsichtnahme durchführen wollte, insbesondere mit dem Argument, er selbst könne als Laie Unrichtigkeiten nicht beurteilen und benötige daher seinen Bevollmächtigten.

Sachverhalt

Der Kläger ist seit einem Betriebsübergang bei der Beklagten als Lagerist beschäftigt. Die bisherige Arbeitgeberin des Klägers hatte diesem eine Ermahnung erteilt und seinen Antrag, unter Hinzuziehung einer Rechtsanwältin Einsicht in seine Personalakte zu nehmen, unter Hinweis auf datenschutzrechtliche Aspekte abgelehnt. Ferner führte die Beklagte als Ablehnungsgrund an, dass das Recht zur Einsichtnahme ein höchstpersönliches Recht des Arbeitnehmers sei, welches grundsätzlich nur er selbst und nicht dessen Bevollmächtigter ausüben könne. Eine Ausnahme dergestalt, dass der Kläger aus gesundheitlichen, körperlichen oder geistigen Gründen nicht in der Lage sei, sich selbst über den Inhalt der Personalakte zu informieren und deren Inhalt zu verstehen, liege nicht vor. Dem Kläger wurde allerdings gestattet, Kopien von den in seiner Personalakte befindlichen Dokumenten zu machen. Der Kläger machte dagegen geltend, dass sein Anspruch aus § 83 BetrVG folge. Danach sei die Einsicht durch einen Bevollmächtigten nicht ausgeschlossen. Ein Recht auf Einsicht in seine Personalakte könne er auch einem Dritten übertragen. Die Personalakte solle lediglich Dritten nicht zugänglich sein. Der beauftragte Rechtsanwalt sei jedoch zur Verschwiegenheit verpflichtet und auch nicht Dritter, sondern Berater des Arbeitnehmers. Ein schutzwürdiges Interesse der Arbeitgeberin sei nicht ersichtlich. Dagegen fehlten ihm, dem Kläger, die Rechtskenntnisse, um zu erkennen, welche Daten die Arbeitgeberin speichern dürfe und welche nicht. Wenn es dem Arbeitnehmer zustünde, Kopien anzufertigen, die er dann seinem anwaltlichen Vertreter übergeben könne, sei dies eine unnötige Förmelei, die Zuziehung des Rechtsanwalts zu verhindern.

Rechtliche Einordnung …

  • 83 BetrVG sieht vor, dass der Arbeitnehmer das Recht hat, in die über ihn geführten Personalakten Einsicht zu nehmen. Dabei ist es dem Arbeitnehmer gestattet, ein Betriebsratsmitglied hinzuzuziehen. Die Personalakte ist nach Erläuterung des LAG Nürnberg eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Arbeitnehmers betreffen und die in einem inneren Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Es handelt sich demnach um eine chronologisch gegliederte Sammlung von Arbeitspapieren. In der Personalakte werden alle Unterlagen, an deren Aufnahme der Arbeitgeber oder der Arbeitnehmer ein berechtigtes Interesse hat, gesammelt, das heißt insbesondere Bewerbungsunterlagen, Arbeitsvertrag, Änderungsvereinbarungen, Zeugnisse, Führungs- und Leistungsbeurteilungen, Abmahnungen, Ermahnungen, Krankheitsbescheinigungen, Urlaubsanträge oder Urlaubsbewilligungen. Das Recht auf Einsicht des Arbeitnehmers ist insoweit beschränkt, als er nicht verlangen kann, dass ihm die Personalakten zur Verfügung gestellt werden oder er sie außerhalb des Betriebsgeländes einsehen kann. Ferner kann er nicht verlangen, dass ihm unentgeltlich Kopien überlassen werden. Sehr wohl kann er sich hingegen Notizen machen. Zudem wird in der arbeitsrechtlichen Literatur und der instanzgerichtlichen Rechtsprechung vertreten, dass er sich, sofern im Betrieb die Möglichkeit besteht, auf eigene Kosten Kopien machen kann, denn dies stelle lediglich „eine rationelle Form, sich Notizen zu machen“, dar. Das Einsichtsrecht beschränkt sich nicht etwa auf Personalakten, die im Betrieb selbst geführt werden. Ebenso fallen Personalakten, die innerhalb eines Konzerns an einem anderen Ort geführt werden, unter dieses Recht. Ferner steht dem Arbeitnehmer das Einsichtnahmerecht anlasslos, also jederzeit, zu. Ist kein Anlass gegeben, so besteht das Recht jedoch nur in angemessenen Zeitabständen.

Das LAG Nürnberg entschied, ebenso wie das Arbeitsgericht Würzburg zuvor, dass es sich bei § 83 BetrVG um eine abschließende Regelung mit ausschließlichem Charakter handele. Der in bestehenden Arbeitsverhältnissen nach § 83 BetrVG begründete Anspruch auf Personalakteneinsicht stehe dem Arbeitnehmer nur höchstpersönlich zu. Dies ergebe sich aus dem Wortlaut, der Systematik und dem Sinn und Zweck der Vorschrift. Insofern hat es auf ein Urteil des LAG Schleswig-Holstein (Urteil vom 17.04.2014 – 5 Sa 385/13) verwiesen, in dem der Charakter des § 83 BetrVG ausführlich beleuchtet wurde. Darin wurde zunächst auf den Wortlaut des § 83 BetrVG abgestellt. Dieser verdeutliche bereits, so das LAG, dass nur der Arbeitnehmer und nicht ein durch ihn beauftragter Dritter das Recht habe, in die über ihn geführte Personalakte Einsicht zu nehmen. Weiterhin mache gerade die Systematik der Sätze 1 und 2 des § 83 Abs. 1 BetrVG deutlich, dass es sich bei dem Personalakteneinsichtsrecht um ein höchstpersönliches Recht des Arbeitnehmers handele, da Satz 2 nur das Recht enthält, ein Betriebsratsmitglied hinzuzuziehen. Gerade der Umstand, dass das Gesetz ausdrücklich nur die Hinzuziehung eines Betriebsratsmitglieds vorsieht, lasse den Umkehrschluss zu, dass der Arbeitgeber nicht verpflichtet sei, sonstigen vom Arbeitnehmer hinzugezogenen Dritten Akteneinsicht zu gewähren. Zudem bedeute „hinzuziehen“ nicht bevollmächtigen. Bei der Bevollmächtigung nehme ein Dritter anstelle des Berechtigten dessen Rechte wahr. Demgegenüber bedeute „hinzuziehen“ grundsätzlich, dass der Berechtigte bei der Ausübung seiner Rechte einen Dritten zu Rate ziehe. Das Einsichtsrecht nach § 83 Abs. 1 Satz 1 BetrVG umfasse daher grundsätzlich nicht das Recht zur Bevollmächtigung eines Dritten, der dann anstelle des Arbeitnehmers Akteneinsicht nimmt. Der Arbeitgeber sei grundsätzlich nicht verpflichtet, einem Bevollmächtigten des Arbeitnehmers Zutritt zum Betrieb zu gewähren, so dass dieser dort die Personalakte des Arbeitnehmers einsehen könne.

Weiterhin führt das LAG an, dass ebenso die teleologische Auslegung des § 83 BetrVG dazu führe, ausschließlich ein persönliches Recht in § 83 Satz 1 BetrVG verankert zu sehen. Die Akteneinsicht diene dazu, Kenntnis über die in der Personalakte enthaltenen Daten zu erlangen. Bei der Einsichtnahme in die Personalakte gehe es lediglich um einen dem Beseitigungs- oder Korrekturanspruch vorgelagerten Transparenzschutz hinsichtlich des fremdgeschaffenen und zeitlich aufbewahrten Meinungsbilds.

Bevor der Arbeitnehmer seine Rechte auf Beseitigung oder Korrektur unrichtiger Daten in seiner Personalakte gegenüber dem Arbeitgeber geltend machen könne, müsse er Gelegenheit haben, überhaupt Kenntnis über die in der Personalakte enthaltenen Daten zu erhalten. Bei der Akteneinsicht gehe es mithin um die reine Kenntniserlangung und nicht um die rechtliche Beurteilung eines Beseitigungs- oder Korrekturanspruchs. Zudem könne regelmäßig nur der Arbeitnehmer selbst beurteilen, ob die in der Personalakte enthaltenen Daten richtig seien oder nicht. Ein bevollmächtigter Rechtsanwalt sei im Regelfall nicht in der Lage, überhaupt eine Unrichtigkeit in der Personalakte festzustellen. Er könne in aller Regel lediglich beurteilen, ob eine dort enthaltene Dokumentation für den von ihm vertretenen Arbeitnehmer rechtlich von Nachteil sei. Eine in der Personalakte befindliche Abmahnung sei stets mit Rechtsnachteilen behaftet, müsse aber nicht notwendigerweise auch Unrichtigkeiten enthalten. Das Personalakteneinsichtsrecht diene dem Transparenzgebot und nicht bereits der Ausübung weitergehender Rechte auf Beseitigung oder Korrektur unrichtiger Daten.

Insoweit könne auch das Argument, der Kläger könne als Laie nicht erkennen, welche Dokumente, Erklärungen und Notizen überhaupt in der Personalakte aufbewahrt werden dürften, nicht überzeugen. Die Klägervertreterin hätte ihren Mandanten auch schlicht vor der Einsichtnahme beraten können. Ferner sei dem Kläger das Recht, Kopien zu machen, eingeräumt worden. Wenn tatsächlich Zweifel bestanden hätten – obwohl der Arbeitnehmer grundsätzlich nur selbst beurteilen könne, ob Unrichtigkeiten enthalten seien –, wäre die Vorlage der Kopien bei der Klägervertreterin ohne Weiteres möglich gewesen.

Ferner folge kein derartiger Anspruch aus einer Ausstrahlung des allgemeinen Persönlichkeitsrechts des Arbeitnehmers auf Schutz- und Rücksichtnahmepflichten des Arbeitgebers gemäß § 241 Abs. 2 BGB, da es sich bei § 83 BetrVG um eine abschließende Regelung mit ausschließlichem Charakter handele.

Darüber hinaus führt das LAG an, dass dieses Ergebnis weiterhin mit dem Wortlaut der Tarifverträge des öffentlichen Dienstes in Einklang stehe. Diese sähen nämlich tatsächlich ein Einsichtsrecht für Bevollmächtigte vor. Dieser ausdrücklichen Erweiterung des höchstpersönlichen Einsichtsrechts würde es nicht bedürfen, wenn dieses aus einer vertraglichen Nebenpflicht folgen würde.

… und Ansicht des BAG

Das BAG schloss sich der Auffassung der beiden Instanzgerichte an. § 83 BetrVG begründe keinen Anspruch des Arbeitnehmers auf Einsichtnahme unter Hinzuziehung eines Rechtsanwalts. Ein solcher Anspruch des Arbeitnehmers folge jedenfalls dann weder aus der Rücksichtnahmepflicht des Arbeitgebers aus § 241 Abs. 2 BGB noch aus dem Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung nach Artikel 2 Abs. 1 i.V.m. Artikel 1 Abs. 1 GG, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer erlaube, für sich Kopien von den Dokumenten in seinen Personalakten zu fertigen. In diesem Fall sei dem einem Beseitigungs- oder Korrekturanspruch vorgelagerten Transparenzschutz genügt, dem das Einsichtsrecht des Arbeitnehmers in die Personalakten diene. Der Kläger erhalte damit ausreichend Gelegenheit, anhand der gefertigten Kopien den Inhalt der Personalakten mit seiner Rechtsanwältin zu erörtern. Die Entscheidungsgründe des BAG sind noch nicht veröffentlicht. Der Pressemitteilung ist jedoch wohl zu entnehmen, dass § 83 BetrVG auch aus Sicht des BAG ausschließlich einen höchstpersönlichen Anspruch darstellt. Die Frage, ob etwas anderes gelten muss, wenn der Arbeitnehmer selbst über einen längeren Zeitraum verhindert ist, das Akteneinsichtsrecht höchstpersönlich wahrzunehmen, bzw. es ihm aus sonstigen Gründen unzumutbar ist, das Einsichtsrecht wahrzunehmen, konnte wohl offengelassen werden, da ein derartiger Ausnahmefall von der Klägerseite selbst nicht behauptet wurde.

Fazit

Die Frage, durch wen oder mit wem der Arbeitnehmer sein Recht auf Einsichtnahme in die Personalakte erwirken darf, stellt sich nicht selten in Arbeitsverhältnissen. Gerade wenn bereits Er- oder Abmahnungen in den Akten enthalten sind, ist es natürlich von Bedeutung für den Arbeitnehmer, ob sein Rechtsanwalt diese ebenso einsehen kann. Die Begründung der Verneinung eines derartigen Anspruchs des Arbeitnehmers durch das LAG überzeugt. Es ist zu erwarten, dass sich das BAG größtenteils der Begründung des LAG angeschlossen hat. § 83 BetrVG gibt tatsächlich bereits vom Wortlaut her keinen Anhaltspunkt für eine derartige Ausdehnung des Einsichtsrechts des Arbeitnehmers. Zudem gibt es gar keinen Grund für ein solches Recht – der Arbeitnehmer weiß doch selbst am besten, was tatsächlich passiert ist und was nicht. Kommt dem Arbeitnehmer etwas fragwürdig vor, so hat er stets das Recht, sich Notizen zu machen, selbst wenn ihm keine Kopien gewährt werden, so dass er seinen Rechtsanwalt stets um anschließende Durchsicht bitten kann.

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