Die Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs ist ein IT- und Organisationsprojekt – es wird die Arbeitsweisen in Kanzleien und Gerichten verändern
Von Patrik Wagner

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Ausgangslage

Bei dem derzeit für die Justiz bestimmenden Thema der bundesweiten Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs (ERV) liegt es nahe, in erster Linie an die notwendige technische Ausstattung zu denken. Folgt man den Empfehlungen der Bundesrechtsanwaltskammer in ihrem Internetauftritt zur Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) in der Rubrik „Was braucht man für das beA?“, sind die Anforderungen hierfür gering. Ein Computer mit Internetzugang und einem gängigen Browser, eine Chipkarte – gegebenenfalls mit Signaturfunktion – und ein Kartenlesegerät sowie Drucker und Scanner reichen danach aus (http://www.bea.brak.de – 26.01.2016). Für die Nutzung des beA trifft dies gewiss zu. Für eine effektive Zusammenarbeit mit den Gerichten wird spätestens mit der verbindlichen Einführung des ERV auch eine Neuorganisation der internen Abläufe für die meisten Anwaltskanzleien erforderlich werden.

Gesetzliche Rahmenbedingungen und Zeitfenster

Zunächst einige Anmerkungen zu den gesetzlichen Rahmenbedingungen und den sich daraus ergebenden zeitlichen Abläufen. Das am 16.10.2013 im Bundesgesetzblatt verkündete Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten (BGBl. I, S. 3786) ebnet den Weg hin zum vollständigen elektronischen Geschäftsprozess. Dies gilt sowohl für die Anwaltskanzleien als auch für die Gerichte. Die in der Justiz immer noch überwiegend papiergeprägte Arbeitsweise wird damit zum Auslaufmodell.

Der Gesetzgeber hat versucht, mit weitläufigen Übergangsfristen ausreichend Zeit für die von ihm gesehenen notwendigen erheblichen technischen und organisatorischen Vorbereitungen in den Gerichten und Anwaltskanzleien sowie bei den Herstellern von Anwaltssoftware zu geben (BT-Drucksache 17/12634 vom 06.03.2013, S. 41). Die Vorschriften über die elek­tronische Kommunikation mit den Gerichten treten zum 01.01.2018 in Kraft. Rechtsanwälte und Behörden müssen erst nach einer weiteren Übergangsfrist, die bis spätestens 01.01.2022 dauert, vorbereitende Schriftsätze und deren Anlagen sowie schriftlich einzureichende Anträge und Erklärungen als elektronisches Dokument bei den Gerichten einreichen.

Motivation für diese großzügig bemessene Übergangsfrist ist die Annahme, dass „… es eines mehrjährigen elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten im Alltagsbetrieb auf freiwilliger Basis … bedarf, um sicherzugehen, dass der elektronische Zugang bei den Gerichten fehlerfrei und ohne Störungen funktioniert“ (vgl. Zitat oben).

Ob einzelne Länder bei diesem Übergangsszenario von der ihnen eingeräumten Möglichkeit, die obengenannten Zeitpunkte durch Rechtsverordnung zu verschieben, Gebrauch machen, kann dahinstehen. Unveränderlich bleibt, ab dem 01.01.2022 ist eine Einreichung in Papier durch Rechtsanwälte und Behörden prozessual unwirksam.

Das Gesetz erklärt eine Übermittlung als Papierdokument nur dann für zulässig, wenn eine elektronische Übermittlung aus technischen Gründen vorübergehend nicht möglich ist. Hierbei ist es unerheblich, ob es sich bei der vorübergehenden Unmöglichkeit der Übermittlung um eine Störung in dem Verantwortungsbereich des Gerichts oder des Einreichers handelt. Die Unmöglichkeit der Übermittlung ist dabei gegenüber dem Gericht unverzüglich glaubhaft zu machen. Eine sinnvolle Notfallregelung, die auf den normalen täglichen Geschäftsbetrieb einer Anwaltskanzlei keine Auswirkung hat.

Praxisfolgen

Was sind nun die Auswirkungen dieser Änderungen für die am ERV beteiligten Gerichte und Anwaltskanzleien?

Langjährig gewohnte Abläufe, wie etwa das tägliche Abholen der Gerichtspost durch die Kanzleimitarbeiter aus den nach wie vor weitverbreiteten Anwaltspostfächern der Gerichte werden wegfallen. Auch den späten Einwurf von Schriftsätzen in den Fristenkasten des Gerichts oder die eilige Faxsendung zu später Stunde wird es nicht mehr geben. Dafür werden über den Arbeitstag verteilt eingehende elektronische Dokumente der Gerichte in dem beA zum Regelfall werden. Die eingespielte Bearbeitung der Tagespost wird sich dadurch bei gerichtlichen Dokumenten ändern und den sich möglicherweise schon gängigen E-Mail-Kommunikationsabläufen mit den Mandanten annähern. Kurz gesagt, Posteingang und Postausgang der Gerichtspost werden sich verändern und zu anderen Abläufen in den Anwaltskanzleien führen (müssen).

Dokumente werden schon heute in den Anwaltskanzleien elektronisch erzeugt, im nächsten Schritt aber überwiegend ausgedruckt und in den weiteren Abläufen als Papierdokument weiterbehandelt. Die elektronische Aktenführung ist in Anwaltskanzleien auf dem Vormarsch, aber noch lange nicht Standard. Der tägliche Umgang mit elektronischen Dokumenten der Gerichte, die regelmäßig qualifizierte elektronische Signaturen enthalten werden, und natürlich auch den eigenen elektronischen Dokumenten, wird dies ändern. Die für die Einführung der elektronischen Akte notwendige Beschaffung einer entsprechenden Software und auch geeigneter Speichermedien wird regelmäßig eine Neustrukturierung der internen bisher papiergesteuerten Abläufe nach sich ziehen.

Die Zunahme der Arbeit mit elektronischen Dokumenten erhöht die Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit. Ab einer gewissen Größe der Organisation wird eine professionell gewartete IT-Infrastruktur für den sicheren Betrieb unverzichtbar sein. Neben den finanziellen Lasten stellt dies neue Anforderungen an die interne Organisation einer Anwaltskanzlei.

Was zu tun ist

Diese Beispiele zeigen, dass IT-Projekte Veränderungen von Arbeitsabläufen und neue, teils komplexere Aufgaben, selbstverständlich in Abhängigkeit von der Anzahl der beteiligten Berufsträger und Mitarbeiter/innen, nach sich ziehen werden. Dabei lohnt es sich, nicht nur die scheinbar unmittelbar von den neu eingeführten IT-Anwendungen betroffenen Arbeitsplätze zu betrachten. Der Blick sollte sich auf den gesamten Prozess, besser noch die gesamte Arbeitsorganisation, richten.

Bei den Planungen für die Einführung des ERV sollten daher der Analyse der bestehenden Arbeitsabläufe und den sich durch die neue IT-Technik ergebenden Änderungserfordernissen und neuen Gestaltungsmöglichkeiten breiter Raum gegeben werden. Wie schon oben angesprochen, ist hier die ganzheitliche Sicht auf das eigentlich unverzichtbare Einführungskonzept wesentlich.

Eigentlich selbstverständlich, aber immer wieder vernachlässigt, wird dabei die Einbeziehung aller von den Änderungen betroffenen Beteiligten. Frühzeitige Information und abgewogene Kommunikation sind hier die wesentlichen Erfolgsfaktoren. Insbesondere die Ziele der Veränderungen und die Prioritäten müssen allen Beteiligten deutlich vor Augen geführt werden. Hohen Stellenwert hat ebenfalls die volle Rückendeckung aller Partner bzw. der für die Geschäftsführung Verantwortlichen. Es sollte in der Anwaltskanzlei deutlich erkennbar sein, dass die Veränderungen gewollt und nicht nur als notwendiges Übel hingenommen werden.

Die Justizverwaltungen der Länder haben bereits kurz nach dem Inkrafttreten des Gesetzes zum Teil sehr anspruchsvolle Projekte ins Leben gerufen, um die notwendigen organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Bewältigung der zu erwartenden elektronischen Eingänge zu schaffen. Die beträchtlichen Investitionen für den Aufbau einer ERV-tauglichen, den erhöhten Sicherheitsanforderungen genügenden In­frastruktur, einer zeitgemäßen Arbeitsplatzausstattung, die eine Arbeit mit elektronischen Akten befördert, sowie die beträchtlichen Ausgaben für die in diesem Zusammenhang unerlässlichen Schulungs- und Fortbildungsmaßnahmen wurden in die Finanzplanungen der Landeshaushalte aufgenommen.

Für die Entwicklung einer in diesem Zusammenhang als unverzichtbar geltenden elektronischen Akte und der Ertüchtigung der justizspezifischen Arbeitsplatzsoftwareprodukte für die Erfordernisse des ERV haben sich die Länder zu Entwicklungsverbünden zusammengeschlossen.
Die Voraussetzungen für die bundesweite, flächendeckende Eröffnung des elektronischen Rechtsverkehrs zum 01.01.2018 sind damit denkbar günstig. Kein Land hat den Eröffnungstermin bisher in Frage gestellt. Dies bietet die Chance, die vom Gesetz vorgesehene freiwillige Nutzung der ERV-Infrastruktur der Gerichte über den vollen Zeitraum ohne jeglichen Zwang auszuschöpfen.

Fazit

Wer sich bisher mit dem Thema ERV noch nicht befasst hat – ein Sachverhalt, den ich kaum zu glauben vermag –, sollte spätestens jetzt damit beginnen, sich Gedanken über die Konsequenzen aus den aufgezeigten gesetzlichen Änderungen für sein Arbeitsumfeld zu machen.
Es ist noch nicht zu spät; viel Zeit für umfangreichen Vorbereitungen bleibt allerdings auch nicht mehr.

patrik.wagner[at]it-stelle.justiz.hessen.de

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