Praxisbericht: Erfahrungen einer mittelständischen Kanzlei im Umgang mit der E-Akte
Von Robert Krämer

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Die Sozietät

Dr. Kleiser & Kollegen ist eine mittelständische Kanzlei, gegründet 1966 von Rechtsanwalt Paul Kleiser. Die Kanzlei beschäftigt heute 17 Mitarbeiter/innen, davon sieben Anwälte/Anwältinnen. Der heutige Inhaber ist Dr. Mark Kleiser. Zu den Fachgebieten gehören allgemeines Zivilrecht, Arbeitsrecht, Erbrecht, Familienrecht, Straf- und Bußgeldsachen sowie Verkehrsrecht.

Fortschrittlich: langjähriger Einsatz der E-Akte

Seit 2007 arbeitet die Kanzlei mit der E-Akte von LEXolution. Im Oktober 2007 bezog die Kanzlei die neuen Kanzleiräume im Friedrichspalais in Bruchsal. Der Verfasser nahm den Umzug in die neue Kanzlei zum Anlass, die IT der Sozietät neu aufzustellen. Im Einsatz ist seit 2006 die Anwaltssoftware ReNoStar. Mit dem Einzug in die neuen Kanzleiräume erfolgte die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems. Ziel war es, die Arbeitsprozesse zu verbessern. Die Einführung erfolgte stufenweise. Die Akten stehen vollständig in LEXolution, also dem Dokumentenmanagementsystem, jedem/jeder Mitarbeiter/in am Arbeitsplatz über den PC zur Verfügung.

Auswirkungen im Büroalltag

Die E-Akte bringt für die Kanzlei viele Vorteile. Die eingehende Papierpost wird über den Scanner der elektronischen Akte zugeführt, so dass sie den Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen über die elektronische Akte zur Verfügung steht. Ruft ein Mandant an, so kann ihm der aktuelle Stand mitgeteilt werden. Das Vorliegen einer Papierakte ist nicht notwendig. Neue Akten werden elektronisch angelegt. Ebenso ist es möglich, E-Mails sowie Faxe elektronisch zur Akte abzulegen. Die Akte liegt somit vollständig in elektronischer Form vor. Originalbelege werden, nachdem sie gescannt sind, an die Mandanten zurückgegeben und werden nur noch aufbewahrt, wenn dies für das Verfahren notwendig ist. Die Anwälte können die Akte über Notebook aufrufen. Insoweit steht die Akte auch offline zur Verfügung, soweit dies notwendig erscheint, beispielsweise bei der Wahrnehmung eines Gerichtstermins. So ist es den Anwälten auch möglich, die Akten zu Hause anzusehen, ohne zur Kanzlei fahren zu müssen. Auch können sie Diktate zu Hause erledigen und an die Kanzlei zur Ausfertigung übermitteln. Seit 2015 wird das Diktat von den Anwälten über eine Spracherkennung diktiert. Es ist möglich, das Sprachdiktat auch direkt über Word zur Akte zu diktieren und in der elektronischen Akte abzulegen.

Somit sind wir für den elektronischen Rechtsverkehr – der sicher kommen wird, auch wenn zeitlich die Einführung verschoben wurde – gut gerüstet. Das Dokumentenmanagement von LEXolution wird nach Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs die erforderliche Schnittstelle haben, um eingehende Dokumente gleich in der E-Akte zur Bearbeitung abzulegen.

Prognose und Praxistipp

Die klassische Papierakte wird mehr und mehr zu einem Auslaufmodell. Sie wird sicherlich in den kommenden Jahren ganz aus dem anwaltlichen Arbeitsalltag verschwinden. Die Parallele liegt auf der Hand: Auch die vor Jahren notwendige Umstellung von der Tätigkeit mit der Schreibmaschine auf PC erforderte ein Umdenken. Heute ist die Arbeit am PC selbstverständlich. So wird es auch mit der E-Akte sein.

Aus der Erfahrung der vergangenen Jahre mit der Arbeit der E-Akte ist Anwälten, die bislang mit der Papierakte gearbeitet haben und die elektronische Akte einführen wollen, eine genaue Planung der Umstellung anzuraten. Sofern Anwälte auch Zugang zur E-Akte haben wollen, ist ein Terminalserver erforderlich. Auch sollte genügend Speicherplatz für die kommenden Jahre geplant werden, da nicht nur die ausgehende, sondern auch die eingehende Post in der E-Akte gespeichert werden. Andernfalls könnte es schon nach wenigen Jahren notwendig werden, den Speicherplatz zu erweitern.

Fazit

Die Einführung der E-Akte hat der Kanzlei im Ergebnis nur Vorteile gebracht. Arbeitsabläufe lassen sich in kürzeren Zeiten abbilden. Da die Post überwiegend elektronisch versandt wird, ergibt sich eine große Portoersparnis. Wir können uns eine Arbeit ausschließlich mit der Papierakte nicht mehr vorstellen.

r.kraemer[at]kleiser-kollegen.com

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