Im Praxistest: Chancen des elektronischen Rechtsverkehrs für Kanzleien
Von Petra Seeburger und Christian Meyer

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Ausgangssituation

Die Geschichte des elektronischen Rechtsverkehrs scheint, wie so häufig bei Geschichten, eine Geschichte der Missverständnisse. Sie ist aber auch eine, die von denen, die am meisten davon profitieren könnten, missverstanden wird: den Anwälten.

Wird das Thema ERV (elektronischer Rechtsverkehr) aktuell durch Anwälte/Kanzleien häufig noch als eine lästige Pflicht gesehen, ist die Einführung, beginnend mit dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA), eine große Chance. Eine Chance, Effizienz in eigene Arbeitsabläufe zu bringen und die Qualität zu steigern – eine Chance, schneller zu sein, Prozesse zu verkürzen und Ressourcen zu sparen.

Fest steht eines: Der Anwalt kommt nicht um das Einrichten eines besonderen elektronischen Anwaltspostfachs herum. Das ist wie mit einer bevorstehenden Geburt – einmal schwanger, können Sie auch nicht hoffen, dass es wieder „vorbeigeht“. Sie können aber eines tun: sich vorbereiten und die Möglichkeit nutzen, die eigene Kanzlei im Schwung der Veränderung weiter zu professionalisieren (siehe dazu auch den Praxisbericht von Krämer, HIER).

Im Detail: beA

Das beA, also das besondere elektronische Anwaltspostfach, ist – jetzt kommt ein wichtiger Punkt – eigentlich nicht für Organisationen konzipiert, sondern für Einzelanwälte. Jede Kanzlei sollte sich überlegen, wie diese Einzelkonzeption transformiert und in die Abläufe der Kanzlei eingepasst werden kann. Sobald ein hohes Maß an Zusammenarbeit in der Kanzlei gelebt wird (Sekretärinnenpools, studentische Hilfskräfte, Associates oder zuarbeitende Sachbearbeiter), wird die Sache komplex. Es bedarf vielfältiger (gemeinsamer) Überlegungen, um den eigenen Bedarf genau zu ermitteln und die individuellen organisatorischen Anforderungen auf die vorhandene Technik abzustimmen. Aus Organisationssicht ist es also wichtig zu wissen, wer an der Erbringung der anwaltlichen Dienstleistung beteiligt ist, denn daraus resultieren notwendige Maßnahmen.

Wichtig ist zu wissen: Das beA ist kein Dokumentenarchiv oder Verarbeitungsprogramm. Das beA ist lediglich ein sicherer Kommunikationskanal. Die Datenhaltung und -nutzung liegt in der Verantwortung der Kommunikationspartner (Kanzleien, Anwälte, Mitarbeiter). Aus diesem Grund sollten Sie sich Gedanken über die eigenen Arbeitsabläufe und Ihre Prozesslandschaft (also über die Prozesse in der Kanzlei) machen.

Darüber hinaus wird die Kanzlei/der Anwalt in der Anfangsphase des beA sicherlich den ein oder anderen zusätzlichen Medienwechsel ertragen müssen. Dieser „Medienwechsel“ ist so zu verstehen, dass Sie mit dem beA zwar unter anderem Dokumente übertragen und abrufen können, diese Dokumente jedoch zunächst manuell in ein bereits bestehendes Anwaltsprogramm übernommen werden müssen. Denn die Schnittstellen zwischen beA und den bestehenden Softwaresystemen befinden sich noch in der Entwicklungsphase.

Die richtigen Fragen stellen

  1. Sie können selbst überprüfen, ob Ihre Kanzlei „beA-ready“ ist und das Thema konstruktiv angeht. Dabei sollten Sie für sich zunächst folgende Fragen beantworten:
    Wird die IT in Ihrem „Unternehmen“ Kanzlei als Erfolgsfaktor gesehen?
  2. Kann die IT in Ihrer Kanzlei die Prozesse so unterstützen, dass die Kanzlei noch effizienter arbeiten kann?
  3. Welchen Organisationsgrad hat Ihre Kanzlei (zentral/dezentral – gibt es einen Standort oder mehrere)?

Und wenn man sich diesen Fragen ernsthaft widmet, geht es schon los. Dann ist das wie mit der „Unternehmensphilosophie“. Jeder glaubt für sich, die Fragen beantworten zu können, aber wenn man die einzelnen Akteure in der Kanzlei befragt, unterscheiden sich die Antworten partiell extrem oder sind gar gegensätzlich. Deshalb ist der Dialog wichtig.

Natürlich müssen auch technische Fragen nach der „beA-Readyness“ gestellt werden, aber diese lassen sich relativ leicht stellen und – bei Bedarf mit professioneller Unterstützung – beantworten.

Diese Fragen sollten sein:

  1. Ist Ihre Internetverbindung ausreichend?
  2. Ist die Hardware auf dem neuesten Stand?
  3. Arbeitet Ihre Kanzlei bereits mit Signaturkarten, und haben Sie sich mit den Unterschieden der Angebote auf dem Markt befasst?
  4. Wie verhält es sich mit dem Virenschutz?

Organisatorische Voraussetzungen lassen sich wie folgt abfragen:

  1. Sind die Abläufe/Prozesse dokumentiert (Kanzleihandbuch und/oder Qualitätshandbuch)?
  2. Wie sind der Postein- und -ausgang organisiert?
  3. Wie sind die Dokumentenbearbeitungs- und Verarbeitungsprozesse organisiert?
  4. Wie wird mit elektronischen Dokumenten umgegangen, und wie werden diese verarbeitet?

Ein entscheidender Punkt ist die Rechtevergabe.

Stellen Sie sich die Frage, wer in Ihrer Kanzlei aktuell Dokumente unterzeichnet. Bekommen Sie am Ende des Bürotages Ihre Unterschriftenmappe vorgelegt, und unterschreiben Sie die Dokumente? Wer macht das, wenn Sie nicht da sind? So klar die Vorstellung für das Unterschreiben von Papierdokumenten und so restriktiv in diesem Bereich die (zum Teil unausgesprochene) Regelung getroffen wurde, so gering ist die Aufmerksamkeit der Anwälte für das Thema in Verbindung mit dem elektronischen Rechtsverkehr. Stellen Sie sich deshalb diese Fragen:

  1. Haben Sie Rechtevergaben dokumentiert und Vertretungsregelungen getroffen?
  2. Wer hat Zugriff auf das beA, und wer trägt die Verantwortung (etwa für die Fristwahrung)?
  3. Wer sichtet das Postfach und in welcher Regelmäßigkeit?
  4. Wer benachrichtigt wen und in welchem Abstand über den Posteingang?
  5. Wer erstellt Nachrichten?
  6. Wer löscht Nachrichten?
  7. Wer verwaltet die administrativen Rechte?
  8. Wer kümmert sich um die Übertragung der Dokumente in das kanzleieigene System und um die Archivierung?

Dialog steht im Vordergrund

Das besondere elektronische Anwaltspostfach beA soll für die Kommunikation der Anwälte mit den Gerichten, der Anwaltskammer und den Anwälten untereinander genutzt werden. Augenscheinliche Vorteile, wie etwa das Einsparpotential im Bereich Porto, sind das eine. Ein anderer Aspekt ist, dass die Einführung des beA zu einem konstruktiven Dialog führen kann, der nicht nur die Kanzleien, Gerichte und Kammern weiterbringt, sondern jeden einzelnen Anwalt und jeden Mitarbeiter.

Das beA provoziert Dialog, und das ist gut so. Viele Prozesse wurden in Kanzleien noch nie hinterfragt oder gar auf Effizienz hin beleuchtet. Wer allerdings heute und in Zukunft im Wettbewerb bestehen will, muss sich mit den Prozessen in der Kanzlei unternehmerisch auseinandersetzen. Das beA ist hier ein erster Impuls, der sich im besten Fall zu einer lebendigen Unternehmenskultur in der Kanzlei entwickeln kann.

Wenn Sie sich die notwendigen Fragen ansehen, werden Sie schnell feststellen, dass Sie diese in den seltensten Fällen allein vollständig beantworten können. Sie brauchen den Dialog. Sie sollten mit Interesse und Engagement hinterfragen, was Sie vielleicht viele Jahre Ihrer Büroleitung überlassen haben. Sie persönlich sollten das tun, auch wenn das Tagesgeschäft drückt und Ihnen die Auseinandersetzung mit IT-Fragen überhaupt mehr als lästig erscheint. Es geht bei all diesen Fragen nicht um Anbieter, Kleingedrucktes und technische Daten. Es geht um Grundsatzfragen, die darüber entscheiden können, ob Sie auch in zehn Jahren noch erfolgreich sein werden.

Wer diese Dimension verstanden hat, kann sich dem Thema protestlos und lustvoll widmen. Er wird den konstruktiven Kern erkennen und die Chance, aus einer gutgehenden Kanzlei ein erfolgreiches Kanzleiunternehmen zu machen. Sie werden überrascht sein, wie viele Prozesse zu optimieren sind und wie viele Antworten Ihnen Ihre Mitarbeiter bereits geben können, weil sie seit Jahren vielleicht wissen, wie es besser geht, aber noch nie gefragt worden sind.
Die gewonnene Zeit nutzen

Die gute Meldung ist, dass durch das Zurückrudern der Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) die Anwaltschaft Zeit gewonnen hat. Diese Zeit sollte sie nutzen, denn – wie immer zwischen Tagesgeschäft und Schriftsatzfristen – vergeht sie viel zu schnell.

Was ist zu tun:

  1. Machen Sie eine Bestandsaufnahme. Bin ich beA-ready? Oder wie weit bin ich im laufenden Prozess? Um insoweit eine Hilfestellung zu geben, finden Sie hier einen kurzen Check, der Ihnen zeigt, wo Sie gerade stehen (und der Ihnen vielleicht auch Argumente liefert bei Gegenwind in der eigenen Kanzlei). Dabei haben Sie die Möglichkeit, sich aufzeigen zu lassen, wie es um Ihre Readyness bestellt ist (siehe Checkliste unter dem Link HIER).
  2. Bilden Sie eine Task-Force, und planen Sie die Digitalisierung Ihrer Kanzlei. Machen Sie einen – im besten Fall EDV-freudigen – Kollegen (oder auch eine/n Mitarbeiter/in Ihrer Kanzlei) zum Verantwortlichen. Sammeln Sie systematisch Informationen, und treffen Sie sich regelmäßig zum Austausch. Nur gemeinsam wird es Ihnen gelingen, den ERV einzuführen und mit dem beA richtig gut zu leben.
  3. Bestimmen Sie Ihre Werte. Neben den Vorgaben, die Ihnen durch die Einführung des beA gegeben werden, machen Sie sich intensive Gedanken über Ihre Kanzlei. Was ist Ihnen wichtig, welchen Organisationsgrad wollen Sie erreichen und können Sie auch leben? Was kann Ihnen helfen, und was lehnen Sie ab?
  4. Reden Sie miteinander. Reden Sie mit Ihren Kolleginnen und Kollegen ebenso wie mit Ihren Mitarbeitern. Was sind die Erwartungen, Wünsche, Ängste und Hoffnungen? Wer möchte sich intensiver einbringen? Wer hat Fähigkeiten, die genutzt werden können, um das Projekt erfolgreich voranzutreiben?
  5. Holen Sie sich Unterstützung! Wer sich selbst überfordert fühlt, sollte sich Hilfe holen. Gerade wenn der Anspruch darin besteht, Effizienzsteigerungen zu realisieren, können anwenderfreundliche Tools Wunder bewirken. Das schon deshalb, weil alle Beteiligten diese Tools gern nutzen. Das Potential für die Kanzleien ist enorm.

Fazit

Das beA ist eine große Chance. Es bietet die hervorragende Möglichkeit, das klassische papiergeführte Dokumententhema in Kanzleien konstruktiv zu überdenken. Das beA bietet neue Perspektiven in Fragen der Standortunabhängigkeit für Anwälte und Mitarbeiter und somit Flexibilität. Es bietet Unabhängigkeit, Bearbeitungsfreiheit und schafft Rechtsverbindlichkeit bei voller Mobilität und dem nachhaltigen Bekenntnis zur Digitalisierung. Physikalische Beschränkungen – wie etwa, dass ein vertrauliches Schriftstück schnellstmöglich von A nach B kommt und danach paraphiert und unterschrieben wieder zurückkommt – können durch das beA intelligent aufgelöst werden. Das beA kann – gerade in größeren Einheiten – zu einem Erfolgsfaktor werden.

petra.seeburger[at]stp-online.de
meyer[at]straight-solutions.com

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