(Verstecktes) Konfliktpotenzial auf dem Bau

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Gute Vorbereitung legt den Grundstein für alles Weitere
Eine gute Vorbereitung kann später einiges an Ärger ersparen, allerdings ist das, was so simpel klingt insbesondere in der Baubranche ein komplexes Unterfangen.
Es müssen Entscheidungen getroffen werden mit wem zusammengearbeitet werden soll, Referenzen eingeholt, Ausschreibungen gestartet, Leistungsverzeichnisse aufgesetzt, unzählige Vertragsdokumente entworfen sowie Regelungen für etwaige Unwägbarkeiten und Streitigkeiten in der Zukunft bereits möglichst klar definiert werden und noch vieles mehr.
Gerade bei Bauprojekten ist dies von essenzieller Bedeutung. Es sind komplexe Projekte mit vielen Stakeholdern, die allesamt unter einem erheblichen (Zeit-)Druck agieren. Diese Konstellation erfordert bei den Vertragspartnern einen hohen Reifegrad an Kommunikation, der meist nicht erreicht werden kann, da viele der Parteien das erste Mal miteinander arbeiten. Die logische Konsequenz: viele Unstimmigkeiten, wenig bis keine Kapazität sich frühzeitig damit auseinanderzusetzen und somit eine Quelle für schwebende (gerichtliche) Auseinandersetzungen. Daher ist es keine Überraschung, dass sich eine hohe Anzahl an Konfliktsituationen ergibt, die massive Zeitverzögerungen und Kosten nach sich ziehen.

Vor der Baustelle – Vertragsbedingungen und Leistungsverzeichnis sauber aufsetzen
Ein sauber abgegrenztes, detailliertes Leistungsverzeichnis und gut durchdachte Verträge können viel Ärger vorbeugen – sparen Sie hier nicht an den Kosten für Personalkapazitäten und Experten.
Alle Verträge und Projekte sind aufgrund ihrer Komplexität mit Risiken verbunden, unabhängig davon, ob es sich um einen schlecht ausgearbeiteten Vertrag, die Vielzahl an beteiligten Parteien oder die rechtzeitige Einbeziehung aller Parteien handelt.
Bereits beim Aufsetzen der Vertragsbedingungen können Sie sich über das Vorgehen im Streitfall Gedanken machen. Wenn es soweit ist, sind die Fronten verhärtet und eine andere als die gerichtliche Auseinandersetzung wird erschwert oder gar unmöglich.

Vor der Baustelle – Fokus auf Details
Bereits bei der Ausgestaltung der Verträge sollten Sie an Aspekte wie den Turnus der Einreichung von Leistungsscheinen und an die Vorgabe des Mindeststandards für Anlagen zu den Leistungsscheinen denken. Denn nur durch eine zeitnahe Abrechnung nach Leistungserbringung können Sie große Kosten- und Steuerungsrisiken vermindern. Dazu müssen feste Zeitpunkte für das Einreichen von Leistungsscheinen vereinbart werden oder eine Abrechnung nach definierten Baufortschritten. Dies kann sich von einem Bauvorhaben zum anderen unterscheiden. Auch sollten bereits im Zeitpunkt der Vertragsausgestaltung interne Prozesse und Gegebenheiten berücksichtigt werden, die bei der Definition einer Einhaltungsüberprüfung relevant sind.

Beim Entwurf des Leistungsverzeichnisses kann die (Mengen-) Planung äußerst komplex sein und überholt sich oft schnell selbst auf der Baustelle. Auch die Preisplanung im Leistungsverzeichnis birgt ihre Tücken: Sind zu hohe Preise vereinbart, so führen diese im Projektverlauf zu unnötigen Kosten, die gepaart mit zu niedrig kalkulierten benötigten Mengen schnell zu einer Kostenexplosion führen können. Die so generierten Mehrkosten sind nicht immer an einen etwaigen Auftraggeber weiterbelastbar und laufen direkt zu Lasten Ihrer Marge.
Der nächste Punkt könnte vernachlässigbar klingen, jedoch ist er unabdingbar, um später den Überblick zu behalten. Miteinander verknüpfte Positionen müssen im Leistungsverzeichnis sauber in Einzelposten aufgeteilt werden. Eine mangelhafte Planung kann sonst zu einigen Risiken führen, die es zu vermeiden gilt, so etwa:

  • Kosten- und Steuerungsrisiken durch ein überholtes Leistungsverzeichnis
  • Unklare Nachweislage der Planung im Leistungsverzeichnis gegenüber dem Auftraggeber
  • Verzögerungsrisiko durch eine überholte Planung oder gegebenenfalls auch haftungsrechtliche Risiken gegenüber dem Auftraggeber
  • Vereinbarte Preise liegen über Marktpreisen
  • Doppelabrechnung und Falschabrechnungen von Leistungen

Um diese Risiken möglichst gering zu halten, ist es wichtig, das Leistungsverzeichnis gut zu planen und den Prozess für Nachträge und Änderungsanforderungen möglichst konfliktfrei auszugestalten.
Wenn durch einen Polier auf der Baustelle zum Beispiel Änderungen vorgenommen und diese vor Ort besprochen werden, schaffen es diese Informationen leider oft nicht in ein Erfassungssystem, das anderen involvierten Stellen oder Funktionen zur Verfügung steht, die diese Information ebenfalls benötigen, so wie etwa das Controlling. Nicht nur für eine korrekte Abrechnung und eine korrekte Steuerung und Planung ist dies essenziell, sondern auch um eventuell eine Aktualisierung oder Anpassung des Leistungsverzeichnisses vorzunehmen.

Auftragnehmer/ Auftraggeber/ Sub- oder Nachunternehmer-Verhältnis – im Triumvirat zum Erfolg?
Hier brodelt es vor Konflikten. Pönalen des Auftraggebers bei Verzögerungen, Fraud-Risiken durch Subunternehmer, Abrechnungsprobleme und viele andere Konfliktbereiche können einem in der Zusammenarbeit begegnen. Neben einer adäquaten Planung sind auch eine sinnvolle Betreuung und die Beachtung vielfältiger Perspektiven unerlässlich.

Mangelnde Digitalisierung auf der Baustelle – Absprachen, Begehungen, keine Dokumentation
Meist werden Absprachen zwischen Vertragsparteien auf der Baustelle nicht elektronisch gespeichert, sondern nur papierhaft erfasst und abgelegt. Dies gilt oft auch für handschriftliche Änderungen und Streichungen auf Leistungsscheinen. So liegen immens wichtige Informationen zum Teil in Ordnern in Baustellencontainern, auf die das Controlling zum Beispiel keinen Zugriff und damit oftmals auch keine Kenntnis darüber hat. Elektronische Sammelpostfächer werden nicht oder unzufriedenstellend genutzt, ebenso wenig werden Planungstools mit aktuellen Informationen befüllt, da diese im Alltagsstress oft vernachlässigt werden. Das so entstandene Kosten- und Steuerungsrisiko steigt mit fortschreitendem Projektfortgang weiter an.
Die Praxis zeigt, dass die Pflege eines zentralisierten Ablagesystems von herausragender Bedeutung ist, wenn es um die Vorbereitung bei Streitigkeiten geht. Es ist Best Practice, sich auf diese Weise eine „Single Source of Truth“ aufzubauen. Diese trägt zu einer massiven Kostenreduktion bei und hilft, bei Streitigkeiten eine starke Position einzunehmen.

Nachweise
Die Prüfbarkeit tatsächlicher Leistungen ist komplex (Pläne, Aufmaße, Pauschalen) und birgt verschiedene Risiken, wie

  • Kosten- und Steuerungsrisiken durch nicht erfolgte zeitnahe Abrechnung nach Leistungserbringung
  • Technische Freigaben, die nicht transparent für Dritte sind
  • Schlechte Nachweislage, die zu Doppel-/Falschabrechnungen führen kann

Um dem entgegenzuwirken, können schon banale Mittel, wie E-Mail-Verteiler für den Austausch eine wichtige Maßnahme sein, sofern sie genutzt werden. Außerdem gilt auch hier, dass notwendige einzureichende Nachweise für jeweilige Leistungen definiert werden müssen
(etwa Pläne, Aufmaße oder Rechnungen).

Nachträge und Änderungsanforderungen
Meist läuft ein beträchtliches Volumen über Nachträge und Änderungsforderungen auf, welches ein hohes Kostenrisiko darstellt.
Darüber hinaus steigen einige Risiken in Abhängigkeit der Genauigkeit und Aktualität des Leistungsverzeichnisses. Daher ist zu definieren, was in einen Nachtrag oder eine Änderungsanforderung gehört und welche Umstände eine Anpassung oder Aktualisierung des Leistungsverzeichnisses verlangen. Bei nicht trennscharf definierten Positionen des Leistungsverzeichnisses kann es zur Abrechnung von Leistungen durch Nachträge und Änderungsanforderungen kommen, die bereits sinngemäß vereinbart sein könnten. Insgesamt erschweren diese die Nachvollziehbarkeit tatsächlich erbrachter Leistungen und genutzter Materialien. Dies kann von Nachunternehmern ausgenutzt werden, so dass unkontrollierbare Mehrkosten abgerechnet werden.
Bei der technischen und der kaufmännischen Prüfung müssen personelle Ressourcen mit bedacht werden. Die korrekte Prüfung ist äußerst komplex und bedarf eines hohen zeitlichen Aufwands. Um hier kein Kostenrisiko einzugehen, müssen die entsprechenden Mitarbeiterkapazitäten vorhanden sein und Eskalationsprozesse definiert werden, die nicht zu einer Verzögerung des Baufortschritts führen. Hier ist wieder die vertragliche Ausgestaltung ein Schlüsselfaktor. Natürlich sind auch klassische Maßnahmen, wie das 4-Augen-Prinzip unabdingbar wie auch eine entsprechende systemseitige Unterstützung, durch ein adäquates Controlling Tool, das zum Beispiel eine Mehrmengendokumentation sinnvoll abbildet.
Sind mehrere Personen mit der Überprüfung von Nachweisen zu Nachträgen betraut, können sich Qualitätsunterschiede in der Überprüfung der Leistungsscheine ergeben. Diesem Szenario können Sie durch die Definition von Prüfkriterien begegnen. Auch der regelmäßige Austausch unter den betrauten Personen (etwa Bauleitern) kann hilfreich sein, um „Doppelfreigaben“ zu vermeiden.
Um eine korrekte Abrechnung zu gewährleisten und Doppelabrechnungen, falschen Freigaben und Falschabrechnungen keinen Vorschub zu leisten, ist eine vorhabenabhängige Definition des Anforderungskatalogs zur Prüfung von Nachweisen erforderlich.

Der Ton macht die Musik
Die Baubranche ist rau, eine Branche in der wenig Wert auf abholende Kommunikation gelegt wird. Verhandlungen macht das nicht gerade leichter und so landen immer noch die meisten Streitigkeiten im Bau vor Gericht und werden nicht in außergerichtlichen Foren geklärt.
Gerichtliche Verfahren sind aber für die sich streitenden Parteien oft nicht die beste Lösung, da ein für beide Seiten zufriedenstellender Ausgang meist nicht erreicht werden kann. Anders als bei einem außergerichtlichen (Mediations-)Verfahren (ADR Verfahren).
Hierbei geht es um die Wahrung der Interessen der Parteien und die Förderung einer weiteren positiven Zusammenarbeit. Dies wäre gerade im Baugewerbe eine wichtige Entwicklung und kann den verschiedenen Vertragspartnern viel Geld sparen, eine gute Zusammenarbeit sichern und eine Projektfertigstellung im geplanten Zeitrahmen massiv unterstützen.
Insgesamt ist es immer gut vom Besten auszugehen, aber auf das Schlimmste vorbereitet zu sein. Im Konfliktfall können Sie sich an den nachfolgenden drei Empfehlungen orientieren:

  • Schaffen Sie eine „Single Source of Truth“ (sofern bisher noch nicht geschehen)
  • Behalten Sie einen guten Überblick über ausgeführte Tätigkeiten, verbrauchte Materialien und die dazugehörige Dokumentation
  • Prüfen Sie kritisch alle Nachweise von Nachunternehmern, um verschiedene Verhandlungsszenarien vorzubereiten (etwa aggressiver oder kooperativer Verhandlungsansatz)

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