Ziel ist die Entwicklung eines intelligenten Frameworks

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Warum Contract-Analytics?
Die Welt um uns herum ist im ständigen Wandel. In allen Industriezweigen ist zu beobachten, dass Unternehmen die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse vorantreiben und immer neuere Technologien nutzen. Während es ihnen dadurch gelingt, Ressourcen und Kompetenzen effizienter zu nutzen und in internationaler Zusammenarbeit einzubringen, stellen sich den Unternehmen aber auch neue Herausforderungen. Nachlässigkeit bei Vertragsabschlüssen oder uneindeutige Klauseln können schnell zu ungewollten Konflikten und Rechtsstreitigkeiten führen. Das gilt sowohl für kleine Unternehmen als auch für komplexe Geschäftsbeziehungen, wie sie etwa bei Partnerschaften oder Gemeinschaftsunternehmen über verschiedene Zuständigkeitsbereiche hinweg oder innerhalb einer globalen Versorgungskette existieren können.
Steht solch ein Rechtsstreit bevor, muss vor allem bei komplexen Fällen eine immens große Anzahl an Dokumenten analysiert und überprüft werden. Mit fortschreitender Digitalisierung wird diese Zahl nur noch weiter steigen. Für eine solche Aufgabe hat früher ein ganzes Team von Rechtsanwälten unzählige Stunden und Ressourcen aufwenden müssen, heute allerdings können Unternehmen dabei von der Vielfalt von Contract-Analytics profitieren. Mit Hilfe von künstlicher Intelligenz (KI) unterstützen die Programme nicht nur bei sämtlichen Prozessen von Vertragsabschlüssen und Streitbeilegungen, sondern steigern auch deren Effizienz und Effektivität. Somit wird Contract-Analytics diesen Aspekt der Rechtspraxis ebenso verbessern und transformieren wie es die KI-Applikationen für die E-Discovery-Review bereits heute unter Beweis stellen.

Wie funktioniert Contract-Analytics?
Die Contract-Analytics-Programme verarbeiten sämtliche Textdokumente, wie Verträge oder Schriftverkehr, und extrahieren dabei nicht nur einfache Terme, wie den Titel oder die involvierten Parteien, sondern auch ganze Klauseln und weitere Textinformationen gemäß den erlernten Kriterien und Mustern, die der Anwender zuvor definiert. Mittels der Mustererkennung identifizieren die Algorithmen die Worte und Phrasen innerhalb des gesamten Textstücks, unabhängig von deren Position im Dokument. Durch die Interpretation des eigentlichen Sinnzusammenhangs und nicht nur durch reines Wiederfinden derselben Wortstränge können sogar ganze Klauseln erkannt werden, auch wenn sie in verschiedenen Dokumenten unterschiedlich formuliert wurden.
Die Notwendigkeit solcher intelligenten Lösungen wird gerade zu Zeiten der Covid-19-Pandemie umso klarer. Durch zahlreiche Unterbrechungen in den Lieferketten haben viele Unternehmen Schwierigkeiten, ihre vertraglichen Verpflichtungen einzuhalten, und sehen sich mit Ansprüchen ihrer Vertragspartner konfrontiert, die zu Rechtsstreitigkeiten führen können. Hierzu ist es unabdingbar, relevante Vertragsklauseln zu identifizieren und zu analysieren.
Auch in diesen Fällen bieten die zuvor genannten Funktionalitäten der KI-basierten Contract-Analytics-Software die nötige Unterstützung. Nach der Indizierung der Verträge anhand ihrer Semantik werden sie nach Kategorie und Inhalt gruppiert, was wiederum das Filtern und Durchsuchen der Dokumente vereinfacht und beschleunigt. Auch wenn eine Klausel nicht einheitlich betitelt oder aus unterschiedlichen Phrasen in verschiedener Reihenfolge zusammengesetzt wurde, wird die entsprechende Klausel dennoch richtig identifiziert. Unternehmen können folglich jene relevanten Verträge leicht zusammentragen, die vertragliche Verpflichtungen, Fristen oder existierende Klauseln beispielsweise zur Force majeure beinhalten.
Nicht nur in solchen Krisensituationen, sondern auch während Gerichtsprozessen müssen Rechtsanwälte oft in kürzester Zeit neue Themen adressieren und Sachverhalte gerichtsfähig aufbereiten können. Üblicherweise liegen allerdings vor allem in komplizierten Fällen unzählige Rechtsdokumente und Fachgutachten mit Argumenten und Gegenargumenten vor, die über die Jahre hinweg eingereicht wurden. Kaum jemand wird dabei wohl einen detaillierten Überblick behalten können, welche Unterlagen zu welchem spezifischen Thema vorhanden sind. Einen solchen Überblick zu erhalten wäre durch ein Anwaltsteam möglich, das alle eingereichten Dokumente nach und nach analysiert und dabei ausschließlich die relevanten Paragraphen extrahiert.
Zu diesem zeitaufwendigen Prozess besteht jedoch eine weitaus schnellere Alternative. Nachdem alle Dokumente in kurzer Zeit digitalisiert und verarbeitet wurden, können die Contract-Analytics-Programme die gesuchten Daten innerhalb der Texte markieren, kategorisieren, und schließlich in eine Übersichtstabelle oder in ein anderes personalisierbares Layout exportieren. Dies reduziert wiederum die Zeit, die Rechtsanwälte im Anschluss zur Begutachtung und Einschätzung der Ergebnisse brauchen, so dass sie sich gezielt auf die Prozessvorbereitung konzentrieren können.

Contract-Analytics hilft, Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden
Ein transparenter und gut verfasster Vertrag hilft, Rechtsstreitigkeiten einzugrenzen oder gar im Ganzen abzuwenden. Grundsätzlich beginnt dies mit der Nutzung einfacher und eindeutiger Begrifflichkeiten. Erfahrene Rechtsanwälte sind natürlich in schwierigen Fällen die beste Wahl, um einen Vertrag anzufertigen, aber auch automatisierte Anwendungen bewähren sich mehr und mehr. Einige Programme zur Vertragserstellung ermöglichen es Rechtsanwälten, einen vorkodierten Fragebogen auszufüllen und gleichzeitig die Verträge strukturiert aufzubauen. Auf der Grundlage des Fragebogens werden folglich Klauseln entweder aufgenommen oder ausgeschlossen und somit ein vorlagenbasierter Vertrag angefertigt.
Anstelle von Verträgen nach Schablone können Rechtsanwälte mit Hilfe von intelligenten Analysefunktionen allerdings auch Verträge anfertigen, die auf die verschiedenen Spezifikationen des Vertragspartners zugeschnitten sind. Die Verträge können entsprechend individuelle Klauseln einbeziehen, wie etwa eine eindeutige Streitbeilegungsklausel und transparente Regelungen zur Verantwortlichkeit bei Zeitverzug und daraus resultierende Konsequenzen. Darüber hinaus bieten die Contract-Analytics-Programme noch weitere Hilfestellung. Um für eine Ad-hoc-Risikoeinschätzung nachzuvollziehen, wie die Verträge während der Verhandlungen angepasst wurden, können Berichte über den Zeitverlauf der Änderungen erstellt werden. Sie weisen darin auch auf eventuelle Konditionen und Klauseln hin, die sich als suboptimal herausstellen könnten.

Mit der Anhäufung von Daten und Informationen, die den Programmen geliefert werden, entsteht eine Sammlung eigener unternehmensspezifischer Klauseln und Bestimmungen, die ausschließlich auf Branchenspezifika, jahrelanger Erfahrung und Ergebnissen vergangener Rechtsstreitigkeiten basiert. Die Kombination aus KI und Analytik ermöglicht die Entwicklung zunehmend komplexer Verträge, für die passende Streitbeilegungsklauseln gemäß dem zugrundeliegenden Fall empfohlen und eingebaut werden können. Dies wiederum mindert viele Risiken künftiger Rechtsstreitigkeiten, insbesondere Vertrags- oder verfahrensrechtliche Streitigkeiten, die sich sonst aus pathologischen Klauseln ergeben.

Contract-Analytics als Baustein eines umfassenden Vertragsmanagements
Verträge stellen die Basis aller Geschäftsbeziehungen und Kooperationen dar. Dennoch ist das Vertragsmanagement eine Tätigkeit, die nur wenige Unternehmen effektiv und effizient ausüben. Ein Vertragsmanagementsystem, basierend auf Analytik und juristischer Fachkunde, würde bereits einen großen Beitrag zur Vermeidung künftiger Unklarheiten und problematischer Streitbeilegungsprozesse leisten, indem es in verschiedenen Prozessphasen herangezogen wird: von der vollständigen Verwaltung der Geschäftsdaten zur Vermeidung von Streitigkeiten bis hin zur Vorbereitung bereits entstandener Streitigkeiten mit den umfangreichen und tiefgreifenden Analyse- und Berichtsfunktionen.
Dennoch ist Contract-Analytics viel mehr als das. Es ist ein Überbegriff für eine allumfassende Lösung mit einer beträchtlichen Bandbreite an Funktionalitäten, die noch weiter reichen, als an dieser Stelle ausgeführt werden kann. Neben der Streitbeilegung unterstützt es sowohl den gesamten Lebenszyklus des Vertragsmanagements als auch den Vertragsprüfungsprozess, sei es im Tagesgeschäft, bei Transaktionen oder auch bei Sonderuntersuchungen. Es ist klar, dass es nicht ein einziges allumfassendes Programm geben kann, das alle Funktionalitäten erbringt, sondern vielmehr eine Kombination von Programmen sein muss, die je nach den spezifischen Anforderungen des jeweiligen Falls integriert und eingesetzt werden können.

Wo geht die Reise hin?
Wie man allerdings an der Covid-19-Situation sehen kann, können neue Herausforderungen wie aus dem Nichts auftauchen und unseren Alltag, die Unternehmenswelt und die globalen Märkte massiv beeinflussen. Daher sollte es nicht das Ziel sein, ein einziges Programm exakt für ein bestimmtes Problem zu entwickeln, das sich innerhalb eines Wimpernschlags wieder ändern oder gar irrelevant werden könnte. Vielmehr geht es um die Entwicklung eines intelligenten Frameworks, das flexibel genug ist, sich jedem Wandel anzupassen und mit neuen Herausforderungen zu wachsen.
Alternative-Legal-Service-Providers (ALSPs) entwickeln bereits solche neuen und spezialisierten Frameworks und bieten verschiedene Lösungen mit einer größeren Vielzahl an variablen Optionen an als je zuvor. Dazu zählt beispielsweise auch Contract-Analytics als angebotene Dienstleistung, welche es den Unternehmen ermöglicht, verschiedene rechtliche Routineprozesse auszulagern, die ansonsten ressourcen- und zeitaufwendig sind. Die freigesetzten Ressourcen können dazu genutzt werden, weitere Unternehmensziele zu verfolgen.
Mit dieser gebotenen Agilität und den intelligenten Frameworks werden Unternehmen auch kurzfristig in der Lage sein, sich auf jede Art von Herausforderung einzustellen. Denn wer weiß, welche Herausforderung der nächste Tag bringt?

trivino.sally@pwc.com

chirag.x.oberoi@pwc.com

anne.hamnett@pwc.com

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