Der Sekretär des Schiedsgerichts – Verwaltungsgehilfe oder vierter Schiedsrichter?
Von Dr. Michael Hammes und Gulnara Kalmbach

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Wer hat’s geschrieben?

Im Sommer 2014 erging in einem Schiedsgerichtsverfahren am Permanent Court of Arbitration in Den Haag ein Schiedsspruch zugunsten der Aktionäre von Yukos Oil gegen die Russische Föderation. Die Aktionäre hatten im Jahr 2004 unter Berufung auf die Energy Charter Treaty gegen ihre Enteignung durch die Russische Föderation geklagt. Laut Schiedsspruch steht den Aktionären ein Schadenersatz in Höhe von 50 Milliarden USD zu.

Die Russische Föderation beantragte Anfang 2015 beim Bezirksgericht in Den Haag, den Schiedsspruch aufzuheben. Dieser Antrag wurde unter anderem damit begründet, dass die Schiedsrichter gegen ihre persönliche Leistungspflicht verstoßen hätten. Der Sekretär des Schiedsgerichts habe eine tragende Rolle bei der rechtlichen Würdigung der Beweise innerhalb der Beratungen des Schiedsgerichts und besonders bei der Ausarbeitung des Schiedsspruchs gespielt.

Als Beweis führte die Russische Föderation an, dass der Sekretär mehr Stunden aufgewendet habe als jeder der drei Schiedsrichter, obwohl weitere Hilfspersonen mit einem noch höheren Stundenvolumen zur Unterstützung administrativer Aufgaben eingesetzt waren. Ferner führte die Russische Föderation das Gutachten einer Sprach­expertin an. Diese kam zu dem Schluss, dass der Sekretär mit einer Sicherheit von 95% wesentliche Teile des Schiedsspruchs geschrieben habe.

Die Pflicht zur persönlichen und eigenverantwortlichen Leistung

Dieser Fall wirft die Frage auf, ob und inwieweit Schiedsrichter Tätigkeiten an Dritte übertragen dürfen. Nach deutschem Recht haben Sachverständige und Gutachter ihre Tätigkeit persönlich und eigenverantwortlich auszuführen: Art. 43 WPO verpflichtet den Wirtschaftsprüfer, seine Arbeiten eigenverantwortlich auszuüben. Art. 407a ZPO sieht vor, dass ein Sachverständiger seine Leistungen persönlich erbringen muss. Zwar können Tätigkeiten an dritte Personen delegiert werden, solange sichergestellt ist, dass diese unter Anleitung und Aufsicht des Sachverständigen ausgeführt werden. Sofern diese Tätigkeiten jedoch von Bedeutung sind, muss der Sachverständige in seinem Gutachten darauf hinweisen, die leistenden Personen benennen und den Umfang ihrer Tätigkeit offenlegen. Entsprechende Regelungen finden sich in den Sachverständigenordnungen der Industrie- und Handelskammern.

Was für den Sachverständigen gilt, der entweder als Beweisperson oder gegebenenfalls als Schiedsgutachter nach §317 ff. BGB als Entscheider in Tatsachenfragen tätig ist, muss auch für den Schiedsrichter maßgeblich sein. Auch dieser hat nach herrschender Meinung die ihm anvertraute Funktion persönlich wahrzunehmen. Gleichwohl bleibt offen, in welchem Umfang Tätigkeiten durch Dritte erbracht werden dürfen und um welche Tätigkeiten genau es sich dabei handeln darf.

Leitfäden von Richtlinien von Schiedsinstitutionen und -vereinigungen

Laut Kapitel 5 des „Leading Arbitrators’ Guide to International Arbitration“ haben Schiedsrichter den Schiedsspruch sowie verschiedene weitere Entscheidungen und Anordnungen während des Verfahrens zu treffen. Das Treffen von Entscheidungen ist eine persönliche Pflicht der Schiedsrichter, so dass auch der Schiedsspruch als finale Entscheidung im Verfahren persönlich durch die Schiedsrichter auszuarbeiten ist.

Dies bedeutet nicht, dass dabei jedwede Tätigkeit durch die Schiedsrichter ausgeführt werden muss. Eine Unterstützung in organisatorischen Fragen erscheint erforderlich und sinnvoll, um komplexe Streitigkeiten, die oftmals von einer Flut von Dokumenten begleitet werden, bewältigen zu können. Betrachtet man internationale Schiedsinstitutionen und -vereinigungen, scheint Einigkeit dahingehend zu herrschen, dass die Bestellung eines Sekretärs für organisatorische und administrative Aufgaben grundsätzlich zulässig ist.

Nach Art. 27 der UNCITRAL „Notes of Organizing Arbitral Proceedings“ von 1996 sind die Aufgaben des Sekretärs rein organisatorischer Natur. Hierzu zählen das Anmieten von Tagungsräumen und das Bereitstellen oder die Koordination von Bürodienstleistungen. Auch dürfen Sekretäre einschlägige Rechtsprechung und Kommentierungen oder Fachpublikationen zusammenstellen und zusammenfassen. Darüber hinaus ist es ihnen erlaubt, Entwürfe für Verfahrensentscheidungen oder auch von Teilen des Schiedsspruchs zu erarbeiten. Letzteres soll sich auf die Darstellung der Fakten des Falls beschränken.

Laut den ICC-Richtlinien „Appointment, Duties and Renumeration of Administrative Secretaries“ von 2012 darf ein Schiedsgericht unter keinen Umständen die Entscheidungsfindung oder andere wesentliche Tätigkeiten an Assistenten oder sonstige Hilfspersonen delegieren. Sofern Hilfspersonen mit dem Erstellen von Memoranden und Vermerken beauftragt werden, muss das Schiedsgericht diese prüfen und jedwede darauf beruhende Entscheidung persönlich treffen.

Die ICC-Richtlinien enthalten in Art. 2 eine detaillierte Liste der organisatorischen und administrativen Aufgaben, die in Abhängigkeit von den Umständen des Einzelfalls durch Hilfspersonen durchgeführt werden können:

  • Versenden von Dokumenten und Mitteilungen im Namen des Schiedsgerichts;
  • Organisation und Verwaltung der Akte des Schiedsgerichts und Heraussuchen von Dokumenten aus dieser Akte;
  • Organisation von mündlichen Verhandlungen und Sitzungen des Schiedsgerichts;
  • Teilnahme an mündlichen Verhandlungen und Beratungen des Schiedsgerichts, dabei Anfertigen von Vermerken und Protokollen sowie Zeitmessung;
  • Durchführen von juristischen oder ähnlichen Recherchen;
  • Korrekturlesen und Überprüfen von Zitaten, Daten und Querverweisen in Verfahrensanweisungen oder Schiedssprüchen sowie Korrigieren von grammatikalischen, Tipp- oder Rechenfehlern.

Die 2014 veröffentlichten Richtlinien der HKIAC untersagen es ausdrücklich, dass Sekretäre Schiedsrichterfunktionen wahrnehmen können. Danach ist es Sekretären auch nicht erlaubt, bedeutende Teile von Anweisungen, Entscheidungen und Schiedssprüchen zu verfassen. Diese dürfen lediglich in den Entwurf unbedeutender Teile einbezogen werden. Hierzu zählen etwa die Verfahrenshistorie und die Zeitabfolge der Ereignisse.

Ebenso weist der Leitfaden „Young ICCA Guide on Arbitral Secretaries“ darauf hin, dass das Entwerfen von Teilen des Schiedsspruchs durch Sekretäre problematisch sein kann. Dies gelte besonders für die rechtliche Begründung und die letztliche Bewertung und Entscheidung des Falls.

Die schiedsgerichtliche Praxis

Wie verhält sich gegenüber diesen Leitfäden und Richtlinien die schiedsgerichtliche Praxis? Im Jahr 2012 veröffentlichte White & Case zusammen mit der School of International Arbitration der Queen Mary University of London die Studie „International Arbitration: Current and Preferred Practices in the Arbitral Process“. Laut dieser Befragung setzen Schiedsgerichte nur in etwa 35% der Fälle Sekretäre ein. Fast ausnahmslos geben die Befragten an, dass Sekretäre für organisatorische Aufgaben eingesetzt würden. In rund drei Vierteln der Fälle läuft zudem die Kommunikation mit den Parteien über die Sekretäre. In vergleichbarem Umfang sind Sekretäre auch mit dem Entwurf von Verfahrensanweisungen und unwesentlichen Teilen des Schiedsspruchs betraut. Rechercheaufgaben werden von Sekretären in fast 50% der Fälle ausgeführt. In immerhin 10% der Fälle erstreckt sich die Tätigkeit der Sekretäre darüber hinaus jedoch auch auf das Erstellen substantieller Teile des Schiedsspruchs, und in 4% der Fälle sind Sekretäre in die inhaltliche Diskussion des Falls eingebunden.

Diese Ergebnisse zeigen, dass sich die Schiedsgerichte in der Praxis weit überwiegend an die einschlägigen Leitfäden und Richtlinien zu halten scheinen, dass jedoch immerhin in jedem zehnten Verfahren mit Beteiligung eines Sekretärs dieser in einem darüber hinausgehenden Umfang einbezogen wird. Ob überhaupt und in welchem Umfang dabei eine Entscheidungsfunktion der Schiedsrichter an den Sekretär tatsächlich delegiert wird oder dem durch laufende inhaltliche Anweisungen an den Sekretär beim Erstellen des Entwurfs und dem sorgfältigen Überarbeiten am Ende letztlich vorgebeugt wird, muss offenbleiben. Im Yukos-Fall bleibt abzuwarten, ob aus der Sprachanalyse des Schiedsspruchs der Schluss zulässig ist, dass das Schiedsgericht seine persönlichen Pflichten tatsächlich verletzt hat.

James Bond oder die drei Musketiere?

Der wichtigste Unterschied zwischen Schiedsrichtern und einem Sekretär ist, dass die Parteien es den Schiedsrichtern überlassen, den Fall zu entscheiden, während der Sekretär die Schiedsrichter bei dieser Entscheidung unterstützt. Die Unterstützung findet spätestens dort ihre Grenzen, wo sie in die Entscheidungsfunktion der Schiedsrichter eingreift.

Unstrittig ist, dass Sekretäre alle organisatorischen und Verwaltungsaufgaben innerhalb eines Schiedsgerichtsverfahrens wahrnehmen können. Umfragen zeigen jedoch, dass Schiedsgerichte in der Praxis über diesen Aufgabenumfang hinausgehen und ihre Sekretäre an anderen Tätigkeiten mindestens beteiligen. Die Grauzone einer Abgrenzung zulässiger Tätigkeiten besteht insbesondere bei der Ausarbeitung des Schiedsspruchs, wonach es den Sekretären erlaubt sein soll, unbedeutende Teile des Schiedsspruchs auszuarbeiten.

Wenngleich die Schiedsinstitutionen eine Umschreibung solcher Teile versuchen, bleibt die Herausforderung einer allgemeingültigen Definition des zulässigen Umfangs einer Beteiligung der Sekretäre bestehen. In Anlehnung an einen Beitrag von James Menz im Kluwer Arbitration Blog sollte für die Parteien jedenfalls transparent sein, ob der Sekretär ihres Schiedsgerichts Miss Moneypenny oder d’Artagnan ist.

michael.hammes@de.pwc.com

gulnara.kalmbach@de.pwc.com

 

9 replies on “Miss Moneypenny oder d’Artagnan”

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