Im Blickpunkt: Streitigkeiten um Softwarelizenzen
Von Arndt Engelmann und Jakov Babaja

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Heutzutage verwenden die meisten Organisationen für die Buchhaltung, den betrieblichen Ablauf oder für sonstige Geschäftsaktivitäten extern entwickelte Software.

Laut einer Studie von Business Software Alliance und INSEAD aus dem Jahr 2013 beträgt die Raubkopie-Rate in den Industrieländern mehr als 25% des Gesamthandelswertes von Software. In Deutschland wird damit der Wert von raubkopierter Software auf etwa 2,3 Milliarden US-Dollar geschätzt. Selbst wenn diese Zahl einen überhöhten Wert darstellt, wird deutlich, dass die entgangenen Gewinne für Softwarehersteller enorm hoch sind.

Somit ist es wenig überraschend, dass die meisten bekannten Softwarehersteller Lizenz-Compliance-Programme haben, um die Softwarenutzung durch ihre Kunden zu überprüfen. Einige Lizenzaudits enden dann in Streit­fällen, wie beispielsweise die Forderung über 535.000 Euro von Hewlett Packard gegen die Stadt Köln im Jahr 2013.

Herausforderung für Unternehmen

Obwohl der Begriff „Softwarepiraterie“ den Eindruck erweckt, dass unsachgemäße Lizenzierung absichtlich von Kriminellen durchgeführt wird, erscheint die Nichterfüllung von Lizenzregeln in der Praxis eher als ein unbewusster „natürlicher“ Zustand aller IT-Systeme. Lizenzgeber stehen vor der Herausforderung, die Richtigkeit ihrer Lizenzeinnahmen sicherzustellen und somit Umsatzverluste zu vermeiden. Für Lizenznehmer stellt neben der Unterlizenzierung, die häufig zu zeit- und kostenintensiven rechtlichen Auseinandersetzungen führt, die Überlizenzierung einen wirtschaftlich nachteiligen Zustand dar, da durch ungenutzte oder nicht mehr benötigte Lizenzen dem Lizenznehmer vermeidbare Kosten entstehen.

Kommerzielle Software ist zumeist ein unverzichtbarer Bestandteil einer Unternehmensorganisation. Entwickeln sich Unternehmen weiter, so entwickeln sich auch ihre IT-Systeme weiter. Viele Lizenzvergütungsmodelle sind auf technischen Leistungsspezifikationen dieser IT-Systeme aufgebaut. Eine einfache betriebliche oder organisatorische Änderung kann erhebliche Auswirkungen auf die Lizenzgebühren haben. Ohne die Funktion eines eigenständigen Software-Asset-Managements (SAM) ist ein adäquates Lizenzmanagement mit großem Aufwand verbunden. Die größten Herausforderungen sind (a) die Identifizierung sämtlicher installierter Software, (b) die Komplexität der Vergütungsmodelle, (c) die schnelle Weiterentwicklung der Technologien und der stetige Wandel des IT-Umfelds, (d) Veränderungen und Mehrdeutigkeit von Lizenzvereinbarungen und (e) Veränderungen der Geschäftstätigkeit und der Betriebsabläufe (beispielsweise durch Fusionen oder Outsourcing).

Vertragsverhandlungen

Ein Grund für Streitigkeiten und kostenintensive Streitbeilegungsverfahren in Bezug auf Softwarelizenzen ist, dass Vertragsverhandlungen für Softwarelizenzen sich oft auf kommerzielle Aspekte konzentrieren anstatt auf rechtliche und technische Formulierungen.

Die Notwendigkeit, den Einkauf, IT-Experten und Rechtsanwälte bei der Vorbereitung solcher Verträge zusammenzubringen, wird oft unterschätzt. Eine Involvierung der drei „Parteien“ kann Auslöser für Streitfälle minimieren, zum Beispiel durch (a) klare Definitionen von technischen Begriffen, einschließlich eindeutiger Definitionen der Lizenzbestandteile und möglicher Einschränkungen, Bestimmungen bei Technologieveränderungen sowie bei Systemkonfigurationen und Softwareinteraktionen, (b) klare Definition des Umfangs des gestatteten Zugriffs und der Benutzung, einschließlich der Bestimmungen beim Zugriff Dritter, geographische Einschränkungen und Beschränkungen bei der Abtretung oder bei Unterlizenzen, (c) Regelungen zur Preiskalkulation und Zahlungsbedingungen für die Lizenzgebühr mit einer klaren Erläuterung zur Berechnung der Vergütung und (d) Beschränkungen bezüglich des Umfangs und des Verwendungszwecks, einschließlich des Umfangs und der Zeitabstände von Prüfungen.

Eine grundsätzliche Herausforderung verbleibt immer – nämlich bei der Formulierung der Verträge die Geschwindigkeit und Volatilität der technologischen Entwicklungen zu berücksichtigen.

Kooperation oder Gerichtsverfahren?

Lizenzgeber möchten und müssen angemessen für ihr geistiges Eigentum, patentgeschützte Produkte und Lizenzverträge, „entlohnt“ werden, um unter anderem ihre Entwicklungskosten abzudecken und weiterhin innovationsfähig zu sein. Zur Sicherstellung der vertragskonformen Auslegung der Lizenzvereinbarung führen Lizenzgeber immer häufiger Software-Lizenzprüfungen durch. Hierbei stellt sich häufig die Frage, ob das beste (beispielsweise kostenoptimale) Ergebnis durch eine aktive kooperative „Heilung“ von Unstimmigkeiten oder durch ein Gerichtsverfahren erzielt werden kann. Um diese Frage zu beantworten, muss sicher auch die Vorgehensweise des Softwareherstellers betrachtet werden.

Der Softwarehersteller kann ein jährliches Erneuerungsverfahren einführen, das oft mit einer Nachprüfung der erforderlichen Lizenzen verknüpft wird. Als Variante kann der Softwarehersteller einen Lizenzreport anfordern. Dabei werden Abweichungen zwischen den erworbenen Lizenzen und der Lizenznutzung (die sogenannte Lizenzlücke) durch ein True-up-System geregelt. Beim True-up-System wird Software für eine bestimmte Anzahl von Geräten innerhalb eines definierten Zeitraums lizenziert und die jährlich ermittelte Lizenzlücke nachlizenziert. Obwohl dieses System sehr gut funktioniert, ist die Kritik manchmal, dass es nicht immer einen True-down-Ansatz unterstützt.

Eine weitere häufige Vorgehensweise von Softwareherstellern ist eine Lizenzprüfung. Hierzu gehören verschiedene Prüfungsformen: Selbstprüfungsverfahren, SAM-Untersuchungen, Prüfungen durch unabhängige Dritte oder durch den Hersteller.

Bei einer Selbstprüfung haben Unternehmen mehr Kontrolle über den Prüfungsprozess. Zusätzlich kann das Unternehmen selbst den Schaden berechnen und sich auf mögliche Diskussionspunkte vorbereiten, bevor der Prüfungsbericht an den Softwarehersteller weitergeleitet wird. Trotzdem müssen die Details der Ergebnisse mit dem Hersteller besprochen werden.

Der Softwarehersteller kann auch eine SAM-Untersuchung – meistens durchgeführt von Dritten – anbieten, ein eher einvernehmlicher Ansatz des Herstellers, um eine bessere Weiterverfolgung der Lizenzen durch den Kunden aufzubauen.

Des Weiteren kann ein unabhängiger Dritter vom Hersteller mit einer Prüfung beauftragt werden. Ein großer Vorteil ist hierbei die Wahrung der Unabhängigkeit, die eine sachliche Auswertung und Berichterstattung gewährleistet. Ein Nachteil ist, dass die hohen Kosten für den Dritten an den Lizenznehmer weitergegeben werden können, beispielweise wenn die Lizenzdiskrepanz mehr als 5% beträgt.

Schließlich kann auch das Lizenzteam des Herstellers die Prüfungen durchführen. Solche Prüfungen werden vom Lizenznehmer häufig als recht aufdringlich und am wenigsten objektiv empfunden.

Generell ist es für den Lizenznehmer vorteilhaft, eine Prüfung durchzuführen und bei der Entdeckung von Diskrepanzen Strategien zur Problemlösung auszuarbeiten. Unabhängige Dritte und Rechtsanwälte können dabei helfen, die korrekte Lizenzposition zu finden, potentielle Diskussionspunkte zu identifizieren und einen Plan zur Vermeidung oder zur Bewältigung von möglichen gerichtlichen oder außergerichtlichen Auseinandersetzungen zu entwickeln.

Neue Entwicklungen

In Europa sind derzeit die im Folgenden beschriebenen Entwicklungen in Bezug auf Softwarelizenzstreitigkeiten festzustellen.

Das Bewusstsein für den Einfluss von Lizenzstreitigkeiten in Unternehmen steigt, oft jedoch erst hervorgerufen durch festgestellte Unstimmigkeiten oder bereits durchgeführte größere Streitbeilegungen oder Rechtsstreitigkeiten.

Die ständige Veränderung von Technologien erfordert neue Lizenzmodelle. Technologien wie Cloud-Computing oder Outsourcing von IT-Funktionen fördern Innovationen wie beispielsweise „Software as a Service“ (die Software wird hier bei externen IT-Dienstleistern betrieben und vom Kunden als Service genutzt).

Schwierigkeiten bei der Softwareverwaltung werden zunehmend erkannt und führen zu einer Weiterentwicklung von Normen (ISO/IEC 19770-1 und 2 (Prozessmodell für SAM)) und der Entwicklung von neuen „Werkzeugen“. Diese Werkzeuge ermöglichen den Unternehmen, ihre Installationen zu erfassen und zu inventarisieren, um ihre Lizenzposition zu ermitteln. Neben den Standardisierungsbemühungen der ISO wurden auch praxisnahe Leitfäden wie beispielsweise „ITIL V3 Guide to Software Asset Management“ entwickelt, die bei der Umsetzung eines Software-Asset-Managements unterstützen sollen.

Softwarehersteller haben ein Interesse, Gerichtsverfahren zu vermeiden (gleiches gilt natürlich auch für Lizenznehmer). Die entdeckten Verstöße und im Rahmen von Gerichtsverfahren erzielten hohen Nachzahlungs- bzw. Schadenssummen zeigen jedoch auch, dass sich der Kampf lohnt. Einzelne Softwarehersteller haben zudem bereits kundenfreundliche Programme entwickelt, die Compliance und/oder die Einführung von SAM-Programmen belohnen.
Bestimmte Anwendungen sind so tief in die Infrastruktur eines Unternehmens eingebettet, dass ihre Kernsysteme von der Software und der Unterstützung des Softwareherstellers abhängig sind. Somit können Lizenzrechtsstreitigkeiten Unternehmen sogar in eine Krisensituation versetzen.

Fazit

Mit Blick auf die Probleme, die für Unternehmen bei Softwarelizenzstreitigkeiten entstehen können, gibt es zwei klare Schlussfolgerungen. Erstens müssen der Einkauf, IT-Experten und Rechtsanwälte bei Vertragsverhandlungen zusammenarbeiten, um Mehrdeutigkeiten zu verhindern. Zweitens sollten bei möglichen Prüfungen dieselben IT- und Rechtsexperten involviert sein, um die Auswirkungen zu analysieren und potentielle Lösungen vorzubereiten.

Arndt Engelmann, Partner Forensic Services, PricewaterhouseCoopers, München
arndt.engelmann[at]de.pwc.com

Jakov Babaja, Senior Consultant Forensic Services, PricewaterhouseCoopers, Frankfurt am Main
jakov.babaja[at]de.pwc.com

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