Steigende Relevanz von Compliance-Management-Systemen im Mittelstand

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Einleitende Ausführungen

Im Juni 2021 war die Überraschung an vielen Stellen groß, als das vorläufige „Aus“ für das lange Zeit angekündigte und viel diskutierte „Gesetz zur Stärkung der Integrität in der Wirtschaft“ –- mit dem „Kernstück“ Verbandssanktionengesetz – bekannt wurde. Die tiefgreifende Reform der Sanktionierung von Unternehmen, welche die Bedeutung von Compliance-Management-Systemen nochmals nicht unerheblich gesteigert hätte, ist damit zunächst verschoben.
Mit Blick auf die teils gravierenden Gesetzeslücken im Bereich der Unternehmenssanktionierung (insbesondere hinsichtlich der Rechte von Unternehmen im Fall entsprechender Ermittlungen) besteht jedoch dringender Reformbedarf – folglich wird sich die kommende Regierung zeitnah erneut mit dieser Thematik auseinandersetzen müssen. Der genaue Inhalt etwaiger Regelungen wird sicherlich stark von der politischen Zusammensetzung der zukünftigen Entscheidungsträger abhängen. Keine Partei wird jedoch umhinkommen, sich dieser Problematik in den nächsten Monaten anzunehmen. Es bleibt abzuwarten, wie sich die neue Regierung hierzu positionieren wird.

Immer höhere Anforderungen an den Mittelstand

Obwohl das Verbandssanktionengesetz vorläufig gescheitert ist, wird es insbesondere für den Mittelstand immer relevanter, sich mit dem Thema Compliance sowie der Einrichtung oder Verbesserung eines Compliance-Management-Systems umfassend auseinanderzusetzen. Zahlreiche gesetzliche Neuregelungen und damit einhergehende Verschärfungen machen es notwendiger denn je, entsprechende Maßnahmen in den Unternehmen zu ergreifen.
Zu nennen sind in diesem Kontext etwa die gesetzlichen Änderungen im Geldwäschegesetz, die unter anderem das Transparenzregister zu einem Vollregister erstarken lassen und folglich eine umfassende Meldung der wirtschaftlich Berechtigten zwingend erforderlich machen. Wie die Praxis zeigt, erweist sich dieser Bereich in zahlreichen Unternehmen als äußerst fehleranfällig und wird behördenseitig vermehrt mit Bußgeldern geahndet.
Auch die kommenden Regelungen zum Hinweisgeberschutz in Form des sogenannten „Whistleblowings“ werden Unternehmen vor neue Herausforderungen stellen, da Hinweisgebern unter anderem eine anonyme Möglichkeit zur Meldung von bestimmten Gesetzesverstößen in Unternehmen ­eingerichtet werden muss. Die neue Regierung wird bis Dezember 2021 eine gesetzliche Grundlage schaffen müssen, um die Vorgaben der EU fristgerecht zu erfüllen. Ein Gesetzesentwurf zum Hinweisgeberschutzgesetz wurde bereits erstellt, CDU und SPD ist es jedoch kurz vor der Wahl nicht mehr gelungen, sich auf einen konsensfähigen Inhalt zu ­einigen.
Daneben darf das große Zukunftsthema der Nachhaltigkeit und sozialen Verantwortung nicht aus den Augen verloren werden, das oftmals unter den Schlagwörtern Environmental Social Governance –- kurz „ESG“ (zu Deutsch: Umwelt, ­Soziales und Unternehmensführung) –- zusammengefasst wird. Das aktuell verabschiedete Lieferkettengesetz steht ganz im Zeichen dieser neuen Entwicklungen, welche am Mittelstand keinesfalls geräuschlos vorübergehen werden, da zahlreiche (auch kleinere Unternehmen) zumindest mittelbar erheblich von den damit einhergehenden Anforderungen betroffen sein werden. Diesbezüglich gilt es, rechtzeitig die Weichen zu stellen und die gebotenen Maßnahmen sinnvollerweise in ein Compliance- Management-System zu integrieren.
Auch wenn es sich bisher noch ganz überwiegend um Spezialregelungen handelt, die sich beispielsweise im Handelsgesetzbuch, in EU-Verordnungen oder auch bloßen Merkblättern der BaFin finden, dürften in Zukunft vermehrt entsprechende Vorschriften hinzukommen, die nahezu sämtliche Wirtschaftsbereiche betreffen werden.
Es gilt daher für Unternehmen, in dem immer komplizierter werdenden „Paragrafendschungel“ systematisch den Überblick zu behalten und die jeweiligen gesetzlichen Neuerungen rechtzeitig zu erkennen, um die zur Einhaltung gebotenen Maßnahmen ergreifen zu können. Diese Mammutaufgabe kann gerade der Mittelstand ohne ein funktionierendes Compliance- Management-System nicht bewältigen – entsprechende Strukturen sollten dringend eingeführt werden und scheinen in der heutigen Regelungsflut der einzig gangbare Weg, dauerhaft Rechtsverstöße und damit einhergehende Sanktionen gegen Unternehmen sowie deren Leitungspersonen zu verhindern.

Bereits heute erhebliche Sanktionsmöglichkeiten

Die Behörden haben – auch ohne die Einführung ­eines ­Verbandssanktionengesetzes – genügend Instrumente zur Hand, um teils empfindliche Bußgelder zu ­verhängen. ­Begehen Unternehmensverantwortliche oder ­Leitungspersonen des Unternehmens Straftaten oder ­Ordnungswidrigkeiten, die Pflichten des Unternehmens verletzen oder zu einer Bereicherung des Unternehmens führen oder führen sollten, kann bereits heute eine Verbandssanktion gegen das Unternehmen in Höhe von bis zu 10 Millionen Euro gemäß § 30 ­Ordnungswidrigkeitengesetz (OWiG) verhängt werden. Überschreitet der seitens des Unternehmens erlangte wirtschaftliche Vorteil das gesetzliche Höchstmaß, kann darüber hinaus umfangreich abgeschöpft werden. Auch hier gehen die behördlichen Maßnahmen nicht selten in den Millionenbereich.
Bei der Verletzung der Aufsichtspflicht können zudem die jeweiligen Leitungspersonen eines Unternehmens nach § 130 OWiG im Wege einer Geldbuße sanktioniert werden –- die Beratungspraxis zeigt auch hier sehr deutlich, dass diese Norm vermehrt zur Anwendung kommt und gegen Verantwortliche in Unternehmen immer häufiger entsprechende Bußgelder verhängt werden.
Mit der frühzeitigen Einrichtung eines wirksamen Compliance-Management- Systems hätten solche Sanktionen oftmals verhindert werden können.
Es ist allgemein festzustellen, dass die Ermittlungsbehörden beim Thema Compliance sowie der Einhaltung von Unternehmenspflichten mittlerweile eine sehr hohe Erwartungshaltung an den Tag legen. Obwohl bei der Vielzahl von Pflichten und Regularien sowie den stetigen ­gesetzlichen Ä­nderungen und Anpassungen Fehler nahezu ­vorprogrammiert sind, werden Irrtümer oder Unwissenheit über entsprechende Bestimmungen vermehrt nicht mehr als ­Rechtfertigung akzeptiert. Vielmehr verlangen Behörden auch von kleineren Unternehmen das Vorhandensein entsprechender Compliance-Strukturen, welche die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben systematisch sicherstellen. Die behördlichen Vorstellungen über den Aufgabenkreis und die Arbeitsschwerpunkte eines Verantwortlichen im Mittelstand mögen oft praxisfern und teils gar lebensfremd sein – im ­Krisenfall hilft diese Erkenntnis den betroffenen Unternehmern aber leider wenig. Die Unternehmensverantwortlichen haben sich nach Auffassung der Behörden umfassend und laufend über gesetzliche Neuerungen zu informieren und müssen für deren Einhaltung in ihren Unternehmen Sorge tragen.

Erste Maßnahmen zur Einführung eines CMS

Gerade mittelständische Unternehmen sollten sich daher zwingend mit dem Thema Compliance näher auseinandersetzen – es erscheint ansonsten nahezu unmöglich, sich dauerhaft in dem vorhandenen „Regulierungsdschungel“ zu bewegen, ohne in den Fokus einer der zahlreichen Behörden zu gelangen, die für die Einhaltung der jeweiligen Vorgaben zuständig sind.
Ein effektives Compliance-Management-System kann die bestehenden Risiken wirkungsvoll und effektiv mindern. Dabei ist es für den Mittelstand selbstverständlich nicht erforderlich, Compliance-Abteilungen einzurichten und Regularien einzuführen, die den Anforderungen an Dax-Konzerne entsprechen.
Vielmehr ist in einem ersten Schritt im Wege einer sogenannten Risikoanalyse individuell festzustellen, welche unternehmensspezifischen Risiken konkret bestehen. Auf Basis dieser Erkenntnisse sind sodann die notwendigen Maßnahmen zu ergreifen, um ein für das jeweilige Unternehmen angepasste Compliance-System einzuführen.
Gerade für den Mittelstand bieten sich in diesem Zusammenhang an vielen Stellen enorme Chancen, da ein solches System etwa durchaus auch dabei unterstützen kann, Prozesse im Unternehmen zu vereinfachen. Die Erfahrung zeigt, dass sich die häufig zu Beginn geäußerte Sorge, solche Maßnahmen würden nur Geld kosten und wenig Mehrwert bringen, bei einer sinnvollen Herangehensweise an dieses Thema nicht bewahrheitet.

 

philipp.kuelz@ebnerstolz.de

dominic.Vallera@ebnerstolz.de

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