Umfassender Hinweisgeberschutz ist ein wichtiger Schritt für mehr ­Integrität in der Wirtschaft

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Das Bundeskabinett hat Ende Juli den Entwurf für ein neues Hinweisgeberschutzgesetz beschlossen, der die seit 2019 bestehende EU-Whistleblower-Richtlinie in nationales Recht überführen soll. Eigentlich hätte dies schon bis Ende 2021 geschehen sollen, doch Deutschland, wie auch die Mehrheit der anderen EU-Mitgliedsstaaten, hatte die Frist ohne Gesetz verstreichen lassen. Nun könnte es dafür endlich soweit sein: Es ist aktuell davon auszugehen, dass der Bundestag das Gesetz im Herbst verabschiedet. Drei Monate danach wird es dann in Kraft treten, voraussichtlich Ende 2022 oder Anfang 2023.

Whistleblower wären dann künftig vor Repressalien besser geschützt, wenn sie auf Fehlverhalten im Unternehmen hinweisen, sofern die Meldung unter den vom Gesetz geschützten Anwendungsbereich fällt. Der Entwurf des Bundeskabinetts geht an dieser Stelle über die Richtlinie hinaus und weitet den Bereich auf nationales Recht aus, wenn es sich um strafbewehrte oder bußgeldbewehrte Vergehen handelt, die Gesundheit und Leben gefährden, und bezieht demnach auch Hinweise auf Straftatbestände wie Korruption oder Steuerhinterziehung mit ein.

Das Gesetz ist überfällig, da es Hinweisgebenden in Deutschland erstmals Rechtssicherheit verspricht, wenn sie Missstände oder Straftaten in ihren Unternehmen melden. Und umfassender Schutz von Whistleblowern ist ein wichtiger Schritt für mehr Integrität in der Wirtschaft. Dies verdeutlichen nicht zuletzt die zahlreichen Skandale in den letzten Jahren in Wirtschaft und Politik, von Cum-Ex, Panama Papers über Wirecard bis zu den Corona-Maskendeals.

Das Gesetz verpflichtet zur Einrichtung von internen Hinweisgebersystemen

Der Kern des Gesetzes ist die Einführung eines internen Meldekanals sowohl in privaten Unternehmen als auch im öffentlichen Sektor. Zunächst müssten dann Firmen ab 250 Mitarbeitenden einen internen Meldekanal einrichten und ihrer Belegschaft zur Verfügung stellen. Unternehmen mit bis zu 249 Beschäftigten erhalten eine Übergangsfrist bis zum 17.12.2023. Für den öffentlichen Sektor gilt die Richtlinie allerdings schon seit Dezember 2021.

Der jetzt beschlossene Entwurf sieht für Unternehmen zwei Meldekanäle vor: intern und extern. Der Gesetzgeber sieht sie als gleichwertig an und stellt es den Whistleblowern frei, welchen Kanal sie für ihre Meldung wählen möchten. Der Gesetzentwurf sieht außerdem die Möglichkeit vor, die Betreuung des Meldekanals an externe Dienstleister zu übertragen. Konzerne mit Tochterunternehmen können darüber hinaus ein zentrales Hinweisgebersystem einrichten.

Zusätzlich werden auf Bundesebene externe Meldestellen eingerichtet: So können sich Hinweisgebende künftig an das Bundesamt für Justiz wenden. Bereits bestehende Meldestellen bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungen und beim Bundeskartellamt werden mit Sonderzuständigkeiten ausgestattet.

Von zentraler Bedeutung ist der Umgang mit anonymen Meldungen

Eine bedeutende Rolle beim Hinweisgeberschutz spielt vor allem der Umgang mit anonymen Meldungen. Hier ist die Bundesregierung gegenüber dem letzten Entwurf ein Stück weitergegangen und hat nachgebessert: Der Entwurf empfiehlt internen Meldestellen, anonyme Hinweise zu berücksichtigen, „soweit dadurch die vorrangige Bearbeitung nichtanonymer Meldungen nicht gefährdet wird“. Der letzte Entwurf aus dem April beinhaltete weder eine Pflicht, anonyme Meldungen zuzulassen noch diesen nachzugehen.

Verbände und gemeinnützige Organisationen wiesen in Stellungnahmen darauf hin, dass die Möglichkeit zu anonymen Meldungen für Whistleblower einen stärkeren Anreiz darstelle und die Angst vor Repressalien weiter senke.

Tatsächlich befürchten in der Realität viele Hinweisgebende Repressionen, wenn sie sich zu erkennen geben und Unternehmen laufen gleichzeitig ohne die Möglichkeit einer anonymen Meldeabgabe Gefahr, dass bestimmte Hinweise sie nicht mehr erreichen. Diese Erfahrung aus der Praxis lässt sich auch eindrucksvoll mit Zahlen belegen: Der „Whistleblowing Report 2021“ (siehe hier), eine internationale Studie der Fachhochschule Graubünden, die auch im Gesetzentwurf mehrfach als Quelle genannt wird, unterstreicht die Bedeutung von anonymen Meldungen: Im Jahr 2020 wurde jeder zweite Hinweis ohne Angaben zur Person eingereicht, wenn dies möglich war.1

Ohne diese Meldungen würden sich Unternehmen einem deutlich höheren Schadensrisiko aussetzen. Denn: Fast 40% der Gesellschaften deckten über 80% des finanziellen Gesamtschadens durch Hinweisgebende auf. Zur Einordnung: In Deutschland war 2020 jedes dritte Unternehmen von illegalem oder unethischem Verhalten betroffen, den dadurch entstandenen Schaden bezifferte gut ein Viertel der Befragten auf mehr als 100.000 Euro.

Laut einer weiteren Studie, dem BKMS® Benchmarking Report 2021 (siehe hier), wollen die meisten Hinweisgebenden2 ebenfalls anonym bleiben, was sie aber nicht daran hindert, die weitere Aufklärung aktiv zu unterstützen: Bei rund 70% der befragten Unternehmen haben sich die Hinweisgebenden einen geschützten Postkasten eingerichtet, über den sie mit den Unternehmen kommunizieren.3

Wie sollen Whistleblower geschützt werden?

Repressalien oder die Androhung und der Versuch, Repressalien auszuüben, sind laut dem Entwurf verboten. Als Repressalien zählt das Gesetz Suspendierungen, Kündigung, das Versagen einer Beförderung, geänderte Aufgabenübertragung, Disziplinarmaßnahmen, Diskriminierung oder Mobbing auf.

Unternehmen stehen in der Beweispflicht, dass eine Benachteiligung nicht mit dem Whistleblowing zusammenhing, sondern triftige Gründe hatte. Kann eine absichtliche Benachteiligung nachgewiesen werden, steht Whistleblowern Schadenersatz zu. Die Bußgelder werden je nach Schwere des Verstoßes auf 10.000 Euro, 20.000 Euro und im Höchstfall 100.000 Euro angesetzt.

Praktische Umsetzung und Handlungsempfehlungen

Unternehmen mit bis zu 249 Beschäftigten bekommen für die Einrichtung interner Meldestellen zwar eine Übergangsfrist bis zum 17.12.2023, sollten aber bereits jetzt tätig werden, denn für die Einführung eines Hinweisgebersystems, das allen Anforderungen des Gesetzes entspricht, müssen ausreichend Zeit und Ressourcen eingeplant werden.

Hinweisgebersysteme können sowohl in Form einer Telefon-Hotline oder als digitaler Meldekanal eingerichtet werden. Mittlerweile gelten digitale Hinweisgebersysteme (siehe hier) jedoch als Best Practice: Sie sind von überall und rund um die Uhr erreichbar und können mehrsprachig aufgesetzt werden. Außerdem lassen sich dort eingehende Meldungen standardisiert erfassen: Whistleblower füllen ein Formular aus, das die wichtigsten Informationen abfragt. Das macht die weitere Bearbeitung und Untersuchung durch die Complianceabteilung einfacher. Und auch die Anforderungen bezüglich der Dokumentation und Datenschutz sind mit diesen Systemen leicht umzusetzen.

Zudem können Compliance-Officer und Hinweisgebende über die digitale Plattform kommunizieren – auf Wunsch auch anonym. Auch wenn der Gesetzgeber die Möglichkeit zu anonymen Meldungen nicht vorschreibt, gilt das mittlerweile als Best Practice. Die Angst, dadurch komme es zu Falschmeldungen oder Denunziationen, stellt sich in der Praxis in der Regel als unbegründet heraus.4

Digitale Hinweisgebersysteme lassen sich außerdem an eine Compliance-Management-Plattform (siehe hier) anbinden. Wie in einem Cockpit laufen dort die wichtigsten Stränge der Unternehmenscompliance zusammen, was sowohl das Handling als auch den Überblick und die Auswertung enorm erleichtert. Denn in einer übergreifenden Plattform lassen sich auch verschriftlichte Richtlinien wie der unternehmensinterne Code of Conduct und weitere interne Regelwerke und Policies für alle Mitarbeitenden zugänglich ablegen, Genehmigungsanfragen zu Geschenken oder Einladungen verwalten sowie Informationen für Risikoanalysen und regelmäßige Reports sammeln.

 

marcus.sultzer@eqs.com

 

1 Hauser, Christian/Bretti-Rainalter, Jeanine/Blumer, Helene: Whistleblowing Report 2021. EQS Group AG, FH Graubünden. Chur 2021, S. 66.
2 Hauser, Christian/Bretti-Rainalter, Jeanine/Blumer, Helene: Whistleblowing Report 2021. EQS Group AG, FH Graubünden. Chur 2021, S. 68.
3 Sultzer, Marcus/Leisering, Kai: BKMS® Benchmarking Report 2021. ­Analysen und Statistiken zu Hinweisgebersystemen in Europa, EQS Group AG, München 2021, Seite 26.
4 Sultzer, Marcus/Leisering, Kai: BKMS® Benchmarking Report 2021. ­Analysen und Statistiken zu Hinweisgebersystemen in Europa, EQS Group AG, München 2021, Seite 22.

 

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