Hinweisgebersysteme gewinnen an Akzeptanz, Angst vor Denunziationskultur ist unbegründet

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In den letzten Jahren waren zahlreiche Unternehmen immer wieder in schwerwiegende und weitreichende Complianceskandale verwickelt. Beispiele dafür sind der Betrugsskandal um Wirecard, die Coronamaskendeals oder die Cum-Ex-Geschäfte. Nicht selten kommen Fälle um Korruption und Betrug in Milliardenhöhe nie ans Tageslicht – und wenn doch, dann oftmals erst durch Hinweise von Whistleblowern.

Die Konsequenzen für diese sind meist fatal, denn der Schutz von Whistleblowern ist meistens unzureichend. Um dies zu ändern, verabschiedete die EU-Kommission im Dezember 2019 die EU-Whistleblowing-Richtlinie (hier). Sie will alle Unternehmen in der EU ab 50 oder ab 250 Mitarbeitenden dazu verpflichten, interne und sichere Meldekanäle einzurichten, um Hinweisgebende vor Repressalien und Benachteiligungen zu schützen. Die EU-Mitgliedstaaten hatten bis Dezember 2021 Zeit, die Anforderungen der Richtlinie in Form von nationalen Gesetzen abzubilden.

Der aktuelle Stand zur Umsetzung der EU-Whistleblowing-Richtlinie: Ein 2. Gesetzesentwurf liegt zur Abstimmung vor

Einige EU-Länder wie Schweden, Portugal, Dänemark und Frankreich haben die Richtlinie bereits in nationale Whistleblowergesetze umgesetzt. Andere EU-Staaten wie Deutschland und Österreich haben bisher zwar Entwürfe erarbeitet, jedoch noch keine eigenen Gesetze verabschiedet. Aus diesem Grund leitete die Europäische Union jüngst ein Vertragsverletzungsverfahren ein. Das deutsche Justizministerium hat mittlerweile einen neuen Entwurf ausgearbeitet, der derzeit bei den anderen Ressorts zur Abstimmung liegt. Dieser Gesetzesentwurf geht in einigen Punkten sogar über die Mindestanforderungen der Whistleblowerrichtlinie hinaus, da er sich nicht nur auf das Unionsrecht bezieht, sondern auch auf deutsches Recht. Es soll jedoch keine Pflicht zur Bearbeitung von anonymen Hinweisen geben, was jedoch wünschenswert wäre, denn wer beispielsweise jahrelang im eigenen Unternehmen Missstände beobachtet hat, traut sich unter Umständen nicht, diese mit Klarnamen aufzudecken.

Wann das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) schließlich kommen wird (hier), ist zum jetzigen Zeitpunkt zwar noch unklar, jedoch hofft die Ampelkoalition darauf, dass das neue Gesetz noch in diesem Jahr in Kraft treten wird. Staatliche und kommunale Einrichtungen innerhalb der EU müssen schon seit dem Ende der Frist, dem 17.12.2021, die Anforderungen der EU-Whistleblowingrichtlinie erfüllen.

Die zunehmende Regulierung, auch in Form des neuen Lieferkettengesetzes (LkSG) (hier), ist daher ein Grund dafür, dass elektronische Hinweisgebersysteme immer mehr im Kommen sind und in zahlreichen Unternehmen und Behörden schon längst als Best Practice gelten. Dies geht auch aus dem aktuellen BKMS® Benchmarking Report der EQS Group, dem europäischen Marktführer für Hinweisgebersysteme, hervor.

Die Studie beschäftigt sich mit der Nutzung und Ausgestaltung von Hinweisgebersystemen (hier) in europäischen Unternehmen und gewährt Einblicke in die tägliche Compliancearbeit der über 80 teilnehmenden EU-Unternehmen, die ihren rund 2,4 Millionen Mitarbeitenden Whistleblowing-Systeme in 200 Ländern und in über 70 Sprachen zur Verfügung stellen.

Die wichtigsten Erkenntnisse aus dem diesjährigen BKMS® Benchmarking Report:

Digitale Meldekanäle gewinnen zunehmend an Bedeutung

Es gibt mehrere Arten von Meldesystemen, doch elektronische Hinweisgebersysteme gewinnen zunehmend an Akzeptanz. Im Gegensatz dazu nehmen Meldekanäle wie E-Mail, Telefon und Ombudspersonen deutlich ab. Dies lässt sich einerseits mit der immer weiter fortschreitenden Digitalisierung erklären, doch andererseits auch damit, dass webbasierte Meldekanäle an 24 Stunden und an 7 Tagen der Woche erreichbar sind. Außerdem bieten viele Anbieter ihre Whistleblower-Software in nahezu allen Sprachen an. Ein weiterer Vorteil ist, dass Unternehmen mit der Einrichtung von digitalen Meldesystemen gleichzeitig noch weitere Anforderungen der EU-Whistleblowerrichtlinie erfüllen, wie zum Beispiel die Dokumentation von eingegangenen Hinweisen.

Sorge vor Denunziation oder Missbrauch ist nach wie vor unbegründet

Ein oft genannter Einwand von Geschäftsführungen oder dem Betriebsrat gegen die Einführung eines Hinweisgebersystems ist oftmals die Sorge, das System könne zur Denunziation missbraucht werden. Wie auch schon die BKMS® Benchmarking Reports der vergangenen Jahre belegen, ist diese Skepsis in der Realität unbegründet: So geben 78% alle befragten Unternehmen an, dass der Anteil missbräuchlicher Meldungen bei unter 2% liegt. Bei 43% beläuft sich der Wert sogar auf weniger als 1%.

Fast drei Viertel aller Hinweisgebenden unterstützen die Aufklärung

Die Studie belegt demnach aber auch: Whistleblower bevorzugen Anonymität. So geben 65% der befragten Unternehmen an, dass mehr als die Hälfte der Erstmeldungen ohne Angaben zur Identität eingehen. Bei 40% liegt der Anteil sogar bei über 70%. Dies zeigt deutlich, wie wichtig die Implementierung von sicheren Hinweisgebersystemen ist, die Whistleblower umfassend schützen und gleichzeitig einen sicheren Dialog zwischen den Bearbeitern in den Unternehmen und mit den Whistleblowern ermöglichen. Und es zeigt auch, wie wichtig die Pflicht zur Nachverfolgung von anonymen Hinweisen im deutschen Hinweisgeberschutzgesetz wäre. Interessant ist auch, dass, obgleich die meisten Hinweisgebenden anonym bleiben wollen, sie dies nicht daran hindert, die weitere Aufklärung zu unterstützen. Rund 70% haben sich hierfür einen geschützten Postkasten eingerichtet, über den sie mit den Unternehmen kommunizieren können.

Meldungen über Missstände haben sich in den letzten sieben Jahren verfünffacht

Die Tatsache, dass Hinweisgebersysteme in den Unternehmen und Organisationen wie auch in der Gesellschaft nicht nur etabliert, sondern immer mehr im Kommen sind, lässt sich vor allem an der Anzahl der „Meldungen pro 1.000 Mitarbeiter pro Jahr“ ablesen. Im Jahr 2021 lag der Wert bei 2,5 Meldungen pro 1.000 Mitarbeitenden und hat sich somit in den letzten sieben Jahren sage und schreibe verfünffacht.

9 von 10 Unternehmen erlauben auch Meldungen von externen Stakeholdern

Compliance endet nicht an den Toren der eigenen Firma. Daher ist es eminent wichtig für Unternehmen, ihr Hinweisgebersystem nicht nur für die eigenen Mitarbeitenden zu öffnen, sondern auch für die externen Stakeholder. Die große Mehrheit der Studienteilnehmer sieht dies ebenfalls so: Bei 87% der befragten Unternehmen und Organisationen können Lieferanten, Partner oder die allgemeine Öffentlichkeit Missstände melden. Und dies wird auch genutzt: Bei 26% der Unternehmen waren mehr als ein Viertel der Erstmeldungen von externen Hinweisgebenden, bei elf % liegt der Anteil sogar bei über der Hälfte. Verschließt man sein System vor Externen, können Unternehmen wichtige Meldungen entgehen, mit unvorhersehbaren Konsequenzen.

Ausblick: Die neuen Herausforderungen für Complianceverantwortliche und wie Software dabei unterstützen kann

Welche Themen kommen zukünftig auf die Complianceabteilungen zu und sollten daher über Hinweisgebersysteme ebenfalls abgedeckt werden? Für 60% der Befragten steht das Thema Cyber- oder IT-Security ganz vorne. Ebenfalls immer wichtiger für die befragten Unternehmen werden die Themen Rassismus und Diskriminierung/Belästigung am Arbeitsplatz sowie Regelverstöße durch Geschäftspartner (hier).

Neben diesen Zukunftsthemen werden zwangsläufig immer weitere Regularien auf Unternehmen zukommen. Um sich auf alle kommenden Complianceanforderungen adäquat vorzubereiten, sollten sich Unternehmen und die Complianceverantwortlichen frühzeitig informieren und mit der Einführung eines professionellen Compliance-Management-Systems (CMS) beschäftigen. Digitale Tools wie elektronische Whistleblowing-Software oder Third-Party-Tools stellen hier einen wichtigen Baustein dar und bieten die Möglichkeit, Hinweisgebende zu schützen und gleichzeitig das Unternehmen vor potentiellen Risiken wie Strafverfolgung, hohen Bußgeldern und Reputationsschäden zu bewahren.

Hinweis der Redaktion: Den kompletten BKMS® Benchmarking Report mit allen Statistiken und Auswertungen können Sie kostenfrei herunterladen: hier. (tw).

 

kai.leisering@eqs.com

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