Die Einrichtung eines Hinweisgebersystems kann nicht aufgeschoben werden

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Mit der EU-Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern soll erstmals in der Europäischen Union der Hinweisgeberschutz gesetzlich geregelt werden. Bis zum 17.12.2021 hatte der nationale Gesetzgeber Zeit zur Umsetzung der Regelungen in das nationale Recht. Unstimmigkeiten zwischen den Koalitionsparteien führten jedoch dazu, dass die Verabschiedung eines entsprechenden Gesetzes letztlich scheiterte. Wegen des Fristversäumnisses hat die EU-Kommission am 27.01.2022 ein förmliches Vertragsverletzungsverfahren eingeleitet.

Wie steht es um das deutsche Gesetz?

Von den 27 Mitgliedstaaten der EU konnten gerade einmal fünf Mitgliedstaaten ein nationales Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern verabschieden, wobei es in Portugal und Schweden erst im Juni oder Juli – und damit auch verspätet – in Kraft treten wird. Zu Beginn dieses Jahres legten noch Zypern (20.01.) und Lettland (22.01.) mit dem Abschluss ihrer Gesetzgebungsvorhaben nach. Zuletzt verabschiedete das französische Parlament am 16.02.2022 ein Gesetz, mit dem die EU-Whistleblower-Richtlinie ab dem 01.06.2022 umgesetzt werden wird.

Neben Deutschland sind weitere 17 Mitgliedstaaten Adressaten eines Vertragsverletzungsverfahrens. Ein solches Verfahren läuft nun in mehreren Schritten ab. Am Ende kann die Kommission den Europäischen Gerichtshof (EuGH) anrufen, damit dieser gegebenenfalls Sanktionen verhängt. Soweit wird es für Deutschland aber wohl nicht kommen, weil vor wenigen Tagen bereits ein weitgehend abgeklärter Referentenentwurf zur Abstimmung an die anderen Ministerien versandt wurde. In weiten Teilen gleicht der jüngste Anlauf dem gescheiterten Entwurf der letzten Regierungskoalition, wobei der Geltungsbereich nun über die eigentlichen Vorgaben der EU-Richtlinie selbst hinausgehen soll. Hatte sich die Union seinerzeit noch beharrlich gegen eine Ausweitung ausgesprochen, soll nach dem Willen des neuen Bundesjustizministers Marco Buschmann das Hinweisgeberschutzgesetz auch bei strafbewehrten oder sonstigen schwerwiegenden Verstößen gegen nationales Recht gelten. Es wird erwartet, dass der Entwurf im Juni vom Kabinett beschlossen wird und im Herbst 2022 in Kraft tritt.

Abwarten oder jetzt schon handeln?

Die EU-Richtlinie ist unmittelbar anwendbar. Das löst für die meisten deutschen Unternehmen aber keine Einrichtungspflicht aus. Die Richtlinie ist ja an Staaten gerichtet und für privatwirtschaftlich organisierte Unternehmen gibt es keine Umsetzungspflicht. Deshalb könnte es sinnvoll sein, zunächst die nationale Umsetzung der Richtlinie abzuwarten.

Bereits jetzt aber können Unternehmen Nachteile entstehen, wenn sie keinen der Richtlinie entsprechenden Hinweisgeberschutz garantieren, etwa weil Gerichte (insbesondere in arbeitsrechtlichen Streitigkeiten) das deutsche Recht richtlinienkonform auslegen müssen. Kündigt ein Unternehmen also einem Hinweisgeber, ohne die Schutzwirkungen der EU-Richtlinie zu beachten, könnte es einen Kündigungsschutzprozess verlieren.

Außerdem gehören Hinweisgebersysteme nach den meisten Standards zu einem funktionierenden Compliancesystem, schon bei kleineren Unternehmen (so sieht es etwa der ISO 37301). Dies kann relevant werden, wenn ein Complianceverstoß zu einem Bußgeld führt und das Unternehmen sich mit dem Vorliegen angemessener Compliancemaßnahmen exkulpieren möchte. Dies wird inzwischen ohne Einrichtung eines Hinweisgebersystems kaum noch möglich sein.

Die Frage des „Ob (jetzt)“ sollte sich demnach nicht mehr stellen. Hinsichtlich des „Wie“ kommen freilich verschiedene Möglichkeiten der Einrichtung eines Hinweisgebersystems in Betracht (vgl. Eggers, ComplianceBusiness 04/2021: hier). Dass das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz Anforderungen stellt, die sich mit diesen bewährten Hinweisgebersystemen nicht abbilden ließen, ist nicht zu erwarten.

Beachtenswert: Auch das Lieferkettengesetz, das erst im Jahr 2023 in Kraft tritt, sieht die Einrichtung eines Beschwerdesystems vor. Über das Hinweisgebersystem kann zugleich das Beschwerdesystem des Lieferkettengesetzes abgebildet werden.

Konzernweites Hinweisgebersystem?

Derzeit existieren gruppenweite Meldesysteme, die einer Ressourcenbündelung in Konzernen dienen. Das heißt: Das Hinweisgebersystem ist an die Konzernobergesellschaft angedockt und die Tochtergesellschaften können sich seiner bedienen. Die Expertengruppe der EU-Kommission hat dazu unter Berücksichtigung des Art. 8 Abs. 1, Abs. 3 der EU-Hinweisgeberschutzrichtlinie klargestellt, dass grundsätzlich jede juristische Person mit mehr als 249 Mitarbeitern – unabhängig von der eigenen Konzernzugehörigkeit – ein eigenes Hinweisgeberschutzsystem implementieren muss. Lediglich mittelgroße Unternehmensstrukturen mit 50 bis 249 Mitarbeitern können entsprechend Art. 8 Abs. 6 der Hinweisgeberschutzrichtlinie eine gemeinsame Lösung entwickeln, wenngleich klargestellt wurde, dass aus Sicht des europäischen Gesetzgebers ein konzernweites Hinweisgebersystem nur als parallele Lösung, also neben einer lokalen Lösung, möglich sei. Gerade für Unternehmen in Matrixstrukturen bedeutet dies einen zusätzlichen administrativen, aber auch finanziellen Aufwand, da nunmehr die Implementierung von Doppelstrukturen erforderlich sein kann. Tochtergesellschaften können in diesem Rahmen Hinweisgeberschutzes aber trotzdem weiterhin von den Untersuchungskapazitäten der Muttergesellschaft profitieren, wenn dies vertraglich richtig gestaltet wird. Gedacht ist hier etwa an Dienstleistungsvereinbarungen der Töchter mit der Mutter (inklusive Geheimhaltungsvereinbarungen) und ein für den Mitarbeiter vor Ort sehr niederschwelliges Angebot der Kontaktaufnahme.

Fazit

Die Einrichtung eines Hinweisgebersystems braucht ein wenig Zeit und Planung. Sie kann nicht aufgeschoben werden. Insbesondere Gruppengesellschaften sollten bereits jetzt eine Revision ihrer Meldewege und der zuständigen Untersuchungsstelle anstreben, da die Umsetzung in nationales Recht nur noch eine Frage der Zeit sein dürfte.

Überdies sollten deutsche Unternehmen mit Tochtergesellschaften im europäischen Ausland den jeweiligen Umsetzungstand der EU-Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern nicht aus den Augen verlieren. Bei Vorliegen entsprechender Voraussetzungen könnte eine Pflicht zur Errichtung von Meldekanälen in einem Mitgliedstaat auch schon vor der Verabschiedung eines nationalen Gesetzes in Deutschland entstehen.

 

eggers@park-wstr.de

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