Verschärfungen durch das neue Geldwäschegesetz bringen drohende Bußgelder und Veröffentlichungen mit sich

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Seit Oktober 2017 sind unter anderem juristische Personen des Privatrechts und eingetragene Personengesellschaften verpflichtet, der Bundesanzeiger Verlag GmbH als registerführenden Stelle des Transparenzregisters ihre wirtschaftlich Berechtigten zur dortigen Eintragung elektronisch mitzuteilen. Kommen sie dieser Pflicht nicht nach, drohen hohe Bußgelder. Gegenwärtig prüft das Bundesverwaltungsamt („BVA“) als aufsichtsführende Stelle, ob die meldepflichtigen Einheiten ihren Obliegenheiten nachgekommen sind.

Einzelheiten

  • Was ist das Transparenzregister?

Das Transparenzregister dient der Erfassung von Informa­tionen über den hinter einem Unternehmen stehenden wirtschaftlich Berechtigten. Es enthält diverse Informationen über diejenigen natürlichen Personen, die hinter – mit­unter komplexen – gesellschaftsrechtlichen Strukturen stehen und diese kontrollieren. Vereinfacht gesagt, gibt das Register Auskunft darüber, in wessen Interesse Geschäfte von Unternehmen letztlich abgewickelt werden. Um das Register zu „speisen“ und auf aktuellem Stand zu halten, wurden zahlreichen juristischen Personen und Personenmehrheiten Informationspflichten auferlegt. Seit dem 01.10.2017 müssen diese Vereinigungen unverzüglich Mitteilungen an das Transparenzregister über ihre wirtschaftlich Berechtigten machen. Die Anteilseigner und die wirtschaftlich Berechtigten sind ihrerseits verpflichtet, den Vereinigungen die entsprechenden Angaben zur Verfügung zu stellen. Die Einzelheiten hierzu regeln die §§ 18 ff. Geldwäschegesetz (GwG).

  • Adressaten – Wer muss Mitteilungen zum Transparenzregister abgeben?

Die Registerpflicht des Transparenzregisters betrifft nicht nur solche Marktteilnehmer, die Geldwäscherisiken in besonders starkem Maß ausgesetzt sind, sondern nahezu sämtliche deutschen Gesellschaftsformen, ungeachtet ihrer Rechtsform und Größe. Neben Personengesellschaften (OHG, KG) und Kapitalgesellschaften (AG, SE, GmbH) werden auch rechtsfähige Stiftungen, Vereine, Genossenschaften und Partnerschaftsgesellschaften erfasst. Daneben trifft die Registerpflicht Verwalter von Trusts, Treuhänder nicht rechtsfähiger Stiftungen mit eigennützigem Stiftungszweck sowie Treuhänder ähnlicher Strukturen, sofern der Verwalter oder Treuhänder seinen Wohnsitz oder Sitz in Deutschland hat. Nicht erfasst ist lediglich die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR).
Mit der Gesetzesänderung des Geldwäschegesetzes zum 01.01.2020, die infolge der Umsetzung der 5. EU-Geldwäscherichtlinie erforderlich war, gilt diese Pflicht auch für Vereinigungen mit Sitz im Ausland, sofern sie Eigentum an einer in Deutschland gelegenen Immobilie erwerben. Anderes gilt nur dann, wenn die meldepflichtige Vereinigung die vorgeschriebenen Angaben bereits an ein anderes Register eines Mitgliedstaats der Europäischen Union übermittelt hat.

  • Wirtschaftlich Berechtigter – Was muss dem Register mitgeteilt werden?

An das Register müssen Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten gemeldet werden. Wirtschaftlich Berechtigter kann immer nur eine natürliche Person sein (vgl. § 3 GwG). Bei Vereinigungen (mit Ausnahme von Stiftungen) gelten als wirtschaftlich Berechtigte insbesondere diejenigen natürlichen Personen, die unmittelbar oder mittelbar mehr als 25% des Kapitals einer Gesellschaft halten (Anteilseigner), mehr als 25% der Stimmrechte an einer Gesellschaft kontrollieren (Stimmrechtsinhaber) oder auf sonstige vergleichbare Weise Kontrolle über die Gesellschaft ausüben, etwa durch beherrschenden Einfluss oder bestimmte Absprachen.
Als wirtschaftlich Berechtigter rechtsfähiger Stiftungen und Treuhandkonstruktionen oder trustähnlichen Strukturen gelten jede natürliche Person, die als Treugeber, Trustee oder Protektor handelt, ferner jedes Vorstandsmitglied, all diejenigen, die als Begünstigte bestimmt worden sind, oder die natürlichen Personen, die auf sonstige Weise unmittelbar oder mittelbar beherrschenden Einfluss auf die Vermögens- oder die Ertragsverwaltung ausüben.
Lässt sich ein wirtschaftlich Berechtigter nicht ermitteln – etwa, weil ein solcher nach der Definition nicht existiert –, so ist statt seiner der gesetzliche Vertreter, der geschäftsführende Gesellschafter oder Partner der meldepflichtigen Vereinigung als wirtschaftlich Berechtigter zu erfassen. Diese Angaben sind dann zur Eintragung ins Transparenzregister zu melden.
Das Portal wird elektronisch geführt. Die Eintragungen erfolgen über die Internetseite www.transparenzregister.de. Dort muss sich die meldepflichtige Vereinigung zunächst registrieren, bevor sie die erforderlichen Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten im Register hinterlegen kann.

  • Mitteilungspflichtige Angaben – Was muss im Register angegeben werden?

Registermäßig zu erfassen sind Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Wohnort sowie Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses des wirtschaftlich Berechtigten.
Von besonderer Bedeutung sind Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses. Aus der diesbezüglichen Angabe muss hervorgehen, woraus die Stellung als wirtschaftlich Berechtigter folgt. Dies kann beispielsweise die Beteiligung des Berechtigten an der meldepflichtigen Gesellschaft – etwa durch Kapitalanteile oder Stimmrechte – sein, aber auch die Ausübung von Kontrolle auf sonstige Weise, etwa durch kontrollbegründende Pool- oder Stimmbindungsvereinbarungen.

  • Meldefiktion – Gibt es Ausnahmen von der Meldepflicht ins Transparenzregister?

Soweit sich die für das Transparenzregister erforderlichen Angaben bereits aus anderen öffentlichen und elektronisch abrufbaren deutschen Registern ergeben, gilt die Transparenzpflicht als erfüllt (sogenannte Meldefiktion). Finden sich die erforderlichen Angaben also etwa im Handelsregister oder im Partnerschafts-, Genossenschafts- oder Vereins­register, muss eine Meldung an das Transparenzregister nicht erfolgen. Das Aktienregister gehört hingegen nicht zu den öffentlichen Registern. Dies hat zur Folge, dass nicht börsennotierte Aktiengesellschaften regelmäßig verpflichtet sind, ihre wirtschaftlich Berechtigten zum Transparenzregister zu melden. Im Hinblick auf das Handelsregister ist darauf zu achten, dass die Meldefiktion nur dann greift, wenn dort Gesellschafterlisten hinterlegt sind, die nach Inkrafttreten des Gesetzes zur Modernisierung des GmbH-Rechts und zur Bekämpfung von Missbräuchen (Mo-MiG) im Jahr 2008 elek­tronisch hinterlegt wurden.
Bei Beteiligungen ausländischer Vereinigungen, hinter denen ein wirtschaftlich Berechtigter steht, scheidet die Meldefiktion grundsätzlich aus. Ausländische Register erfüllen nicht die Voraussetzungen des § 20 Abs. 2 Satz 1 GwG.
Eine Ausnahme besteht allerdings – auch bei Beteiligungen ausländischer Vereinigungen – für solche Gesellschaften, deren Aktien an einem organisierten Markt nach § 2 Abs. 11 WpHG notiert sind oder dem Gemeinschaftsrecht entsprechenden Transparenzanforderungen im Hinblick auf Stimmrechtsanteile oder gleichwertigen internationalen Standard unterliegen. Für diese gilt ebenfalls die Meldefiktion.
Sofern sich aus den vorgenannten Registern Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses nicht ergibt, beispielsweise weil sich die Kontrolle über entsprechende Stimmbindungs- oder Poolverträge begründet, die nicht aus dem Handels­register ersichtlich sind, kann dies zur Mitteilungspflicht hinsichtlich sämtlicher, im GwG geforderter Angaben an das Transparenzregister führen.
Ferner ist eine gesonderte Information an das Transparenz­register immer auch dann erforderlich, wenn sich im Nachgang einer Mitteilung an das Transparenzregister der wirtschaftlich Berechtigte oder die diesbezüglichen Angaben ändern und die Änderungen in ein anderes öffentliches Register eingetragen wurden. In derartigen Fällen bedarf es einer gesonderten Mitteilung an das Transparenzregister, aus der sich ergeben muss, dass sich die Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten nunmehr aus einem anderen öffentlichen Register ergeben.
Kommanditgesellschaften, und folglich auch GmbH & Co. KGs, dürfen sich regelmäßig nicht auf die Meldefiktion berufen. Hintergrund dieser Regelung ist, dass im Handelsregister lediglich die Haftsumme der Kommanditisten eingetragen ist, nicht aber deren Pflichteinlage, der sogenannte Kapitalanteil. Haftsumme und Kapitalanteile können ganz erheblich voneinander abweichen. Zudem lässt sich ohne Kenntnis der Kapitalbeteiligung des Komplementärs, die ebenfalls nicht im Handelsregister eingetragen wird, die prozentuale Beteiligung der Kommanditisten nicht ermitteln.
Die Vielzahl von Fallgestaltungen und die gerade in Konzernen zu findenden vielfältigen Beteiligungsstrukturen erfordern eine sorgfältige Prüfung, nicht nur hinsichtlich des „Ob“ einer Meldepflicht, sondern auch dahingehend, ob die in anderen Registern hinterlegten Dokumente den Anforderungen an das Transparenzregister genügen.
Stiftungen müssen in jedem Fall eine Meldung zu ihren wirtschaftlich Berechtigten machen, da sich diese Angaben bislang nicht aus öffentlichen Registern im Sinne des GwG ergeben.

  • Angabepflicht – Woher weiß die Vereinigung, wer ihr wirtschaftlich Berechtigter ist?

Die zur Meldung verpflichteten Vereinigungen müssen die Angaben über ihren wirtschaftlich Berechtigten einholen, aufbewahren, auf aktuellem Stand halten und der das Transparenzregister führenden Stelle, der Bundesanzeiger Verlag GmbH, unter www.transparenzregister.de unverzüglich mitteilen. Diese Compliancepflichten treffen die Leitungsorgane der meldepflichtigen Vereinigung. Sie sind mithin angehalten, Organisationsmaßnahmen zu ergreifen, die geeignet sind, die Einhaltung der gesetzlichen Pflichten sicherzustellen. Damit gewährleistet ist, dass die zur Meldung verpflichteten Vereinigungen die Angaben zu ihrem wirtschaftlich Berechtigten tatsächlich erhalten, werden die Anteilseigner und gegebenenfalls auch die wirtschaftlich Berechtigten selbst in die Pflicht genommen. Sie müssen die Informa­tionen über ihre Beteiligung gegenüber der meldepflichtigen Vereinigung erteilen.
Die Vereinigung ist verpflichtet, ihre Auskunftsersuchen sowie die eingeholten Informationen zu dokumentieren. Verstöße gegen die Dokumentationspflicht sind ebenfalls bußgeldbedroht.

  • Sanktionen – Was droht bei Verstößen gegen die Meldepflicht?

Das Geldwäschegesetz beinhaltet insgesamt über 80 Bußgeldtatbestände. Diese nehmen unter anderem auch Bezug auf die Meldepflichten in Bezug auf das Transparenzregister. Sowohl der vorsätzliche als auch der leichtfertige Verstoß gegen diese Vorschriften wird sanktioniert. Die Festsetzung sowie die Höhe des Bußgeldes und die bei der Berechnung anzuwendenden Parameter sind dem Bußgeldkatalog des Bundesverwaltungsamts zu entnehmen. Verstöße können mit einer Geldbuße bis zu 150.000,00 Euro pro Verstoß geahndet werden. Handelt es sich um schwerwiegende, wiederholte oder systematische Verstöße, kann dies eine Geldbuße bis zu 5 Millionen Euro oder 10% des jährlichen Gesamtumsatzes nach sich ziehen. Darüber hinaus sieht das Geldwäsche­gesetz die Möglichkeit der Untersagung der Geschäftsleitertätigkeit vor. Bestandskräftige Maßnahmen und Bußgeldentscheidungen werden mit Art und Charakter des Verstoßes sowie der für den Verstoß verantwortlichen Personen für die Dauer von fünf Jahren öffentlich auf der Internetseite der zuständigen Aufsichtsbehörde bekanntgemacht (sogenanntes „naming and shaming“). In Folge der Umsetzung von EU-Vorgaben werden seit diesem Jahr auch bestandskräftige Bußgeldentscheidungen, die wegen Verstößen gegen die Mitteilungspflicht ergangen sind, im Internet veröffentlicht. Sofern Vereinigungen ihren wirtschaftlich Berechtigten zwar verspätet, aber bereits bis Ende des Jahres 2019 mitgeteilt haben, entfällt die vorgenannte Veröffentlichung.
Neufassung der FAQ des Bundesverwaltungsamts
Genau zwei Jahre nach der Einführung des Transparenz­registers und noch vor dem Inkrafttreten der Änderungen zum elektronischen Transparenzregister durch Umsetzung der 5. EU-Geldwäscherichtlinie hat das Bundesverwaltungsamt die bisherige Fassung seiner „häufig gestellten Fragen“ zum elektronischen Transparenzregister („FAQ“) überarbeitet und um zahlreiche Fragen und Antworten ergänzt.
Erstmals im September 2017 veröffentlicht und regelmäßig aktualisiert, sind in der Vergangenheit gleichwohl zahlreiche Rechtsfragen im Zusammenhang mit dem Transparenzregister unbeantwortet geblieben. Mit der Neufassung der FAQ schafft das Bundesverwaltungsamt in Bezug auf zahlreiche Auslegungsfragen Klarheit und dokumentiert die bereits seit mehreren Monaten praktizierte Verwaltungspraxis. Die Pflicht, die Angaben einzuholen, aufzubewahren, auf aktuellem Stand zu halten und weiterzugeben, trifft die Leitungsorgane der meldepflichtigen Vereinigung. Diese sind angehalten, durch die Ergreifung geeigneter interner Organisationsmaßnahmen, wie beispielsweise der Einrichtung eines effektiven internen Überwachungs- und Meldewesens, die Einhaltung der Meldepflichten sicherzustellen. Sowohl die Mitteilungs- als auch die Angabepflichtigen müssen prüfen, ob sie unter Einbeziehung der jüngsten Auslegungshinweise des BVA nunmehr nicht doch verpflichtet sind, eine Mitteilung zum Transparenzregister vorzunehmen oder Auskunft zu erteilen.

Praxishinweis und Fazit
Die Erfahrungen der vergangenen Monate zeigen, dass das Bundesverwaltungsamt nunmehr verstärkt Anhörungsbögen an meldepflichtige Vereinigungen versendet, um mögliche Verstöße gegen die Pflichten nach §§ 19 ff. GwG festzustellen. Es sind bereits zahlreiche Bußgelder verhängt worden. Bußgelder drohen nicht nur im Falle der Nichtmeldung, sondern auch bei unvollständiger oder verspäteter Meldung. Im Fall verspäteter Meldungen macht das Bundesverwaltungsamt aber zumindest von seinem Ermessen Gebrauch: verspätete Meldungen werden deutlich milder geahndet. Nicht nur aus diesem Grund empfiehlt es sich, zu prüfen, ob Meldepflichten bestehen und – bei positivem Ergebnis – der Mitteilungspflicht unverzüglich nachzukommen.

a.coenen@heuking.de

s.stauder@heuking.de

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