Complianceuntersuchungen: Sachverhaltsaufklärung – das ist in der Praxis zu beachten
Von Dr. Helmut Görling

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Am Anfang einer Complianceuntersuchung steht meist ein inhaltlich mehr oder weniger konkret bezeichneter Sachverhalt, der aus unterschiedlichen Quellen stammen kann – etwa: Erkenntnisse aus der Revision, Hinweise eines Whistleblowers, Ergebnisse steuerlicher Betriebsprüfungen, Mitteilungen der Ermittlungs- oder Kartellbehörden. Fast immer ist es erforderlich und für die Geschäftsleitung des betroffenen Unternehmens auch rechtlich geboten (vgl. nur für die GmbH: MüKo-GmbHG/Fleischer, § 43 Rn 149; für die AG: Hölters, AktG, 2. Aufl. 2014, § 93, Rn 170 f.), den bekanntgewordenen Sachverhalt weiter und umfänglich aufzuklären, um feststellen zu können, ob ein Verstoß gegen Gesetze, arbeitsvertragliche Pflichten oder interne Richtlinien vorliegt oder nicht.

Meist liegt zu Beginn einer Untersuchung noch vieles im Unklaren: Die Tatbeteiligten sind noch nicht oder nur zum Teil namentlich bekannt, das Tatgeschehen kann meist nur fragmentarisch beschrieben werden. Wann, wie und wo sich die Dinge im Einzelnen zugetragen haben, ist oft noch vage.

Wie kann aber der für die Complianceuntersuchung Verantwortliche sicherstellen, dass alles getan wird, damit der compliancerelevante Sachverhalt umfänglich untersucht und nichts versäumt wird? Die Antwort lautet: Es müssen Antworten und Beweismittel auf sieben Fragen gefunden werden: ­

Wer? Was? Wann? Wo? Wie? Womit? Warum?

Erst wenn das gelungen ist, kann die Sachverhaltsuntersuchung guten Gewissens abgeschlossen werden. Am Ende der Untersuchung muss der Verantwortliche anhand dieser sieben Fragen die Untersuchungsergebnisse kritisch daraufhin hinterfragen, ob hierzu Antworten und vor allem entsprechende Beweismittel vorliegen, idealerweise die zivil- oder strafprozessrechtlich zugelassenen Strengbeweismittel (Urkunden, Zeugen, Sachverständige, Augenschein, Parteivernehmung oder Einlassung des Betroffenen). Ob dies umfänglich gelungen ist, zeigt sich manchmal erst beim Verfassen des Abschlussberichts.

Das „Kopfkino“ einschalten

Die zu Anfang einer Sachverhaltsuntersuchung vorliegenden Informationen zum Sachverhalt liefern aber fast nie eindeutige Antworten auf diese sieben Fragen und nur ganz selten entsprechende Beweismittel. Vielmehr liegt vieles im Unklaren, nicht selten im Spekulativen. Der Untersuchungsleiter muss sich daher zunächst ein Bild davon machen, ob die anfänglich vorliegenden Anhaltspunkte oder Behauptungen zum Sachverhalt sich tatsächlich so zugetragen haben können, wie sie sich auf der Grundlage der Quelleninformation darstellen. Hierbei hilft es sehr, das „Kopfkino“ einzuschalten und die behaupteten oder zu untersuchenden Geschehensabläufe in allen Details gedanklich durchzuspielen. Hierzu sind auch kleine Rollenspiele im Untersuchungsteam hilfreich, um die zu untersuchenden Geschehensabläufe nachzuvollziehen.

Im Rollenspiel kann dann in jedem Detail des behaupteten bzw. unterstellten Sachverhalts eruiert werden, welche Beweismittel entstanden sein oder existieren müssen, wenn der Sachverhalt sich tatsächlich so zu zugetragen haben soll, wie er anfänglich erscheint oder behauptet wird. Nach diesen notwendig entstandenen oder vorhandenen Beweismitteln mit den rechtlich zulässigen Mitteln zu suchen, sie zu erheben und zu sichern ist eine der zentralen Aufgaben einer Untersuchung. Eine sorgfältige Untersuchung muss also Antworten auf die Fragen suchen nach dem Wer, Was, Wann, Wo, Wie, Womit und Warum. Und vor allem: Es müssen für die Antworten auf jede dieser Fragen Beweismittel gesucht, gefunden und gesichert werden. Wem das gelingt, der hat den Sachverhalt erfolgreich aufgeklärt.

Die relevanten Personen, Vorgänge und Tatbestände identifizieren

Die Frage nach dem Wer zielt ab auf die Identifizierung aller für das compliancerelevante Geschehen verantwortlichen Personen. Von Interesse sind nicht nur die Protagonisten des Tatgeschehens, sondern auch und insbesondere diejenigen Personen, die notwendig beteiligt gewesen sein müssen, sei es als Zeugen oder nur als am Rande beteiligte Teilnehmer des deliktischen Geschehens. Gerade diese Personen zu identifizieren ist sehr wichtig und hilfreich, sind solche Personen doch wichtige Zeugen, die bei der weiteren Sachverhaltsaufklärung zu befragen von höchstem Interesse ist. Gerade zur Identifizierung solcher Zeugen hat sich das Rollenspiel bewährt. So ist es zum Beispiel häufig der Fall, dass bei der Kalkulation größerer Projekte die gezahlten Schmiergelder in die Urkalkulation eingepreist werden und hierzu der für die Kalkulation verantwortliche Mitarbeiter eingeweiht werden muss – und dass dieser Mitarbeiter, der jedes Kostendetail des Projekts kennt, deswegen weiß oder Hinweise geben kann, was sich etwa hinter den „Sonderkosten des Vertriebs“ für ein Projekt verbirgt und wer diese Kostenposition zu verantworten hat. Oder etwa ein erfahrener Buchhalter, der eine dubiose Eingangsrechnung buchen soll und erst auf kritische Nachfrage beim Vorgesetzten kontiert und bucht, weshalb er sich sehr genau an den Sachverhalt erinnert, sich vielleicht sogar gerade deswegen eine Kopie der fraglichen Eingangsrechnung angefertigt hat und sicher verwahrt.

Die in einer Untersuchung gefundene Antwort auf die Frage nach dem Was ermöglicht eine rechtliche Subsumtion des Sachverhalts unter eine Rechtsnorm, eine arbeitsvertragliche Pflichtenbestimmung oder eine interne Vorschrift, gegen die verstoßen wurde. Wird ein Verstoß gegen einen Straftatbestand untersucht, müssen alle in Betracht kommenden Beweismittel für jedes Tatbestandsmerkmal der Strafrechtsnorm gesucht und erhoben werden, um eine solche Subsumtion und den Tatnachweis zu ermöglichen. Auch hierbei hilft wieder das „Kopfkino“ oder das Rollenspiel, um diejenigen Beweismittel zu bestimmen und zu suchen, die notwendig entstanden oder vorhanden sein müssen, wenn das Tatgeschehen sich so abgespielt haben soll, wie etwa der Hinweisgeber behauptet. Das unterstellte Tatgeschehen muss hierzu in alle seine kleinsten Teilsachverhalte seziert und auf die notwendige Existenz von Beweismitteln hin analysiert werden, die sodann gesucht und gesichert werden müssen.

Wann etwas geschehen ist, bedarf ebenso gründlicher Untersuchung und exakter Bestimmung. Hiervon hängen unter anderem Fragen der Verjährung ab. Ebenso können nicht selten Behauptungen über angeblich für Straftaten oder Pflichtverletzungen verantwortliche Personen bereits widerlegt werden, weil der vermeintlich Verantwortliche etwa zur Tatzeit nachweislich in Urlaub oder bereits aus dem Unternehmen ausgeschieden war oder Ähnliches.

Unerlässlich: Beweismittel zum Tatgeschehen mit Hilfe von Zeugen identifizieren und sichern

Die Frage nach dem Wie erfordert Antworten auf die Fragen nach den Details des Tatgeschehens (Modus Operandi) und den damit verbundenen, unvermeidbar entstehenden Spuren und Beweismitteln. Hierauf muss besonders bei Zeugeninterviews geachtet werden. In der Praxis ist oft zu beobachten, dass Zeugen zwar nach dem historischen Ablauf von Geschehnissen gefragt werden, nicht aber der Frage nachgegangen wird, welche Spuren und Beweismittel hierbei entstanden oder vorhanden sein müssen, die mit Hilfe der Tatzeugen, die die Verhältnisse nicht selten sehr gut kennen, aber naturgemäß nicht über die Existenz von Beweismitteln nachdenken, identifiziert werden können. Hierbei spielen besonders Urkunden, Schriftstücke, E-Mails, elektronische Akteninhalte etc. eine wichtige Rolle, die mit Hilfe von Zeugenaussagen aufgefunden werden können, nach deren Existenz auch mit Hilfe von Zeugen aber sorgfältig geforscht werden muss.

Womit eine Tat begangen wurde, bedarf ebenso gründlicher Analyse und Umsetzung in Untersuchungsmaßnahmen, ist doch das Tatmittel, mit dem die Tat begangen wurde, wichtiges Beweismittel, oder es entstehen bei der Verwendung der für die Tatbegehung notwendigerweise erforderlichen Tatmittel nicht selten wichtige Spuren, die als die Beweismittel identifiziert und gesichert werden können. Man denke nur an das Tatmittel „Internet“, „Passwort-/Identitätsdiebstahl“ oder Ähnliches.

Nicht angebracht: Laienpsychologie

Warum jemand eine Tat begeht und die auf diese Frage gefundenen Antworten runden zumeist das Bild des erforschten Sachverhalts ab. Dies aber auch nur dann, wenn ein Tatmotiv eindeutig ist und belegt werden kann. Etwa, wenn ein Angestellter aus erwiesener finanzieller Not Firmengelder veruntreut und damit seine Schulden bezahlt hat. Ein Motiv für eine zu untersuchende Tat zu finden gelingt nicht immer und ist auch nicht immer geboten. Eine Complianceuntersuchung kann keinen psychopathologischen Befund darstellen und sollte sich auch jeglicher Laienpsychologie enthalten. So etwa in dem Fall einer Chefbuchhalterin, die über 2 Millionen Euro veruntreut hat und hiervon extrem teure Kleidung, Handtaschen und Schuhe gekauft hat, die, teils noch mit Preisschildern versehen, ungetragen bei ihr zu Hause aufgefunden wurden. In solchen Fällen sind küchenpsychologische Mutmaßungen fehl am Platz. Erbringt die Untersuchung aber etwa Antworten auf die Frage, ob sich im Unternehmen wegen Schwächen im internen Kon-trollsystem hohe Anreize für Mitarbeiter für die Veruntreuung von Gesellschaftsvermögen bieten, so sollte dies auch Gegenstand der Untersuchung und Ansatzpunkt für Präventionsmaßnahmen und die Verbesserung oder Neugestaltung des internen Kontrollsystems sein.

h.goerling@ags-legal.com

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