Konfliktlösungsklauseln – ­notwendiges Übel oder ungenutztes Effizienzpotential?

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Konfliktlösungsklauseln sind ein unterschätzter Vertragsbestandteil
Verträge regeln unser tägliches Leben, ganz gleich ob im privaten oder im wirtschaftlichen Bereich. Häufig lassen sich Verträge jedoch nicht klar oder vollständig genug formulieren, um im weiteren Lebensverlauf eintretende Ereignisse im vertraglichen Kontext einvernehmlich einzuordnen. Als Folge entstehen Konflikte, wie diese Verträge zu interpretieren und/oder anzuwenden sind. Ohne eine vertragliche Konfliktlösungsklausel bliebe unklar, wie man im Streitfall zu einer Lösung kommt.
Ist nichts vereinbart, können die Parteien natürlich einseitig ein staatliches Gerichtsverfahren initiieren. Neben dem Gerichtsverfahren gibt es jedoch ein breites Spektrum alternativer Konfliktlösungsverfahren, auf die die Parteien zurückgreifen können. Hierzu bedarf es allerdings einer entsprechenden Vereinbarung zwischen den Parteien. Da eine solche in einem gegebenenfalls bereits eskalierten Streit schwer zu erlangen sein könnte, kann es sinnvoll sein, sich hierüber bereits im Rahmen der Vertragsverhandlungen zu verständigen.
Alternative Konfliktlösungsverfahren können andere entscheidungsbasierte Verfahren sein, wie beispielsweise ein Schiedsgerichtsverfahren, ein Schiedsgutachten oder ein Adjudikationsverfahren, in denen ein Dritter entscheidet. Daneben gibt es eigenverantwortlich betriebene Einigungsverfahren wie Verhandlung, Mini-Trial, Collaborative Law/Practice oder Mediation, in denen die Parteien die Lösung ihres Konflikts, zumeist unter Zuhilfenahme Dritter, selbst erarbeiten. Entsprechende Klauseln, die solche alternativen Konfliktlösungsverfahren regeln, können verbindlich oder unverbindlich vereinbart werden. Während bei einer unverbindlichen Formulierung die Parteien ihre Bereitschaft erklären, im Konfliktfall etwa eine Mediation in Erwägung zu ziehen, ist der Einsatz der Mediation in einer verbindlichen Vereinbarung festgeschrieben. Darüber hinaus sind auch gestufte Konfliktlösungsklauseln möglich, bei denen eine verbindliche Verfahrensfolge vereinbart werden kann, beispielsweise Verhandlung, Mediation und Schiedsgerichtsverfahren. Ebenso könnte eine der Stufen offen gestaltet werden, insbesondere die mittlere Stufe, wobei sich dann die Parteien bei Scheitern der Verhandlung auf ein alternatives Konfliktbeilegungsverfahren innerhalb einer vereinbarten Frist einigen sollen, widrigenfalls greift ein vorab vereinbartes Verfahren, beispielsweise die Mediation.
Als hybrides Streitbeilegungsverfahren kommt die Schlichtung in Betracht, wobei der Schlichter den Konflikt gemeinsam mit den Parteien verhandelt, ihnen aber bei Scheitern der Verhandlung einen unverbindlichen Lösungsvorschlag unterbreitet. Das Schlichtungsverfahren kann verjährungshemmend beispielsweise bei einer staatlich anerkannten Gütestelle (siehe etwa hier) beantragt werden.
Konfliktbearbeitung in der Praxis – Unternehmen tun immer noch nicht, was sie eigentlich wollen
Wie sieht es nun mit der Konfliktbearbeitung in der Praxis aus? In Kooperation mit dem Round Table Mediation und Konfliktmanagement der deutschen Wirtschaft e.V. ­(RTMKM) hat das Europäische Institut für Conflict Management e.V. (EUCON) im Jahr 2019 die Ergebnisse einer Befragung von Unternehmen und Anwaltskanzleien über den Einsatz nichtprozessualer Konfliktlösungsverfahren, deren Hindernisse sowie die Anforderungen an Konfliktlösungsklauseln und die dahinterstehenden Verfahren veröffentlicht (hier). Die Ergebnisse lassen sich wie folgt zusammenfassen:

Gerichtsstandsvereinbarung
Abgefragt wurden alle Vertragsklauseln, die über die reine Gesetzesanwendung hinausgehen. Erfasst wurde damit auch die fast ausschließlich in B2B-Verträgen anzutreffende Vereinbarung eines von der Zivilprozessordnung abweichenden Gerichtsstands. Sind nur solche Klauseln oder gar keine Streitbeilegungsklauseln in einem Vertrag enthalten, kann ein Konflikt im Fall der Nichteinigung (und soweit justitiabel) nur durch den Gerichtsweg gelöst werden.

Bewertung alternativer Konfliktlösungsklauseln
Die überwiegende Nennung der zuvor beschriebenen vertraglichen Bestimmungen durch Unternehmen als auch durch Anwälte spiegelt die deutliche Diskrepanz zwischen Bewertung und tatsächlicher Anwendung wider, wonach die Streitbeilegung im Gerichtsverfahren in der Praxis noch weit häufiger eingesetzt als im konkreten Fall für vorteilhaft erachtet wird. Klauseln, die alternative Streitbeilegungsverfahren vorsehen, genießen eine höhere Wertschätzung, als ihre praktische Anwendung dies vermuten ließe.
Dieses Umfrageergebnis ähnelt den Befunden einer Studienserie, die PricewaterhouseCoopers gemeinsam mit der Europa Universität Viadrina Frankfurt (Oder) in den Jahren 2005 bis 2016 durchgeführt hat (siehe hier). Schon hier war eine auffällige Diskrepanz zwischen der abstrakten Beurteilung der Vorteilhaftigkeit von Verfahren der alternativen Streitbeilegung (etwa Zeit- und Kostenersparnis, Ergebnisqualität oder Erhalt der Geschäftsbeziehungen) und ihrer tatsächlichen Anwendung im Konfliktfall festgestellt worden.

Alternative Konfliktlösungsklauseln sind generell für alle Fallkonstellationen geeignet
Unternehmen und Kanzleien sahen nichtprozessuale Konfliktlösungsverfahren grundsätzlich für alle Rechtsgebiete als sinnvoll an. Hervorgehoben wurden als besonders geeignete Fallkonstellationen komplexe Projekte von großem Umfang und Bedeutung, langfristige Verträge, grenzüberschreitende Transaktionen, Bauverträge, komplexe Technologiekooperationen sowie generell Verträge mit hohem Streitwert oder großem finanziellem Risiko für das Unternehmen. Weiterhin wurden alternative Verfahren als sinnvoll hinsichtlich folgender Parteiinteressen angesehen: Wahrung der Vertraulichkeit und Wahrung künftiger Zusammenarbeit.

Kommunikation zwischen Unternehmen und Anwälten
72% der Unternehmen gaben an, dass ihre Anwälte selten oder nie eine vertragliche Konfliktlösungsklausel vorgeschlagen hätten. Im Gegensatz hierzu gaben 71% der Rechtsanwälte an, ihren Mandanten häufig eine Konfliktlösungsklausel vorzuschlagen.
Hier offenbart sich ein deutlicher Dissens, der auf Kommunikationsprobleme zwischen beiden Gruppen schließen lässt. Es liegt nahe, dass sich beide Gruppen mit parteiautonomen Konfliktlösungsverfahren noch nicht hinreichend auseinandergesetzt haben. Ein weiterer Grund kann auch darin liegen, dass Unternehmen Anwälte nicht schon bei der Vertragsformulierung, sondern erst im Konfliktfall hinzuziehen. Anwälte haben in diesen Fällen naturgemäß keinen Einfluss auf vertragliche Bestimmungen.

Hinderungsgründe für alternative Konfliktlösungsverfahren
Als Hinderungsgründe für die Aufnahme alternativer Konfliktlösungsverfahren werden von den Unternehmen unter anderem Zeitverzögerungs- und Kostengesichtspunkte, fehlende Durchsetzbarkeit solcher Klauseln beim Vertragspartner oder unnötige weitere Diskussionen bei Vertragsverhandlung genannt. Diese Äußerungen dürften jedoch dadurch begründet sein, dass die betreffenden Unternehmen keine Erfahrungen mit diesen Verfahren gemacht haben und daher eine Vereinbarung alternativer Konfliktlösungsverfahren scheuen. Aus Sicht der Rechtsanwälte kennen Mandanten die Verfahren nicht und nehmen sich nicht die Zeit, sich eine Meinung darüber zu bilden. Darüber hinaus dürften nach wie vor auch Anwälte die Besonderheiten solcher Verfahren und die eigene Rolle in diesen Verfahren nicht ausreichend kennen.
Aus den zuvor genannten Gründen sind aus Sicht der Unternehmen – abgesehen von Schiedsklauseln in Standardverträgen – keine alternativen Konfliktlösungsverfahren vorgesehen. Unternehmen aus dem Dienstleistungsbereich wiesen zudem darauf hin, sich nach den Vorgaben des Kunden richten zu müssen, die keine alternativen Konfliktlösungsklauseln vorsähen.

Anforderungen an Konfliktlösungsklauseln
Die Frage, wie wirksame Konfliktlösungsklauseln beschaffen sein müssten, wurde kontrovers beurteilt. Zentraler Punkt dabei ist zunächst die Angst vor Verschleppungsabsichten einer Partei. Um dieser zu begegnen, sollten die Fristen in Konfliktlösungsklauseln klar geregelt sein. Sowohl Rechtsanwälte als auch Unternehmen sprechen sich für kurze, gut verständliche, gestufte und mit Fristen je Stufe versehene Konfliktlösungsklauseln aus, die idealerweise einen Verweis auf eine praxisbezogene Verfahrensordnung einer Institution (etwa DIS oder EUCON) enthalten sollten. Zudem sollte die Formulierung so beschaffen sein, dass in der Diskussion mit Mandanten und Vertragspartnern Klauseln oder Teile davon bausteinartig und ohne besondere Umformulierungen verwendet werden können. Hingegen merkten andere Teilnehmer an, dass individuelle Lösungen vorzugswürdig seien. Letzteres entspricht der allgemeinen Beobachtung, dass Verfahrensbeteiligte dazu tendieren, ihren jeweiligen Fall als besonders komplex und speziell anzusehen

Die Auswahl geeigneter Konfliktlösungsverfahren – Hilfe zur Objektivierung
Die Auswahl des geeigneten Konfliktlösungsverfahrens im Streitfall (ad hoc) lässt sich anhand der Verfahrensinteressen der Konfliktparteien treffen. Zurückgehend auf die Dispute-Resolution-Recommendation-Matrix von Bombardier, hat der RTMKM das Dispute-Resolution-Comparison-Tool (DiReCT) als objektiviertes Verfahren entwickelt. Dieses Tool unterscheidet 14 Konfliktlösungsverfahren, die anhand von zwölf Fragen, die teilweise mehrere Unterscheidungsmerkmale abdecken, bewertet werden. Hieraus errechnet sich für jedes Verfahren ein Scorewert, der die Eignung des Verfahrens für den vorliegenden Konflikt misst (siehe hier). Das Tool listet die Verfahren in der Reihenfolge der Scorewerte.
Dabei ist zu berücksichtigen, dass jede vom staatlichen Gerichtsverfahren abweichende Empfehlung vertraglich vereinbart werden muss. Sollte die Empfehlung im Widerspruch zu einer bereits vertraglich vereinbarten Konfliktlösungsklausel stehen, muss mit der Gegenseite über eine Änderung verhandelt werden. Sofern die Vollstreckbarkeit des Verfahrensergebnisses wichtig ist, sollte bei der Wahl konsensorientierter Verfahren beispielsweise auf eine notarielle Beurkundung des Ergebnisses geachtet werden.

So könnten Sie tun, was Sie wollen – Empfehlungen für die Vertragsverhandlungen
Bereits eine sorgfältige Vertragsformulierung und -gestaltung kann künftige Konflikte vermeiden oder zumindest reduzieren und fördert eine interessengerechte und damit nachhaltige Lösung im Verhandlungsweg.
Sowohl Anwälte als auch Unternehmen sollten alternative Konfliktlösungsverfahren und deren Vorgehensweise kennen. Hier bestehen nach wie vor erhebliche Kenntnislücken, die geschlossen werden sollten.
In den Vertragsverhandlungen sollte besonderer Wert auf die Vereinbarung von für den Anwendungsfall geeigneten Konfliktlösungsverfahren gelegt werden. Unternehmen sollten ihre Anwälte hierzu konsultieren, sollten diese nicht von sich aus solche Vertragsbestimmungen vorschlagen. Bei der Auswahl eines geeigneten Verfahrens ist DiReCT eine wertvolle Unterstützung.
Um die genannten Anforderungen an Konfliktlösungsklauseln sicherzustellen, empfiehlt sich auch die Vereinbarung eines durch eine Institution administrierten Verfahrens, so dass alle relevanten Aspekte in der institutionellen Verfahrensordnung geregelt sind.

ulrich.hagel@rail.bombardier.com

michael.hammes@pwc.com

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