Digitalisierung ist sowohl eine gesellschaftliche als auch unternehmerische Herausforderung, die für einen langfristigen Erfolg notwendig ist. Die Herausforderung für Unternehmen besteht zum einen darin, festzustellen, was Digitalisierung ist, und zum anderen darin, Digitalisierung in Unternehmen mit Betriebsräten und den Mitarbeitern umzusetzen. Digitalisierung kann nur in einem gemeinsamen Prozess gelingen.
Was ist Digitalisierung?
„Digitalisierung bedeutet die Verwendung von Daten und algorithmischen Systemen für neue oder verbesserte Prozesse, Produkte und Geschäftsmodelle“ (siehe hier). Diese sehr technische Definition des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz zeigt, dass es bei der Digitalisierung um neue und bessere Verfahren geht – also um Fortschritt.
Demnach ist Digitalisierung mehr als neue Software oder Hardware, es geht auch um die Optimierung oder Neuschaffung von Prozessen unter der Anwendung von technischer Entwicklung auf Hardwareebene, Softwareebene, aber auch um KI, künstliche Intelligenz, und das Zusammenspiel von Mitarbeitern und Technik. Ein Beispiel für diese Optimierung von Prozessen sind Roboter, wie sie beispielsweise in der Fahrzeugherstellung eingesetzt werden. Diese waren bisher aus Arbeitsschutzgründen mit einem Schutzkäfig umgeben, damit sie nicht zu einer Gefahr für die Mitarbeitenden werden. Durch die Fortentwicklung der Technik in diesem Bereich kann man heute bei modernen Robotern auf die Schutzkäfige verzichten, da die Roboter ihre Umgebung besser wahrnehmen können und keine Gefahr mehr für ihre menschlichen Kollegen darstellen. Diese Interaktion von Menschen und Maschinen – Cobots – verändert den Arbeitsprozess. Die Digitalisierung ist nicht nur die neue Maschine, sondern auch das Zusammenwirken von Menschen und Maschinen in einem Arbeitsprozess.
Diese Veränderung ist nicht immer so einschneidend wie im Fall von Cobots, dennoch sollen die meisten technischen Erneuerungen Prozesse vereinfachen und optimieren. Folglich kommt es für erfolgreiche Digitalisierungsprozesse in Unternehmen auf die Akzeptanz der Belegschaft an und auf die Bereitschaft, Prozesse neu oder anders zu denken.
Einführung und Umsetzung von technischen Neuerungen
Bevor man sich für neue Software und/oder Hardware entscheidet, sollte genau geprüft werden, welches System eingeführt werden soll und in welchem Umfang. Es gibt für viele Anwendungsfälle unterschiedliche Anbieter, auch haben die meisten Anbieter pro System verschiedene Versionen. Folglich sollte genau geprüft werden, welches System einen erkennbaren Mehrwert hat. Diese nicht rechtliche Frage sollte vor der Einführung geprüft werden und steht oft mit einem wirtschaftlichen Aspekt im Zusammenhang. Dabei ist zu prüfen, ob das neue System mit anderen Bestandssystemen kompatibel ist und welche Auswirkung das System auf bestehende Arbeitsprozesse hat.
Ist ein System ausgewählt worden, muss (in der Regel), sofern es einen Betriebsrat gibt, mit diesem über die Einführung verhandelt werden. Technische Einrichtungen fallen meist unter die Mitbestimmung gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Nach dieser Norm müssen für alle technischen Einrichtungen, die zur Überwachung von Mitarbeitern bestimmt sind, (Betriebs-)Vereinbarungen mit dem Betriebsrat geschlossen werden. Dabei sollte die Mitbestimmung nicht nur als Notwendigkeit gesehen werden, sondern als erster Schritt zur Akzeptanz für die technische Neuerung im Unternehmen. Der Betriebsrat sollte frühzeitig mit ins Boot geholt und rechtzeitig und umfassend informiert werden. Neben rein arbeitsrechtlichen Aspekten ist der Datenschutz zu beachten, da viele technische Neuerungen die personenbezogenen Daten von Mitarbeitern nutzen. Folglich sind die Grundsätze der DSGVO und von § 26 BDSG auch bei der Einführung und Nutzung zu beachten.
Die Erfahrung bei Einführung von technischen Neuerungen zeigt, dass die Grenzen und Chancen einer neuen technischen Entwicklung von der Akzeptanz der Belegschaft abhängen. Techniken, die von der Belegschaft nicht genutzt werden, weil sie nicht verstanden oder nicht in die Workflows aufgenommen werden, führen nicht dazu, dass Prozesse schneller oder besser funktionieren, sondern dass Workarounds geschaffen werden. Diese führen dazu, dass das Potential der neuen Technik nicht optimal genutzt werden kann. Eine hohe Akzeptanz der Technik in der Belegschaft führt hingegen dazu, dass Prozesse beschleunigt und effizienter gestaltet werden und das Unternehmen dadurch wettbewerbsfähiger bleibt. Um diese Prozesse zu implementieren, sollten bei der Umsetzung von Digitalisierungskonzepten Schulungen, Fortbildungen oder ähnliche Mittel mitberücksichtigt werden, um den Mitarbeitern die Technik näherzubringen und ihnen ihre Vorteile aufzuzeigen.
„Unsere Fokusgruppe hilft!“
Um Unternehmen bei diesem stetigen Entwicklungsprozess zur Seite stehen zu können und um auf die neue Entwicklung schnell reagieren zu können, haben wir als Kanzlei KLIEMT.Arbeitsrecht eine Fokusgruppe „Digitalisierung in Unternehmen“ gegründet. In der Fokusgruppe arbeiten Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte verschiedener Senioritäten und verschiedener Standorte zusammen mit dem Ziel, Wissen von unterschiedlichen Standorten und aus unterschiedlichen Mandaten zusammenzutragen und so dieses Wissen nicht nur in einem Mandat einbringen zu können, sondern in einer Vielzahl von Mandaten. An den Standorten werden lokale Experten geschult, die dann ihr Wissen als Multiplikator vor Ort im Standort weitergeben können.
Die Fokusgruppe haben wir auch gegründet, um Unternehmer bei dem stetigen Entwicklungsprozess im Bereich der Digitalisierung zu unterstützen. Zum einen in der direkten Beratung bei der Einführung von technischen Neuerungen. Zum anderen wollen wir auf neue Trends und Entwicklungen hinweisen sowie Erfahrungen aus unseren „Best Practices“ teilen.
Ausblick
Die Digitalisierung, unabhängig von der Ausgestaltung, ist ein unaufhaltsamer Prozess. Es geht dabei nicht um das Bezwingen oder Bewältigen der Digitalisierung, sondern um das Gestalten von Digitalisierungsprozessen. Unternehmen sollten sich daher regelmäßig mit den aktuellen Themen der Digitalisierung befassen und mögliche Umsetzungen im Unternehmen prüfen. Die Digitalisierung ist dabei mehr als die Einführung von technischen Neuerungen: Der Digitalisierungsprozess sollte ganzheitlicher gedacht werden, von der Einführung bis zur Anwendung durch die Mitarbeiter. Ohne diesen gesamtheitlichen Ansatz wird der Digitalisierungsprozess zur Bremse, was nicht sein sollte, denn Digitalisierung steht vielmehr für Fortschritt.
