Interview mit Dr. Lars Siebert und Sascha Uhlig

Artikel als PDF (Download)

Ob für Zivil- und Strafverfahren, Verhandlungen mit Kunden oder interne Untersuchungen: Die Durchführung von Datensammlungen wird als juristisches Mittel immer wichtiger. Was 2007 als „E-Discovery“ in den USA begann, ist längst in ähnlicher Form auch in Europa üblich. Umso wichtiger ist es darum, den richtigen Partner an seiner Seite zu haben. Dr. Lars Siebert, Partner der Kanzlei BMT in Berlin, und Sascha Uhlig vom Tech Solution Provider IAV, erklären, worauf es bei Datensammlungen ankommt.

Das Interview moderierte Thomas Wegerich.

Deutscher AnwaltSpiegel: Herr Siebert, wann müssen Unternehmen Datensammlungen durchführen?

Dr. Lars Siebert: Hier gibt es ganz verschiedene Szenarien. Ursprünglich kommt das Thema aus den USA, wo Unternehmen ab 2007 in Zivilverfahren alle relevanten Daten offenlegen mussten. Inzwischen wird diese „E-Discovery“ dort auch in Strafverfahren verlangt. Hintergrund ist die Suche nach einer „Smoking Gun“, also nach einem klaren Beweis der Schuld. Solche Datensammlungen sind aber keineswegs auf die USA beschränkt – in Großbritannien verfährt man unter der Überschrift „E-Disclosure“ ähnlich. In Kontinentaleuropa gibt es zwar keine Pflicht zur Offenlegung aller relevanten Daten. Aber auch hier hilft es sehr, wenn man sich als Partei einen guten Überblick verschafft, belastendes Material kennt, also gut vorbereitet ist und Gerichten oder Behörden gegebenenfalls entlastendes Material präsentieren kann. Daneben sind Datensammlungen auch bei internen Untersuchungen notwendig, die beispielsweise von Complianceabteilungen durchgeführt werden.

Deutscher AnwaltSpiegel: Welche Daten werden gesammelt?

Dr. Lars Siebert: Das können E-Mails, Gesprächs- oder Freigabeprotokolle, Versuchsberichte oder Feldanalysen sein, aber auch Kurznachrichten oder WhatsApp-Chats. Weil in Unternehmen heute der Großteil der Kommunikation über E-Mails läuft, sind Mailarchive erfahrungsgemäß besonders interessant für die E-Discovery.

Deutscher AnwaltSpiegel: Wie geht IAV bei der E-Discovery vor?

Sascha Uhlig: Zu Beginn führen wir gezielte Interviews mit den Mitarbeitern, um herauszufinden, welche Rolle sie in einem Projekt gespielt haben und welche Daten bei ihnen vorhanden sind. Wir nennen das „Guided Search“. So können wir oft rund die Hälfte der vorhandenen Daten als irrelevant aussortieren. Den Rest kopieren wir von Laptops, Smartphones oder der Unternehmens-IT. Die Daten werden danach mit speziellen Tools bearbeitet, die Dubletten entfernen und eine Stichwortsuche ermöglichen. Danach lesen wir die Dokumente – um zu sehen, ob sie passen und ob dort noch Dinge stehen, die nicht zum aktuellen Verfahren gehören.

Deutscher AnwaltSpiegel: Warum nehmen Sie nicht einfach alle Daten der Klienten mit?

Sascha Uhlig: Durch das gezielte Suchen gemeinsam mit den Dateninhabern kommen wir schnell und effizient zu den gesuchten Ergebnissen. Das ist viel besser, als einfach alles mitzunehmen und dann eine maschinelle Stichwortsuche durchzuführen – schließlich haben wir in der Regel nur sechs Wochen Zeit, die Daten abzugeben. Außerdem lernen wir durch die Gespräche viel über den Fall, so dass wir Dokumente später viel besser als relevant oder irrelevant einstufen können.

Dr. Lars Siebert: Durch die Interviews wird IAV für uns auch zu einem wichtigen Sparringspartner in der Bearbeitung unserer Fälle. IAV bringt ja schon von Haus aus ein großes technisches Verständnis mit, aber durch die Gespräche mit den Dateninhabern bekommt das Team einen noch besseren Einblick in die Sachlage. Das ist ein Riesenvorteil gegenüber einem reinen IT-Dienstleister, der nur nach Stichworten sucht. Uns als Anwälten verschafft das einen viel besseren Einblick in die Fälle, und es erleichtert die Arbeit an Verteidigungsstrategien erheblich.

Deutscher AnwaltSpiegel: Welche technischen Hilfsmittel nutzen Sie bei der Suche nach relevanten Daten?

Sascha Uhlig: Für die Aufbewahrung und die Analyse der Daten nutzen wir seit zehn Jahren die Softwarelösungen und -systeme von Nuix. Man kann sie schnell in Betrieb nehmen und ohne großen Aufwand an individuelle Anforderungen anpassen. Sie sind nicht mit unnötigen Features überfrachtet und laufen zur Not auch auf einem Notebook. Hinzu kommt: Das Unternehmen bietet uns einen hervorragenden Support, was bei einem zeitkritischen Thema wie E-Discovery natürlich besonders wichtig ist.

Deutscher AnwaltSpiegel: Was geschieht nach der Datenanalyse bei Ihnen?

Dr. Lars Siebert: Wir gehen mit unseren Mandanten die ausgefilterten Dokumente durch. Wenn sie mit der Abgabe einverstanden sind, lassen wir das Material eventuell übersetzen und gegebenenfalls geheimhaltungsbedürftige Informationen sowie personenbezogene Daten schwärzen. Abschließend lassen wir alles in ein standardisiertes Format, z. B. PDF, wandeln und stellen es dem Gericht, der Behörde oder dem gegnerischen Anwalt zur Verfügung. Manchmal kommt es auch vor, dass sich aus unserer Datenanalyse sehr schlechte Erfolgsaussichten für einen Prozess ergeben. In einem solchen Fall würden wir unserem Mandanten raten, eher eine außergerichtliche Einigung anzustreben.

Deutscher AnwaltSpiegel: IAV ist als Engineering-Spezialist bekannt. Warum sollte man für eine E-Discovery ausgerechnet ein solches Unternehmen beauftragen?

Dr. Lars Siebert: Ein wichtiges Argument ist sicher die große Erfahrung von IAV im IT-Bereich. Hinzu kommt, dass das Team von Herrn Uhlig durch seinen Engineering-Hintergrund technische Themen sehr gut inhaltlich einschätzen kann. Die Kollegen wissen, wie Produkte entwickelt werden und wie Entwicklungsprojekte ablaufen. Dadurch verstehen sie die Daten besser und können die relevanten Informationen schneller herausfiltern – etwa aus E-Mails, die Ingenieure miteinander ausgetauscht haben.

Deutscher AnwaltSpiegel: Wie lange arbeiten Sie schon zusammen?

Sascha Uhlig: Seit 2007, also jetzt 15 Jahre. In dieser Zeit haben wir rund 25 Fälle bearbeitet und in diesem Zusammenhang mehr als 1 Milliarde E-Mails verarbeitet. Wir wissen also genau, wie wir bei Datensammlungen für Gerichtsverfahren, Behördenanfragen oder andere Streitfälle im Sinne unserer Klienten vorgehen müssen.

Deutscher AnwaltSpiegel: Meine Herren, vielen Dank für Ihre Ausführungen.

 

siebert@bmt.eu

sascha.uhlig@iav.de

Aktuelle Beiträge