Trotz Ablaufs der Übergangsfrist bis zum 31.12.2022 für die Mitteilung der wirtschaftlich Berechtigten an das Transparenzregister haben etliche transparenzpflichtige Gesellschaften die notwendigen Angaben immer noch nicht übermittelt. Nach Ablauf einer weiteren Schonfrist drohen nunmehr empfindliche Bußgelder.
Hintergrund
Zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung wurde im Zuge der Umsetzung der Vierten EU-Geldwäscherichtlinie in Deutschland das elektronische Transparenzregister eingeführt. Bereits seit dem 01.10.2017 besteht daher für juristische Personen des Privatrechts (zum Beispiel GmbH, AG, eingetragener Verein, rechtsfähige Stiftung), eingetragene Personengesellschaften (zum Beispiel OHG, KG), Trusts und vergleichbare Rechtsgestaltungen die bußgeldbewährte Pflicht, Angaben zu ihren wirtschaftlich Berechtigten einzuholen, aufzubewahren, auf aktuellem Stand zu halten und dem Bundesanzeiger Verlag als registerführende Stelle unverzüglich zur Eintragung in das Transparenzregister mitzuteilen.
Bestimmung des wirtschaftlich Berechtigten
Als wirtschaftlich Berechtigter gilt nach § 3 Abs. 1 Geldwäschegesetz (GwG) diejenige natürliche Person, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle die mitteilungspflichtige Gesellschaft oder Rechtsgestaltung steht. Bei juristischen Personen des Privatrechts und eingetragenen Personengesellschaften zählt zu den wirtschaftlich Berechtigten nach § 3 Abs. 2 Satz 1 GwG jede natürliche Person, die unmittelbar oder mittelbar:
- mehr als 25% der Kapitalanteile hält,
- mehr als 25% der Stimmrechte kontrolliert oder
- auf vergleichbare Weise Kontrolle ausübt (etwa aufgrund der Stellung als vertretungsberechtigter persönlich haftender Gesellschafter einer OHG oder KG oder aufgrund eines umfassenden Veto- oder Widerspruchsrechts).
Werden die Kapitalanteile, die Stimmrechte oder eine Kontrolle auf sonstige Weise von einer Vereinigung (und nicht von einer natürlichen Person) gehalten oder ausgeübt, gilt als mittelbar wirtschaftlich Berechtigter diejenige natürliche Person, die beherrschenden Einfluss auf die Muttervereinigung im Sinne von § 3 Abs. 2 Satz 2 bis 4 GwG in Verbindung mit § 290 Abs. 2 bis 4 Handelsgesetzbuch (HGB) ausüben kann. Eine derartige Beherrschung liegt vor, wenn eine natürliche Person die Mehrheit der Kapitalanteile an der Muttervereinigung hält oder die Mehrheit der Stimmrechte an dieser kontrolliert. Aber auch ein umfassendes Veto- oder Widerspruchsrecht gegen Entscheidungen der Mitglieder-, Haupt- oder Gesellschafterversammlung sowie diesen gleichgestellte Verhinderungsrechte können zu einem beherrschenden Einfluss der Muttervereinigung und damit zu einer mittelbaren wirtschaftlichen Berechtigung bei der Tochtervereinigung führen. Das ist insbesondere der Fall, wenn die natürliche Person über diese Rechte die Muttervereinigung faktisch kontrolliert oder deren Transaktionen letztlich veranlasst. Maßgeblich sind hierbei die Umstände des Einzelfalls.
Erfüllt keine natürliche Person die vorgenannten Voraussetzungen eines wirtschaftlich Berechtigten nach § 3 Abs. 1 GwG oder § 3 Abs. 2 Satz 1 bis 4 GwG, oder ist die Ermittlung eines wirtschaftlich Berechtigten auch nach Durchführung umfassender Prüfungen nicht möglich, so hat die mitteilungspflichtige Vereinigung alle Mitglieder des vertretungsberechtigten Organs (zum Beispiel die Geschäftsführer einer GmbH) als sogenannte fiktiv wirtschaftlich Berechtigte nach § 3 Abs. 2 Satz 5 GwG in das Transparenzregister einzutragen.
Nach erstmaliger Eintragung müssen sodann laufend alle etwaigen Änderungen bezüglich der wirtschaftlich Berechtigten dem Transparenzregister mitgeteilt werden.
Umstellung auf Vollregister zum 01.08.2021
Trotz der seit Oktober 2017 bestehenden Mitteilungspflicht führte das Transparenzregister bislang ein Schattendasein. Der Grund hierfür war, dass die vormals geltende Mitteilungsfiktion nach § 20 Abs. 2 GwG a.F. zahlreiche Unternehmen von ihrer Mitteilungspflicht befreite. Die Mitteilungspflicht galt danach als erfüllt, wenn sich die notwendigen Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten beispielsweise aus im Handelsregister zugänglichen Angaben oder der elektronisch abrufbaren Gesellschafterliste ergaben. Eine Eintragung der wirtschaftlich Berechtigten in das Transparenzregister konnte demnach bei einer Vielzahl der mitteilungspflichten Vereinigungen unterbleiben.
Dies änderte sich mit der zum 01.08.2021 erfolgten Umstellung des ursprünglich nur als Auffangregister konzipierten deutschen Transparenzregisters auf ein sogenanntes Vollregister. Um das zu erreichen, ist mit dem Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz die Mitteilungsfiktion von § 20 Abs. 2 GwG a.F. ersatzlos gestrichen worden. Dies hatte zur Folge, dass ab dem 01.08.2021 alle transparenzpflichtigen Gesellschaften verpflichtet sind, ihre wirtschaftlich Berechtigten aktiv in das Transparenzregister einzutragen. Sonderregelungen bestehen lediglich für Vereine (vgl. § 20a GwG).
Ablauf der Übergangsfristen für Mitteilungen an das Transparenzregister
Vor dem Hintergrund des Mehraufwands, der für die transparenzpflichtigen Gesellschaften aus der nunmehr unvermeidbaren Mitteilung an das Transparenzregister resultiert, hatte der Gesetzgeber Übergangsfristen eingeräumt. Danach konnten Vereinigungen, die bis zum 31.07.2021 von der Mitteilungsfiktion profitiert hatten, die erforderliche Mitteilung an das Transparenzregister nachholen. In Abhängigkeit der Rechtsform der transparenzpflichtigen Gesellschaft bestand diese Möglichkeit bis spätestens zum Ende des Jahres 2022 (vgl. § 59 Abs. 8 GwG). Daher mussten spätestens ab dem 01.01.2023 alle juristischen Personen des Privatrechts und alle eingetragenen Personengesellschaften die Mitteilung ihrer wirtschaftlich Berechtigten an das Transparenzregister vorgenommen haben.
Drohende Bußgelder ab April 2023
Zur effektiven Durchsetzung der Transparenzregisterpflichten hat der Gesetzgeber Verstöße gegen die Mitteilungspflicht als Ordnungswidrigkeit ausgestaltet. Dies gilt insbesondere für den Fall einer unterbliebenen, nicht rechtzeitigen, falschen oder unvollständigen Mitteilung an das Transparenzregister. Für die von der Neuregelung betroffenen Gesellschaften wurden weitere Übergangsregelungen vorgesehen, wonach die Bußgeldvorschriften für die mitteilungspflichtigen Gesellschaften, die bis zum 31.07.2021 von der Mitteilungsfiktion profitiert hatten, vorübergehend keine Anwendung finden.
Diese (weiteren) Übergangsfristen verstreichen beginnend ab April 2023 und enden in Abhängigkeit der Rechtsform der transparenzpflichtigen Gesellschaft bis spätestens zum Ende des Jahres 2023 (vgl. § 59 Abs. 9 GwG). Die Aussetzung der Bußgeldvorschriften gilt:
- für eine AG, SE und KGaA bis zum 31.03.2023,
- für eine GmbH, Genossenschaft, Europäische Genossenschaft und Partnerschaft bis zum 30.06.2023 sowie
- für alle anderen Rechtsformen (zum Beispiel KG, OHG) bis zum 31.12.2023.
Mit Ablauf dieser Übergangsfristen können Verstöße gegen die Mitteilungspflicht mit einer Geldbuße von bis zu 150.000 Euro geahndet werden. Bei schwerwiegenden, wiederholten oder systematischen Verstößen können sogar Bußgelder von bis zu 1 Million Euro und darüber hinaus festgesetzt werden. Zusätzlich werden bestandskräftige und unanfechtbare Entscheidungen, die ein Bußgeld von 200 Euro überschreiten, unter Angabe der Ordnungswidrigkeit und der für die Zuwiderhandlung verantwortlichen natürlichen bzw. juristischen Personen oder Personenvereinigung für fünf Jahre auf der Internetseite des Bundesverwaltungsamts veröffentlicht (sogenanntes Naming and Shaming, vgl. § 57 GwG).
Praxishinweise
Zu erwarten ist, dass das zuständige Bundesverwaltungsamt die Erfüllung der Mitteilungspflichten in naher Zukunft systematisch prüfen und Verstöße mit Bußgeldern ahnden wird.
In Anbetracht der empfindlichen Bußgelder, die bei Verstößen gegen die Mitteilungspflicht drohen, sollten daher alle transparenzpflichtigen Gesellschaften kurzfristig prüfen, ob eine Mitteilung ihrer wirtschaftlich Berechtigten an das Transparenzregister zutreffend erfolgt und diese noch aktuell ist. Ist dies nicht der Fall, müssten die notwendigen Angaben schnellstmöglich nachgeholt beziehungsweise korrigiert werden.
Zu beachten ist insoweit vor allem, dass die derzeit noch laufenden Übergangsfristen nur dann greifen, wenn es sich um eine Vereinigung handelt, die in der Vergangenheit rechtmäßig von der Mitteilungsfiktion profitiert hat. Dies sollte im Einzelfall überprüft werden. Hätte hingegen eine Mitteilung der wirtschaftlich Berechtigten an das Transparenzregister bereits erfolgen müssen, sind Verstöße bereits jetzt schon bußgeldrechtlich ahndbar (und werden gegenwärtig auch vom Bundesverwaltungsamt entsprechend geahndet). Insbesondere gilt das für die ab dem 01.08.2021 neugegründeten Gesellschaften, die keinesfalls von der vormals geltenden Mitteilungsfiktion Gebrauch machen konnten.
Zudem ist in der Praxis zu beobachten, dass die (richtige) Bestimmung der wirtschaftlich Berechtigten gerade bei komplexen Beteiligungsstrukturen innerhalb einer Gruppe und/oder bei Sonderkonstellationen, wie etwa bestehenden Pool-, Stimmbindungs-, Treuhand- oder Konsortialvereinbarungen, Probleme bereitet und zu Rechtsunsicherheiten und Fehleinschätzungen der mitteilungspflichtigen Marktakteure führt. Insoweit werden oftmals zu Unrecht fiktiv wirtschaftlich Berechtigte in das Transparenzregister eingetragen, obwohl tatsächlich wirtschaftlich Berechtigte existieren. Auch die bei Stiftungen, Trusts und vergleichbaren Rechtsgestaltungen geltenden Sonderregelungen für die Bestimmung der wirtschaftlich Berechtigten (vgl. § 3 Abs. 3 GwG) werden häufig nicht beachtet, was zu Fehleintragungen führt. Aufgrund der zahlreichen Auslegungsfragen des Geldwäschegesetzes, die im Zusammenhang mit der Bestimmung der wirtschaftlich Berechtigten bestehen, verwundert dies zwar nicht, ändert jedoch nichts an dem Sanktionsrisiko. Angesichts der Tatsache, dass Bußgelder nicht nur bei einer unterbliebenen, sondern auch bei einer falschen oder unvollständigen Mitteilung an das Transparenzregister drohen, sollte daher die insoweit ebenfalls verantwortliche Geschäftsführung im Zweifelsfall Rechtsrat bei der Bestimmung des wirtschaftlich Berechtigten sowie der erforderlichen Eintragungen im Transparenzregister einholen.
