Ab dem 17.12.2021 kommt die neue EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern

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Die Inhalte der EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern stoßen bei europäischen Complianceverantwortlichen auf große Zustimmung. Dennoch erfüllt bisher nur jedes siebte Unternehmen in Deutschland alle Anforderungen der neuen Regulierung, die am 17.12.2021 in Kraft tritt. Das geht aus dem „Whistleblowing Report 2021“ hervor, den die Fachhochschule Graubünden und die EQS Group erhoben hat. Die internationale Studie untersuchte über 1.200 Unternehmen in Deutschland, Frankreich, Großbritannien und der Schweiz. Dabei lag das Hauptaugenmerk vor allem darauf, inwieweit Unternehmen von Missständen betroffen sind und wie Meldestellen als Instrument zur Prävention und Aufdeckung von Missständen genutzt werden. Besonders bemerkenswert ist dabei, dass nur wenige Monate vor dem Inkrafttreten der Richtlinie viele Unternehmen noch nicht ausreichend vorbereitet sind. „Diese Unternehmen sollten nun die verbleibende Zeit nutzen, um ein effizientes Meldesystem einzuführen, das ihre Prozesse und Compliancekultur stärkt“, meint Professor Dr. Christian Hauser von der Fachhochschule Graubünden. Er ist als Projektleiter verantwortlich für den Report.

Mehr als ein Drittel der Unternehmen von Missständen betroffen

Bisher verfügen knapp 74% der Unternehmen in Deutschland mit mehr als 249 Mitarbeitern über eine Meldestelle als Instrument zur Prävention und Aufdeckung von Missständen und erfüllen damit eine der zentralen Anforderungen der EU-Whistleblower-Richtlinie. Bei den kleinen und mittleren Unternehmen (20 bis 249 Mitarbeiter) liegt der Anteil dagegen erst bei etwa 44%.

Funktionierende Meldesysteme sind wichtig, weil viele Unternehmen von illegalem und unethischem Verhalten betroffen sind. In Deutschland war dies 2020 bei etwas mehr als 37% der Unternehmen der Fall. Das waren mehr als in Großbritannien (35,8%), Frankreich (32,8%) oder der Schweiz (32,5%). Den finanziellen Schaden, der durch die Missstände zustande kommt, beziffert gut ein Viertel der betroffenen deutschen Unternehmen mit mehr als 100.000 Euro.

Whistleblower sind hilfreich

Wie wertvoll Whistleblower für Gesellschaft und Unternehmen sind, zeigen die zahlreichen Skandale in Wirtschaft und Politik, die oftmals erst durch Hinweisgeber aufgedeckt werden konnten. Der „Whistleblower Report“ belegt diesen Nutzen ebenfalls:

Laut der Studie sind die Meldungen, die durch Mitarbeiter bzw. Externe eingehen, nützlich. In Deutschland haben gut 60% der Unternehmen mindestens eine Meldung zu verzeichnen. Davon sind gut 44% relevant. Die meisten relevanten Meldungen beziehen sich auf die geschäftliche Integrität (23,5%), Human Resources, Diversität und den Respekt am Arbeitsplatz (knapp 22%) sowie das Rechnungswesen oder die Wirtschaftsprüfung und Finanzberichterstattung (gut 17%). Mit Meldestellen decken fast 40% der befragten deutschen Unternehmen über 80% der finanziellen Schäden eines Missstands auf. Bei einem weiteren guten Drittel der Meldungen werden immerhin 40% bis 80% des finanziellen Schadens aufgedeckt.

Hinzu kommt der weitere Nutzen interner Meldestellen. In Deutschland nennen die befragten Unternehmen vor allem das bessere Verständnis von Compliance bei den Mitarbeitern, die verbesserten Complianceprozesse und ein integreres Verhalten sowie eine höhere Zufriedenheit bei Mitarbeitern.

Missbräuchliche Hinweise sind die Ausnahme

Der Report widerlegt außerdem das alte Vorurteil, Meldestellen würden Missbrauch oder Denunziantentum fördern. In Deutschland hatte nur jede zehnte Meldung nicht wahrheitsgemäße oder denunziatorische Inhalte. Selbst bei den Unternehmen, die anonyme Hinweise erlauben, lag der Wert nicht höher. „Unternehmen sollten deshalb anonyme Meldungen zulassen, ansonsten laufen sie Gefahr, dass wichtige Hinweise auf Rechtsverstöße sie nicht oder nur verspätet erreichen“, erklärt Marcus Sultzer, Mitglied des Vorstands der EQS Group. In Deutschland können bereits bei etwas mehr als 73% der Meldestellen Hinweise anonym eingereicht werden. In der Schweiz (57,1%), Großbritannien (55,3%) und Frankreich (48,8%) sind es deutlich weniger. Deutschland ist Vorreiter bei den anonymen Meldesystemen.

Corona-bedingte Entlassungen erhöhen Wahrscheinlichkeit von Missständen

Der Report untersucht außerdem die Auswirkungen der Coronapandemie auf die Meldebereitschaft. Im vergangenen Jahr erhielten die europäischen Unternehmen mit Meldestelle im Schnitt 34 Hinweise. Das bedeutet einen deutlichen Rückgang gegenüber dem Jahr 2018: Damals waren es 52. Basierend auf den Befunden anderer Studien, lässt sich daraus ableiten, dass die Pandemie zu Störungen bei den Prozessen und Strukturen im Zusammenhang mit Meldestellen geführt haben könnte. Wenn Unternehmen Corona-bedingt Mitarbeiterstellen abbauen mussten oder verstärkt per Home-Office (mehr als 66%) arbeiteten, kam es zu mehr Meldungen. Auch war bei diesen Unternehmen die Wahrscheinlichkeit höher, überhaupt von Missständen betroffen zu sein.

Mit der Meldestelle zum Whistleblowingmanagement

Aus dem „Whistleblowing Report 2021“ lassen sich unterschiedliche Best Practices zur Einführung von Whistleblowingprozessen im Unternehmen ableiten. Dazu gehören zum einen organisatorische und rechtliche Entscheidungen, wie die Ernennung einer unabhängigen Ansprechperson zu Whistleblowingthemen mit umfangreichen Kompetenzen (etwa Wahrung der Vertraulichkeit des Hinweisgebers – auch gegenüber der Geschäftsleitung) oder das Verbot von Repressalien; zum anderen die kommunikative Begleitung des Whistleblowingprogramms durch regelmäßige Schulungen und Informationsangebote sowie Befragungen zu Verbesserungspotentialen. Gerade mit Blick auf die Best Practices zur konkreten Umsetzung der Whistleblowingprozesse zeigt sich, dass insbesondere webbasierte Hinweisgebersysteme die komplexen Anforderungen am besten abbilden können. Sie ermöglichen es Unternehmen, unabhängig von der Größe, die Anonymität der Hinweisgeber zu wahren, und bieten sichere Kommunikationswege zwischen Complianceverantwortlichen und den Hinweisgebern an.

Die EU-Richtlinie zum Hinweisgeberschutz ist eine Chance, ein effektives Whistleblowingmanagement in den Unternehmen zu implementieren, eine wertebasierte Unternehmenskultur zu fördern, interne Missstände aufzudecken sowie finanzielle Risiken und Reputationsschäden nachhaltig zu verhindern.

helene.blumer@eqs.com

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