Internal Investigations aus arbeits- und strafrechtlicher Sicht

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Nicht selten werden durch (anonyme) Hinweise von Mitwissern oder Mittätern sogenannte Internal Investigations ausgelöst, da mögliche Complianceverstöße, insbesondere Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten, vorliegen könnten. Das Unternehmen hat dann nicht nur ein Interesse daran, sondern auch die Pflicht, diesem Verdacht umgehend nachzugehen und den Verdachtssachverhalt intern aufzuklären. Das nun bald in Kraft tretende Hinweisgeberschutzgesetz wird unter anderem die Grundsätze des internen Meldeverfahrens, den Verschwiegenheitsschutz und den Schutz des Whistleblowers regeln. Es ist daher nicht auszuschließen, dass es zukünftig vermehrt zu Hinweisen kommen wird.

Nur, wie werden solche Internal Investigations geführt? Ein dies festlegendes abschließendes Regelwerk gibt es bis dato nicht. Wichtig für Unternehmen ist es daher, sich intern durch klare, interne Prozessstrukturen darauf einzustellen, um nicht später im Fall des Whistleblowings überrascht und „überrannt“ zu werden. Dies vorausgeschickt, haben wir einige Grundsätze zusammengestellt, die es bei einer solcher internen Investigation zu beachten gilt.

Das leidige Thema Verdachtsgrad

Ein erster Stolperstein, dem sich Unternehmen häufig gegenübersehen, ist die Frage nach der Aufgriffsschwelle beziehungsweise dem Verdachtsgrad. Immer wieder werden Untersuchungen deshalb nicht begonnen, weil der Verdacht nicht ausreichend scheint. Beim Ablehnen einer Untersuchung ist jedoch besondere Sorgfalt geboten, denn grundsätzlich muss der Verantwortliche erst einmal jeden Hinweis ernst nehmen und den Sachverhalt aufklären, sofern sich ein Anfangsverdacht ergibt, das heißt, tatsächliche Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass es zu einem Rechtsverstoß gekommen ist.

Dabei ist es häufig sinnvoll, sich am Begriff des Anfangsverdachts nach § 152 Abs. 2 StPO zu orientieren. Dagegen wird häufig eingewandt, dass man den Unternehmen damit Ermittlungszwänge analog einer Staatsanwaltschaft aufbürde. Daher wird gelegentlich verlangt, danach zu fragen, ob der in Frage stehende Rechtsverstoß mit schädigenden Auswirkungen für das Unternehmen einhergeht, die nicht lediglich geringfügig sind. Allerdings ist eine solche Sichtweise mit Vorsicht zu genießen, da sich der Umfang und die Auswirkung von Rechtsverstößen häufig erst ganz am Ende einer Untersuchung ergeben. Hier bereits – prognostisch – Fälle auszusortieren fällt angesichts der Pflichten, die die Verantwortlichen zur Schadensabwehr treffen, eher schwer.

Großer Kreis mit klaren Verantwortlichkeiten

Manchmal mag schon gar nicht klar sein, wer eigentlich für die Durchführung von internen Untersuchungen die Hoheit im Unternehmen hat. Auch ist nicht klar definiert, wie ein Hinweis genau abgearbeitet werden soll, wer wann genau zu involvieren ist. So können unterschiedliche Verstöße unterschiedliche Mitteilungspflichten gegenüber externen Behörden auslösen, was wiederum bedingt, dass vorher die jeweils intern Verantwortlichen über die entdeckten Rechtsverstöße zu informieren und vor allem erst einmal in die Untersuchung einzubeziehen sind. Die Zahl dieser Personen kann je nach Fall variieren. So sind neben dem Complianceverantwortlichen häufig die jeweiligen Leiter Recht, Steuern, Presse, Investor-Relations, Datenschutz und andere mit einzubeziehen. Je größer der Kreis wird, desto wichtiger ist es umgekehrt, genau zu wissen, wer die Untersuchung führt. Die notwendige Einbeziehung darf nicht dazu führen, dass die Untersuchung mangels Führung aus dem Ruder läuft.

Kündigungsfristen

Dem für die Aufnahme des Verdachts Verantwortlichen sollten die von den Arbeitsgerichten entwickelten Grundsätze zur Vorbereitung einer fristlosen oder ordentlichen Kündigung bekannt sein. Denn wie beispielsweise in überschaubarer Zeit aufgeklärt wird, ob eine Abmahnung erforderlich ist, wann die Frist des § 626 II BGB für den Ausspruch der fristlosen Kündigung beginnt und nach welchen Regeln der Arbeitnehmer im Fall eines dringenden Verdachts angehört werden muss, sind zumeist die Fragen, die sich stellen und in der Planung der Internal Investigation eine wesentliche Rolle spielen. Dies wird zumeist in der Praxis bei komplexen Sachverhalten und bei Verdacht auf Straftaten eine besondere Herausforderung, da in sehr kurzer Zeit viele Dokumente ausgewertet, E-Mails überprüft und Dutzende Interviews geführt werden müssen, der Betriebsrat vor Ausspruch der Kündigung noch angehört werden muss, und das alles unter Berücksichtigung der zweiwöchigen Frist nach Kenntnis des für die außerordentliche Kündigung ermittelten Sachverhalts. Dies erfordert ein von Anfang an klar durchstrukturiertes Zeit- und Prozessmanagement, und das in Kenntnis der zu beachtenden rechtlichen Themen.

Befragungsteam – rechtliche Rahmenbedingungen

Eines der wichtigen und effektivsten Untersuchungsinstrumente ist in der Praxis die Befragung. Wichtig für Erfolg oder Misserfolg sind die Qualifikationen und Erfahrungen der Personen, die die Befragungen durchführen. Daher sollte nicht nur vorab festgelegt werden, welche Abteilung mit der Aufklärung der Complianceverstöße sowie der damit verbundenen Durchführung von Befragungen beauftragt wird, sondern auch, ob bestimmte Teilaktivitäten an Externe (zum Beispiel zum Schutz der eigenen Mitarbeiter) ausgelagert werden.

Gerade um eine spätere Verwertbarkeit der Informationen vor Gericht zu gewährleisten, sollte das Untersuchungsteam die rechtlichen Rahmenbedingungen kennen. So sind etwa bei der Durchsuchung von E-Mail-Accounts datenschutzrechtliche Besonderheiten zu berücksichtigen. Häufig ist auch die Auswertung privater E-Mails im Rahmen von Complianceuntersuchungen mitbestimmungspflichtig, da diese etwa Rückschlüsse auf das Verhalten der Mitarbeiter im Betrieb zulassen. Es sind hierbei und auch schon bei der Vorbereitung zudem Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats zu beachten. Diese gilt es zu kennen.

Die Befragungen

Die Befragung von Mitarbeitern ist aus taktischer Sicht richtig hintereinander zu reihen. Zeugen sollten möglichst vor Verdächtigten befragt werden, um so schon viele Erkenntnisse gesammelt zu haben, die man dem Verdächtigten im Gespräch vorhalten kann. Die Befragung ist am besten in einem neutralen Konferenzraum oder Büro durchzuführen.

Befragungen sollten durch mindestens zwei Personen durchgeführt werden, und die Person des Befragers und des Protokollanten sind vorher zu bestimmen. Ziel ist es, die Aussagen der Befragung beweiskräftig festzuhalten. Daher sollte ein möglichst wortgenaues Protokoll, bezogen auf Fragen und Antworten, erstellt werden.

Ein Befragungsteam sollte alle Befragungen führen, um Kenntnis über alle getätigten Aussagen zu haben und mögliche Inkonsistenzen und Widersprüche zu erkennen und anzusprechen. Häufig werden Befragungen an verschiedenen Orten oder auch zur gleichen Zeit stattfinden. Entsprechend ist das Befragungsteam personell zusammenzustellen.

Fragenkatalog und Unterlagen

Zur Vorbereitung der Befragung sollte der zu ermittelnde Sachverhalt eingegrenzt werden. Die Themenblöcke sind vorab zu strukturieren und mit Fragenkatalogen für die Gespräche vorzubereiten. Notwendige, dem Mitarbeiter vorzulegende Dokumente sind griffbereit in der Befragung vorzuhalten. Die Fragen sind neutral und sachlich zu stellen. Dabei ist eine Abwägung zwischen dem Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers und dem Informationsinteresse des Arbeitgebers relevant und sollte bei dem Fragenkatalog schon mitberücksichtigt werden.

Durchführung/Interview

Spezifische Kodifikationen wie die Strafprozessordnung (StPO) gelten nicht. Interne Untersuchungen sollten aber einen hohen und zweckmäßigen Standard einhalten, das Unternehmen darf sich keiner verwerflichen Einwirkungen und ordnungswidrigen Methoden, welche in § 136 a StPO für das Strafverfahren dargestellt sind, bedienen. Bei einer Befragung sollte der Mitarbeiter nicht eingeschüchtert, nicht getäuscht, nicht bedroht und nicht zur Auskunft gezwungen werden.

Fazit

Interne Untersuchungen bergen zahlreiche Fehlerquellen, die teilweise desaströse Auswirkungen haben können. Eine genaue Vorbereitung – rechtlich wie organisatorisch – ist daher essentiell, um im Fall der Fälle keine Fehler zu machen. Planen Sie Untersuchungen vorab, regeln sie Zuständigkeiten, Einbeziehungspflichten und Ablauf vorab.

 

anke.freckmann@osborneclarke.com

lars.kutzner@osborneclarke.com

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