Fallstricke für Gesellschafter und Geschäftsführer bei streitigen Gesellschafterversammlungen (Teil 1)

Von Dr. Thomas Bunz, Dr. Robert Fischer und Dr. Tilman Steinert

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Die teils strengen formalen Anforderungen an die Ladung zu und das Abhalten von Gesellschafterversammlungen werden in der Praxis häufig nicht weiter beachtet. Der Gesellschaftsvertrag mit seinen Vorgaben zur Gesellschafterversammlung wird nicht als „Handbuch“ für das Wirken von Gesellschaftern und Geschäftsführern begriffen, sondern findet nach Errichtung der Gesellschaft oftmals den Weg in die Schublade. Dort fristet er sein Dasein, so lange alle Gesellschafter an einem Strang ziehen. Kommt es sodann allerdings zu Unstimmigkeiten im Gesellschafterkreis, wird plötzlich auf jede noch so kleine Formalie größter Wert gelegt, um etwa Ausschließungsgründe für missliebige Gesellschafter oder Abberufungsgründe für Geschäftsführer zu provozieren. Die Nichtbeachtung der formalen Vorgaben zur Einberufung und Abhaltung von Gesellschafterversammlungen kann aber auch bei einem späteren Unternehmensverkauf weitreichende Konsequenzen haben, etwa weil wichtige Beschlüsse nichtig sind.

Oft sind Fehler vermeidbar und beruhen auf einem fehlenden Problembewusstsein. Ein solches zu schaffen  ist die Absicht der Autoren dieser Beitragsreihe. Teil 1 widmet sich dem Vorfeld der Gesellschafterversammlung. Die Fortsetzungen werden das Augenmerk auf die Gesellschafterversammlung selbst (Teil 2) sowie auf den Nachgang zur Versammlung (Teil 3) legen. Konzentrieren werden wir uns dabei auf die Situation bei der GmbH, da die einschlägigen Regelungen der §§ 47 ff. GmbHG regelmäßig auch bei Personengesellschaften qua Gesellschaftsvertrag für entsprechend anwendbar erklärt werden.

Die Einberufung

In harmonischen Zeiten oft „nonchalant“ gehandhabt, kann der Geschäftsführer bereits bei der Einberufung zu einer Gesellschafterversammlung erste nachhaltige Fehler begehen.

Ladung sämtlicher Gesellschafter

Einzuladen sind zur Gesellschafterversammlung ausnahmslos sämtliche Gesellschafter. Maßgeblich ist insoweit bei der GmbH die aktuelle Gesellschafterliste, da diese die alleinige Legitimationsbasis für die Ausübung der Gesellschafterrechte ist (vgl. § 16 I 1 GmbHG). Auch der (materiell unter Umständen wirksam) ausgeschlossene Gesellschafter ist aufgrund der Legitimationswirkung der Gesellschafterliste weiterhin zu Gesellschafterversammlungen zu laden und verfügt über seine Gesellschafterrechte, solange die beim Handelsregister hinterlegte Gesellschafterliste nicht korrigiert wurde.

Die Einladung an die Gesellschafter ist gemäß § 51 I 2 GmbHG zu „bewirken“, der tatsächliche Zugang der Ladung ist für die ordnungsgemäße Einberufung einer Gesellschafterversammlung nicht erforderlich.

Form

Die Einberufung erfolgt „mittels eingeschriebener Briefe“ (§ 51 I 1 GmbHG), also per Einschreiben.

Lange Zeit galt hier die herrschende Auffassung, dass nur das Übergabe-Einschreiben sowie die weiteren strengeren Formen ein „Einschreiben“ im Sinne von § 51 I 1 GmbHG seien. Das erst 1997 – und damit über 100 Jahre nach Inkrafttreten des GmbH-Gesetzes – eingeführte Einwurf-Einschreiben sei daher zur Einberufung einer Gesellschafterversammlung nicht ausreichend. Denn ein Einwurf-Einschreiben sei nicht geeignet, den Nachweis der Ladung in gleicher Weise sicherzustellen, da allein der „Einwurf“ in den Briefkasten dokumentiert, die Übergabe ansonsten aber nicht weiter sichergestellt werde.

Jüngst hat der BGH (II ZR 299/15) zur Kaduzierung eines Geschäftsanteils entschieden, dass das Einwurf-Einschreiben dem Übergabe-Einschreiben zumindest (!) gleichwertig sei und dementsprechend zur Einhaltung der formellen gesetzlichen Vorgaben ausreiche. Überraschend wäre es vor diesem Hintergrund, wenn der BGH bei der Einberufung einer Gesellschafterversammlung zu einer anderen Bewertung käme. Die inzwischen wohl überwiegende Auffassung im Schrifttum teilt diese Einschätzung.

Neben der Übermittlung der Ladung durch Einschreiben bieten sich in bestimmten Fällen auch andere Übermittlungsformen an: Wohnen die Gesellschafter in örtlicher Nähe zur Gesellschaft, erscheint eine Versendung der Einladung zur Gesellschafterversammlung als Förmelei. Hier liegt eine persönliche Übergabe nah. Gleiches gilt, wenn man den (strenggenommen nicht erforderlichen) Zugang der Einladung gerade bei streitigen Gesellschafterversammlungen sicherstellen möchte. Es stellt sich die Frage, ob eine persönliche Übergabe der Einladung an den Gesellschafter genügt, wenn hierzu eine Aussage im Gesellschaftsvertrag fehlt.

Ohne eine Empfangsquittung ist dies wohl zu verneinen, da andernfalls der Nachweis der Ladung im Streitfall nicht gelingen könnte. Bei Übergabe gegen Empfangsquittung ist der Schutzzweck einer Ladung mittels Einschreiben an sich gewahrt. Höchstrichterliche Rechtsprechung hierzu besteht indes nicht. Bei sensiblen Gesellschafterversammlungen sollte daher lieber auf Nummer Sicher gegangen und der Versand per Einschreiben gewählt werden.

Gerade jüngeren Gesellschaftern mag die Einladung zu einer Gesellschafterversammlung mittels Einschreiben nicht zeitgemäß erscheinen. Da die Vorschriften zur Einberufung weitgehend dispositiv sind, kann der Gesellschaftsvertrag die Einberufung erleichtern und etwa die Einladung zu einer Gesellschafterversammlung auch durch elektronische Kommunikationsmittel (E-Mail) zulassen, sollte dann aber zur Vermeidung von Rechtsunsicherheiten auch den Fristbeginn bestimmen (etwa die Absendung der E-Mail).

Praxistipp: Sofern im Gesellschaftsvertrag nichts Abweichendes geregelt ist, kann die Einberufung einer Gesellschafterversammlung per Einwurf-Einschreiben erfolgen. Klarstellende Regelungen im Gesellschaftsvertrag sind hierzu empfehlenswert, ebenfalls, ob eine Einberufung gegen Empfangsquittung oder auf digitalem Wege möglich sein soll.

Ladungsfrist

Gemäß § 51 I 2 GmbHG beträgt die Ladungsfrist eine Woche. Die Frist beginnt mit dem Tag zu laufen, an dem die Einladung bei ordnungsgemäßer Zustellung dem letzten Gesellschafter unter normalem Lauf der Dinge zugegangen wäre (im Inland ein bis drei Tage nach Aufgabe zur Post). Der Tag der Versammlung ist dabei in die Wochenfrist nicht mit einzurechnen, so dass das Ende der Wochenfrist vor dem Tag der Versammlung liegen muss.

Beispiel: Die Gesellschafterversammlung soll am Freitag, den 18. August 2017 stattfinden. Das letzte Einberufungsschreiben muss damit am Donnerstag der Vorwoche, also am 10. August, bewirkt worden sein.

Bei der gesetzlichen Wochenfrist handelt es sich um eine Mindestfrist, die nicht unterschritten werden darf. Häufig wird in Gesellschaftsverträgen eine Ladungsfrist von zwei oder drei Wochen vereinbart. Aufgrund der in der Praxis immer wieder festzustellenden Unsicherheiten bei der Fristberechnung ist eine abweichende Regelung im Gesellschaftsvertrag auch in der Regel zu empfehlen.

Praxistipp: Zur Vermeidung von Unsicherheiten beim Fristbeginn und Fristende der Ladung kann eine Regelung sinnvoll sein, nach welcher die Frist mit Absendung der Einladung beginnt und der Tag der Versammlung bei der Berechnung der Frist nicht mitzählt. Die gesetzliche Ladungsfrist sollte im Gesellschaftsvertrag auf zwei oder drei Wochen verlängert werden.

Tagesordnung

Einen weiteren Streitpunkt bilden zumeist die einzelnen Tagesordnungspunkte. In der Praxis stellt sich hier regelmäßig die Frage, ob und, wenn ja, wie konkret die einzelnen Tagesordnungspunkte bereits mit der Einladung zur Gesellschafterversammlung mitgeteilt werden sollen.

Das Gesetz gibt in § 51 II GmbHG lediglich vor, dass der „Zweck der Versammlung […] bei der Berufung angegeben werden“ soll. Zwingend ist die Mitteilung der Tagesordnung mit der Einladung zur Gesellschafterversammlung daher nicht, wie auch aus § 51 IV GmbHG folgt, wonach die Beschlussgegenstände mindestens drei Tage vor der Versammlung angekündigt werden müssen. Da eine solch kurzfristige Ankündigung der Gegenstände der Tagesordnung häufig aus gutem Grund nicht gewollt ist und im Einzelfall auch zur Anfechtbarkeit der entsprechenden Beschlüsse mangels adäquater Vorbereitungszeit führen kann, ist in Gesellschaftsverträgen typischerweise geregelt, dass die Tagesordnung mit der Einladung mitgeteilt werden muss. Im Übrigen gelten für die Berechnung der Frist der Mitteilung der Tagesordnung die gleichen Form- und Fristvorgaben wie zur Einberufung der Gesellschafterversammlung.

Die einzelnen Beschlussgegenstände müssen nach allgemeinem Grundsatz so detailliert bezeichnet werden, dass sich der Empfänger ohne Rückfragen ein so genaues Bild machen kann, dass er weiß, worüber verhandelt und Beschluss gefasst werden soll, und sich darauf vorbereiten kann. Konkrete Beschlussvorschläge oder Anträge sind nicht erforderlich, aber gerade bei streitigen Gesellschafterversammlungen zur Vermeidung von Fehlern oder Unsicherheiten im Eifer des Gefechts empfehlenswert.

Ebenso wie Gesellschafter mit einer Beteiligung von mindestens 10% des Stammkapitals die Einberufung einer Gesellschafterversammlung verlangen können (§ 50  I GmbHG), haben sie das Recht, die Tagesordnung zu ergänzen. Dieses Recht spielt bei streitigen Gesellschafterversammlungen eine wichtige Rolle, werden doch meist gegenseitig Vorwürfe erhoben. Für das Ergänzungsverlangen, das an die Gesellschaft zu richten ist, bestehen keine besonderen Formvorschriften. Das Ergänzungsverlangen ist aber so rechtzeitig zu stellen, dass die Dreitagesfrist zur Ankündigung der Tagesordnung noch gewahrt werden kann. Bei streitigen  Gesellschafterversammlungen, bei welchen die Tagesordnungen üblicherweise zahlreiche Punkte vorsehen, sollten das Ergänzungsverlangen stets begründet und die Dringlichkeit dargelegt werden. So wird der Geschäftsführer in die Lage versetzt, auf die (drohende) Überlastung zu reagieren und gegebenenfalls das Ergänzungsverlagen zu priorisieren.

Praxistipp: Der Geschäftsführer hat Ergänzungsverlangen der Gesellschafter ernst zu nehmen. Er prüft formell die Voraussetzungen des Verlangens; ein materielles Prüfungsrecht wird ihm verbreitet nicht zugestanden. Auch „krude“ Beschlussanträge sollte der Geschäftsführer daher in der Regel wörtlich übernehmen.

Ort und Termin der Versammlung

Das GmbH-Gesetz regelt nicht ausdrücklich, wo die Gesellschafterversammlung stattzufinden hat. Fehlt eine Regelung hierzu im Gesellschaftsvertrag, so hat die Gesellschafterversammlung grundsätzlich am „Sitz der Gesellschaft“ stattzufinden (§ 121 V 1 AktG analog). „Sitz“ meint hier nicht zwingend die Geschäftsräume der Gesellschaft; auch die Abhaltung in einer anderen Räumlichkeit in der Gemeinde, in der die Gesellschaft ihren Sitz hat, ist grundsätzlich zulässig.

Sofern die Gesellschafterversammlung an einem anderen Ort als in den Geschäftsräumen der Gesellschaft stattfinden soll, ist zur Vermeidung einer Anfechtbarkeit der gefassten Beschlüsse darauf zu achten, dass ein „neutraler“ Ort gewählt wird, welcher das Teilnahmerecht der Gesellschafter nicht beeinträchtigt, etwa weil er unzumutbar ist. So kann die strategische Überlegung, eine streitige Gesellschafterversammlung an einem Ort abzuhalten, welcher den missliebigen Gesellschafter zusätzlich unter Druck setzen soll, nach hinten losgehen.

Der Einberufende ist bei der Wahl des Termins der Gesellschafterversammlung vorbehaltlich der Beachtung der Ladungsfristen grundsätzlich frei. Weiß er allerdings, dass an einem Termin ein Mitgesellschafter verhindert sein wird und lädt er bewusst zu diesem Termin ein, so handelt er treuwidrig. Aus verschiedenen Gründen kann der Wunschtermin auf einen Sonnabend, Sonntag oder Feiertag fallen. Ob die Einberufung zu einem solchen Zeitpunkt zulässig ist, ist indes umstritten. Gerade bei streitigen Gesellschafterversammlungen oder Beschlussgegenständen mit großer Tragweite sollte in der Regel das daraus folgende Risiko einer Anfechtbarkeit der gefassten Beschlüsse vermieden werden.

Praxistipp: Im Zweifel sollte die Gesellschafterversammlung in der Stadt des Gesellschaftssitzes an einem Bankarbeitstag abgehalten werden.

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