Legal Procurement: Conditio sine qua non

Von Dr. Silvia Hodges Silverstein

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Es war einmal vor nicht (allzu) langer Zeit, da war der Wechsel vom Kanzleianwalt zum Syndikus eine feine Sache: Man musste keine Stunden mehr aufschreiben, man hatte (hoffentlich) ein bisschen mehr Freizeit, und man wurde von den Kanzleien umworben, da man ja nun mandatierte.

In mehr und mehr Unternehmen hat sich diese Situation verändert: Juristische Dienstleistungen sind nicht länger von der gewissenhaften Kostenüberprüfung ausgenommen. In den letzten zehn Jahren brachte der Vorstand die Einkaufsabteilung mit ins Spiel. Meist geschah dies auf Treiben des Finanzbereichs: Von nun an würde die Rechtsabteilung mit dem Einkauf zusammenarbeiten. Die Finanzkrise fungierte hier als Katalysator und beschleunigt die Bildung der „Legal Procurement“-Funktion. Dies ist vor allem in großen Unternehmen mit signifikanten Ausgaben für juristische Dienstleistungen der Fall. Internationale Banken, Versicherungen und Pharmaunternehmen sind dabei an vorderster Front. Ausgaben von weltweit gut über 1 Milliarde Euro sind nicht die Ausnahme. Mittelständler mit relativ geringen Ausgaben für juristische Dienstleistungen involvieren den Einkauf in der Regel nicht.

Was macht eigentlich Legal Procurement?

Legal Procurement prüft, vergleicht und misst. Legal Procurement arbeitet mit Datensätzen und ist bestrebt, objektive Vergleiche zwischen Anbietern zu schaffen. In der Regel sind die Verringerung der Ausgaben sowie die Kostenkontrolle das erklärte primäre Ziel.

Einer der ersten Schritte ist die Sammlung von Informationen über die Ausgaben des Unternehmens: Wie viel wird weltweit für juristische Dienstleistungen ausgegeben? Die Daten werden analysiert und normalisiert, Ausreißer werden herausgenommen. Wenn man Kosten senken, Effizienz steigern und trotzdem gute Qualität haben will, setzt man auf genaue Datenanalysen. In anderen Bereichen, wie zum Beispiel der Medizin, ist dies normal: Krankenhäuser wissen, wie viele Ärzte für eine Herztransplantation benötigt werden, wie viele Krankenpfleger. Sie wissen, wie lange ein Patient zur Rekonvaleszenz braucht. Versicherungen wissen, wie viel die Herztransplantation kostet und wie lange die Operation dauert. Auch wenn jede Operation und jeder Patient „einmalig“ sind, große Datensätze geben durch „The Law of Averages“ Einblicke in und Informationen über das, was man erwarten kann.

Der Einkauf wendet das gleiche Prinzip auf juristische Dienstleistungen an. Darüber hinaus schaut der Einkauf darauf, ob Best Practices und etablierte Prozesse bei der Mandatierung befolgt werden. Aus welchen Gründen wurden die Kanzleien mandatiert? Macht es Sinn aus geschäftlichen Gründen? Der Vorstand erwartet, dass der Einkauf die in anderen Bereichen gewonnene Expertise auch für Rechtsdienstleistungen einsetzt. Wie sonst in anderen wirtschaftlichen Zusammenhängen üblich, soll das Unternehmen hier die richtigen Dienstleistungen zum richtigen Zeitpunkt von der richtigen Kanzlei einkaufen.

Idealerweise nimmt der Einkauf der Rechtsabteilung unliebsame und lästige Arbeiten ab, wie zum Beispiel, Preisverhandlungen oder Rechnungsprüfungen durchzuführen oder den Request for Proposal (RFP) auszuschreiben. Der Syndikus kann sich so auf die juristischen Fragestellungen fokussieren.

Einer aktuellen Studie des internationalen Industrieverbands für Legal Procurement, Buying Legal Council, zufolge arbeitet der Einkauf an folgenden Aktivitäten: Entwicklung von Einkaufskriterien und der Mandatierungsstrategie, Preisverhandlungen und Alternative Fee Arrangements (AFAs), Ausschreibung von RFPs, Datenanalysen (Ausgaben und Kostenanalysen) zur Messung und zum Vergleich von Performance, Evaluierung der RFP-Antworten, Unterweisung der Rechtsabteilung zu den Vorteilen von Legal Procurement, Evaluierung der Kanzleien und anderer Provider vor der Mandatierung, Verhandlung der Geschäftsbedingungen und Versorgung der Rechtsabteilung mit Daten.

Die Einkaufsabteilung ist auch immer mehr involviert im Bereich Supplier-Relationship-Management (SRM) und ist dabei bestrebt, einen höheren Gegenwert von den Kanzleien zu erhalten. Generell ist der Einkauf daran interessiert, dass etablierte Best-Practices-Prozesse befolgt werden. Welche Kanzlei mandatiert wird, entscheidet aber weiter der Syndikus.

Erfolgreiches Legal Procurement

Erfolg im Legal Procurement kommt mit der Zeit. Die erfolgreichsten Legal-Procurement-Manager sind in der Regel die „Veteranen“, die seit fünf oder mehr Jahren mit der Rechtsabteilung zusammenarbeiten. Die 2017 veröffentlichte Buying-Legal-Council-Studie belegt dies deutlich. Einkäufer mit weniger als einem Jahr in ihrer Position erzielten durchschnittlich 4,33 Punkte auf einer Skala von 1 bis 10 (10 war definiert als „am erfolgreichsten“). Einkäufer mit zwei bis vier Jahren lagen bei 5,54, im durchschnittlichen Bereich. Veteranen dagegen erreichten im Schnitt 7,6 – deutlich über dem Durchschnitt, der bei 5,8 Punkten lag. In Bezug auf Einsparungen – eine der wichtigsten Metriken, an denen Legal Procurement gemessen wird, konnte der Einkauf im Durchschnitt 11% Einsparungen erreichen. Veteranen konnten die Ausgaben gar um 15% verringern, manche erreichten sogar 23% Einsparungen. Die Ergebnisse deuten auf relativ schnelle Lernerfolge. Es ist aber auch möglich, dass nur die Einkäufer im Legal Procurement bleiben, die erfolgreich sind.

Es braucht Zeit, um die komplexe Thematik und die Herausforderungen der Rechtsabteilung zu verstehen. Darüber hinaus muss der Einkauf das Vertrauen der Justitiare gewinnen. Erfahrungsgemäß dauert auch das eine gewisse Zeit, selbst wenn der Einkäufer ein Jurastudium absolviert hat.

Von der Führungsebene muss die Basis für Erfolg geschaffen werden. Ein Chefsyndikus, der gegen Procurement ist, wird jede Hoffnung auf Erfolg zunichte machen. Was hilft, ist, sich gemeinsam an den Tisch zu setzen, offen zu besprechen, was der jeweiligen Seite wichtig ist, was „off limits“ ist, wie Erfolg gemessen wird und auch, wie man selbst gemessen wird. Ohne gemeinsame Ausrichtung ist kein Erfolg denkbar.

Das ist für Legal Procurement wichtig

Einkäufer legen Wert auf Erfahrung und Erfolg mit ähnlichen juristischen Fragestellungen und auf passendes Know-how. Der Einkauf möchte sicher sein, dass der am Ende mandatierte Anwalt qualifiziert ist und die Beratung zu einem vernünftigen Preis anbietet. Es ist wenig sinnvoll, einen hochdotieren Anwalt für ein Feld-Wald-Wiesen-Problem einzusetzen – genauso, wie einen in der Problemstellung unerfahrenen (aber preisgünstigen) Anwalt einzusetzen, der sich in die Fragestellung erst lange einlesen muss: Der ausgewählte Anwalt muss zum Problem passen.

Generell erwarten Legal-Procurement-Manager Discounts. Standardraten zu bezahlen ohne Preisverhandlungen wird verglichen mit einem Autokauf zum Vollpreis. Kein Einkäufer würde das tun.

Der Einkauf ist auch an Value-added-Optionen interessiert: Schulungen für die Rechtsabteilung, Hotlines für schnelle Fragen der Rechtsabteilung oder der Businessmanager sind die Favoriten.

Immer mehr Einkäufer fordern, dass die Kanzleien die Dienstleistung selbst verbessern sollen: Projektmanagement und Prozessverbesserungen sind gefragt. Kausalanalysen, um zukünftige Probleme zu verhindern, sind dagegen noch selten.

Jetzt ist der Moment für Legal Procurement

Für Kanzleien bedeutet der Einfluss von Legal Procurement, dass neue Managementansätze erforderlich sind: Neben der juristischen Bearbeitung müssen Anwälte die Problemstellungen ihrer Mandanten unter betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten analysieren. Es wird mehr Flexibilität erwartet, eine bessere Kontrolle der Kosten. Kanzleien müssen selbst betriebswirtschaftlicher agieren, wenn sie ihre Mandanten behalten wollen. Mandanten müssen heute verdient werden. Welche Ressourcen müssen wie wann eingesetzt werden?

Die Änderungen sind auch fühlbar in den Rechtsabteilungen: Mandanten prüfen nun, ob es betriebswirtschaftlich Sinn macht, mit einer externen Kanzlei zusammenzuarbeiten.

Aus Managementsicht ist es sinnvoll, Legal Procurement einzuschalten. Selbst bei der Mandatierung zu komplexen Fragestellungen wird dies in wenigen Jahren Normalität sein. In allen anderen Unternehmensbereichen ist dies schon lange der Fall.

Fazit

Die Zeit ist reif für Kanzleien, aktiv zu werden, zu verstehen, worauf kostenorientierte Mandanten Wert legen. Und für Chefjustitiare ist es an der Zeit, den nächsten Schritt zu gehen, zu überlegen, wann man den maßgeschneiderten Designeranzug braucht und wann ein Anzug von der Stange ausreicht.

Hinweis der Redaktion:

Das Buying Legal Council, der internationale Industrie­verband für Legal Procurement, hat im Jahr 2017 eine Studie zum Legal Procurement veröffentlicht, die Sie kostenlos unter www.buyinglegal.com/survey herunterladen können. 

Derzeit läuft bei dem Buying Legal Council ein Wettbewerb der besten Legal-Procurement-Projekte in den ­Kategorien Innovation, Kollaboration, Teamwork, ­Technologie und Prozessverbesserung. Das Business Law Magazine aus der Produktfamilie Deutscher ­AnwaltSpiegel unterstützt den Legal Procurement Award als Medienpartner. Legal-Procurement-Manager und Rechtsabteilungen können ihre Bewerbung an diese ­Adresse senden: www.buyinglegal.com/awards. (tw)

silvia@buyinglegal.com

 

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