Besonderes elektronisches Anwaltspostfach: Viel ist erreicht, noch mehr ist zu tun

Ein Gastbeitrag von Dr. Wolfram Viefhues

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Das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA), das nach einer „recht schwierigen Geburt“ seit dem 28.11.2016 in Betrieb ist, feiert seinen ersten Geburtstag. Zwar ist das beA immer noch umstritten; aber es ist Realität, und „das Kind lernt jetzt gerade laufen“.

Nach der im Sommer erfolgten gesetzlichen Klarstellung sind die Postfächer aller Rechtsanwälte bereit zum Empfang von Nachrichten, ohne dass dazu eine Mitwirkung des Rechtsanwalts erforderlich ist – so steht es eindeutig in § 31a Abs. 1 Satz 1 BRAO.

Übergangsphase bis Ende 2017

  • 31 der Verordnung über die Rechtsanwaltsverzeichnisse und die besonderen elektronischen Anwaltspostfächer (RAVPV) sieht noch bis zum Ende des Jahres 2017 eine Übergangsphase vor. In dieser Übergangsphase müssen Rechtsanwälte Nachrichten an das beA nur dann gegen sich gelten lassen, wenn sie zuvor ihre Bereitschaft zur Teilnahme am elektronischen Rechtsverkehr (ERV) erklärt haben – durch eine entsprechende Erklärung auf den Websites, in dem Briefkopf oder der E-Mail-Signatur (etwa „auch über das beA erreichbar“) oder durch eine aktive Nutzung des beAs in einem Verfahren. Reine Testnachrichten gelten nicht als Erklärung der Teilnahme am ERV.

Dem Vernehmen nach haben aber zahlreiche Anwaltskanzleien ihr beA noch immer nicht freigeschaltet. Sie vergeben damit leider die Möglichkeit, noch vor dem 01.01.2018 die Nutzung dieses neuen Kommunikationsmediums und die damit notwendigerweise verbundenen neuen Arbeitsabläufe in ihren Kanzleien praktisch auszuprobieren und zu üben, bevor am 01.01.2018 die Nutzungspflicht eintritt.

Denn die organisatorische Einbindung des beAs in die Kanzleiabläufe muss geplant werden. Wer überprüft den Posteingang und notiert Fristen, wer vertritt im Krankheitsfall? Das Berechtigungskonzept des beAs ermöglicht es, fein abgestufte Zugriffsrechte zu vergeben.

Informationen über das beA

Die BRAK gibt seit Dezember 2016 regelmäßig erscheinende beA-Newsletter heraus, die auf der Internetseite http://www.brak.de/bea-newsletter/ abgerufen und auch abonniert werden können. Diese Newsletter enthalten wichtige und allgemeinverständliche Hinweise, die man auch seinen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen in der Kanzlei zugänglich machen sollte.

Ab Januar 2018 wird es in der ersten Stufe des elek­tronischen Rechtsverkehrs noch nicht die Hauptaufgabe sein, von der Kanzlei Schriftsätze elektronisch an die Gerichte zu übermitteln. Viel stärker wird sich in der Praxis die dann vorhandene Möglichkeit der Gerichte auswirken, elektronische Dokumente über das beA an jede Anwältin und jeden Anwalt zu übermitteln. Und wer ab 01.01.2018 nicht in der Lage ist, an ihn übermittelte elektronische Dokumente in seinem beA zu entdecken, daraus abzuholen und in seinen internen Geschäftsgang zur weiteren Bearbeitung zu geben, wird große Probleme bekommen.

Das alltägliche Risiko besteht nicht darin, Rechtsmittelfristen zu überschreiten, denn Zustellungen werden auch weiterhin nur gegen Empfangsbekenntnis – also einen willensgesteuerten Annahmeakt – erfolgen. Wer aber etwa den formlos elektronisch übermittelten Schriftsatz der Gegenseite in seinem beA nicht entdeckt hat, wird beim nächsten Gerichtstermin auch dem eigenen Mandanten gegenüber einen denkbar schlechten Eindruck hinterlassen und vom Gericht vermutlich keine gnädige Frist zur Stellungnahme bekommen. Und wer eine Terminverlegungsnachricht in seinem beA gar nicht gesehen hat und daher vergebens zu einem auswärtigen Termin fährt, wird auch keinen entspannten und fröhlichen Tag erleben.

Die Zeit drängt

Es ist also höchste Zeit, in jeder Kanzlei das beA in Betrieb zu nehmen und den Umgang damit im Alltagsbetrieb mit seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu üben. Wer jetzt immer noch keine beA-Karte beantragt hat, sollte dies umgehend tun. Die BRAK mahnt zur Eile bei der Bestellung der beA-Karten. Bestellungen sollten unbedingt noch vor dem 30.09.2017 auf den Weg gebracht worden sein, damit eine Auslieferung bis zum Jahresende sichergestellt ist.

Softwareeinsatz nutzen

Für die Praxis ist wichtig, dass das beA auch über eine Kanzleisoftware eingesetzt werden kann. Über die von der BRAK entwickelt Softwareschnittstelle kann unmittelbar aus Kanzleisoftware heraus auf das beA zugegriffen werden. Nachdem diese Softwareschnittstelle seit Mitte Juli 2017 für Hersteller von Software zur Verfügung steht, werden diese in Kürze ihren Kunden die Nutzung des beAs auch direkt aus der gewohnten Software heraus ermöglichen können.

Ein im Sommer eingeführtes Update der Software des beAs brachte mehrere neue Funktionen für Anwender mit sich. Jetzt lassen sich farbliche Hervorhebungen (etwa für alle Nachrichten eines bestimmten Absenders) konfigurieren und individuelle Sichten anlegen. Bislang stand nur eine vordefinierte Sicht zur Verfügung, mit der Nachrichten aller Postfächer, für die der Nutzer berechtigt war, zusammengefasst dargestellt wurden; nun lassen sich also Sichten nach wählbaren Kriterien anlegen.

Während anfangs aus dem beA nur ein Versand an jeweils einen Empfänger möglich war, kann jetzt eine Nachricht auch an mehrere Empfänger zugleich versandt werden. Benutzerrechte lassen sich seit dem Update für einen vordefinierbaren Zeitraum vergeben, so dass diese etwa am Ende einer Urlaubsvertretung automatisch entzogen werden. Zudem wird eine neue Funktion zur Anzeige der Signaturprüfungsergebnisse bereitgestellt.

Der Gesetzgeber ist aktiv

Auch der Gesetzgeber treibt die Entwicklung weiter voran, um die notwendigen normativen Voraussetzungen für die Durchsetzung des elektronischen Rechtsverkehrs und die Einführung der elektronischen Akte zu schaffen. Im Bundesgesetzblatt veröffentlicht ist inzwischen das Gesetz zur Einführung der elektronischen Akte in der Justiz und zur weiteren Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs. Damit wird auch in Strafsachen und Ordnungswidrigkeiten der elektronische Rechtsverkehr ab 01.01.2018 (respektive 2019 oder 2020) eröffnet werden. Gleichzeitig wird stufenweise in allen gerichtlichen Verfahren die elektronische Akte eingeführt. Elektronische Akten sollen von Anfang 2018 an zulässig und ab Januar 2026 verpflichtend sein, um eine flächendeckende Umstellung zu erreichen. Spätestens zum 01.01.2026 wird es nur noch elektronische Akten in der Justiz geben. Die Akteneinsicht wird über ein Onlineportal möglich werden.

Es gibt also viel zu tun – packen Sie es an!

wviefhues@aol.com

 

Hinweis der Redaktion: Eine umfangreiche Berichterstattung zu der Entwicklung des beAs finden Sie unter www.e-justice-magazin.de. (tw)

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