Einblick in die digitalen Dienstleistungen von Rödl & Partner

Von Sebastian Schüßler

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Hinweis der Redaktion:
Die Digitalisierung hat weltweit zu tiefgreifenden Veränderungen in Gesellschaft und Wirtschaft geführt. Auch im Rechtsmarkt werden zunehmend technologiebasierte Produkte eingesetzt, der Begriff Legal Tech ist vermutlich das Schlagwort des Jahres 2017 – bei Google finden sich dazu etwa 11.100.000 Einträge. Mit diesem Beitrag eröffnen wir die neue AnwaltSpiegel-Rubrik „Best Practice: Digitalisierung“. In loser Folge berichten wir zukünftig über konkrete Projekte und Maßnahmen von Kanzleien, um so die Entwicklung im Bereich Legal Tech im deutschen Rechtsmarkt zu dokumentieren und transparent zu machen. (tw)

Einfügen in die „Transformationslandkarte“

Neben technologiebasierten Überlegungen darf nicht aus dem Blick verloren werden, dass sich durch die ­Digitalisierung neben rein juristischen Fragestellungen auch schwerer greifbare Bedürfnisse der Mandanten verändern, insbesondere im Hinblick auf deren eigene Changeprozesse im Rahmen der digitalen Transformation. Legal-Tech-Lösungen sollten sich daher idealerweise neben ihrem rein operativen Zuschnitt auch in die „Transformationslandkarte“ des Mandanten einfügen. Zusätzlich zur rein sachbezogenen Beratungsleistung müssen übergreifende Marktkenntnis und ein profundes Verständnis von digitalen Prozessen in eine Lösung einfließen. Rödl & Partner setzt daher innerhalb der beratenden Geschäftsfelder auf einen aktiven Austausch mit technischen Unternehmenseinheiten, um eine optimale Bündelung von Beraterleistung und technischer Umsetzungskompetenz bereitzuhalten. Diese Kombination führt zu einem greifbaren Mehrwert auf verschiedenen Ebenen der Unternehmensorganisation des Mandanten und so zu einem optimalen digitalen Mandantenerlebnis.

Als Signal, dass unsere unternehmerische Vision der Digitalisierung bereits erfolgreich umgesetzt wird, sehen wir die Auszeichnung unserer Leistungen mit dem Digital Champions Award 2017 der WirtschaftsWoche und der Deutschen Telekom in der Kategorie „Digitales Kundenerlebnis“. Die Jury des Digital Champions Awards richtet in der Kategorie „Digitales Kundenerlebnis“ ihr Augenmerk auf die Qualität der Kundenorientierung, gemessen an hohen digitalen Standards.

Mit der nachfolgenden Auswahl möchten wir anschaulich machen, welche Legal-Tech-Lösungen wir, aufbauend auf unserer Unternehmenstradition und klassischen Beratertugenden, zum Nutzen unserer Mandanten einsetzen.

RDoX – Rödl & Partner Document eXchange 

Der Austausch von sensiblen Daten und Informationen
ist ein Kernelement in der Rechtsberatung. Konventionelle Methoden stoßen dabei jedoch häufig an ihre Grenzen. Seit 2016 verwendet Rödl & Partner mit RDoX eine neue, hochsichere Datenaustauschplattform für Mandanten und Mitarbeiter. RDoX bietet Datensicherheit und unkomplizierten, intuitiven Umgang – auch mobil über eine Smartphone-fähige App. Die sechs­sprachige Plattform wird als zentrales Bindeglied zu Mandanten in über 35 Ländern eingesetzt. Geschäftsprozesse können völlig neu aufgesetzt werden, etwa bei einem digitalen Belegaustausch über die mobile App. Dies bietet Mandanten und Beratern deutliche Effizienzsteigerungen im Tagesgeschäft. Ein besonderer Sicherheitsaspekt: Die Mandantendaten liegen stets in der Rödl-&-Partner-Private-Cloud, ein Zugriff ist daher selbst durch IT-Administratoren nicht möglich.

Key Facts RDoX

  • Einfach
  • Papierlos
  • Keine Vorkenntnisse erforderlich
  • Intuitiv
  • Sicher vor Viren
  • All-in-One-Lösung für alle Geschäftsfelder
  • App für iOS und Android
  • Kollaborativ in sechs Sprachen

Regelwerks-Informationssystem – Wissensmanagement im Bereich Facility-Management

Bereits 2009 wurde Rödl & Partner mit REG-IS zum digitalen Vorreiter der Branche. Eigentümer und Betreiber von Immobilien müssen sich einen Überblick über die vielfältigen Anforderungen an den Betrieb ihrer Immobilien verschaffen, die daraus resultierenden Pflichten systematisch und nachweisbar erfüllen und eine effiziente Bewirtschaftung erreichen. Hierbei sind im Facility-Management wiederum etwa 2.000 Regelwerke, etwa Unfallverhütungsvorschriften und technische Regelwerke, zu beachten.

Effektives Werkzeug zur Regelwerksverfolgung; Schnittstelle zu operativen Einheiten
REG-IS stellt diese 2.000 Regelwerke einfach und strukturiert in einer webbasierten Datenbankanwendung bereit. Der besondere Nutzen besteht darin, dass die rechtlichen Anforderungen an den Gebäudebetrieb nach den Kriterien der DIN 276 (Norm zur Ermittlung und Gliederung von Kosten im Bauwesen) gegliedert und individuell zugeordnet werden können. Was zunächst wie ein reines Detail anmutet, zeigt ein aus unserer Sicht wesentliches Designmerkmal für praxistaugliche Legal-Tech-Lösungen. Zusätzlich zur rein juristischen Hilfestellung wird eine bedeutende Transferleistung erbracht: Juristische Kategorien werden mit den Katalogen verbunden, die den operativen technischen Einheiten des Mandaten vertraut sind.

Key Facts REG-IS

  • Start 2009
  • Überblick über 2.000 Normen
  • Zeitersparnis beim Mandanten: >50%

Vertragsgenerator

Täglich muss in Unternehmen mit einer Vielzahl von Verträgen umgegangen werden. In der Realität wird oftmals auf Basis eines „Mustervertrags“ für jeden Anwendungsfall mühsam eine Individuallösung erstellt. Gleichzeitig wird dieses vielleicht schon überholte Muster unternehmensweit ohne wesentliche Kontrollmöglichkeit weiterverwendet. Durch den Einsatz eines Vertragsgenerators kann an dieser Stelle ein spürbar effektiverer Workflow etabliert werden.

Effizienter Erstellungsprozess, Zusatznutzen
Das Grundprinzip: Über eine strukturierte Führung, etwa einen Katalog von Fragen, werden zuvor definierte Textbausteine dynamisch per Klick und ohne repetitive, langsame „Schreibarbeit“ zu einem Gesamtdokument zusammengefügt. All diese Elemente können auf einer intuitiven Oberfläche individuell zusammengestellt werden, besondere Vorkenntnisse sind nicht erforderlich. Durch ein zentrales Vorgeben von Leitlinien und Standards sowie ein flexibles Rechtemanagement kann zudem eine sinnvolle Aufgabenverteilung von Rechtsabteilung und operativen Einheiten geschaffen werden. Abteilungsübergreifend kann so optimal anhand entsprechend differenziert verwalteter Dokumentenvorlagen zusammengearbeitet werden, wobei gleichzeitig Stabsstellen durch das Delegieren des Erstellungsprozesses Entlastung erfahren. Die Auswahlmöglichkeiten, die der Vertragsgenerator „abfragt“, stellen zudem im Erstellungsprozess eine Art „Checkliste“ dar und sichern so die Qualität der erstellten Dokumente.

Idealer Einstieg in Legal-Tech-Anwendungen
Da der Vertragsgenerator an den vertrauten Prozess der Dokumentenerstellung anknüpft, kann sein Einsatz vor allem auch dabei helfen, Schwellenängste beim Umgang mit Legal-Tech-Anwendungen zu überwinden. Vorteile von digitalen Lösungen werden praktisch erlebbar, ohne dass erhebliche Aufwendungen für Hard- oder Software entstehen.

Expat-Portal – Informationssystem für Expatriate-Mitarbeiter

Die Entsendung von Mitarbeitern ins Ausland gehört für international tätige Unternehmen zum Tagesgeschäft. Dennoch dürfen hierbei zahlreiche rechtliche und steuerliche Fallstricke nicht übersehen werden. Mit unserem Informationssystem für Expatriate-Mitarbeiter stellen wir unseren Mandanten ein Tool zur Verfügung, mit dem Reiseinformationen der ins Ausland entsendeten Mitarbeiter weltweit einfach und effektiv erfasst und bearbeitet werden können.

Reisekalender
Expats können über ihren persönlichen Reisekalender mit wenigen Klicks ihre individuellen Kalendereinträge erstellen. Die speziell auf die Bedürfnisse des jeweiligen Anwenders konfigurierbare Darstellung der Kalendereinträge erlaubt eine schnelle Einsicht in die Projekttätigkeiten und Länderaufenthalte eines Expats. In der Vergangenheit konnten solche Reiseaktivitäten oftmals nur manuell ausgewertet werden, was mit einem hohen zeitlichen Aufwand einherging. Dank der umfangreichen Exportmöglichkeiten in alle gängigen Dateiformate kann zudem die Personalabteilung auf einfachem Weg Auswertungen der Expatriate-Kalender erstellen, Dokumente auf sichere Art und Weise austauschen und umfangreiche Mitarbeiterübersichten erhalten. Nicht zuletzt unterstützt dies auch in hohem Maße die Arbeit der mandatsverantwortlichen Mitarbeiter von Rödl & Partner und so eine schnelle, individuelle und gezielte Beratung unserer Mandanten.

Zusatzfunktionen

Dokumentenaustausch

  • Onlinepreview
  • Onlinebearbeitung
  • Persönliche Benachrichtigungsfunktion

Projektverwaltung

  • Eigenständige Anlage und Verwaltung
    der Projekte
  • Detaillierte Auswertung dank individuell ­gruppierbarer Listenansicht

EStE-Fragebogen

  • Intelligenter Excel-basierter Fragebogen
    zur Einkommensteuererklärung
  • Einheitlicher Fragebogen über alle Länder

Ausblick

Durch die Digitalisierung werden sich auch weiterhin viele gewohnte Wertschöpfungsketten in Unternehmen deutlich ändern. Um die Zukunft sicher mitzugestalten, stellen wir unseren Mandanten Berater mit Verständnis für neue Technologien und Trends zur Seite, die durch moderne Tools unterstützt werden. Rödl & Partner kann bei diesen Aufgaben auf einen reichen Erfahrungsschatz aus interdisziplinärer und internationaler Arbeit und last, but not least auf starke technische IT-Kompetenzen im Haus zurückgreifen. Im Ergebnis bedeutet dies: Konzentrieren auf das Wesentliche, Hype von echten Trends unterscheiden und die Fähigkeit, kreative Lösungen für einen sich schnell verändernden Markt zu finden.

Sebastian.schuessler@roedl.com

 

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