Ein Gespräch mit Dr. Markus Sengpiel,
Co-Managing Partner von Luther

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Die Arbeitswelt wird immer mobiler und digitaler. ­Moderne IT-Infrastrukturen und smarte Endgeräte ermöglichen jederzeit und ortsunabhängig Zugriff auf Unternehmensdaten und Dokumente. Vor diesem ­Hintergrund könnte es problemlos sein, den Arbeitsplatz zumindest gelegentlich nach Hause oder an einen anderen Ort außerhalb des Büros zu verlegen. Um auch am mobilen Arbeitsplatz die Anforderungen an Qualität, Vertraulichkeit und Compliance zu wahren, müssen Arbeitgeber klare Rahmenbedingungen zur ­Orientierung schaffen. Diese sind besonders in den Branchen erforderlich, in denen es um hochver­trauliche Angelegenheiten und sensible Daten geht, wie beispielsweise in Anwaltskanzleien.

Thomas Wegerich sprach mit Dr. Markus Sengpiel, ­Co-Managing Partner bei Luther, über Rahmen­bedingungen, Chancen und Stolpersteine von flexiblen Arbeitsmodellen wie zum Beispiel Homeoffice.

Deutscher AnwaltSpiegel: Beim Blick auf die Diskussion rund um das Homeoffice hat man schnell den Eindruck, es handle sich um eine Art Glaubenskrieg. Entweder gibt es Befürworter oder aber Gegner. Wie sehen Sie das?

Sengpiel: Das Arbeiten im Homeoffice hat zwei Seiten. Es eignet sich nicht für jeden Arbeitsplatz und jeden Mitarbeiter. So gibt es gute Argumente für das Arbeiten zu Hause, aber auch dafür, ins Büro zu gehen. Wie so oft bei Anwälten, ist daher die richtige Antwort: Es kommt darauf an.

Deutscher AnwaltSpiegel: Können Sie etwas konkreter werden?

Sengpiel: Für unsere anwaltliche Arbeit brauchen wir den regelmäßigen und intensiven Austausch untereinander. Wir diskutieren Sachverhalte, tauschen uns zu Argumenten und Möglichkeiten aus. Das geht zwar auch über Telefonkonferenzen oder Video-Calls, fällt im persönlichen Austausch aber oft leichter. Deshalb kann das flexible Arbeiten im Homeoffice für unseren Berufszweig nur der Ausnahmefall sein. Dort, wo Homeoffice möglich wäre, braucht es Rahmenbedingungen, die ein effizientes Arbeiten, eine reibungslose Zusammenarbeit sowie die Vertraulichkeit von Mandanteninformationen sicherstellen.

Deutscher AnwaltSpiegel: An was für Rahmen­bedingungen denken Sie dabei besonders?

Sengpiel: Um mobil erfolgreich zu arbeiten, sind individuell eine exzellente Organisation, eine gute Zeiteinteilung und eine strukturierte Arbeitsweise erforderlich. Wer das nicht professionell sicherstellen kann, für den ist das Homeoffice keine sinnvolle Option. Dann ist der Arbeitsplatz im Unternehmen besser geeignet. Denn im Unternehmensumfeld ist vieles vorstrukturiert; nach einer Störung findet man wieder leichter in den produktiven Rhythmus zurück.

Deutscher AnwaltSpiegel: Ein häufiges Argument der Kritiker von Homeoffice ist eine mögliche nachteilige ­Wirkung für den Teamzusammenhalt. Stimmen Sie dem zu?

Sengpiel: Für den Austausch mit den Kollegen ist es natürlich wichtig, auch bei Home-Office-Modellen Präsenz im Unternehmen zu zeigen und persönlich bei wichtigen Meetings zu erscheinen. Zu einem guten Teamzusammenhalt gehört es einfach dazu, sich zu treffen und persönlich auszutauschen. Bei zu häufiger Abwesenheit vom Büro kann es vorkommen, dass der Zusammenhalt im Team leidet und der persönliche Bezug zum Arbeitsplatz und dem Arbeitgeber abnimmt. Dies gilt in einer Anwaltskanzlei vor allem auch für Partner, damit sie ihren Mitarbeitern die notwendige Orientierung geben können.
Ein weiterer wichtiger Aspekt für effizientes Arbeiten im Homeoffice ist eine durchgängige Kommunikation im Team und unter Kollegen. Das betrifft besonders die Mitarbeiter, deren Aufgaben in enger Absprache mit anderen koordiniert werden müssen. Zwar kann man den Kollegen auch von zu Hause aus anrufen, doch verweist der auf einen weiteren Mitarbeiter, kann es mühselig werden. Da ist es in einigen Fällen eventuell doch einfacher, wenn man zum Schreibtisch des entsprechenden Kollegen gehen kann oder spontan ein Meeting in größerer Runde einberuft.

Deutscher AnwaltSpiegel: Das ist nachvollziehbar.
Welche Aufgabe kommt denn hier der Führungskraft zu?

Sengpiel: Aus Sicht der Führungskraft ist Homeoffice kein Selbstläufer. Vor allem setzt dieses Arbeitsmodell gegenseitig eine Vertrauenskultur voraus. Aber auch einen Führungsstil, der den Mitarbeitern Verantwortungsübernahme und Gestaltungsspielräume ermöglicht. Da kommen viele Aspekte zusammen, die stark von der Persönlichkeit des einzelnen Mitarbeiters und der Führungskraft, vom Unternehmen und von der Tätigkeit abhängen. Und natürlich muss auch berücksichtigt werden, wie gut der Mitarbeiter die zu erledigenden Aufgaben bereits beherrscht, wie viel fachliche Kontrolle und Hilfestellung also noch erforderlich sind.

Deutscher AnwaltSpiegel: Sorgt es nicht automatisch für Spannungen im Team, wenn manche Mitarbeiter die Option Homeoffice nutzen und andere nicht?

Sengpiel: Bei Luther ist es unser Anspruch, allen Mitarbeitern in unserem Unternehmen gleiche Chancen und Möglichkeiten zu gewähren. Doch tatsächlich lassen sich nun einmal nicht alle Aufgaben im Homeoffice erledigen. Einige Aufgaben können nur vor Ort erledigt werden, während andere – zumindest teilweise – von zu Hause aus erledigt werden können. Da kann es durchaus Irritationen und Spannungen geben. Diese lassen sich aber wie alle anderen Konflikte abbauen, indem Vorgesetzte mit ihren Mitarbeitern sprechen und die Gründe für ihre Entscheidung offenlegen. Ausschlaggebend ist, welche Lösung für das Unternehmen und insbesondere für unsere Mandanten sinnvoll und praktikabel ist.

Deutscher AnwaltSpiegel: In Zeiten von digital vernetzten Arbeitsplätzen gibt es auch technisch
immer weniger Einschränkungen, oder?

Sengpiel: Die technischen Voraussetzungen für Homeoffice sind unternehmensseitig heute immer weniger ein Hindernis. Über eine abgesicherte IT- und Netzwerkinfrastruktur ist der Zugriff auf das Firmennetz möglich und damit auch das professionelle Arbeiten im Homeoffice. Produktivität und Qualität erfordern keine Anwesenheit. Um hervorragende Leistung zu erbringen, muss man nicht zwangsläufig anwesend sein. Doch dort, wo es den Austausch zwischen Menschen braucht, ist manchmal ein Vier-Augen-Gespräch durch keine Textnachricht per E-Mail, Chat oder ein Telefonat zu ersetzen.

Deutscher AnwaltSpiegel: Für eine Anwaltskanzlei gelten natürlich auch besondere Anforderungen an die Sicherheit, etwa um den Datenschutz und Mandats- ­sowie Geschäftsgeheimnisse zu wahren. Wie gehen Sie bei Luther mit diesen Anforderungen um?

Sengpiel: Das Thema Sicherheit ist für uns besonders sensibel. Hier können wir uns keine Nachlässigkeiten erlauben. Wir müssen uns sowohl auf die Technik als auch uneingeschränkt auf die Achtsamkeit unserer Mitarbeiter verlassen können. Wer im Homeoffice tätig sein möchte, muss die räumlichen Voraussetzungen für einen sicheren Arbeitsplatz erfüllen. Dazu gehört zum Beispiel ein separater Arbeitsraum, der sicherstellt, dass Unbefugte keine vertraulichen Informationen zum Unternehmen oder über Mandate sehen können. In unserem Beruf können wir uns hier keine Kompromisse erlauben.

Deutscher AnwaltSpiegel: Bestehen die Gefahren beim Arbeiten in der Bahn, im Flugzeug oder an anderen ­öffentlichen Orten denn nicht auch?

Sengpiel: Genauso ist es: Ich selbst habe es im Zug schon häufiger erlebt, dass am Telefon Namen von Unternehmen oder Personen genannt werden, Bildschirme nicht vor unbefugten Blicken geschützt sind, Taschen mit vertraulichen Unterlagen etwa beim Gang zur Toilette unbeobachtet offen liegen bleiben. Für uns als Anwälte ist so etwas berufsrechtlich höchst problematisch, da Mandantennamen und Mandatsinformationen höchst vertraulich sind. Mitarbeiter müssen dafür sensibilisiert werden, welche Risiken mit einer Tätigkeit in der Öffentlichkeit verbunden sind.

Deutscher AnwaltSpiegel: Wie sieht es denn mit Ihnen persönlich aus, sind Sie eher Befürworter oder Gegner von Homeoffice?

Sengpiel: Ich habe mich noch nie neuen Themen und Trends versperrt. Daher stehe ich auch dem Bedürfnis nach flexiblem Arbeiten im Homeoffice offen gegenüber. Da es hier aber keine One-size-fits-all-Lösung gibt, empfehle ich, Home-Office-Möglichkeiten immer situations- und aufgabenabhängig sowie in Absprache mit dem Team im Einzelfall zu vereinbaren.

Deutscher AnwaltSpiegel: Gibt es für Luther offizielle Richtlinien für die Nutzung von Homeoffice?

Sengpiel: Als Orientierung für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben wir Grundsätze und Leitlinien für Homeoffice bei Luther formuliert. Diese sind allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zugänglich und lassen sich beispielsweise in unserem Intranet einsehen. Eine Checkliste gibt Orientierung, welche technischen und organisatorischen Voraussetzungen erfüllt werden müssen, um im Homeoffice zu arbeiten.
Zusammenfassend lässt sich für Luther sagen, dass Homeoffice bei uns immer vom Einzelfall abhängt. Die personalverantwortlichen Partner oder Führungskräfte sollen die Umstände des Einzelfalls abwägen und eine sachgerechte Entscheidung treffen. Hierbei spielen sowohl die zu erledigenden Aufgaben als auch die Kompetenzen und Arbeitsweisen des jeweiligen Mitarbeiters eine Rolle. Aus der Diskussion im Kreis der Partner weiß ich, dass die Partner diese Entscheidung gewissenhaft treffen werden. Luther macht auch hier deutlich, dass wir die Möglichkeiten der Flexibilisierung verantwortungsbewusst nutzen wollen.

Deutscher AnwaltSpiegel: Lieber Herr Sengpiel, vielen Dank für das Gespräch und die Einblicke,
die Sie unseren Lesern gegeben haben.

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